6. Bố cục đề tài
2.2.1. Thực trạng tổ chức thông tin kế toán chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ
Tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn, chu trình cung ứng liên quan chủ yếu đến hoạt động mua thuốc và các thiết bị VTYT, ngoài ra cũng bao gồm các hoạt động mua sắm vật tƣ, dịch vụ văn phòng. Do đó, chu trình cung ứng tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn với nội dung công việc sau:
- Lập kế hoạch cung ứng: khoa dƣợc xây dựng danh mục thuốc cần sử dụng theo nhu cầu điều trị hợp lý của các khoa và lập kế hoạch mua thuốc,
Khám bệnh BHYT Viện phí Nội trú Cận lâm sàng Dược Y tế cơ sở Báo cáo thống kê Quản trị hệ thống
Phòng Thiết bị - Vật tƣ y tế đảm nhận việc lập kế hoạch mua sắm vật tƣ, dụng cụ theo nhu cầu sử dụng.
- Tổ chức đấu thầu/đặt hàng: Theo quy định hiện hành, các bệnh viện công mua thuốc đều phải qua đấu thầu do Sở Y tế thực hiện tập trung cho các bệnh viện trực thuộc, Phòng Thiết bị - Vật tƣ y tế căn cứ nhu cầu lập đơn đặt hàng và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
- Tiếp nhận thuốc/VTYT và bảo quản: Khoa Dƣợc thực hiện việc tiếp nhận, kiểm định về chất lƣợng thuốc, Phòng Thiết bị - Vật tƣ y tế tổ chức tiếp nhận, giám sát lắp đặ, hƣớng dẫn sử dụng, bảo quản các vật tƣ, dụng cụ, trang thiết bị y tế đ mua theo đúng quy định. Các chứng từ phát trình trong quá trình mua va chứng từ nhập kho đƣợc chuyển cho kế toán dƣợc để phản ánh vào sổ chi tiết và tổng hợp có liên quan.
- Theo dõi thanh toán và thanh toán: Toàn bộ chứng từ mua thuốc, vật tƣ, dụng cụ, trang thiết bị y tế sẽ đƣợc chuyển đến bộ phận kế toán dƣợc, kế toán vật tƣ để theo dõi và kế toán thanh toán thực hiện các thủ tục thanh toán.
2.2.1.1. Tổ c ức ôn n lập kế o c c n ứn
Hiện nay việc mua thuốc tại cơ sở y tế đƣợc Sở Y tế Bình Định thực hiện quản lý và kiểm soát rất chặt chẽ tại Thông tƣ số 09/2016/TT-BYT của Bộ Y tế: Ban hành Danh mục thuốc đấu thầu, Danh mục thuốc đấu thầu tập trung, Danh mục thuốc đƣợc áp dụng hình thức đàm phán giá. Do vậy, việc cung ứng thuốc tại cơ sở y tế có những đặc thù riêng.Qua khảo sát thực tế nhận thấy, việc tổ chức thông tin kế toán hoạt động xác định cung ứng thuốc, vật tƣ y tế đƣợc kế toán Dƣợc dựa vào dữ liệu thu đƣợc từ nguồn thông tin về danh mục thuốc, giám sát tình hình hoạt động mua và thanh toán, Quyết định trúng thầu thuốc của Sở Y tế và tại đơn vị, dự trù yêu cầu mua thuốc, vật tƣ, đơn đặt hàng gởi nhà cung cấp, hóa đơn mua thuốc, phiếu nhập kho…khi mua.
hàng năm. Việc lập kế hoạch cung ứng tại cơ sở y tế đƣợc Trƣởng khoa dƣợc lập bằng phƣơng pháp thủ công trên excel. Trong khi lập kế hoạch, trƣởng khoa dƣợc phải xác định nhu cầu thuốc, vật tƣ y tế dựa trên ƣớc tính nhu cầu và phƣơng pháp tính toán, thống kê dựa trên mức sử dụng thực tế, dựa trên cơ sở quản lý các dịch vụ y tế, dựa trên mô hình bệnh tật và hƣớng dẫn thực hành điều trị.
Lập kế hoạch cung ứng thuốc, vật tƣ y tế đóng vai trò rất quan trọng trong công tác cung ứng. Công tác này ảnh hƣởng trực tiếp đến quá trình mua; cung cấp thuốc, vật tƣ y tế; quản lý, chất lƣợng khám chữa bệnh tại cơ sở y tế. Nhằm đảm bảo tính chặt chẽ, kịp thời trong cung ứng, đúng trình tự thủ tục, góp phần kiểm soát tồn kho ở mức hợp lý và kiểm soát chi phí thuốc, vật tƣ y tế theo các quy định hiện hành của Nhà nƣớc.
Hiện nay, việc mua thuốc tại cơ sở y tế đƣợc nhà nƣớc thực hiện quản lý và kiểm soát rất chặt chẽ. Tại cơ sở y tế phải xác định nhu cầu để có kế hoạch mua cụ thể, đồng thời việc mua thuốc phải đƣợc đấu thầu để xác định giá thuốc theo đúng quy định. Vì vậy, chu trình cung ứng thuốc tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn cũng nhƣ các cơ sở y tế khác nói chung có những đặc thù riêng, khác với các đơn vị sự nghiệp kinh tế khác.
Theo đó tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn đƣợc thể hiện qua bảng dƣới đây:
Bảng 2.1. Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn Bộ phận Chức năng Nhiệm vụ Các khoa lâm sàng Lập nhu cầu sử dụng tại khoa
Phát sinh từ nhu cầu sử dụng thực tế thƣờng xuyên tại các khoa lâm sàng và cận lâm sàng, lập kế hoạch dự trù thuốc, vật tƣ y tế cho nhu cầu điều trị.
Khoa Dƣợc/Phòng vật tƣ thiết bị y tế Lập kế hoạch cung ứng
Các khâu lập kế hoạch cung ứng, tổ chức đấu thầu, tiếp nhận và bảo quản thuốc và vật tƣ y tế thuộc chức năng của khoa Dƣợc/phòng vật tƣ, thiết bị y tế. Đặt hàng, ký kết hợp đồng. Hội đồng thuốc và điều trị Phê duyệt kế hoạch
Hội đồng thuốc và điều trị tiến hành họp và ra quyết định mua thuốc theo nhu cầu hợp lý sau đó giao bộ phận khoa Dƣợc có nhiệm vụ lựa chọn đặt hàng (thuốc, vật tƣ y tế ...) Phòng tài chính kế toán Theo dõi công nợ
Kế toán tiến hành nhập kho theo dõi chi tiết cho từng nội dung nhƣ thuốc, dịch truyền, bông băng và các loại vật tƣ văn phòng, nhiên liệu, phụ liệu cho sản xuất thuốc. Theo dõi công nợ và trả tiền cho nhà cung cấp
Nguồn: Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn
Tại Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn, hàng năm sẽ xây dựng DMT phục vụ theo nhu cầu sử dụng điều trị hợp lý cho các khoa lâm sàng: đầu tiên phải lựa chọn thuốc để xác định chủng loại và số lƣợngthuốc để cung ứng. Tại cơ sở y tế, chủng loại thuốc đƣợc thể hiện qua DMT tại đơn vị. Lựa chọn và xây dựng DMT là công việc đầu tiên thuộc quy trình cung ứng thuốc, cơ sở để đảm bảo cung ứng thuốc đƣợc chủ động, có kế hoạch cho nhu cầu điều trị đúng, an toàn và hiệu quả. Căn cứ để xây dựng DMT gồm có: Mô hình và cơ cấu bệnh tật tại đơn vị; trình độ đội ngũ cán bộ và theo Danh mục kỹ thuật mà cơ sở y tế đƣợc thực hiện; Điều kiện cụ thể tại cơ sở y tế gồm: quy mô và trang thiết bị phục vụ chẩn đoán, điều trị hiện có của đơn vị, Khả năng kinh phí: Ngân sách nhà nƣớc cấp, ngân sách bảo hiểm y tế, ngân sách tự chủ tài chính, khả năng kinh tế của địa phƣơng, DMT chủ yếu sử dụng tại các cơ sở
đƣợc rà soát, bổ sung, hiệu chỉnh hàng năm cho phù hợp với tình hình thực tế điều trị.
Xây dựng DMT và cơ số thuốc của tủ trực tại khoa lâm sàng: Danh mục này do bác sĩ Trƣởng khoa đề nghị căn cứ vào yêu cầu, nhiệm vụ điều trị của khoa và chuyển cho khoa dƣợc để khoa dƣợc làm căn cứ trình Giám đốc phê duyệt.
Hình 2.5. Quy trình luân chuyển nghiệp vụ xét duyệt danh mục thuốc
Nguồn: Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn
Lập kế hoạch về cung ứng thuốc để điều trị nội trú, ngoại trú, bảo hiểm y tế sao cho phù hợp với kinh phí của cơ sở y tế. Làm dự trù bổ sung khi nhu cầu thuốc tăng vƣợt so với kế hoạch, không có trong DMT nhƣng có nhu cầu đột xuất.
Đối với cung ứng vật tƣ y tế và hóa chất tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của đơn vị, khoa Dƣợc hoặc khoa phòng khác lập kế hoạch theo quy định của Giám đốc.
Tiếp đến Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn sẽ chuyển DMT đến Sở Y Tế Bình Định để tổ chức đấu thầu thuốc cung ứng cho một năm.
2.2.1.2. Tổ c ức ôn n đấ ầ m a ốc, vậ ư y ế
Theo Thông tƣ số 11/2016/TT-BYT ngày 11/5/2016 của Bộ Y tế về quy định việc đấu thầu thuốc tại các cơ sở y tế công lập, hầu hết các cơ sở y tế việc mua thuốc đƣợc sử dụng theo phƣơng thức đấu thầu rộng rãi, áp dụng cho các cơ sở y tế công lập có sử dụng nguồn kinh phí từ ngân sách Nhà nƣớc và các nguồn thu hợp pháp khác để mua thuốc theo quy định tại Thông tƣ này và các văn bản Pháp luật khác có liên quan.
Tại Sở Y tế Bình Định, việc tổ chức đấu thấu đƣợc xảy ra nhƣ sau: - Xây dựng kế hoạch đấu thầu: Khi nhận đƣợc DMT dự trù từ các cơ sở y tế, phòng tài chính kế toán, kế hoạch tổng hợp xây dựng kế hoạch đấu thầu để trình lên Hội đồng đấu thầu. Công việc cụ thế nhƣ sau:
+ Tổng hợp danh mục đấu thầu dựa trên DMT tại cơ sở y tế và đề xuất của các khoa phòng: tên thuốc, nồng độ, hàm lƣợng, đơn vị tính.
+ Tổng hợp số lƣợng thuốc sử dụng dựa vào số lƣợng thuốc sử dụng của năm trƣớc, xu hƣớng tăng giảm của từng loại thuốc cộng thêm cơ số dự trữ cho cả năm.
+ Xây dựng giá kế hoạch: dựa vào giá của loại thuốc trúng thầu năm trƣớc tại cơ sở y tế, giá thuốc do các công ty thông báo. Sau đó cơ sở y tế trình lên Hội đồng đấu thầu.
- Lựa chọn nhà cung ứng: Sau khi lựa chọn phƣơng thức mua, việc tổ chức đấu thầu để chọn nhà cung ứng gồm có: phân tích đánh giá các nhà cung úng, xem xét đánh giá các mặt nhƣ năng lực tài chính, uy tín thƣơng hiệu của nhà cung ứng, năng lực kinh doanh. Bên cạnh đó, nhà cung ứng phải đảm bảo các yêu cầu về kỹ thuật, tiến độ cung ứng, biện pháp cung ứng, thời hạn thực hiện hợp đồng. Mục tiêu cuối cùng là lựa chọn đƣợc nhà cung ứng phù hợp đáng tin cậy.
đƣợc trình lên hội đồng thẩm định. Tổ chuyên gia đấu thấu sẽ làm bảng thông báo kết quả đấu thầu và cơ sở y tế phối hợp với phòng tài chính kế toán để hoàn thiện công việc thƣơng thảo và ký kết hợp đồng.
Sau khi công bố kết quả trúng thầu đ đƣợc phê duyệt, hai bên thƣơng thảo hoàn thiện hợp đồng và tiến hành ký kết hợp đồng mua bán. Hợp đồng cung ứng thuốc tuân thủ theo mẫu hợp đồng của Luật đấu thầu.
* Lập Kế ho ch mua
(1) Nhận Phiếu yêu cầu thuốc, vật tƣ y tế từ các khoa phòng lâm sàng. (2) Phòng thống kê của khoa dƣợc sẽ kiểm tra hàng tồn kho trƣớc khi nhập dữ liệu.
(3) Khi có sự thống nhất của Hội đồng thuốc cơ sở y tế sẽ lập Bảng dự trù mua thuốc, vật tƣ y tế gửi NCC đ đƣợc chọn khi đấu thầu.
(4) NCC kiểm tra, xác nhận Bảng dự trù mua thuốc, vật tƣ y tế.
Hiện nay, tại cơ sở y tế đ quản lý tốt công tác nhập, xuất thuốc cũng nhƣ vật tƣ y tế xác định việc thuốc tồn kho. Cuối m i tháng điều dƣỡng trƣởng tại các khoa phòng sẽ làm báo cáo Quyết toán Thuốc, Vật tƣ ytếcho bệnh nhân Nội Trú để đối chiếu với khoa dƣợc về số thuốc, vật tƣ y tế đ sử dụng và tồn trong tháng đó.
Trên cơ sở tồn kho tại thời điểm đó, từng khoa báo cáo phần dự kiến mua và lập kế hoạch mua.
SỞ Y TẾ BÌNH ĐỊNH
TRUNG TÂM Y TẾ TP QUY NHƠN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Quy Nhơn, ngày 05 tháng 12 năm 2019
DỰ TRÙ MUA THUỐC GÓI SỐ 4: VỊ THUỐC CỔ TRUYỀN Nhà thầu trúng thầu: CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC TRUNG ƢƠNG
MEDIPLANTEX
STT Tên vị thuốc cổ truyền
(bộ phận dùng) Nguồn gốc (**) Số lƣợng Giá trúng thầu (*) (VND) 1 Bạch linh (Phục linh, Bạch Bắc 30 348.600
phục linh)
2 Bạch thƣợc Bắc 30 306.600
3 Bạch truật Nam 20 390.600
4 Đƣơng quy (Toàn quy) Bắc 40 726.600
5 Hà thủ ô đỏ Nam 10 276.150
6 Long nhãn Nam 30 411.600
7 Quế nhục Nam 3 149.100
8 Trần bì Bắc 5 154.350
9 Xích thƣợc Bắc 10 467.250
Giám Đốc Trƣởng Khoa Dƣợc Kế toán Dƣợc
Căn cứ vào các bộ phận báo cáo, kế toán dƣợc tại phòng thống kê sẽ căn cứ vào tình hình thuốc, vật tƣ y tế sử dụng ở các Khoa, xem số liệu xuất nhập tồn, sau đó sẽ nhập dữ liệu vào Dự trù thuốc, vật tƣ y tế và chuyển đến Trƣởng khoa dƣợc và Ban l nh đạo ký duyệt và chuyển cho bộ phận cung ứng, ngƣời ở bộ phận cung ứng sẽ căn cứ vào dự trù nhập các thông tin: tên thuốc, hàm lƣợng, đơn vị, số lƣợng vào tập tin dự trù mua thuốc.
Hình 2.6. Bảng dự trù lĩnh thuốc
Từ x c định nhu cầu mua thuốc, vật tư y tế cần cung cấp: Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá trình sử dụng thuốc đƣợc liên tục, nhƣng đồng thời cũng tránh việc mua quá nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh của Trung tâm.Sau khi đ lên kế hoạch cung ứng, bộ phận Dƣợc sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc ngƣời có thẩm quyền ký duyệt. Đơn yêu cầu mua hàng này sẽ đƣợc chuyển cho nhà cung cấp.
Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trƣớc khi quyết định mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất.
Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đ xem xét đơn chào hàng của các nhà cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chất lƣợng của hàng hóa, các điều kiện ƣu đ i nhƣ chiết khấu thƣơng mại, chiết khấu thanh toán, phƣơng thức thanh toán…
iao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng, số lƣợng, các thông tin liên quan đến hàng hóa mà cơ sở y tế mua vào. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trƣớc, có đầy đủ chữ ký của những ngƣời có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt mua hàng này.Ở tại cơ sở y tế, Khoa Dƣợc, phòng vật tƣ y tế là bộ phận trực tiếp mua thuốc, vật tƣ…
Khi đó, nhà cung cấp sẽ đƣợc tự động kiểm tra bởi chƣơng trình từ tập tin danh mục nhà cung cấp (đối với những NCC trúng thầu) và dữ liệu hợp đồng để lập ra Bảng dự trù mua thuốc, vật tƣ y tế. Chƣơng trình cho phép in Bảng dự trù, bảng này phải đƣợc giám đốc, tài chính kế toán và trƣởng khoa dƣợc ký duyệt sau đó gửi cho NCC để đặt mua thuốc. Một liên gửi đến bộ
phận nhận hàng để chuẩn bị các thủ tục nhận hàng kịp thời khi hàng về đến kho, một liên khác gửi về kế toán kho dƣợc theo dõi thanh toán, kiểm soát toàn bộ quá trình cung ứng.
Hình 2.7. Tổ chức thông tin xác định nhu cầu mua hàng và xử lý đặt hàng
Nguồn: Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn
Đối với những loại thuốc mới, thuốc hiếm, thuốc không có trong DMT của cơ sở y tế: Việc yêu cầu những loại thuốc này đƣợc bác sĩ điều trị cũng nhƣ trƣởng các khoa lâm sàng cùng với trƣởng khoa dƣợc và ban l nh đạo cơ sở y tế trao đổi với nhau qua các cuộc họp.
Sau khi thống nhất, trƣởng khoa dƣợc sẽ lƣu ý vào giấy và nhập vào Dự trù thuốc, vật tƣ y tế; cơ sở y tế sẽ tự chọn NCC. Việc chọn NCC phải đảm bảo giao đúng chất lƣợng, giá cả, thời gian, phƣơng thức thanh toán và việc
lựa chọn NCC này phải đƣợc l nh đạo phê duyệt.Bộ phận cung ứng liên hệ NCC sẽ gửi Bảng báo giá, nếu ban l nh đạo cơ sở y tế chấp nhận mức giá đó thì ngƣời cung ứng báo lại cho NCC, NCC sẽ chuyển thuốc về.
2.2.1.3. Tổ c ức ôn n n ập k o ốc, vậ ư y ế