8. Cấu trúc của đề tài
2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành.
*) Các bước trong quá trình soạn thảo văn bản:
Việc soạn thảo văn bản tại đây được tuân thủ thực hiện theo đúng các quy định chung của Nhà nước và pháp luật như: Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số: 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 06 năm 2015, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân năm 2015; Thông tư liên tịch số: 55/2005/TT-BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Bước 1: Phân công soạn thảo văn bản.
- Căn cứ trên yêu cầu và nội dung văn bản cần soạn thảo, Thủ trưởng phòng, ban phân công cán bộ soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cán bộ đó theo quy chế làm việc và phân công nhiệm vụ cán bộ của đơn vị.
- Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản. Bước đầu có tác dụng cho người lãnh đạo cơ quan và người soạn thảo thấy rõ cần thiết hay không cần thiết phải ban hành văn bản, xác định các vấn đề cần nêu ở văn bản và xem những cơ quan nào có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện
Bước 2: Soạn thảo văn bản.
- Chọn tên loại văn bản. Nếu không chọn đúng tên loại sẽ ảnh hưởng đến hiệu lực thi hành và kết quả thực hiện của văn bản đó.
- Thu thập và xử lý thông tin. Đây là một khâu quan trọng cần được coi trọng đúng mức, làm tốt khâu này sẽ góp phần làm cho văn bản soạn thảo đạt được chất lượng tốt
- Cán bộ tại Văn phòng được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tuân theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Chánh Văn phòng/ Phó chánh Văn phòng sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của văn bản, đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản.
- Với các Quyết định sau khi dự thảo xong phải trình lên lãnh đạo Văn phòng kèm theo hồ sơ hoặc văn bản thuyết trình.
Bước 3: Kiểm tra.
- Lãnh đạo Văn phòng hoặc cán bộ được phân công có trách nhiệm kiểm tra thể thức và nội dung các văn bản do các phòng, ban, đơn vị chuyển đến. Đối với các văn bản đạt yêu cầu, lãnh đạo Văn phòng, cán bộ được phân công ký nháy vào chỗ nơi nhận của văn bản và trình lãnh đạo UBND huyện xem xét ký phê duyệt.
- Đối với văn bản khôngphù hợp về thể thức hoặc các văn bản cần phải sửa đổi nội dung, lãnh đạo Văn phòng, cán bộ được phân công cho ý kiến vào văn bản dự thảo chuyển trả lại phòng, ban, đơn vị soạn thảo để bổ sung, sửa đổi.
Bước 4: Phê duyệt.
- Duyệt bản thảo. Sau khi đã soạn thảo xong văn bản cần đưa cho thủ trưởng cơ quan cũng là người kí văn bản xem xét.
- Lãnh đạo Văn phòng khi được ủy quyền ký thừa lệnhUBND huyện xem xét nội dung, hình thức và ký chính thức đối với các văn bản đạt yêu cầu.
- Nếu không đạt yêu cầu, Văn phòngcó trách nhiệm chuyển trả lại đơn vị soạn thảo văn bản để chỉnh sửa, hoàn thiện.
- Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ở văn bản đi phải rõ ràng, không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.
Bước 5: Đăng ký văn bản đi và phát hành.
- Nhân bản văn bản. Văn bản dự thảo sau khi đã được ban hành lãnh đạo cơ quan duyệt thì đem nhân bản để chuẩn bị ban hành.
- Hoàn thiện văn bản để ban hành. Sau khi nhân bản, người soạn thảo có trách nhiệm đọc lại văn bản nếu phát hiện những sai sót cần kịp thời sửa chữa.
- Cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, chữ ký người có thẩm quyền có hợp lệ hay không. Nếu không đúng quy định về thể thức văn bản, cán bộ Văn thư báo với lãnh đạo Văn phòng để chuyển trả lại phòng, ban, đơn vị soạn thảo để chỉnh sửa theo đúng quy định.
- Đối với văn bản hợp lệ, cán bộ Văn thư đăng ký vào Sổ công văn đi để lấy số ký hiệu và ngày tháng năm, trích yếu của văn bản gốc.
- Căn cứ vào nơi nhận, cán bộ Văn thu có trách nhiệm nhân bản văn bản chính thức gửi đi theo nơi nhận.
- Những văn bản có mức độ "mật", "khẩn", văn thư đóng dấu "khẩn", "mật" lên bì văn bản. Văn bản " khẩn" phải gửi đi ngay trong ngày làm việc. Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào Sổ chuyển giao công văn.
- Những văn bản thông thường khác thì phải gửi chậm nhất trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày ký.
- Khi văn bản có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản gốc tại bộ phận Văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo văn bản để theo dõi và số lượng văn bản theo nơi nhận.
* Nhận xét.
Về cơ bản quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đều được tiến hành theo đúng quy định của Nhà nước và của cơ quan. Văn bản được kiểm tra tương đối kỹ trước khi ban hành nên hạn chế được sai sót, bảo đảm đúng yêu cầu về nội dung, đúng mục đích, có tính khả thi và tính khoa học cao.
Phần lớn các văn bản sau khi soạn thảo và ban hành đều đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định.