6. Bố cục đề tài
2.1.1. Giới thiệu về Trung tâm Ytế Thành phố Quy Nhơn
Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn là cơ sở y tế hạng II, đƣợc thành lập và đƣa vào phục vụ từ ngày 02/01/1989 trên cơ sở tiếp nhận bệnh xá tỉnh đội Bình Định (K200) đƣợc cải tạo và nâng cấp lại, đƣợc Sở Y tế Bình Định giao nhiệm vụ phụ trách công tác khám và điều trị cho nhân dân thành phố Quy Nhơn. Tuy là cơ sở y tế tuyến thành phố trực thuộc tỉnh nhƣng do quy mô dân số thành phố tƣơng đối lớn lại nằm trên địa bàn có nhiều khucông nghiệp, cảng biển nên đ làm đƣợc chức năng về chuyên môn của tuyến tỉnh.
Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn là đơn vị hành chính sự nghiệp công lập thực hiện chức năng khám chữa bệnh, chăm sóc và bảo vệ sức khỏe cho cán bộ và nhân dân trên địa bàn thành phố và tỉnh. Hiện nay, Trụ sở của đơn vị nằm tại 114 Trần Hƣng Đạo, thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định.
Qua hơn 25 năm kểtừ ngày thành lập, đến nay đơn vị không chỉ phục vụ cán bộ, nhân dân trên địa bàn thành phố Quy Nhơn mà đ mở rộng phục vụ cho các xã ở các huyện lân cận. Với quy mô 75 giƣờng bệnh ở năm đầu mới thành lập, đến nay cơ sở y tế đƣợc Sở Y tế giao 300 giƣờng bệnh kế hoạch nhƣng có đợt lên đến 500 bệnh nhân điều trị nội trú và trên 1.000 lƣợt bệnh nhân khám ngoại trú m i ngày.
Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn đ nâng cấp cơ sở hạ tầng, trang thiết bị và nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển mũi nhọn chuyên sâu có chất lƣợng cao, giải quyết các vấn đề bệnh tật và chăm sóc sức khỏe cho cán
bộ và nhân dân thành phố Quy Nhơn, cũng nhƣ cán bộ và nhân dân trong tỉnh. Do đó, nhằm đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh, cơ sở y tế đ không ngừng đầu tƣ nhiều trang thiết bị hiện đại nhƣ máy siêu âm màu, X-quang kỹ thuật số, CT-Scanner, máy mổ nội soi,… và gửi đi đào tạo nhằm nâng cao chất lƣợng của bác sỹ, điều dƣỡng, kỹ thuật viên, đến nay Trung tâm đ thực hiện đƣợc hầu hết phân tuyến kỹ thuật đối với cơ sở y tế hạngII.
Nhiều năm qua, Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định hiện đ triển khai thành công các kỹ thuật cao đứng hàng đầu trong tỉnh nhƣ:
- Phẫu thuật nội soi u xơ tiền liệt tuyến bằng phƣơng pháp mổ bằng nội soi giảm thiểu mất máu, rút ngắn thời gian hậu phẫu, giúp hồi phục nhanh chóng cho bệnh nhân - đặc biệt là bệnh nhân lớn tuổi, có các bệnh lý nội khoa kèm theo.
- Khám và phẫu thuật nội soi Tai - Mũi - Họng giúp chẩn đoán chính xác nhờ hình ảnh trực tiếp từ máy nội soi. Phẫu thuật nội soi giúp điều trị triệt để hơn, giảm phù nề, rút ngắn thời gian phẫu thuật, hạn chế táiphát.
- Phẫu thuật phaco điều trị bệnh đục thủy tinhthể.
- Tán sỏi tiết niệu ngoài cơ thể: điều trị sỏi thận niệu quản bằng sóng siêu âm không cần phẫuthuật.
- Y học hạt nhân: khám chẩn đoán điều trị bƣớu cổ Basedow, điều trị u máu, sẹolồi…
- Laser điện từ trƣờng: điều trị trĩ bằng phƣơng pháp mới, bệnh nhân có thể xuất viện trong ngày, hạn chế đau đớn, lo sợ của bệnh nhân. Điều trịđƣợc các trƣờng hợp đi hỏi thẩm mỹ nhƣ nốt ruồi, tàn nhang, xóa xăm, u máu…
- Chạy thận nhântạo.
- Chụp cắt lớp vi tính đa lát cắt (CT-scanner), chụp cộng hƣởng từ hạt nhân (MRI)…
2.1.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định là cơ sở y tế hạng II, có 11 khoa lâm sàng, 5 khoa cận lâm sàng và 5 phòng chức năng, tổng số cán bộ viên chức và nhân viên hợp đồng lao động là 349 ngƣời. Hiện tại, cơ sở y tế có 102 cán bộ đại học và trên đại học, 213 cán bộ có trình độ trung cấp, còn lại là nhân viên khác. Riêng cán bộ trên đại học có 06 CKII, 06 Thạc sỹ, còn lại là chuyên khoa I. Hầu hết số cán bộ có trình độ cao đều đƣợc cơ quan cử đi học chính quy, khi về cơ quan bố trí đúng chuyên ngành công tác nên phát huy đƣợc khả năng chuyên môn, phục vụ tốt bệnh nhân, đáp ứng đƣợc yêu cầu phục vụ bệnh nhân đem lại hiệu quả điều trị cao.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định gồm: Giám đốc (chuyên khoa cấp II); ba Phó Giám đốc phụ trách chuyênmôn và các khoa phòng trực thuộc đơn vị, cụ thể gồm:
- Đứng đầu cơ sở y tế là Giám đốc, ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về các quyết định trong việc thực hiện toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của bệnh viện và thực hiện quy chế công khai tài chính, quy chế dân chủ theo quy định hiện hành; tiếp theo là phó giám đốc h trợ cho giám đốc phụ trách theo từng khối chuyên môn, dƣới là hệ thống các khoa, phòng chức năng.
- Các phòng chức năng: Phòng Tổ chức ; Phòng Kế hoạch tổng hợp; Phòng Tài chính - Kế toán; Phòng Hành chính - Quản trị; Phòng Điều dƣỡng; Phòng khám khu vực; Khoa Kiểm soát bệnh tật; Đội bảo vệ Bà mẹ trẻ em và Kế hoạch hóa gia đình; Phòng dân số.
Hình 2.1.Cơ cấu tổ chứcTrung tâm y tế thành phố Quy Nhơn
Nguồn: Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn
- Các khoa thuộc khối lâm sàng: Khoa nội; Khoa Ngoại; Khoa chăm sóc sức khỏe sinh sản; Khoa Nhi; Khoa Hồi sức Cấp cứu;Khoa Khám bệnh; Khoa Bệnh nhiệt đới; Khoa Răng hàm mặt và Tai mũi họng; Khoa Đông y - Lazer; Khoa gây mê hồi sức; Khoa Nội tiết - Tim mạch; Khoa dinh dƣỡng - Tiết chế.
- Các khoa thuộc khối cận lâm sàng: Khoa Xét nghiệm (Sinh hóa, Vi sinh, Huyết học và Truyền máu); Khoa thăm dò chức năng; Khoa Dƣợc; Khoa Dinh dƣỡng; Khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn.
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Các phòng chức năng Phòng Tổ chức Phòng Kế hoạch tổng hợp Phòng Tài chính kế toán Phòng Hành chính - Quản trị Phòng Điều dƣỡng Các khoa lâm sàng Khoa khám bệnh Khoa nội Khoa ngoại Khoa sản Khoa nhi Khoa bệnh nhiệt đới Khoa liên nhiệt
đới Khoa Y học cổ truyền - PHCN Khoa gây mê
hồi sức Khoa nội tiết -
tim mạch Khoa hồi sức cấp cứu Các cận lâm sàng Khoa xét nghiệm Khoa thăm dò chức năng Khoa dƣợc
Khoa kiểm soát truyền nhiễm Khoa dinh dƣỡng
2.1.3.Tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn
2.1.3.1. Tổ c ức bộ m y kế o n
Phòng Tài chính - Kế toán là phòng nghiệp vụ chịu sự l nh đạo trực tiếp của Giám đốc cơ sở y tế và chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của cơ sở y tế. Nhiệm vụ, chức năng của bộ máy kế toán:
- Căn cứ vào chế độ, chính sách hiện hành, lập dự toán ngân sách, kế hoạch thu chi đƣợc phê duyệt.
- Tổ chức và quản lý chặt chẽ công tác thu viện phí và các khoản thu khác theo quy định; tổ chức công tác kế toán thực hiện các nghiệp vụ kế toán lao động tiền lƣơng, chế độ chính sách, vật tƣ tài sản; xây dựng định mức chi tiêu cho từng hoạt động cụ thể tại cơ sở y tế.
- Tổ chức hƣớng dẫn, kiểm tra, giám sát công tác kế toán, chế độ thu chi của đơn vịchính xác, kịp thời theo đúng quy định hiện hành.
- Định kỳ thực hiện báo cáo quyết toán, tổng kết tài sản, kiểm kê tài sản.Tổ chức bảo quản lƣu trữ các chứng từ, sổ sách kế toán đúng theo quy định.
Thủ quỹ: Ghi chép phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt vào sổ quỹ, kiểm tra, thực hiện việc thu, chi tiền mặt theo chứng từ phát sinh; quản lý quỹ và báo cáo tồn quỹ theo quy định.
Biên chế hiện nay của phòng Tài chính - Kế toán là 24 cán bộ, hầu hết có trình độ đại học chuyên ngành. Cơ cấu bộ máy của phòng Tài chính - Kế toán gồm: 01 trƣởng phòng, 01 phó phòng, 08 kế toán viên, 01 thủ quỹ, 13 nhân viên tài chính thực hiện các nhiệm vụ tiếp đón bệnh nhân, thanh toán viện phí và nhập liệu tờ phơi BHYT.
Cơ cấu tổ chức của Phòng Tài chính - Kế toán đƣợc thể hiện qua hình 2.2 bên dƣới:
Thực hiện theo định kỳ Đối chiếu theo quy định
Hình 2.2. Hình tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn
Nguồn: Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn
- Trƣởng phòng: Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện nhiệm vụ của phòng Tài chính Kế toán; điều hành các hoạt động nghiệp vụ tài chính kế toán phù hợp với đặc điểm tình hình của đơn vị và chế độ chính sách của nhà nƣớc; tổng hợp các báo cáo, điều chỉnh số liệu cho phù hợp với thực tế báo cáo lên Ban giám đốc xem xét, ký duyệt; thực hiện chế độ sổ sách, báo cáo thanh quyết toán và công tác kiểm kê địnhkỳ.
- Phó trƣởng phòng: Điều hành hoạt động của phòng Tài chính - Kế toán
Trƣởng phòng Tài chính kế toán Phó trƣởng phòng Kế toán tổng hợp Kế toán dƣợc Ké toán vật tƣ, TSCĐ, tiền lƣơng, BHXH, thuế Kế toán thanh toán Bộ phận thu Kế toán viện phí, BHXH Thu viện phí nội trú Thu viện phí ngoại trú Thủ quỹ
các khoản phải thu, phải trả cho cán bộ công chức trong đơnvị.
- Kế toán tổng hợp : Tiến hành tổng hợp, lập báo cáo quyết toán theo quy định. Kiểm tra giám sát trực tiếp hoạt động kế toán của từng kế toán viên, tổng hợp, cân đối tình hình thu chi, quyết toán ngân sách.
- Các kế toán viên theo dõi các khoản thu, liệt kê chi tiết các khoản thu đ thực hiện ở năm trƣớc, dự báo các khoản thu có thể thực hiện trong năm tới nhƣ: Định mức ngân sách của giƣờng bệnh, số thẻ BHYT đăng ký khám chữa bệnh ban đầu tại cơ sở y tế;…
- Các kế toán viên theo dõi lƣơng, phụ cấp phải báo cáo tình hình tăng giảm nhân lực, tình hình tăng giảm lƣơng và các khoản phụ cấp nhằm tính toán chính xác số tiền chi cho con ngƣời; các khoản thanh toán thƣờng xuyên phải dựa trên định mức, đơn giá cũng nhƣ các quy định mới của Nhà nƣớc (tiền điện, nƣớc, vệ sinh, danh mục trúng thầu thuốc, y cụ,…) nhằm đƣa ra các con số cụ thể, chính xác cho dự toán chi.
- Kế toán dƣợc: Theo dõi xuất nhập tồn thuốc, vật tƣ y tế tại cơ sở y tế, tham gia thực hiện tổ chức đấu thầu, định kỳ kiểmkê theo quy định.
- Kế toán kho bạc, ngân hàng: Lập chứng từ rút, thanh toán các khoản chiphí phát sinh qua kho bạc, ngân hàng, theo dõi các hợp đồng về cung cấp dịchvụ, vật tƣ, hàng hóa với bên ngoài cơ sở y tế.
- Kế toán vật tƣ, TSCĐ, tiền lƣơng, BHXH, thuế: Chịu trách nhiệm tính toán, phản ánh kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tất cả các loại tài sản, vật tƣ trong kho trên các mặt: số lƣợng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc tính và chi trả lƣơng và các khoản phụ cấp theo lƣơng cho CBVC tại cơ sở y tế.
- Kế toán viện phí: Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản thu viện phí, baogồm cả các khoản thu BHYT, thu dịch vụ khác phát sinh tại đơn vị.
kinh tế phát sinh trong quá trình thu, chi bằng tiền mặt và chuyển khoản. Cuốingày phải có số liệu tiền mặt còn tồn quỹ để đối chiếu với thủ quỹ. Tính toánchính xác, kịp thời các khoản thanh toán với ngƣời lao động, khách hàng, ngƣời bán.
Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt thực tế tại cơ sở y tế, thực hiện việc kiểm traquỹ, ghi chép sổ quỹ và lập báo cáo tồn quỹ theo quy định.
Thu viện phí ngoại trú và thu viện phí nội trú: chịu trách nhiệm thu tiềntrực tiếp từ bệnh nhân nhƣ phí khám bệnh, phí thực hiện các kỹ thuật cận lâmsàng (xét nghiệm, chụp X-quang, siêu âm, điện tim…), tiền điều trị nội trú. Mọi chứng từ phát sinh đƣợc tập trung tại bộ phận kế toán. Các kế toán viên tiếp nhận chứng từ theo từng phần hành cụ thể, kiểm tra tính đúng đắn của chứng từ và lập chứng từ kế toán trình kế toán trƣởng xem xét, ký duyệt từ l nh đạo và sau đó chứng từ sẽ đƣợc lƣu đến cuối kỳ kế toán.
2.1.3.2.H n ức sổ kế o n
Hiện Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định áp dụng hình thức ghi sổ kế toán bằng hình thức Nhật ký chung: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Từ năm 2018, Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn đ ứng dụng CNTT với phần mềm quản lý khám chữa bệnh Viettel-His, nhƣng chủ yếu phục vụ công tác chuyên môn khám chữa bệnh. Công tác kế toán hành chính sự nghiệp thì sử dụng phần mềm kế toán riêng (Phần mềm MISA.NET). Cả hai phần mềm chƣa tích hợp trong cùng một hệ thống quản lý thống nhất, chính vì sử dụng hai phần mềm độc lập nên số liệu không có tính kế thừa, chƣa có sự liên kết giữa các bộ phận, dẫn đến công việc chồng chéo, tốn kém thời gian nhân lực, vật lực; gây khó khăn trong công tác kiểm tra, đối chiếu.
- Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp MISA: Kế toán chỉ nhập chứng từ gốc hoặc bảng kê tổng cộng chứng từ gốc, chƣơng trình máy tính sẽ
- Phần mềm quản lý khám chữa bệnh VIETTEL - HIS có chức năng nhƣ: quản lý thông tin bệnh nhân, tra cứu lịch sử khám chữa bệnh; quản lý tiếp nhận, đăng ký khám bệnh; quản lý khám bệnh ngoại trú; quản lý cấp cứu; quản lý thanh toán viện phí và BHYT; quản lý dƣợc, vật tƣ, dịch truyền...;… phần mềm đ h trợ đơn vị trong công tác quản lý hoạt động khám chữa bệnh, quản lý dƣợc - nhà thuốc tại cơ sở y tế (thuốc, vật tƣ y tế truyền đ sử dụng cho ngƣời bệnh) đáp ứng đƣợc yêu cầu của đơn vị về quản lý các khoản thu tạm ứng, hoàn trả và thu viện phí; nhằm tránh nhập thông tin nhiều lần, gây lãng phí nhân lực và phiền hà cho ngƣời bệnh, nên các phân hệ này đƣợc theo dõi, quản lý và thực hiện thao tác tƣơng đối tinh gọn.
Ghi chép hàng ngày
Cuối tháng hoặc cuối kỳ kế toán
Hình 2.3. Hình thức ghi sổ kế toán tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn
Nguồn: Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chứng từ kế toán SỔ CÁI SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Bảng cân đối tài khoản
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký
đặt biệt
Ngoài ra nhằm phục vụ những nhu cầu theo dõi cụ thể, nhân viên kế toán sử dụng các phần mềm giúp truy cập thông tin nhanh, h trợ công tác chẩn đoán, thống kê, giảm thiếu sai sót, lƣu trữ tài liệu hàng năm.
Hình 2.4.Mô tả chức năng phần mềm quản lý khám chữa bệnh VIETTEL-HIS
Nguồn: Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn
2.2.THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƢ Y TẾ TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN
2.2.1. Thực trạng tổ chức thông tin kế toán chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn