6. Bố cục đề tài
2.3.2. Những hạn chế
Bên cạnh những kết quả đ đạt đƣợc, tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tếvẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:
- Thứ nhất, việc tổ chức ứng dụng CNTT vào công tác kế toán tại cơ sở y tế chƣa đồng bộ. Chƣơng trình kế toán hiện nay sử dụng đồng thời hai phần mềm (Misa.net và Viettel His) khác nhau nên số liệu kế toán không có tính kế thừa, chƣa có tính liên kết cao, còn chồng chéo không đƣợc chuyển giao dữ liệu trong cùng hệ thống phần mềm máy tính mà vẫn phải in ra giấy các bảng kê, gây ra l ng phí về thời gian và công sức đồng thời tạo thêm gánh nặng chi phí cho đơn vị.
Ngoài ra, phần mềm giải pháp tổng thể Viettel-His mà đơn vị đang sử dụng chƣa phát huy hết hiệu quả sử dụng trong việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý mà chủ yếu phục vụ cho hoạt động chuyên môn nhất là trong công tác khám chữa bệnh. Các thông tin phục vụ cho công tác kế toán chƣa đƣợc quan tâm trong việc cung cấp, phân tích các thông tin phục vụ nhu cầu quản trị tại cơ sở y tế, hầu hết các báo cáo phục vụ cho nhu cầu quản trị tại đơn vị nếu có thì cũng chỉ đƣợc lập thủ công do những bộ phận trực tiếp thực hiện làm cho các thủ tục kiểm soát thông tin kế toán không có sự đối chiếu, kiểm tra chéo giữa các bộ phận dẫn đến sai sót, không khớp số liệu trong việc báo cáo.
Mặt khác, một số vấn đề bất cập khác nhƣ hệ thống máy tính trong cơ sở y tế chƣa đồng bộ, hệ thống mạng nâng cấp chƣa đƣợc kịp thời và trình độ cán bộ ở đơn vị cũng còn hạn chế dẫn đến việc triển khai các ứng dụng phần mềm quản lý gặp nhiều khó khăn.
tƣ y tế trên thực tế vẫn còn nhiều trƣờng hợp ngoại lệ, khó kiểm soát vì chƣa tuân theo quy trình chuẩn. Việc xác định nhu cầu mua vẫn còn xảy ra nhiều trƣờng hợp ngoại lệ, việc mua và lập dự toán còn mang tính chất thủ công vì không đƣợc cập nhập kịp thời trong phần mềm. Bên cạnh đó khoa dƣợc còn tồn tại nhiều bất cập trong quá trình dự đoán nhu cầu thuốc trong tƣơng lai, không xác định hết nhu cầu dẫn đến dự trù sai lệch, đặc biệt tủ trực cấp cứu của các khoa điều trị luôn trong trạng thái bị động về cơ số thuốc không cập nhật kịp thời lên phần mềm tổng thể, khó theo dõi và quản lý, dễ gây thất thoáttại cơ sở y tế. Việc chạy theo yêu cầu điều trị của bác sỹ dẫn đến một số thuốc tồn đọng, hết hạn, trong khi một số thuốc không kịp mua để điều trị cho bệnh nhân. Mặc dù Nghị định số 59/2015/NĐ-CP đ quy định cụ thể đối với trƣờng hợp có từ 02 nhà đầu tƣ trở lên cùng đăng ký lựa chọn một địa điểm để thực hiện Dự án đầu tƣ trong lĩnh vực xã hội hóa thì lựa chọn nhà đầu tƣ đáp ứng tiêu chí cao nhất về quy mô, chất lƣợng, hiệu quả. Tuy nhiên, do chƣa có hƣớng dẫn cụ thể về quy trình, thủ tục lựa chọn nên cơ sở y tế còn khá lúng túng trong triển khai thực hiện.
- Thứ ba, tổ chức thông tin trong hệ thống thuốc, vật tƣ y tế còn hạn chế vì theo dõi chƣa chi tiết riêng cho các loại thuốc và các loại vật tƣ y tế, mà theo dõi chung chungcho tất cả các kho. Quy trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận sẽ không chặt chẽ và chƣa hợp lý.
- Thứ tƣ, việc tổ chức thông tin kế toán theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp chƣa thật sự hiệu quả do sự kết nối giữa các khoa phòng trong quy trình luân chuyển chứng từ đối với việc cung ứng có nhiều sự trùng lặp, chƣa chặt chẽ, luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận còn chậm, tình trạng bị động trong thanh toán với nhà cung cấp vẫn còn xảy ra.
- Thứ năm, tổ chức thông tin kế toán hoạt động báo cáo cung ứng chƣa đƣợc quan tâm đúng mức, chƣa lập báo cáo kế toán phục vụ cho việc cung
cấp thông tin quản trị nội bộ. Bên cạnh đó, do chƣa có sự kết nối dữ liệu mà chỉ thực hiện riêng lẻ ở một vài bộ phận nên hạn chế trong việc kết xuất các thông tin cũng nhƣ lập các báo cáo có tính tổng hợp. Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình cung ứng chƣa chặt chẽ và hợp lý. Việc theo dõi đơn đặt hàng còn thủ công, chƣa theo dõi đƣợc tiến độ thực hiện của đơn đặt hàng. Bộ phận kho không có sử dụng phần mềm để h trợ quản lý kho, còn dùng thẻ kho bằng thủ công chƣa đồng bộ.
Các báo cáo này ở cơ sở y tế chƣa đƣợc chú trọng nhiều về mặt chất lƣợng, còn mang tính rời rạc, chƣa tổng quát, chƣa đáp ứng cung cấp số liệu nhanh chóng, kịp thời, chƣa sử dụng số liệu một cách triệt để, chƣa gắn kết đƣợc các hoạt động với nhau để có những thông tin hữu ích phục vụ nhu cầu ra quyết định của l nh đạo. Điển hình nhƣ các báo cáo mua thuốc (không theo dõi từng loại…mà theo dõi chung cho tất cả các kho) và báo cáo tổng hợp tình hình mua thuốc chỉ mang tính chất chung chung thƣờng không gắn kết với các báo cáo của bộ phận vật tƣ, kho hàng giữa 2 phần mềm đang sử dụng tại cơ sở y tế nên phần nào phản ánh không trung thực bức tranh toàn cảnh về mua thuốc, vật tƣ y tế và thanh toán tiền cho nhà cung ứng tại cơ sở y tế. Hay báo cáo công nợ của việc mua thuốc chƣa theo dõi cụ thể cho từng nhà cung cấp thuốc, vật tƣ y tế.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Trong chƣơng 2 này, tác giả đ tập trung làm rõ một số vấn đề nhƣ sau: - Giới thiệu chung của Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn cũng nhƣ giới thiệu về cơ cấu tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế toán của Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn.
- Mô tả thực tế công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơntừ khâu tổ chức thông tin xác định nhu cầu mua, đặt hàng, tiếp nhận và tổ chức thông tin kế toán theo dõi thanh toán trả tiền nhà cung cấp.
- Đƣa ra những đánh giá về những kết quả đạt đƣợc cũng nhƣ những hạn chế trong việc tổ chức HTTTKT nói chung, tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế nói riêng tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn
Qua nghiên cứu lý luận và tìm hiểu thực tế, tác giả sẽ đƣa ra một số định hƣớng và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn ở Chƣơng 3.
CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC,
VẬT TƢ Y TẾ TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN
3.1.ĐỊNH HƢỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƢ Y TẾ TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN
Hoàn thiện HTTTKT nói chung và hoàn thiện HTTTKT chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế nói riêng trong cơ sở y tế nhằm mục tiêu đảm bảo thông tin kế toán tin cậy, đầy đủ, chính xác và kịp thời, giúp ngƣời điều hành, quản lý cơ sở tế thực hiện các hoạt động tác nghiệp và quản lý phù hợp, hiệu quả đồng thời thực hiện tốt việc công khai tài chính của cơ sở y tế. Để thông tin kế toán thực sự trở thành công cụ đắc lực cho quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ sở y tế trong môi trƣờng cạnh tranh, trong điều kiện ứng dụng CNTT thì việc hoàn thiện HTTTKT trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế với yêu cầu đặt ra là phải xác định nhu cầu mua đúng (đúng đối tƣợng, đúng nhà cung cấp, đúng loại thuốc, vật tƣ y tế), đủ (đủ số lƣợng cần phải mua, không đƣợc thừa cũng nhƣ không đƣợc thiếu) và kịp thời (không để thiếu thuốc cấp phát cho bệnh nhân). Đồng thời thanh toán đúng hạn cho nhà cung ứng thì đơn vị cần thực hiện theo những quan điểm định hƣớng sau:
Thứ nhất, ứng dụng công nghệ thông tin là điều kiện tiên quyết trên nguyên tắc “đi tắt đón đầu” để hoàn thiện tổ chức HTTTKT nói chung và tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế nói riêng. Ứng dụng CNTT nhằm tạo ra những thông tin kế toán hữu ích là một trong những mối quan tâm hàng đầu của bất kỳ cơ sở y tế nào và cần đƣợc sự quan tâm không chỉ của Ban giám đốc cơ sở y tế mà phải của đơn vị chủ quản là Sở Y tế tỉnh.