6. Bố cục đề tài
3.2.2. Hoàn thiện biểu mẫu báo cáo kế toán
của cơ sở y tế còn nhiều bất cập, nhiều loại báo cáo kế toán đóng vai trò quan trọng trong chu trình cung ứng chƣa thực hiện. Trong khi đó việc quản lý nhiều mặt hàng thuốc, vật tƣ y tế, nhiều kho thuốc và nhiều nhà cung ứng khác nhau, để kiểm soát sự biến động cũng nhƣ việc xử lý dữ liệu và những thông tin liên quan đến phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, tạo ra các quyết định điều hành hoạt động. Cơ sở y tế nên thiết lập hệ thông báo cáo kế toán để tổng hợp lại quá trình thực hiện của chu trình, giúp nhà quản lý có những cách xử lý kịp thời, để nâng cao hiệu quả hoạt động cung ứng tại đơn vị.
Trên cơ sở kế thừa thông tin đ đƣợc tổ chức xử lý trong chu trình cung ứng, các hoạt động nghiệp vụ sau khi hoàn thành trong chu trình cung ứng, bộ phận thống kê của khoa dƣợc và nhân viên phòng kế toán có thể truy cập các dữ liệu có sẵn, chƣơng trình có thể lập đƣợc các báo cáo về công tác cung ứng nhƣ:
(1) Báo cáo tình hình thực hiện đơn đặt hàng
Sở Y tế tỉnh Bình Định
Trung tâm y tế TP. Quy Nhơn
BÁO CÁO THỰC HIỆN ĐƠN ĐẶT HÀNG
Báo cáo tình hình thực hiện đơn đặt hàng nhằm mục đích cung cấp cho Trƣởng khoa Dƣợc, Ban Giám đốc Trung tâm y tế TP. Quy Nhơn thông tin về tình hình thực hiện các đơn hàng, tiến độ thực hiện, kết quả thực hiện đơn đặt hàng theo định kỳ tháng, quý, năm hoặc khi cần thiết để đánh giá tổng quan
về tình hình thực hiện đơn hàng, đánh giá khả năng của các nhà cung cấp để có các giải pháp phù hợp nhằm triển khai thực hiện tốt chu trình cung ứng.
(2) Báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện kế ho c đơn đặt hàng
Báo cáo tình hình thực hiện thực hiện kế hoạch đơn đặt hàng nhằm mục đích cung cấp cho Trƣởng khoa Dƣợc, Ban Giám đốc Trung tâm y tế TP. Quy Nhơn thông tin về tiến độ thực hiện kế hoạch của từng đơn hàng cụ thể, tình trạng đơn đặt hàng, chi tiết tình hình giao hàng định kỳ tháng, quý, năm hoặc đột xuất khi có yêu cầu.
Sở Y tế tỉnh Bình Định
Trung tâm y tế TP. Quy Nhơn
BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH ĐƠN ĐẶT HÀNG Số đơn đặt hàng:………
(3) Báo cáo sử dụng thuốc
Báo cáo sử dụng thuốc đƣợc thực hiện nhằm cung cấp cho Trƣởng khoa Dƣợc, Trƣởng Khoa Tài chính kế toán thông tin của từng loại thuốc về tình trạng, mức độ sử dụng từng loại thuốc theo điều trị ngoại trú, nội trú. Từ đó, có cơ sở đế cung cấp cho Ban Giám đốc Trung tâm để xây dựng kế hoạch, dự trù loại thuốc phù hợp với tình hình thực tế.
Sở Y tế tỉnh Bình Định
Trung tâm y tế TP. Quy Nhơn
BÁO CÁO SỬ DỤNG THUỐC Tháng .../...
3.2.3.Giải pháp xây dựng bộ mã thuốc, vật tƣ y tế
Việc xây dựng bộ mã thống nhất là vô cùng quan trọng để tạo nên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Trong cơ sở y tế có rất nhiều bộ mã, có những bộ mã cần đƣợc xây dựng theo chuẩn chung của ngành y tế, tổ chức y tế thế giới, có những bộ mã có thể xây dựng theo đặc thù riêng của từng cơ sở y tế. Các bộ m trong cơ sở y tế đƣợc xây dựng nhƣ sau:
Thứ nhất, tuân thủ đúng bộ m đ thống nhất nhất chung theo chuẩn ngành y tế, tổ chức y tế thế giới, bao gồm:
- Mã hoạt chất thuốc theo hệ thống phân loại về thuốc và hoạt chất của Tổ chức Y tế thế giới. ATC (Anatomical Therapeutic Chemical Classification System).
- Mã quản lý kháng sinh đồ theo Tổ chức Y tế thế giới (WHONET) - Mã quản lý bệnh tật theo Tổ chức Y tế thế giới: ICD10 (International Statistical Classification of Diseases anhd Related Health Problem), phân loại bệnh tật quốc tế.
loại thủ thuật phẫu thuật do Bộ Y tế ban hành theo quyết định số 1904/1998/QĐ-BYT ngày 10/08/1998.
Nhóm thứ nhất: Là một ký tự chữ cái, mã hoá bộ phận giải phẫu mà thuốc tác động vào. VD: C: Hệ tim mạch
Nhóm thứ hai: Là 2 ký tự chữ số (từ 01 đến 16), mã hóa tác dụng điều trị chính có liên quan đến bộ phận giải phẫu của cơ thể mà thuốc tác động vào.VD: C 03: Lợi tiểu
Nhóm thứ ba: Là 1 chữ cái, mã hóa nhóm điều trị cụ thể VD:C03C: Lợi tiểu trần cao
Nhóm thứ tƣ: Là 1 chữ cái, mã hóa nhóm hóa học có liên quan đến tác dụng dƣợc lý.VD: C03CA: Sulfonamide
Nhóm thứ năm: Là 2 ký tự chữ số (từ 01 đến 76), mã hóa nhóm chức năng hóa học cụ thể của thuốc. Ví dụ: C03CA01:Furosemide
Đối với vật tƣ y tế, có thể xây dựng bộ mã dựa trên Danh mục vật tƣ y tế trong phạm vi thanh toán của Bảo hiểm y tế, ban hành kèm theo Thông tƣ số 27/2013/TT-BYT ngày 18/9/2013 của Bộ Y tế. Cụ thể, bộ mã vật tƣ y tế gồm 6 ký tự
- Ký tự thứ nhất là nhóm vật tƣ y tế đƣợc quy định từ số 1 đến 9 tƣơng ứng với 9 nhóm vật tƣ y tế, cụ thể:
1. Bông, dung dịch sát khuẩn, rửa vết thƣơng 2. Băng gạc, vật liệu cầm máu, điều trị vết thƣơng
3. Bơm, kim tiêm, dây truyền, găng tay và các vật tƣ y tế sử dụng trong chăm sóc ngƣời bệnh
4. Ống thông, ống dẫn lƣu, ống nối, dây nối, chạc nối, catheter 5. Kim khâu, chỉ khâu, dao phẫu thuật
6. Vật liệu thay thế, vật liệu cấy ghép nhân tạo
8. Các loại vật tƣ y tế sử dụng trong chẩn đoán, điều trị khác
9. Các loại vật tƣ y tế thay thế sử dụng trong một số thiết bị chẩn đoán, điều trị
- 2 ký tự tiếp theo là loại vật tƣ y tế trong nhóm, ví dụ Nhóm 1: - 01: Bông
- 02: Dụng cụ sát khuẩn, rửa vết thƣơng - 3 ký tự tiếp theo là chi tiết loại vật tƣ y tế
Ví dụ: 102020: Dung dịch rửa vết thƣơng cái loại
102030: Dung dịch sát khuẩn, khử trùng dụng cụ
Thứ hai, xây dựng bộ m riêng cho cơ sở y tế phù hợp đặc điểm hoạt động và quy mô của cơ sở y tế. Các bộ mã xây dựng thƣờng bao gồm:
- Mã hành chính theo Chính phủ (Tổng cục Thống kê) ban hành. - Mã cơ sở y tế theo danh mục của Bộ Y tế ban hành.
- M nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu của ngƣời bệnh có thẻ BHYT theo BHYT Việt Nam.
- M ngƣời bệnh: Có phƣơng pháp quản lý m ngƣời bệnh tại m i cơ sở y tế.
- Mã y tế, mã hồ sơ bệnh án, m lƣu hồ sơ bệnh án trong cơ sở y tế theo quy chế cơ sở y tế.
Theo đó, tác giả cũng xin đề xuất hƣớng hoàn thiện mã thuốc, vật tƣ y tế. Mã thuốc, vật tƣ y tế này sẽ đƣợc sử dụng cho bệnh nhân trong suốt quá trình bệnh nhân đến khám chữa bệnh và điều trị tại cơ sở y tế lần đầu cũng nhƣ lần sau. Vì chƣơng trình phần mềm giải pháp quản lý tổng thể cơ sở y tế đến thời điểm này chƣa hoàn chỉnh về phần báo cáo số liệu do đó xây dựng mã thuốc, vật tƣ y tế thống nhất 1 m duy nhất là cần thiết. Cụ thể danh mục thuốc, vậy tƣ y tế đang đƣợc thiết kế theo phần mềm Vietel His tại cơ sở y tế nhƣ sau:
Bảng 3.1. Cấu trúc mã thuốc, vật tƣ y tế đƣợc đề xuất theo định hƣớng
Thông tin Ghi chú
Mã thuốc, vật tƣ y tế
Cấu trúc mã thuốc- vật tƣ: SYT.MBV.YYY. XV.XXX
Trong đó:
52- SYT: Mã Sở y tế
184- MBV: M cơ sở y tế
CPL-YYY: Ký tự tên thuốc, vật tƣ y tế
0V-XXXX: Số thứ mã thuốc theo quy định Bộ Y tế
52 184 CPL 05.0001
Hai ký tự đầu (ô thứ nhất): TD - Loại thuốc tân dƣợc; ký tự thứ 3 (ô thứ 2): số 0 - Mã phân loại thuốc; hai ký tự tiếp theo thứ 4 và 5 (ô thứ 3): là m cơ sở y tế, Sở Y tế; bốn ký tự cuối (ô thứ 4): Ký tự từ 0 đến 1 cũng là số thứ tự quy định của Bộ Y tế.
Ngoài việc xây dựng bộ mã thống nhất trong toàn viện chung cho 2 phần mềm riêng lẻ đang thực hiện song song, tránh tình trạng nhầm lẫn mã thuốc dẫn đến xác định loại thuốc bị sai, bên cạnh đó thì giá vật tƣ y tế phải đƣợc xây dựng theo lộ trình và xây dựng theo định mức vật tƣ tiêu hao mất đi (nhƣ: bông, băng, cồn, gạc…) còn thuốc giá đ cố định theo giao thầu. Hiện tại, Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định đang áp dụng tính giá theo Thông tƣ liên tịch số 37/2015/TTLT-BYT-BTC và Thông tƣ số 02/2017/TT-BYT và Quyết định số 137/2017/QĐ-UBND ngày 15/12/2017 về việc Ban hành bảng giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh không thuộc phạm vi thanh toán của Quỹ bảo hiểm y tế trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh của Nhà nƣớc trên địa bàn tỉnh Bình Định.
Tuy nhiên, khi đi vào thực hiện thì các nhà l nh đạo của đơn vị sẽ gặp không ít khó khăn khi đƣa ra những quyết định của mình. Do đó, các nhà quản lý của cơ sở y tế cần phải thay đổi từ cơ cấu tổ chức, thái độ phục vụ,
phƣơng thức quản lý và đặc biệt là thay đổi cơ chế quản lý tài chính theo hƣớng tự chủ, đƣa ra những quyết định chính xác, kịp thời. Công tác kế toán cũng cần phải thay đổi để phục vụ cho cơ chế quản lý đó. Từng nhân viên trong bộ máy kế toán cũng cần thay đổi cách nhìn nhận về vai trò, trách nhiệm của mình trong công việc đƣợc giao. Có nhƣ vậy, bộ phận dƣợc phải phối hợp chặt chẽ với các khoa để quản lý tốt việc sử dụng và thống kê thuốc,nguồn thu, giảm thất thoát viện phí, để nhằm mục đích nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho CBVC cũng nhƣ chất lƣợng phục vụ ngƣời bệnh.
3.2.4.Giải pháp tổ chức ứng dụng CNTT vào công tác kế toán
Để nâng cao chất lƣợng cung ứng thuốc ngƣời ta đ sử dụng nhiều biện pháp can thiệp khác nhau tác động vào các khâu của quá trình cung ứng thuốc trong cơ sở y tế nhƣ: giáo dục nâng cao kiến thức, quản lý và đặc biệt Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Địnhcần tập trung nâng cao chất lƣợng hệ thống máy tính, hệ thống mạng nội bộ dùng trong cơ sở y tế cũng nhƣ bố trí nguồn nhân lực IT có trình độ để việc triển khai phần mềm quản lý tổng thể Viettel-His của đơn vị có hiệu quả hơn.Việc kê đơn điện tử là hoạt động h trợ nhân viên y tế trong tất cả giai đoạn của quá trình sử dụng thuốc: nhập vào bằng máy tính và quản lý đơn thuốc; theo dõi việc thêm vào, xóa và theo dõi đơn thuốc; quản lý việc kê đơn thuốc giới hạn; h trợ quyết định, trợ giúp việc lựa chọn và các trị liệu khác; h trợ dùng thuốc và quan trọng là liên kết thông tin dữ liệu giữa khoa/ phòng tại đơn vị và Khoa Dƣợc.
Tuy nhiên việc sử dụng hai phần mềm kế toán (Misa.net và Vietel-His) tách rời nhau và thiếu sự liên kết để tổng hợp thông tin chung nhƣ hiện nay đ gây ra l ng phí về thời gian và công sức đồng thời tạo thêm gánh nặng chi phí cho cơ sở y tế.
Phòng Tài chính - Kế toán cần tham mƣu cho cấp l nh đạo, nâng cấp bổ sung đầy đủ các phân hệ còn lại của phần mềm giải pháp quản lý tổng thể đơn
vị Viettel-His hiện đang áp dụng tại cơ sở y tế nhƣng chƣa chú trọng đến phân hệ quản lý tài chính kế toán nhằm thống nhất cơ sở dữ liệu dùng chung.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Trong chƣơng 3, tác giả đ đƣa ra một số định hƣớng để hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán nói chung và tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn.
Để khắc phục những tồn tại nhằm nâng cao chất lƣợng thông tin kế toán phục vụ việc ra quyết định cho l nh đạo cơ sở y tế, đồng thời tăng cƣờng khả năng kiểm tra, giám sát của bộ phận kế toán. Ứng dụng CNTT nhằm tạo ra những thông tin kế toán hữu ích là một trong những mối quan tâm hàng đầu của bất kỳ cơ sở y tế nào và cần đƣợc sự quan tâm không chỉ của Ban giám đốc cơ sở y tế. Để thông tin kế toán thực sự trở thành công cụ đắc lực cho quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ sở y tế trong môi trƣờng cạnh tranh hiện nay, trong điều kiện ứng dụng CNTT thì việc hoàn thiện HTTTKT trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế là điều kiện thuận lợi để ban l nh đạo cơ sở y tế có những định hƣớng phù hợp để phát triển nhanh và bền vững trong tƣơng lai, ứng dụng công nghệ thông tin là điệu kiện tiên quyết để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn.
Trong chƣơng 3, luận văn đ đƣa ra những biện pháp cụ thể nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn nhƣ: ứng dụng phần mềm quản lý kế hoạch mua, ứng dụng công nghệ thông tin vào các chu trình kế toán, hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng, hoàn thiện xây dựng kế hoạch đấu thầu, kế hoạch mua hàng, hoàn thiện và lập kế hoạch thanh toánnhằm quản lý một cách khoa học vàhợp lý hơn tạo sự liên kết thông tin giữa các bộ phận chức năng đƣợc tốt hơn, phục vụ cho việc truy xuất dữ liệu, báo cáo nhanh chóng và chính xác.
KẾT LUẬN
Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại cơ sở y tế là một việc rất cần thiết và tất yếu để duy trì hoạt động của Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn. Trên cơ sở nghiên cứu để thực hiện đề tài, tác giả đ khái quát, tổng hợp cơ sở lý luận về HTTTKT tại các cơ sở y tế hƣớng đến tổ chức thông tin kế toán theo cách tiếp cận chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế. Bên cạnh đó, tác giả đ nêu lên thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn. Từ đó, tác giả đ chỉ ra một số mặt hạn chế và đề xuất các định hƣớng, giải pháp nhằm hoàn thiện HTTTKT trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn. Đề tài mang ý nghĩa thực tiễn cao, tác giả mong muốn có thể góp phần hoàn thiện đƣợc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn với nghiên cứu này.Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn đ hoàn thành đƣợc các nội dung chính sau:
Thứ nhất, bổ sung một số cơ sở lý luận cũng nhƣ tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại các cơ sở y tế.
Thứ hai, thực tế việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn cũng đ chỉ ra những mặt hạn chế trong tổ chức tại đơn vị. Từ đó, tác giả nhận thấy tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại đơn vị tuy đ đáp ứng đƣợc yêu cầu về cung cấp thông tin kế toán trung thực, khách quan và chu trình cung ứng đƣợc thực hiện bài bản nhƣng tổ chức HTTTKT trong chu trình cung ứng vẫn chƣa đƣợc tích hợp đồng bộ cơ sở dữ liệu dùng chung, chƣa đƣợc thực hiện chặt chẽ.