6. Bố cục đề tài
2.3.1. Những kết quả đạt đƣợc
Qua phân tích thực trạng tổ chức thông tin kế toán nói chung, tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế nói riêng tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, có thể thấy đơn vị đ xây dựng đƣợc hệ thống thông tin kế toán trên nền tảng ứng dụng phần mềm giải pháp quản lý tổng thể cơ cở y tế Viettel-His. Hệ thống có sự liên kết số liệu giữa các phân hệ, đồng thời giảm thiểu đƣợc quy trình xử lý thủ công, hầu hết mọi nguồn thông tin và mọi công việc đều đƣợc xử lý thông qua hệ thống mạng máy tính. Bên cạnh đó, hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo đƣợc lập đầy đủ tuân theo quy định hiện hành, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý. Công tác tổ chức đáp ứng đƣợc một phần yêu cầu về thông tin, giúp cho l nh đạo có đƣợc các thông tin và số liệu cần thiết trong quá trình ra quyết định.
Qua khảo sát thực tế ở đơn vị, tác giả nhận thấy cơ sở y tế đ có những thay đổi tích cực trong việc phân công, phối hợp giữa các đơn vị, cá nhân trong chu trình. Có thể nói đ đạt đƣợc những kết quả bƣớc đầu, cụ thể nhƣ sau:
Thứ nhất, Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn đ ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể Viettel-His trong công tác quản lý nói chung và tổ chức thông tin kế toán chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế nói riêng góp phần nâng cao chất lƣợng công việc tác nghiệp và hiệu quả điều hành của lãnh đạo.Các thông tin thu thập, xử lý theo chƣơng trình đƣợc khai thác có hiệu quả, giảm bớt các công việc mang tích chất thủ công, tiết kiệm đƣợc thời gian cho bệnh nhân và nhân viên thống kê dƣợc, giúp cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác hơn, khối lƣợng công việc cho phòng Tài chính - Kế toán giảm đáng kể. Công tác kiểm tra, giám sát hoạt động tại cơ sở y tế đƣợc thực hiện một cách toàn diện theo thời gian thực, giúp cho l nh đạo đơn hiểu rõ nguyên nhân sai sót khi có sự cố xảy ra trong quản lý và điều trị.
Thứ hai, công tác tổ chức thông tin kế toán hoạt động cung ứng thuốc, vật tƣ y tế đƣợc thực hiện theo đúng các quy định hiện hành. Cơ sở y tế đ xác định nhu cầu mua thuốc trong cả năm tài chính để có kế hoạch mua cụ thể, đ xây dựng đƣợc tổ chức thông tin đặt hàng hoặc hợp đồng mua hàng một cách kịp thời nên phòng kế toán thƣờng không bị động về việc thanh toán tiền cho nhà cung cấp, đặc biệt là đối với các hợp đồng ứng trƣớc tiền hàng. Bên cạnh đ tổ chức thông tin kế toán tiếp nhận hàng hóa hay dịch vụ từ ngƣời bán là điểm then chốt trong chu trình mua hàng và thanh toán.
Thứ ba, hệ thống quản lý kho thuốc và kho vật tƣ y tế:
+ Hệ thống quản lý kho thuốc:Quản lý chi tiết thông tin thuốc và dƣợc phẩm; quản lý các hóa đơn, chứng từ nhập thuốc từ nhà cung cấp, định giá bán thuốc, giá bán thuốc có thể đƣợc ngƣời quản lý kho có thẩm quyền tự thay đổi; quản lý cấp phát thuốc đến quầy bán thuốc, khoa-phòng khám theo quy trình chặt chẽ; quản lý nhập thuốc trả lại từ quầy bán thuốc hoặc khoa phòng khám đến kho thuốc; Tự động trừ thuốc tồn kho gần quá hạn dùng khi xuất bán; Quản lý chặt chẽ việc tiêu hủy thuốc do hết hạn dùng, hƣ hỏng
không thể trả lại nhà cung cấp.
+ Hệ thống quản lý kho Vật tƣ:Quản lý chi tiết thông tin vật tƣ y tế của cơ sở y tế; quản lý các hóa đơn, chứng từ nhập vật tƣ từ nhà cung cấp; quản lý cấp phát vật tƣ đến quầy bán thuốc, khoa-phòng khám theo quy trình chặt chẽ; quản lý nhập vật tƣ trả lại từ quầy bán thuốc hoặc khoa phòng khám đến kho Vật tƣ; xem nhanh thiết bị, vật tƣ còn tồn kho và cảnh báo nếu tồn dƣới mức tối thiểu và khai báo vật tƣ chi tiết theo từng Nhóm vật tƣ -> Nhóm loại vật tƣ -> Các vật tƣ chi tiết.Quản lý chặt chẽ việc tiêu hủy vật tƣ do hết hạn dùng, hƣ hỏng không thể trả lại nhà cung cấp.
Thứtƣ, việc theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp đảm bảo tiến độ thanh toán theo hợp đồng mua với các nhà cung cấp, cơ bản đáp ứng đƣợc nhu cầu báo cáo hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàngnăm phục vụ cho việc ra quyết định của l nh đạo đơn vị.
Có đƣợc kết quả này là do l nh đạo tại cơ sở y tế đ chú trọng dành kinh phí thích đáng cho việc đầu tƣ nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin trong đơn vị, sắp xếp và sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất, đào tạo, bồi dƣỡng nhân lực để nâng cao chất lƣợng đội ngũ. Bên cạnh đó, cơ chế tự chủ tài chính cũng đ phát huy tác dụng, ngoài khuyến khích sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm các nguồn kinh phí để tăng thu nhập cho cán bộ tạo động lực về vật chất, cơ sở y tế đ chủ động sử dụng các nguồn tài chính cho các hoạt động chuyên môn, bố trí hợp lý các khoản chi trong dự toán ngân sách đƣợc giao.
Trong khâu cung ứng thuốc, hiện nay, Bộ Y tế, Sở Y tế chỉ phê duyệt kế hoạch đấu thầu, còn giao quyền cho thủ trƣởng đơn vị phê duyệt hồ sơ mời thầu, tổ chuyên gia đấu thầu, tổ thẩm định, tổ chức đấu thầu, phê duyệt kết quả đấu thầu và ký hợp đồng, thực hiện hợp đồng mua sắm. Việc giao quyền tự chủ, phân cấp trong mua sắm, đấu thầu đ tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị mua đƣợc các tài sản, vật tƣ phù hợp với yêu cầu chuyên môn của đơn
vị, gắn trách nhiệm của thủ trƣởng đơn vị trong việc quản lý, sử dụng có hiệu quả các nguồn tài chính của đơn vị.