7. Kết cấu của luận văn
2.2.2. Kiểm soát chi mở tài khoản thanh toán vốn đầutư XDCB qua
duyệt, GDV, KTT thực hiện hủy YCTT trên TABMIS.
+ Trường hợp phê duyệt hồ sơ, chứng từ, Phó giám đốc KBNN Vĩnh Thạnh ký duyệt chứng từ giấy, chuyển hồ sơ, chứng từ cho GDV.
Bước 5: GDV thực hiện áp thanh toán cho khách hàng/hoặc Thủ quỹ
chi tiền cho khách hàng theo đúng quy trình.
Bước 6: GDV đóng dấu “KẾ TOÁN” lên các liên chứng từ, lưu 01 liên
cùng hồ sơ thanh toán vào tập chứng từ ngày, trả 01 liên cho đơn vị giao dịch (trả 02 liên cho đơn vị giao dịch trong trường hợp khấu trừ thuế GTGT 2%)
Thực hiện tất cả các bước trên trong thời gian 3 ngày.
2.2.2. Kiểm soát chi mở tài khoản thanh toán vốn đầu tư XDCB qua KBNN Vĩnh Thạnh KBNN Vĩnh Thạnh
CĐT, BQLDA ĐTXD được mở tài khoản tại KBNN nơi thuận tiện cho giao dịch của CĐT và phù hợp cho việc kiểm soát thanh toán của KBNN. KBNN Vĩnh Thạnh thực hiện mở tài khoản thanh toán vốn đầu tư theo từng dự án đầu tư. Kế toán ban quản lý dự án công trình sẽ gửi hồ sơ mở tài khoản đến KBNN Vĩnh Thạnh mở tài khoản gồm:
- 02 liên Phiếu giao nhận hồ sơ đăng ký và sử dụng tài khoản (Mẫu số 03/MTK)
- 03 liên Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số 01a/MTK) hoặc Giấy đăng ký sử dụng bổ sung tài khoản (Mẫu số 01b/MTK) sử dụng cho trường hợp đơn vị không có thay đổi về hồ sơ pháp lý hoặc mẫu dấu, mẫu chữ ký;
- Quyết định thành lập Ban quản lý dự án hoặc Quyết định phê duyệt dự án, Quyết định giao nhiệm vụ đơn vị CĐT. Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, KTT (hoặc người Phụ trách kế toán);
- Giấy chứng nhận đăng ký mã số ĐVQHNS (Mẫu số 06A-MSNS- BTC, 06B-MSNS-BTC ban hành kèm theo Quyết định số 90/2007/QĐ-BTC).
Sau khi nhận hồ sơ mở tài khoản, cán bộ GDV được giao nhiệm vụ thực hiện kiểm tra, đối chiếu theo đúng quy định thực hiện chuyển KTT để làm thủ tục mở tài khoản theo đúng quy trình nêu trên cho CĐT. Sau khi tiến hành mở tài khoản xong KTT chuyển lại cho cán bộ GDV 02 bản đăng ký mở tài khoản và số tài khoản: 01 bản cán bộ GDV kiểm soát chi gửi CĐT; 01 bản lưu hồ sơ để thực hiện kiểm soát chi. Tiếp nhận hồ sơ mở tài khoản là GDV nhưng người chịu trách nhiệm kiểm tra chính và mở tài khoản lại là KTT, quy trình thực hiện từ lúc tiếp nhận đến lúc trả kết quả là 02 ngày.
Lấy ví dụ một công trình xây dựng là BTXM kênh mương nội đồng thôn Định Bình để thanh toán tại KBNN Vĩnh Thạnh CĐT tiến hành lập hồ
sơ mở tài khoản sau đây là giấy đăng ký sử dụng bổ sung tài khoản mở tại KBNN Vĩnh Thạnh được sử dụng trong quá trình thanh toán, tạm ứng cho công trình Bê tông xi măng kênh mương K93 giai đoạn II:
Hình 2.1: Giấy đăng ký mở bổ sung tài khoản số hiệu 9552.3.7694073
2.2.3. Kiểm soát hồ sơ pháp lý gửi một lần của dự án, công trình đầu tư XDCB qua KBNN Vĩnh Thạnh
CĐT gửi hồ sơ, tài liệu sau đây đến KBNN Vĩnh Thạnh (các tài liệu này đều là bản chính hoặc bản sao có đóng dấu sao y bản chính của chủ đầu tư, chỉ gửi một lần cho đến khi dự án kết thúc đầu tư, trừ trường hợp phải bổ sung, điều chỉnh), bao gồm:
* Đối với dự án chuẩn bị đầu tư:
- Quyết định phê duyệt dự toán chuẩn bị đầu tư của cấp có thẩm quyền kèm theo dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tư;
- Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu;
- Hợp đồng giữa chủ đầu tư với nhà thầu.
- Quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định Điều chỉnh dự án (nếu có) kèm theo dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật);
- Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu; Riêng đối với trường hợp tự thực hiện: văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện dự án (trường hợp chưa có trong quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền);
- Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu hoặc nhà cung cấp và các tài liệu kèm theo hợp đồng như: phụ lục hợp đồng, Điều kiện riêng, Điều kiện chung liên quan đến việc tạm ứng, thanh toán hợp đồng, hợp đồng bổ sung, Điều chỉnh (nếu có); Riêng đối với trường hợp tự thực hiện: văn bản giao việc hoặc hợp đồng giao khoán nội bộ;
- Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng (trừ dự án chỉ lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật); Riêng công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư phải kèm theo phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Khi nhận hồ sơ, KBNN kiểm tra ngay hồ sơ theo một số nội dung sau: - Kiểm tra sự đầy đủ của hồ sơ: Đủ về số lượng hồ sơ theo quy định, yêu cầu về bản chính, bản sao, đầy đủ trình tự yêu cầu công việc…
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ: Hồ sơ phải lập đúng mẫu theo quy định; chữ ký, đóng dấu của người có thẩm quyền, cấp có thẩm quyền; các hồ sơ phải được lập, ký duyệt theo đúng trình tự đầu tư xây dựng cơ bản (chỉ tiêu này được phản ánh về mặt thời gian trên các hồ sơ, tài liệu), sự phù hợp về mã đơn vị sử dụng ngân sách, nguồn vốn, niên độ kế hoạch…
- Kiểm soát tính thống nhất về nội dung giữa các hồ sơ, đảm bảo sự trùng khớp các hạng mục, nội dung đầu tư trong dự toán chi phí với các hạng
mục đầu tư trong dự án đầu tư đã được phê duyệt.
-Dự án đã được giao kế hoạch vốn năm của cấp có thẩm quyền (theo nguồn vốn, niên độ kế hoạch vốn) và đã được nhập trên TABMIS theo quy định hiện hành, phù hợp với dữ liệu trên TABMIS; Kiểm tra các khoản đề nghị thanh toán theo hợp đồng đảm bảo thuộc đối tượng thực hiện cam kết chi thì phải được quản lý, kiểm soát cam kết chi theo quy định hiện hành. Việc nhập cam kết chi mục tiêu đảm bảo kế hoạch chi trả cho nhà thầu trong kế hoạch tránh việc điều chỉnh kế hoạch vốn gây nhiều biến động trong công tác thanh toán qua KBNN.
2.2.4.Kiểm soát cấp phát tạm ứng đầu tư xây dựng cơ bản qua KBNN
2.2.4.1 Hồ sơ tạm ứng vốn đầu tư xây dựng cơ bản qua KBNN:
Để được tạm ứng vốn, CĐT gửi đến KBNN Vĩnh Thạnh các tài liệu sau: - 02 giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư - Phụ lục số 01 kèm theo; - 02 Giấy rút vốn đầu tư Mẫu C3-01/NS - Phụ lục số 02 kèm theo;
- Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (CĐT gửi KBNN Vĩnh Thạnh bản sao có đóng dấu sao y bản chính của CĐT) đối với các trường hợp phải bảo lãnh tạm ứng theo quy định nếu giá trị tạm ứng từ 1 tỷ trở lên.
Việc tiếp nhận hồ sơ tạm ứng vốn của CĐT gửi đến để thanh toán cho nhà thầu mức tạm ứng tối thiểu theo giá trị, loại hợp đồng:
- Đối với hợp đồng tư vấn:
+ Hợp đồng có giá trị trên 10 tỷ đồng, mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 15% giá trị hợp đồng;
+ Hợp đồng có giá trị đến 10 tỷ đồng, mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 20% giá trị hợp đồng.
- Đối với hợp đồng thi công xây dựng:
+ Hợp đồng có giá trị dưới 10 tỷ đồng, mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 20% giá trị hợp đồng;
+ Hợp đồng có giá trị từ 10 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng, mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 15% giá trị hợp đồng;
+ Hợp đồng có giá trị trên 50 tỷ đồng, mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 10% giá trị hợp đồng.
- Đối với hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ, hợp đồng EC, EP, PC, EPC, hợp đồng chìa khóa trao tay và các loại hợp đồng xây dựng khác: mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 10% giá trị hợp đồng.
Mức vốn tạm ứng tối đa không vượt quá 50% giá trị hợp đồng (hoặc dự toán được duyệt đối với các công việc được thực hiện không thông qua hợp đồng). Trường hợp đặc biệt cần tạm ứng với mức cao hơn phải được người quyết định đầu tư cho phép.
Mức vốn tạm ứng theo tiến độ thực hiện bồi thường, hỗ trợ và tái định cư. Mức vốn tạm ứng tối đa theo yêu cầu không vượt phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Trường hợp CĐT trực tiếp chi trả tiền bồi thường, hỗ trợ và tái định cư căn cứ vào hồ sơ tài liệu liên quan để chi trả cho người thụ hưởng.
Trường hợp tổ chức làm nhiệm vụ bồi thường hỗ trợ và tái định cư (Hội đồng bồi thường, hỗ trợ tái định cư, tổ chức phát triển quỹ đất, doanh nghiệp...) chi trả: Tổ chức làm nhiệm vụ bồi thường hỗ trợ và tái định cư nêu trên mở tài khoản tiền gửi tại KBNN để tiếp nhận vốn tạm ứng do CĐT chuyển đến để thực hiện chi trả.
Đối với chi phí quản lý dự án: Căn cứ dự toán chi phí quản lý dự án trong năm kế hoạch được cấp có thẩm quyền phê duyệt, KBNN Vĩnh Thạnh thực hiện tạm ứng vốn theo đề nghị của CĐT. Mức tạm ứng vốn không vượt quá dự toán chi phí quản lý dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Mức vốn tạm ứng cho tất cả các trường hợp nêu trên không vượt kế hoạch vốn hàng năm đã bố trí cho dự án.
Đối với các hợp đồng có giá trị tạm ứng hợp đồng lớn hơn 01 tỷ đồngyêu cầu có bảo lãnh tạm ứng
+ Trước khi KBNN Vĩnh Thạnh thực hiện việc tạm ứng hợp đồng CĐT để tạm ứng vốn cho nhà thầu hoặc nhà cung cấp, CĐTphải gửi bảo lãnh tạm ứng hợp đồng của nhà thầu hoặc nhà cung cấp với giá trị tương đương khoản tiền tạm ứng.
+ Giá trị của bảo lãnh tạm ứng hợp đồng sẽ được giảm trừ tương ứng với giá trị tiền tạm ứng đã thu hồi qua mỗi lần thanh toán giữa bên giao thầu và bên nhận thầu. CĐT đảm bảo và chịu trách nhiệm giá trị của bảo lãnh tạm ứng tương ứng với số dư tiền tạm ứng còn lại.
+ Thời gian có hiệu lực của bảo lãnh tạm ứng hợp đồng phải được kéo dài cho đến khi CĐT đã thu hồi hết số tiền tạm ứng.
2.2.4.2. Thu hồi vốn tạm ứng vốn đầu tư xây dựng cơ bản qua KBNN
Vốn tạm ứng được thu hồi qua các lần thanh toán khối lượng hoàn thành của hợp đồng, mức thu hồi từng lần do CĐT thống nhất với nhà thầu và quy định cụ thể trong hợp đồng và đảm bảo thu hồi hết khi giá trị thanh toán khối lượng hoàn thành đạt 80% giá trị hợp đồng.
Đối với công việc bồi thường, hỗ trợ và tái định cư: sau khi chi trả cho người thụ hưởng, CĐT tập hợp chứng từ, làm thủ tục thanh toán và thu hồi tạm ứng trong thời hạn chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày chi trả cho người thụ hưởng, không chờ đến khi toàn bộ các hộ dân trong phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư đã nhận tiền mới làm thủ tục thu hồi tạm ứng.
Riêng chi phí cho công tác tổ chức thực hiện bồi thường, hỗ trợ và tái định cư căn cứ vào quyết toán chi phí cho công tác tổ chức thực hiện bồi thường, hỗ trợ và tái định cư hàng năm được cấp có thẩm quyền phê duyệt, KBNN Vĩnh Thạnh làm thủ tục thu hồi vốn tạm ứng.
Đối với chi phí quản lý dự án: Khi có khối lượng công việc hoàn thành theo dự toán, CĐT lập Bảng kê giá trị khối lượng công việc hoàn thành (có
chữ ký và đóng dấu của CĐT) gửi KBNN Vĩnh Thạnh làm thủ tục thu hồi vốn tạm ứng. CĐT không phải gửi chứng từ chi, hóa đơn mua sắm đến KBNN và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của khối lượng và giá trị đề nghị thanh toán theo dự toán được duyệt.Hồ sơ thủ tục gồm như thanh toán khối lượng hoàn thành từng lần và giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư xây dưng cơ bản.
2.2.4.3. Kiểm tra, đánh giá thu hồi tạm ứng vốn đầu tư XDCB
- KBNN Vĩnh Thạnh phải đôn đốc các CĐT thực hiện kiểm tra và đảm bảo thu hồi hết số vốn đã tạm ứng khi thanh toán khối lượng hoàn thành đạt 80% giá trị hợp đồng. Hằng quý, KBNN Vĩnh Thạnh có báo cáo đánh giá tình hình thực hiện tạm ứng vốn, thu hồi tạm ứng vốn gửi cơ quan Tài chính đồng cấp, trong báo cáo phân loại rõ số dư tạm ứng đến từng thời kỳ và nêu rõ lý do, các khó khăn vướng mắc trong quá trình thu hồi tạm ứng, để ra giải pháp
- Hằng quý, các CĐT có báo cáo đánh giá tình hình thực hiện tạm ứng vốn, thu hồi tạm ứng vốn gửi KBNN Vĩnh Thạnh và cơ quan cấp trên của chủ đầu tư, báo cáo nêu rõ việc thực hiện và thu hồi số vốn đã tạm ứng.
- Đối với các công việc của dự án thực hiện theo hợp đồng: vốn tạm ứng chưa thu hồi nếu quá thời hạn 6 tháng kể từ thời điểm phải thực hiện khối lượng theo tiến độ ghi trong hợp đồng mà nhà thầu chưa thực hiện hoặc sử dụng sai mục đích, CĐT có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với KBNN Vĩnh Thạnh để thu hồi hoàn trả vốn đã tạm ứng cho NSNN. Trường hợp CĐT chưa thu hồi và không có báo cáo đánh giá tình hình thực hiện và thu hồi tạm ứng vốn, KBNN Vĩnh Thạnh gửi văn bản đề nghị CĐT thu hồi của nhà thầu hoặc đề nghị CĐT yêu cầu tổ chức tín dụng phát hành bảo lãnh thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh khi nhà thầu vi phạm cam kết với CĐT về việc sử dụng vốn tạm ứng. - Đối với công việc bồi thường, hỗ trợ và tái định cư: vốn tạm ứng chưa thu hồi nếu quá thời hạn 3 tháng kể từ thời điểm tạm ứng vốn chưa thực hiện chi trả cho người thụ hưởng, CĐT có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với
KBNN Vĩnh Thạnh yêu cầu tổ chức làm nhiệm vụ bồi thường hỗ trợ và tái định cư chuyển toàn bộ số tiền đã tạm ứng về tài khoản tiền gửi của CĐT tại KBNN để thuận tiện cho việc kiểm soát thanh toán và thu hồi tạm ứng. Trường hợp sau thời hạn 1 năm kể từ ngày chuyển tiền về tài khoản tiền gửi của CĐT mà chưa thực hiện chi trả cho người thụ hưởng, CĐT có trách nhiệm hoàn trả vốn đã tạm ứng cho NSNN. Trường hợp CĐT không làm thủ tục nộp NSNN, thì KBNN Vĩnh Thạnh được phép trích từ tài khoản tiền gửi của CĐT để nộp lại NSNN, giảm số vốn đã tạm ứng cho dự án và thông báo cho CĐT.
2.2.4.4. Thời hạn tạm ứng vốn đầu tư xây dựng cơ bản hàng năm
Kế hoạch vốn năm của dự án chỉ được tạm ứng trong năm kế hoạch chậm nhất là đến ngày 31 tháng 12 năm kế hoạch (ngoài ra thực hiện bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được thực hiện đến hết ngày 31/12 năm sau).
Tình hình tạm ứng và thu hồi tạm ứng được thể hiện qua Bảng 2.2.
Bảng 2.2. Tình hình kiểm soát tạm ứng và thu hồi tạm ứng qua 5 năm (2014-2018)
Đơn vị tính: Triệu đồng
Năm Kế hoạch vốn
Giá trị thanh toán, tạm ứng Tỷ lệ tạm ứng so với tổng số vốn thanh toán Giá trị thanh toán Giá trị tạm ứng 2014 61.890 57.558 4.332 7% 2015 76.382 71.799 4.583 6% 2016 65.956 62.658 3.298 5% 2017 74.857 71.863 2.994 4% 2018 65.618 60.392 5.226 8% Tổng cộng 344.703 324.270 20.433 6%
(Nguồn: Báo cáo quyết toán công tác thanh toán vốn đầu tư XDCB