8. Cấu trúc của đề tài
2.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan
*) Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc, phương pháp nhất định.
2.2.4.1. Các loại hồ sơ hình thành trong cơ quan, tổ chức
- Tại Ủy ban nhân dân huyện hình thành 3 loại hồ sơ chính đó là: hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự.
Hồ sơ công việc là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan kể từ khi sự việc bắt đầu đến khi kết thúc.( ảnh mẫu bìa hồ sơ)
Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân: hồ sơ tuyeern dụng…
Hồ sơ nhân sự được lập ở phòng nhân sự bao gồm các văn bản sau: - Bản lý lịch tự thuật;
- Các quyết địnhvề tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật;
- Các bản kiểm điểm, nhận xét của cán bộ, công chức hàng năm;
- Các đơn về kiến nghị, khiếu nại tố cáo, các văn bản xác minh, điều tra về các vấn đề liên quan đến cán bộ đó;
- Các văn bằng, chứng chỉ liên quan…
cơ quan, tổ chức kèm theo ký hiệu, thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định.
- Hiện nay, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn chưa ban hành danh mục hồ sơ.
2.2.4.2. Phương pháp lập hồ sơ
- Có 2 phương pháp lập hồ sơ đó là: +) Lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ.
+) Lập hồ sơ trong trường hợp không có danh mục hồ sơ: • Phân định hồ sơ.
• Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ: sắp xếp theo trình tự thời gian, sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc, sắp xếp theo số thứ tự của văn bản, sắp xếp theo vần chữ cái.
• Đánh số tờ. • Biên mục hồ sơ.
• Viết chững từ kết thúc.
- Hiện nay, Văn phòng HĐND-UBND đã áp dụng lập hồ sơ theo phương pháp lập hồ sơ trong trường hợp không có danh mục hồ sơ. Các loại hồ sơ được lập hồ sơ khi kết thúc một năm hoạt động của cơ quan.
2.2.4.3. Các bước lập hồ sơ
- Mở hồ sơ:
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Ủy ban Huyện và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
- Thu thập văn bản vào hồ sơ:
Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ.
Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chon cách sắp xếp cho thích hợp, các văn bản tài liệu được sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản, theo số văn bản, ngày tháng ban hành văn bản, theo trình tự giải quyết công việc…
- Kết thúc và biên mục hồ sơ:
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách bảo không cần để trong hồ sơ.
2.2.4.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Theo quy định hiện hành, các văn bản sau khi giải quyết xong phải lập thành hồ sơ và được giữ lại ở đơn vị có liên quan 1 năm để nghiên cứu, sử dụng khi cần thiết sau đó phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Hồ sơ giao nộp vào lưu trữ cơ quan phải là những hồ sơ có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử.
- Đối với những hồ sơ đã đến hạn nộp lưu, nếu đơn vị cần giữ lại để tiếp tục theo dõi, nghiên cứu thì cần làm thủ tục mượn lại với lưu trữ cơ quan.
- Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan phải kèm theo bản mục lục hồ sơ để làm căn cứ kiểm tra và theo dõi tình hình giao nộp.Mục lục hồ sơ nộp lưu được lập thành 3 bản, 1 bản do đơn vị giao nộp giữ, 1 bản lưu ở văn thư và 1 bản lưu ở lưu trữ cơ quan.
- Hiện nay Văn phòng HĐND-UBND chưa có bộ phận lưu trữ riêng, mà tất cả hồ sơ tài liệu đều được lưu trữ tại bộ phận lưu trữ chung của cả UBND huyện.
* Nhận xét.
- Có thể nhận thấy việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ của Văn phòng đã được thực hiện một cách khá nghiêm chỉnh. Đa số các hồ
sơ, tài liệu được nộp vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn, đầy đủ, hoàn chỉnh. - Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế như:
+) Cơ quan chưa lập danh mục hồ sơ.
+) Cơ quan chưa có bộ phận lưu trữ riêng, vẫn dùng chung với ủy ban. +) Đôi khi vẫn có một số hồ sơ không được nộp vào lưu trữ theo đúng thời gian quy định...