Trong tổ chức hệ thống đăng ký đất đai, cần lưu ý đến tính thống nhất không thể tách rời giữa đất đai với các bất động sản khác gắn liền trên đất nhằm thiết kế một hệ thống đăng ký chung cho các tài sản này. Theo đó, sự phân chia thẩm quyền quản lý dẫn đến sự hình thành những hệ thống đăng ký bất động sản khác nhau, mà rõ nét nhất là sự phân biệt giữa đăng ký quyền sử dụng đất với đăng ký quyền sở hữu nhà và công trình xây dựng.
Bên cạnh bản đồ địa chính, trong cơ sở dữ liệu địa chính còn có các loại sổ sách khác như Sổ Địa chính, Sổ mục kê đất và Sổ Theo dõi biến động đất đai. Việc lập, bảo
quản và sao chép những loại sổ này riêng biệt ở từng cấp hành chính theo quy định từ trước đến nay đã làm tiêu tốn một nguồn lực không nhỏ của ngành Tài nguyên và Môi trường. Vì vậy, để đơn giản bớt hoạt động đăng ký, Bộ Tài nguyên và Môi trường cần xem xét loại bỏ việc lập những loại sổ sách bằng giấy không cần thiết như Sổ Địa chính; đề nghị áp dụng công nghệ thông tin và nghiên cứu một mô hình dữ liệu điện tử thống nhất, chứa đựng cả thông tin về người sử dụng đất, về thửa đất, các quyền lợi trên đất lẫn những biến động trong sử dụng đất nhằm giúp cho việc cập nhật dữ liệu đăng ký được thực hiện thống nhất và chỉ một lần, nhưng có thể liên kết sử dụng và bảo quản tại từng cấp hành chính.
Cần ưu tiên bố trí kinh phí từ ngân sách địa phương cho thực hiện nhiệm vụ thường xuyên hàng năm về đo đạc lập bản đồ địa chính, đăng ký, cấp GCN, xây dựng cơ sở DLĐĐ trên toàn địa bàn. Đồng thời chỉ đạo, hướng dẫn rà soát theo từng tờ bản đồ địa chính, trong đó xác định cụ thể có bao nhiêu thửa đất đã biến động, những tờ bản đồ nào đã chỉnh lý biến động, những thửa đất thửa đất, tờ bản đồ nào chưa chỉnh lý biến động và đánh giá phần trăm (%) số thửa đất biến động trong tờ bản đồ so với tổng số thửa đất có trong tờ bản đồ; rà soát số lượng, chất lượng các loại sổ trong HSĐC như: sổ mục kê, sổ địa chính, sổ cấp GCN, sổ theo dõi biến động đất đai. Trên kết quả đã rà soát, xây dựng kế hoạch, tiến độ thực hiện dự án đo vẽ, chỉnh lý biến động HSĐC.
Thực hiện kịp thời việc cung cấp hồ sơ, biên bản kiểm tra hiện trạng, trích đo thửa đất để đẩy nhanh công tác kê khai đăng ký cấp GCN lần đầu, cấp mới. Sau khi làm thủ tục cấp GCN trả kết quả cho người dân theo đúng phiếu hẹn trả kết quả phải gửi thông báo về UBND xã, phường để các cán bộ quản lý và cập nhật sổ sách.
Đối với những địa bàn HSĐC chưa có bản đồ số hóa, cần khắc phục bằng biện pháp tăng cường công tác cấp đổi GCN hàng loạt sang thông tin mới theo bản đồ địa chính nhằm thống nhất dữ liệu bản đồ, tránh sai sót khi thực hiện các giao dịch sau này như công tác đăng ký biến động, giao dịch bảo đảm.
Phối hợp tốt với các cơ quan, bộ phận có liên quan khi thực hiện các dự án thu hồi đất của người dân trên địa bàn để tiến hành chỉnh lý kịp thời GCN của người dân nơi thu hồi đất; trong trường hợp không chỉnh lý được thì thực hiện cấp đổi bìa mới theo bản đồ địa chính cho người dân phục vụ cho công tác quản lý sau này.
Tiếp tục đẩy nhanh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác xây dựng hệ thống thông tin, CSDL đất đai, đảm bảo công tác cập nhật, chỉnh lý biến động đất đai được đồng bộ hóa, hiện đại hóa.
Công tác cập nhật chỉnh lý, hoàn thiện HSĐC cần được phân cấp rõ ràng giữa Văn phòng ĐKĐĐ và các Chi nhánh, trong đó có Chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ. Văn phòng ĐKĐĐ cập nhật các tổ chức, các Chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ cập nhật chỉnh lý hộ gia đình, cá nhân, tuy nhiên cần thống nhất dùng chung trên một nền bản đồ địa chính và các loại sổ sách hiện có. Đồng thời đối với những xã, phường mà sổ sách, hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có những sổ sách bị thất lạc, cần tiến hành lập sổ mới tránh quản lý bị gián đoạn lâu.
Nhà nước cần có định nghĩa rõ ràng đối với đơn vị đất đai đăng ký là thửa đất, trong đó xác định cụ thể phạm vi quyền sử dụng theo chiều ngang lẫn chiều thẳng đứng, kể cả bề mặt bên trên và bên dưới diện tích đất được sử dụng. Quyền đối với bất động sản trên đất cũng được xác định là một bộ phận của quyền liên quan đến đất đai. Trong thời gian chọn lựa mô hình và xây dựng hệ thống đăng ký đất đai bằng kỹ thuật số, để hỗ trợ và chuẩn bị cho quá trình này, đối với các hồ sơ địa chính đã và đang được lưu trữ bằng giấy, đề nghị nên sử dụng mã vạch cho việc sắp xếp, lưu trữ và xem xét áp dụng trước kỹ thuật hỗ trợ quản lý hồ sơ thông qua việc quét, scan hoặc dùng hình ảnh cho hồ sơ để lưu trữ trên máy tính, vừa dễ khôi phục vừa tiện cho việc chuyển đổi dữ liệu điện tử sau này.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đất đai giúp cho các địa chính viên làm tốt công tác thống kê, kiểm kê đất đai; tra cứu và báo cáo nhanh tình hình biến động đất đai của địa bàn; phát hiện và khắc phục được nhiều sai sót trong công tác đăng ký đất đai tiến hành thủ công. Đồng thời giảm bớt áp lực và nâng cao năng suất, chất lượng công việc. Điều này càng cho thấy rõ ràng hơn hiệu quả của việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý đất đai, và là một bằng chứng cụ thể tạo động lực cho cán bộ có thẩm quyền hướng tới việc xây dựng hệ thống đăng ký đất đai hiện đại.
Cần tiến hành là điều tra, đánh giá lại hiện trạng và thu thập thông tin về toàn bộ hồ sơ địa chính, đảm bảo mỗi thửa đất đã có hồ sơ phải có đủ một giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cập nhật lưu tại Văn phòng Đăng ký đất đai, và bản đồ địa chính thể hiện sơ đồ thửa đất. Bước đầu chuẩn hóa cơ sở dữ liệu bản đồ và dữ liệu địa chính về dạng số; ứng dụng phần mềm hệ thống thông tin đất đai trong công tác đăng ký đất đai để tiến hành lưu trữ dữ liệu dưới dạng số.