6. Bố cục đề tài
1.3.4. Tổ chức thông tin kế toán chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ ytế
1.3.4.1. Tổ chức thông tin lập kế ho ch cung ứng
Đây là quy trình thống nhất cách thức đặt đơn hàng đúng kế hoạch đ lập, giảm thiểu số lần gọi thuốc trong tháng, đảm bảo chất lƣợng theo yêu cầu.
- Xác định nhu cầu và lập dự trù: Thủ kho Khoa dƣợc căn cứ vào số lƣợng hàng tồn trong kho, tình hình sử dụng thuốc, tình hình biến động: các tác động làm cho việc sử dung thuốc có thể tăng đột biến (ví dụ nhƣ dịch bệnh…), lƣợng dự trữ tối thiểu, đơn hàng tối thiểu cơ sở y tế đ thỏa thuận với nhà thầu tiến hành Lập dự trù mua thuốc (bảng 2.3) và chuyển Trƣởng khoa phê duyệt. Hàng đƣợc đặt theo lịch dự kiến đầu năm và bổ sung đột xuất hàng tuần tháng, quý.
- Trƣởng khoa Dƣợc căn cứ vào nhu cầu sử dụng thực tế, ký phê duyệt số lƣợng thuốc, vật tƣ y tế
1.3.4.2. Tổ chức ôn n đấu thầu mua thuốc
Theo quy định hiện hành, các bệnh viện công mua thuốc đều phải qua đấu thầu do Sở Y tế thực hiện tập trung cho các bệnh viện trực thuộc, hoặc do bệnh viện đa khoa tuyến tỉnh đƣợc chọn đứng ra đấu thầu hoặc đơn vị tự tổ chức đầu thầu. Phòng Thiết bị - Vật tƣ y tế căn cứ nhu cầu lập đơn đặt hàng và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Tổ chức đấu thầu do Sở Y tế thực hiện đấu thầu tập trung cho hạng mục thuốc. Riêng hạng mục vật tƣ y tế cơ sở y tế tiến hành lựa chọn chọn NCC (không qua đấu thầu). Kiểm tra thông tin về NCC, liên lạc với NCC về khả năng cung cấp giao hàng; xin ý kiến Trƣởng khoa Dƣợc khi NCC không có khả năng giao hàng theo yêu cầu.
1.3.4.3. Tổ chức thông tintiếp nhận thuốc
Hàng về bộ phận kiểm nhập, kiểm nghiệm kho tiến hành kiểm tra đối chiếu với đơn hàng, phiếu giao hàng, kiểm tra đơn giá, quy cách, hạn dùng tại thời điểm nhập kho. Bộ phận nhập kho lập thẻ kho theo dõi chi tiết cụ thể từng mặt hàng, từng kho làm căn cứ xác định số lƣợng tồn kho dự trữ và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.Căn cứ chứng từ hóa đơn tiến hành phân loại nhập theo khu vực kho theo quy định tại đơn vị, trên chứng từ phải kiểm tra có tất cả các chữ ký của bộ phận cá nhân có liên quan. Phân kho theo loại thuốc tân dƣợc, đông dƣợc để hạch toán tổng hợp, chi tiết đồng thời ghi sổ kế toán cho từng loại thuốc cụ thể:
Tiếp nhận thuốc và bảo quản: Việc nhận thuốc, kiểm định về chất lƣợng thuốc do bộ phận dƣợc của cơ sở y tế phụ trách. Các thủ tục nhập kho đƣợc tiến hành theo đúng quy định và chứng từ chuyển cho kế toán dƣợc để tổng hợp và phản ánh vào các sổ chi tiết có liên quan.
Thực hiện nghiêm túc quy chế dƣợc về quản lý, bảo quản, kiểm nhập thuốc, theo dõi hạn dùng của thuốc. Tất cả các khoa trong cơ sở y tế có sử
dụng thuốc đều phải thực hiện các quy chế dƣợc. Trách nhiệm của khoa Dƣợc là hƣớng dẫn bác sĩ, y tá thực hiện nghiêm túc các quy chế này và thƣờng xuyên kiểm tra việc thực hiện các quy chế dƣợc tại cơ sở y tế.
1. Đối với việc nhập kho thuốc, vật tƣ y tế mua ngoài dùng cho các hoạt động khám chữa bệnh
Nợ TK 152 (chi tiết TK15211: Thuốc; TK 15212: Vật tƣ y tế ) Có TK 111 - Tiền mặt
Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Có TK 331 - Các khoản phải trả (3311 - Phải trả nhà cung cấp).
2. Đối với việc nhập kho thuốc, vật tƣ y tế do đƣợc cấp kinh phí để dùng cho các hoạt động khám chữa bệnh
Nợ TK 152 (chi tiết TK15211: Thuốc; TK 15212: Vật tƣ y tế ) Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động
3. Đối với việc nhập kho thuốc, vật tƣ y tế mua ngoài chƣa trả tiền cho NCC
Nợ TK 152 (chi tiết TK15211: Thuốc; TK 15212: Vật tƣ y tế ) Có TK 331 - Các khoản phải trả (3311 - Phải trả nhà cung cấp).
1.3.4.4. Tổ chức thông tin theo dõi thanh toán và thanh toán NCC
Kế toán kho tại Khoa Dƣợc theo dõi các hợp đồng mua vật tƣ y tế theo thời hạn tiến trình để thanh toán kịp thời đúng hạn cho NCC.
Bảng 1.2. Quy trình thanh toán và theo dõi thanh toán
Tiến trình Nội dung công việc cần thực hiện Phụ trách / Biểu mẫu
Theo dõi công nợ
- Kế toán theo dõi thanh toán
Biên bản đối chiếu công nợ, Hợp đồng, Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho, Phiếu Xuất kho - Kế toán thanh toán, Kế toán trƣởng - Giám đốc/ Phó Giám đốc, kế toán trƣởng đƣợc ủy quyền Kế toán kiểm tra đề xuất thanh toán Phê duyệt đề xuất Kế toán lập phiếu thanh toán
-Kế toán thanh toán, Kế toán trƣởng Phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi
Trình ký chứng từ
- Giám đốc
Phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi
Kế toán thanh toán Thủ quỹ chi tiền
Ủy nhiệm chi Phiếu thu Phiếu chi
Nguồn: Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2015)
Việc theo dõi thanh toán nhà cung cấp: căn cứ chứng từ, hóa đơn, hợp đồng mua bán, biên bản đối chiếu công nợ, phiếu chi tiền, nhập kho, hóa đơn
1
Hồ sơ thanh toán
3 1
Kiểm tra đối chiếu Định mức quy chế, quy chuẩn hồ sơ 2 Phê duyệt Nhập liệu phần mềm và in phiếu
Phiếu thu, chi và Ủy nhiệm chi
4 1 Trình ký chứngtừ Data phần mềm 5 1 Chuyển UNC Thủ quỹ chi tiền Lƣu hồ sơ chứng từ Kết thúc 6
giá trị gia tăng, kế hoạch mua hàng, nhật ký mua hàng để tránh rủi ro sai sót thƣờng gặp đối với phần hành nợ phải trả cho nhà cung cấp. Quản lý tốt các khoản công nợ phải trả sẽ giúp đơn vị thanh toán đúng hạn, xây dựng tốt mối quan hệ với nhà cung cấp và lập kế hoạch dòng tiền thu chi tối ƣu.
+ Quản lý theo từng hóa đơn và hạn thanh toán; quản lý theo từng hợp đồng mua đối với các loại vật tƣ y tế do đơn vị tự lập kế hoạch mua. Riêng thuốc các loại cơ sở y tế đấu thầu tập trung tại Sở Y tế : Vì m i hợp đồng lại có nhiều kỳ hạn thanh toán nên để quản lý nhiều hợp đồng, cần phải có chính sách mua hàng, bán hàng hợp lý. Thêm vào đó, đơn vị cũng nên có sự chuẩn bị, đào tạo kỹ lƣỡng về mặt nhân sự để thực hiện tốt công việc đàm phán với khách hàng.
+ Mở sổ chi tiết cho từng NCC: theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp, đồng thời hạch toán chính xác vào sổ cái tài khoản phải trả cho nhà cung cấp.Tất cả các khoản chi tiền mặt hoặc tiền gởi ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp đều phải đƣợc ghi đầy đủ và chính xác.
+ Tất cả tài liệu kế toán mua hàng và kiểm kê hàng tồn kho đều đƣợc lƣu giữ an toàn.
1.3.5.Tổ chức báo cáo kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế
Theo yêu cầu của từng nhà quản trị mà sẽ có những báo cáo nào đƣợc sử dụng. Đối với việc sử dụng phần mềm phù hợp thì việc tổng hợp số liệu để cho ra các báo cáo cung cấp thông tin cho nhà quản lý là việc đơn giản.Các báo cáo điển hình nhƣ: Báo cáo nhập - xuất - tồn thuốc, vật tƣ y tế; Quản lý tổng hợp dƣợc; Báo cáo tình hình công nợ; sổ chi tiết công nợ phải trả….
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Trong chƣơng 1, cùng với việc giới thiệu khái quát về HTTTKT, tác giả tập trung làm rõ về HTTTKT trong đơn vị đặc thù là cơ sở y tế theo cách tiếp cận mới, tiếp cận theo chu trình. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận liên quan đến hệ thống thông tin kế toán: khái niệm về hệ thống thông tin kế toán; quy trình xử lý; mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác và tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và chu trình. Theo đó, tổ chức thông tin kế toán tại các cơ sở y tế chia thành 4 chu trình: cung ứng, thu viện phí, khám và điều trị và chu trình tài chính. Đặc biệt trong chƣơng này Luận văn đ đi sâu, đề cập đến chức năng trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế, mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế, tổ chức thông tin kế toán hoạt động xác định cung ứng thuốc, vật tƣ y tế và báo cáo công tác dƣợc - vật tƣ y tế.
Bên cạnh đó tác giả tập trung hệ thống hóa lý thuyết liên quan đến tổ chức thông tin trong quy trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại cơ sở y tế. Những lý luận trong chƣơng này là cơ sở nền tảng cho việc tìm hiểu đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định.
CHƢƠNG 2.THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƢ Y TẾ