8. Cấu trúc của đề tài
2.2.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
2.2.3.1. Các loại con dấu mà cơ quan sử dụng
Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn sử dụng các loại con dấu như sau:
- Dấu có hình quốc huy.
- Dấu không có hình quốc huy.
- Dấu “MẬT”. “HỎA TỐC”, “KHẨN”…
- Dấu tên: Nguyến Minh Nam, Nguyễn Văn Khải, Hoàng văn Khiển. - Dấu chức danh: dấu của Chánh văn phòng, dấu của Phó văn phòng. - Dấu văn phòng (ảnh)
2.2.3.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban Huyện việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan.
Các con dấu của Ủy ban Huyện được giao cho cán bộ văn thư quản lý và sử dụng. Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu.
Khi nét dấu bị mòn hoặc bị biến dạng, cán bộ văn thư phải báo cáo Chủ tịch Ủy ban Huyện để làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Chủ tịch Ủy ban Huyện phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
- Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan mình.
- Nhân viên văn thư là người trực tiếp được sử dụng con dấu.
-Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng một con dấu. Cơ quan có nhiệm vụ cấp một số giấy tờ đặc biệt được sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác và nghiệp vụ nhưng phải được phép của cơ quan cố thẩm quyền.
-Những văn bản do cơ quan ban hành phải đóng dấu cơ quan, văn bản do Văn phòng ban hành trong phạm vi, quyền hạn được giao phải đóng dấu của Văn phòng.
2.2.3.3. Bảo quản con dấu
- Con dấu của cơ quan được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho cán bộ văn thư bảo quản và đóng dấu.
- Cán bộ văn thư được giao giữ dấu có trách nhiệm:
+) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
+) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
+) Không được đóng dấu khống chỉ.
- Nghiêm cấm việc làm dấu giả, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy định.
- Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan quản lý dấu trong các trường hợp dấu hỏng, cơ quan đổi tên...
* Nhận xét.
- Nhìn chung công tác trong hoạt động quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan hoạt động có hiệu quả, con dấu được trực tiếp văn thư sủ dụng và dưới sự giám sát chặt chẽ của Lãnh đạo Văn phòng.
- Tuy nhiên, còn một số ít trường hợp các văn bản bị đóng dấu chậm chễ, sai với quy định..