6. Bố cục đề tài
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung
thuốc, vật tƣ y tế tại cơ sở y tế phải hƣớng đến mục tiêu tuân thủ và cập nhật kịp thời theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nƣớc về Luật kế toán, Luật đấu thầu, Luật BHYT và các văn bản hƣớng dẫn có liên quan.
Thứ ba, việc xây dựng các quy trình chuẩn trong hoạt động cung ứng là vô cùng cấp thiết để hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại cơ sở y tế. Các quy trình này phải phù hợp với đặc điểm tình hình của đơn vị, tránh hình thức, kém hiệu quả, phải có tính đồng bộ trong tất cả các khâu có liên quan, đặc biệt đang trong điều kiện ứng dụng dịch vụ công trực tuyến tại đơn vị.
Thứ tƣ, việc tổ chức HTTTKT phải phù hợp thực tế đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý theo cơ chế tự chủ của đơn vị,cơ chế tự chủ tài chính giúp cho đơn vị quản lý chặt chẽ nguồn thu để có nguồn kinh phí bảo đảm hoạt động.
3.2.GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƢ Y TẾ TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng cung ứng
3.2.1.1. Hoàn thiện q y n x c định nhu cầu mua và xử lý bảng dự trù mua thuốc, vậ ư y ế
Từ phần mềm lập kế hoạch mua trên sẽ tiến đến việc xác định nhu cầu dự trù đến việc xử lý bảng dự trù thuốc, vật tƣ y tế và hoá chất tại cơ sở y tế sẽ đƣợc thực hiện chặt chẽ và nhanh chóng hơn; và để khắc phục xác định hàng tồn kho tính toán xác định nhu cầu mua và xử lý bảng dự trù nhƣ sau:
(1) Phiếu nhu cầu mua đƣợc lập từ các bộ phận chuyển đến phòng thống kê khoa dƣợc.
hoạch mua, kiểm tra số lƣợng HTK, tổng hợp và xuất ra nhu cầu mua của cơ sở y tế.
(3) NCC đ đƣợc đấu thầu từ Sở y tế, lập bảng dự trù gửi cho NCC kiểm tra xác nhận. Đồng thời chuyển đến các bộ phận liên quan nhƣ: bộ phận nhận hàng và bộ phận kho thuốc, để chuẩn bị nhận hàng, chuyển cho kế toán kho dƣợc 1 liên để lƣu vào bộ phận chứng từ thanh toán.
Việc xác định nhu cầu về thuốc, vật tƣ y tế là cơ sở chính cho việc dự trù; do đó việc xác định nhu cầu về thuốc, vật tƣ đòi hỏi phải đƣợc tính toán có cơ sở chắc chắn nhằm tránh tình trạng thuốc, vật tƣ y tế có nhu cầu nhƣng lại không sử dụng hoặc bị thừa, thiếu gây ra tổn thất thiệt hại về tài chính.
Hình 3.1. Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình xác định nhu cầu mua và xử lý bảng dự trù mua thuốc, vật tƣ y tế
Phần mềm chƣơng trình sẽ tự động thực hiện việc kiểm tra và so sánh dữ liệu về số lƣợng tồn kho hiện tại; sau m i lần xuất kho với số lƣợng tồn kho tối thiểu trong dữ liệu HTK. Trƣờng hợp số lƣợng tồn kho hiện tại của thuốc vừa xuất kho nhỏ hơn số lƣợng tồn kho tối thiểu chƣơng trình sẽ tự động đƣa loại thuốc này vào Danh mục yêu cầu mua hàng. So với hiện tại theo dõi số lƣợng hàng tồn trên sổ sách và kiểm tra thực tế. Truy xuất thẻ kho từng hàng hóa khi cần đối chiếu. Sử dụng các phần mềm h trợ quản lý kho để tổng hợp số lƣợng hàng hóa m i loại để ngƣời quản lý nắm đƣợc tình trạng hàng hóa lƣu kho, biết đƣợc các loại thuốc, vật tƣ đang xuất kho nhiều, sắp hết để đặt hàng, phát hiện các loại thuốc hết hạn sử dụng để thanh lý nhanh chóng.
Tại khoa Dƣợc khi tiếp nhận phiếu yêu cầu mua thuốc từ file excel của khoa lâm sàng, chuyên viên thống kê sẽ tiến hành cập nhập vào phần mềm lập kế hoạch mua. Cuối quý ngƣời dự trù phải căn cứ vào các dữ liệu về danh mục thuốc; dữ liệu về các lần mua trƣớc; dữ liệu hàng tồn kho; dữ liệu mua thuốc, vật tƣ y tế y tế để tính toán hợp lý trƣớc khi dự trù.
Để có những dữ liệu này: bộ phận kho phải cập nhật tất cả các số liệu nhập xuất thuốc vào phần mềm để tạo ra “Dữ liệu hàng tồn kho”. Các bác sĩ điều trị tại các khoa, phòng lâm sàng phải cập nhật các số liệu về bệnh tật đang điều trị, dịch bệnh, bệnh phát sinh theo mùa vụ vào phần mềm để tạo ra dữ liệu về bệnh tật. Khoa dƣợc phải thƣờng xuyên cập nhật những loại thuốc mới vào phần mềm để dữ liệu danh mục thuốc luôn đúng, đủ và kịp thời. Bộ phận mua hàng phải cập nhật tất cả các lần mua hàng vào phần mềm để tạo ra dữ liệu các lần mua hàng tránh tình trạng mua hàng trùng lặp. Các khoa phòng cập nhật Phiếu yêu cầu thuốc, vật tƣ y tế để tạo ra Dữ liệu mua thuốc, vật tƣ y tế.
Khi xác định đƣợc tên thuốc, số lƣợng, dạng bào chế, nơi sản xuất ..., cần dự trù, khoa dƣợc lập dự trù thuốc để Ban l nh đạo cơ sở y tế tham gia
bàn bạc, góp ý kiến. Khi hoàn chỉnh việc dự trù thuốc, chuyên viên khoa dƣợc sẽ cập nhật vào chƣơng trình.Tiếp đến, chƣơng trình sẽ tự động kiểm tra dữ liệu hợp đồng kinh tế và dữ liệu của các NCC từ tập tin Danh mục nhà cung cấp để xác định nhà cung cấp, cũng nhƣ các điều khoản đ ghi trong hợp đồng để lập Bảng dự trù mua thuốc.
Bảng dự trù thuốc sau khi đƣợc giám đốc ký duyệt phải đƣợc đánh số thứ tự, số thứ tự này cũng đƣợc ghi rõ trên bảng dự trù mua thuốc nhằm tránh tình trạng mua trùng lặp và tình trạng gian lận.
Dữ liệu về dự trù thuốc và bảng dự trù mua thuốc đều phải đƣợc cập nhật kịp thời vào chƣơng trình và đƣợc lƣu trữ trên các tập tin: dự trù thuốc, chi tiết yêu cầu dự trù thuốc, bảng dự trù mua thuốc, chi tiết bảng dự trù mua thuốc. Các tập tin này có thể chia sẻ thông tin đến các bộ phận liên quan nhƣ: bộ phận mua hàng, bộ phận yêu cầu, bộ phận kho, bộ phận kế toán một cách kịp thời để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu đƣợc thuận lợi và nhanh chóng. Ngoài ra chƣơng trình sẽ tự động theo dõi tiến độ thực hiện của từng bảng dự trù mua thuốc khi các nghiệp vụ phát sinh liên đến các bảng dự trù mua thuốc.
Trên cơ sở CSDL đ đƣợc lƣu trữ trên tập tin Bảng dự trù mua thuốc và Chi tiết bảng dự trù mua thuốc, chƣơng trình cho phép in Bảng dự trù mua thuốc gởi cho NCC để làm thủ tục đặt hàng và lƣu tại bộ phận dự trù. Một liên gửi đến bộ phận nhận hàng để bộ phận này chuẩn bị các thủ tục nhận hàng kịp thời khi hàng về đến kho, một liên khác gửi về bộ phận kế toán theo dõi thanh toán để kiểm soát toàn bộ quá trình cung ứng và chủ động trong việc theo dõi thanh toán.
Đối với vật tƣ y tế quy trình xác định nhu cầu mua vật tƣ y tế và xử lý bảng dự trù mua vật tƣ y tế cũng tƣơng tự.
nhận hàng đƣợc thực hiện sau quy trình dự trù thuốc (đặt hàng); việc tổ chức thông tin trong quy trình này còn thủ công; việc nhận hàng chỉ kiểm tra về mặt sốlƣợng, còn chất lƣợng chƣa đƣợc hội đồng thuốc kiểm duyệt. Vì vậy tác giả đề nghị khi kiểm tra hàng về nên có sự tham gia của hội đồng thuốc và kế toán dƣợc để kiểm tra chất lƣợng thuốc và căn cứ trên nhiều chứng từ khi kiểm nhập: phiếu giao hàng (yêu cầu nhà cung cấp có phiếu giao hàng), Bảng dự trù mua thuốc, dữ liệu dự trù hàng để tránh thất thoát cũng nhƣ gian lận trong khâu nhận hàng.
Toàn bộ việc hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình nhận hàng đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Hình 3.2.Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình nhận và nhập khothuốc, vật tƣ y tế
Khi thuốc, vật tƣ y tế dự trù mua về, bộ phận nhận hàng tiến hành kiểm tra bảng kê chi tiết. Phiếu báo lô, phiếu giao hàng và toàn bộ lô hàng, so sánh đối chiếu giữa tên thuốc, chất lƣợng, số lƣợng, dạng bào chế, nơi sản xuất thuốc, vật tƣ y tế và hóa chất thực tế so với bảng dự trù, phiếu giao hàng của nhà cung cấp. Nếu đảm bảo hàng giao là đúng theo yêu cầu, nhân viên nhận hàng tiến hành cập nhật dữ liệu thuốc, vật tƣ y tế vào các tập tin phiếu nhập kho và chi tiết phiếu nhập kho. Đồng thời, các thông tin của nhà cung cấp sẽ đƣợc truy xuất từ dữ liệu nhà cung cấp. Khi nhập liệu, ngƣời nhập liệu phải đảm bảo nhập đủ thông tin cho tất cả các trƣờng có trong tập tin, gồm: ngày nhập kho, mã nhà cung cấp, mã kho, số bảng dự trù mua thuốc/ vật tƣ/hóa chất, mã các loại thuốc/ vật tƣ/hóa chất, dạng bào chế, quy cách, số lƣợng chi tiết từng loại. Khi đó, sự biến động về số lƣợng thuốc, vật tƣ, hóa chất sẽ đƣợc cập nhật mới ngay lập tức vào dữ liệu nhận hàng, dữ liệu hàng tồn kho và dữ liệu nhà cung cấp. Biên bản kiểm nhập và phiếu nhập kho sẽ đƣợc in ra khi ngƣời nhập liệu chọn lệnh in trên chƣơng trình.
Biên bản kiểm nhập sau khi đƣợc bên giao và bên nhận ký xong sẽ đƣợc gửi cho nhà cung cấp 1 bản, bản còn lại cùng với phiếu nhập kho đƣợc chuyển cho bộ phận kho kiểm tra và làm thủ tục nhập thuốc, vật tƣ, hóa chất vào kho, sau đó ký xác nhận và chuyển về cho kế toán thanh toán để theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp.
Số lƣợng thuốc, vật tƣ y tế, hóa chất sau khi đ đƣợc cập nhật vào chƣơng trình, tự động kết xuất dữ liệu thuốc, vật tƣ y tế và hóa chất nhập vào các tập tin dự trù mua thuốc, vật tƣ y tế và hóa chất. Chƣơng trình sẽ tự so sánh giữa số lƣợng thuốc, vật tƣ y tế và hóa chất dự trù mua với thời gian giao thuốc, vật tƣ y tế và hóa chất dự kiến, số lƣợng đ nhập kho và ngày nhận để tính ra số lƣợng chênh lệch. Thông qua các tập tin này, bộ phận mua hàng lập các báo cáo về tình hình thực hiện dự trù mua, Bảng kê phiếu nhập
kho, Báo cáo chi tiết tình hình thực hiện đơn đặt hàng, Báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện đơn hàng, Báo cáo xuất nhập tồn (tài chính), Báo cáo sử dụng thuốc vật tƣ tiêu hao và hóa chất, Báo cáo xuất thuốc nội trú, Báo cáo xuất thuốc BHYT ngoại trú, Báo cáo lĩnh thuốc các khoa, Biên bản kiểm nhận thuốc tổng hợp hoặc liệt kê những bảng dự trù còn đang trong tình trạng dở dang hoặc chƣa thực hiện, qua đó sẽ có hƣớng xử lý kịp thời.
3.2.1.3. Quy trình theo dõi công nợ và thanh toán cho nhà cung cấp
Bộ phận kế toán không cập nhật kịp thời về số lƣợng cũng nhƣ giá trị thuốc, vật tƣ mà cơ sở y tế sắp có nhu cầu mua nên không chủ động hơn trong việc lập dự toán về tài chính. Mặc khác, khi các hóa đơn mua hàng đƣợc chuyển thẳng về phòng kế toán, không gởi qua bộ phận nhận hàng hoặc bộ phận kho sẽ hạn chế đƣợc bộ phận nhận hàng, kho biết đƣợc giá trị thực của lô hàng, ngăn ngừa sự gian lận hoặc thông đồng giữa ngƣời nhận hàng với ngƣời bán có thế xảy ra; Khoa dƣợc và phòng kế toán phải kết nối đƣợc dữ liệu với nhau.
Lúc này kế toán thanh toán sẽ tiến hành rà soát, đối chiếu, kiểm tra số liệu nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu trên hóa đơn với Bảng dự trù mua thuốc/ vật tƣ/hóa chất, biên bản kiểm nhập, phiếu nhập kho. Tiếp theo, nội dung trên hóa đơn mua hàng bao gồm các khoản thuế GTGT đƣợc khấu trừ sẽ đƣợc kế toán thanh toán dựa vào dữ liệu nhận hàng đ có sẵn do bộ phận nhận hàng cập nhật trƣớc đó, cập nhật vào tập tin Hóa đơn, Nợ phải trả. Điều này đ khắc phục đƣợc tình trạng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣng phải thực hiện nhập liệu lặp đi lặp lại ở các bộ khác nhau, giúp cho kế toán viên tiết kiệm đƣợc thời gian cập nhật số liệu. Đồng thời kế toán có thể tăng cƣờng khả năng kiểm tra tính chính xác của dữ liệu.
Hình 3.3. Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình theo dõicông nợ và thanh toán cho nhà cung cấp
Sau khi kế toán thanh toán thực hiện xong việc nhập liệu và hạch toán ghi tăng giá trị hàng tồn kho và công nợ phải trả NCC. Chƣơng trình tự động kết xuất dữ liệu vào các tập tin liên quan nhƣ: sổ chi tiết nhập thuốc, vật tƣ, hóa chất; chi tiết công nợ phải trả NCC, báo cáo nhập xuất tồn.
Lập kế hoạch thanh toán công nợ cho nhà cung cấp và chứng từ thanh toán vẫn thực hiện giống quy trình thanh toán hiện tại cơ sở y tế.