8. Cấu trúc của đề tài
2.5.2. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong việc soạn thảo văn bản
Việc ứng dụng CNTT trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Lục Ngạn là một khâu rất quan trọng và được UBND huyện chú ý nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của cả cơ quan
Công tác soạn thảo văn bản của văn thư sẽ được tiến hành theo sự hướng dẫn của các văn bản của pháp luật quy định đúng thể thức và quy trình
ban hành. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành trên máy tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyển cho lãnh đạo xem xét và chuyền ý kiến sửa chữa luôn qua hệ thống quản lý văn phòng và tiến hành việc ban hành văn bản. Công tác soản thảo – ban hành văn bản được giao cho cán bộ chuyên trách ở Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân đảm nhận.
Văn phòng HĐND-UBND huyện thường xuyên quan tâm đến việc đầu tư các thiết bị, bố trí cán bộ phụ trách CNTT đạt chuẩn theo yêu cầu. Các lãnh đạo và chuyên viên đều sử dụng thành thạo máy tính, sử dụng thư điện tử để trao đổi thông tin. Đã thiết lập cơ chế bảo mật khi chia sẻ dữ liệu trong hệ thống mạng LAN,internet, các máy tính được cài đặt phần mềm bản quyền chống virus, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
Duy trì thực hiện việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Quy trình soạn thảo và ban hành được tiến hành theo trình tự sau: + Văn bản sau khi được nhân viên soạn thảo đánh máy xong được chuyển đến Chánh văn phòng xem xét, kiểm tra, sau đó trình lên Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân Huyện ký ban hành.
+ Sau khi ký văn bản được tập trung ở Văn phòng để kiểm tra lại lần nữa. Khi đã kiểm tra thấy không có vấn đề gì, nhân viên văn thư tiến hành đánh số, ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản và đăng kí vào ‘hệ thống quản lí văn bản và điều hành tác nghiệp”; sau đó chia văn bản theo nơi nhận, đóng dấu, làm thủ tục gửi văn bản đi một cách nhanh chóng.
Cán bộ, viên chức có thể soạn thảo văn bản trên máy vi tính để thay thế cho việc soạn thảo bằng chép tay hoặc bằng máy chữ cơ học và đem lại nhiều hiệu quả cao trong quá trình làm việc cũng như tạo nên tính khoa học, hiện đại, tin học hoá công tác văn phòng. Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và những mục đích nhất định để làm ra
văn bản nhằm mục đích cụ thể. Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn bản được xây dựng trên quy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đói với văn bản đó. Đây là quy trình gồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo cho việc soạn thảo nhanh chóng, chính xác và thiết thực. Tại Văn phòng HĐND-UBND huyện quy trình soạn thảo văn bản được tuân thủ theo trình tực gồm 06 bước sau:
+ Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản từ đó xác định được hình thức phù hợp. Khi có yêu cầu soạn thảo về văn bản thì chuyên viên soạn thảo phải trả lời được các câu hỏi: xây dựng để phản ánh vấn đề gì? Văn bản đó nhằm mục đích gì? Và nội dung của văn bản thể hiện như thế nào cho hợp lý?... từ đó sẽ xác định được tên loại, thể thức và nội dung thích hợp.
+Bước 2: Thu thập, xử lý thông tin có liên quan: đây là công việc quan trọng trong công tác xây dựng và ban hành văn bản vì thu thập thông tin tốt, chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh động hơn, đầy đủ và phù hợp với thực tế hơn. Văn bản được coi là đầy đủ các yếu tố thông tin là văn bản đó phải có đủ thông tin pháp lý và thông tin thực tế phù hợp với nội dung văn bản ban hành.
+Bước 3: Soạn thảo văn bản theo đúng nội dung, thể thức theo yêu cầu; +Bước 4: Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng hoặc Lãnh đạo cơ quan việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
+Bước 5: Trình duyệt dự thảo văn bản: sau khi văn bản được soạn thảo xong, chuyên viên trình lãnh đạo xem xét, kiểm tra nội dung văn bản đã hợp lý chưa. Việc trình duyệt này được thực hiện theo quy trình như sau:
+Bước 6: làm thủ tục phát hành và lưu văn bản.
Trình tự ban hành văn bản là các bước mà cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình. Việc quy định soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND-UBND huyện dựa trên các quy định chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản hiện hành mà pháp luật quy định, đảm bảo tính khoa học, logic, chuyên nghiệp cũng như tính thẩm mỹ cho văn bản.
- Trong quá trình hoàn thiện văn bản, người soạn thảo có thể sửa chữa, bổ sung câu, chữa hoặc chuyển đổi các phần, đoạn khác nhau trong văn bản để tạo nên một bản thảo sạch dệp mà không tốn nhiều thời gian như soạn thao bằng chép tay hay máy đánh chữ cơ học.
- Việc trình bày văn bản được mỹ quan nhờ máy tính được cài đặt phông chữ, kiểu chữ khác nhau và kỹ thuật nén, in đậm, in nghiêng…
- Đối với các văn bản được mẫu hoá được cài đặt vào máy tính, khi cần soạn thảo hình thức văn bản nào, người thảo chỉ cần gõ lệnh theo yêu cầu và thực hiện việc soạn thảo nội dung văn bản (hoặc điền nội dung văn bản) theo mẫu gồm một số văn bản sau: giấy mời; giấy giới thiệu; các loại quyết định (quyết định bổ nhiệm cán bộ, quyết định điều động, thuyên chuyển cán bộ, quyết định nâng bậc lương…); công điện; các văn bản chuyên môn…
- Tạo nên sự thống nhất giữa các yếu tố trong quá trình soạn thảo văn bản. - Việc soạn thảo văn bản tại Văn phòng được tuân thủ theo đúng các bước trong quy trình trên, đảm bảo tính thống nhất, chuyên môn hoá nâng cao chất lượng công tác nghiệp vụ văn phòng. Làm tốt việc soạn thảo văn bản góp phần cung cấp thông tin nhanh chóng cho Lãnh đạo trong quá trình giải quyết công việc cũng như trong hoạt động quản lý, tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ, nhân viên soạn thảo.
- Trong trường hợp có lắp đặt máy in, người thảo có thể in thành văn bản để làm thủ tục ban hành, giảm bớt được các khâu đánh máy bản thảo nếu như văn bản được soạn thảo thủ công.
2.5.3. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản
Công tác quản lý văn bản của một cơ quan bao gồm quản lý văn bản mà cơ quan nhận được và quản lý văn bản mà cơ quan ban hành. Có thể dùng máy tính để thực hiện công tác này. Có nghĩa là đối với mỗi văn bản đến hoặc đi đều được nhập vào máy tính các dữ liệu cần thiết theo những chương trình cài đặt sẵn như chương trình cơ sở dữ văn bản đến, chương trình cơ sở dữ văn bản đi, chương trình quản lý hồ sơ các dự án, chương trình quản lý đơn thư, khiếu nại và tố cáo…
Cơ sở dữ liệu về văn bản đến và văn bản đi sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan và các cán bộ hữu quan nắm được đầy đủ, nhanh chóng và chính xác tình hình tiếp nhận, ban hành và giải quyết văn bản, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản được thuận tiện, tạo điều kiện quản lý văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan được chặt chẽ và cung cấp thông tin kịp thời cho hoạt động quản lý.
Quản lý văn bản bằng máy tính sẽ thay thế cho phương pháp quản lý bằng thủ công mà chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đi… Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lại hiệu quả về nhiều mặt, nhất là khi mạng tin học nội bộ cơ quan đã được kết nối.
2.5.3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Tất cả văn bản đi tại Ủy ban Huyện được văn thư thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng năm ban hành của văn bản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản + Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan được ghi theo hệ thống số chung của cơ quan do Văn thư thống nhất quản lý: Quyết định, công văn, tờ trình, báo cáo, văn bản mật, chỉ thị, đơn thư đi, văn bản của Văn phòng, văn bản của Ban Cán sự,….mỗi loại văn bản được Văn thư ghi riêng một hệ thống số.
Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
Việc ghi số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/TT-BNV.
+ Ghi ngày, tháng của văn bản
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Việc ghi ngày tháng năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/TT-BNV.
- Văn bản mật đi được cán bộ văn thư đánh số riêng.
Bước 2. Đăng ký văn bản đi
Tất cả văn bản đi của cơ quan được văn thư đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản đi – đến.
Trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản đi được đăng ký theo bày cơ sở dữ liệu sau:
- Ngay sau khi Chánh văn phòng ký duyệt văn bản đi, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải gửi bản mềm cho Văn thư.
- Văn thư chỉ đóng dấu vào các văn bản đi khi văn bản đảm bảo đúng yêu cầu về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng quy định.
Bắc Giang theo địa chỉ truy cập: http://mail.bacgiang.gov.vn và đăng nhập tài khoản đã được cấp cho mỗi cán bộ văn thư Văn phòng làm công tác quản lý văn bản đi trên phần mềm quản lý văn bản.
Sau đó click chuột vào module “ văn bản đi” và vào mục “thêm mới” rồi điền các thông tin sau
Hình 1: Giao diện quản lý văn bản đi
Bước 3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
* Sổ đăng ký văn bản mật:
- Nhân bản:
Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm nhân bản văn bản đã được người có thẩm quyền ký duyệt. Số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
- Đóng dấu cơ quan:
Sau khi đã nhân bản văn bản theo đúng số lượng xác định, văn thư tiến hành đóng dấu cơ quan lên văn bản. Nhân viên văn thư Bộ đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định và đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật: được cán bộ Văn thư thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước.
- Đóng dấu giáp lai: được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, 01 dấu tối đa là 05 trang văn bản.
- Đối với các phụ lục kèm theo: dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục về phía bên trái
Bước 4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Sau khi đóng dấu cơ quan và dấu chỉ các mức độ khẩn, mật, văn thư tiến hành làm thủ tục phát hành văn bản
Lựa chọn bì:
Văn thư lựa chọn bì có kích thước lớn hơn kích thước văn bản, bì được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được.
Khi vào bì, nhân viên văn thư đã thực hiện đúng theo nguyên tắc, lựa chọn cách gấp văn bản phù hợp với bì để vào bì. Khi gấp văn bản thì đã gấp mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản. Sau đó đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì.
- Chuyển phát văn bản đi
thực hiện việc chuyển phát văn bản đi. Trong việc chuyển phát văn bản đi, văn thư đã thực hiện nhanh chóng và chính xác, đúng theo quy định. Văn bản đi đã được hoàn thành thủ tục phát hành và được chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật thì phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
+ Văn thư cơ quan có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. + Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, đơn vị soạn thảo phải cử người theo dõi, thu hồi đúng thời hạn để gửi lại cho Văn phòng ; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
Bước 5. Lưu văn bản đi.
- Các văn bản khi đã được phát hành, bản gốc sẽ được cán bộ Văn thư lưu lại bằng cách hình thành các tập lưu văn bản khác nhau: theo tên loại văn bản, thời gian...
- Tất cả các văn bản khi được phát hành sẽ được lưu làm 02 bản. 01 bản gốc tại Văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo.
- Văn thư cơ quan lưu tệp toàn văn vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên mạng máy tính của cơ quan ngay trong ngày văn bản được chính thức phát hành( trừ văn bản có độ “ tối mật”, “ tuyệt mật” hoặc không được phát hành qua mạng).
- Văn bản đi có độ “ tuyệt mật” được cho vào bì niêm phong để lưu và quản lý theo chế độ mật.
- Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi theo tên gọi và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu. Khi cho mượn văn bản đi phải đăng ký vào sổ khai thác, sử dụng tài liệu, ghi rõ thời hạn trả và có ký nhận đầy đủ.
2.5.3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
Tất cả văn bản đến Ủy ban Huyện đã được Văn thư quản lý theo trình tự sau:
Bước 1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Tất cả các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân gửi đến cơ qaun từ bất kỳ nguồn nào kể cả những bì có ghi tên riêng của các đồng chí lãnh đạo, cán bộ công chức, viên chức đều do văn thư cơ quan tiếp nhận, đăng ký.
- Chuyên viên văn thư trong giờ làm việc phải truy cập vào phần mềm Netoffice để tiếp nhận văn bản đến điện tử thông qua mạng máy tính hoặc cập