8. Cấu trúc của đề tài
2.6. Khảo sát các loại trang thiết bị được sử dụng trong công tác văn thư
tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn
Trong công tác văn phòng như hiện nay thì những trang thiết bị hiện đại là rất cần thiết, nó đảm bảo công việc thực hiện đúng tiến độ và chính xác. Công tác quản lý hoạt động của cơ quan, quản lý các văn bản, tài liệu cũng cần áp dụng những trang thiết bị hiện đại nhất. Mỗi cơ quan hoạt động đều trang bị cho mình những thiết bị cần thiết để đạt hiệu quả công việc đến mức cao nhất.
Trong Ủy ban cũng như các cơ quan khác, cũng đã trang bị cho mình những thiết bị hiện đại nhất phục vụ cho công việc. Trong văn phòng những thiết bị cơ bản nhất phục vụ cho công tác văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư như: máy tính, máy in, máy photo, điện thoại…Với những trang thiết bị như vậy những văn bản sẽ được soạn thảo nhanh hơn, việc nhân bản văn bản cũng dễ dàng hơn. Ngoài ra còn thuận tiện cho việc trao đổi thông tin, dữ liệu giữa các cán bộ và giữa phòng này với phòng khác. Việc đảm bảo đầy đủ các trang thiết bị trong văn phòng là rất quan trọng, nó có thể làm giảm tiến độ công việc, vì vậy cán bộ văn phòng cần chú ý, sữa chữa kịp thời nếu có sự cố xảy ra. Các trang thiết bị đã được bố trí một cách hợp lý nhằm phục vụ cho
công việc được thuận lợi. Mỗi thiết bị đều có tác dụng riêng, hộ trợ đắc lực cho việc hoàn thành công việc.
Điện thoại là một phương tiện kỹ thuật dùng thường xuyên để liên lạc hữu ích giữa hai cơ quan, đơn vị hay giữa hai cá nhân. Điện thoại được coi là công cụ giao tiếp hàng đầu về mức độ tiện lợi thông dụng, nhanh chóng, dễ sử dụng, được phản hồi ngay(ảnh)
Máy photo: việc dùng máy photo đã gia tăng nhanh chóng và trở nên phổ biến, được sử dụng rộng rãi. Nó có tác dụng nhân bản các văn bản một cách nhanh chóng, chính xác, có thể tạo ra một bản sao thu nhỏ hay phòng to so với bản gốc(ảnh).
Máy tính là tập hợp của các yếu tố: bàn phím,bộ xử lý, thiết bị hiển thị và máy in, tất cả các đơn vị này dùng dưới dạng liên kết với nhau. Nó cung cấp những tiện nghi toàn diện trong đó cung cấp hệ thống lưu trữ hồ sơ, cung
cấp một bản tính, cung cấp module, đồ họa. Tất cả đều được kết nối với nhau để tạo điều kiện thuận lợi nhất có việc xử lý văn bản.
Ngoài ra, cơ quan còn trang bị thêm một số loại trang thiết bị hiện đại khác như máy scanner, may fax, máy in…, còn có các trang thiết bị khác như bàn, ghế, tủ….và thiết bị khác phục vụ cho hoạt động của cơ quan.
Hình 4.Tủ chuyển văn bản cho lãnh đạo cơ quan.