8. Cấu trúc của đề tài
2.5.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tà
tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Công tác lập hồ sơ là khâu cuối cùng trong hoạt động của công tác văn thư và là khâu tiền đề của công tác lưu trữ. Lập hồ sơ được làm tốt và khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và sử dụng văn bản sau này.
Mọi văn bản hình thành trong quá trình hoạt động sau khi đã giải quyết xong đều phải được lập hồ sơ để tiếp tục phục vụ cho hoạt động của Ủy ban. Công tác lập hồ sơ có tác dụng nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác của cán bộ, công chức giúp cho Ủy ban quản lý văn bản chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, giúp lãnh đạo và nhân viên tra cứu văn bản nhanh chóng.
cơ quan vẫn được thực hiện theo phương pháp truyền thống và được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1. Chuyên viên văn thư hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm Netoffice để phân loại văn bản theo các đặc trưng như tên gọi, tác giả, thời gian…Việc sử dụng phần mềm Netoffice giúp cho việc tìm kiếm trở nên nhanh chóng hơn.
Bước 2. Thu thập, cập nhật văn bản vào hồ sơ: sử dụng theo phương pháp truyền thống.
Bước 3. Sắp xếp văn bản tài liệu trong hồ sơ: sử dụng theo phương pháp truyền thống.
Bước 4. Kết thúc và biên mục hồ sơ: sử dụng theo phương pháp truyền thống. Bước 5. Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan: sử dụng theo phương pháp truyền thống.
* Một số lưu ý khi sử dụng Netoffice để quản lý văn bản.
Các văn bản không được cập nhật vào phần mềm Netoffice: - Văn bản đóng dấu mật hoặc văn bản nội dung có tính chất mật. - Đơn thư khiếu nại, tố cáo.
- Các loại văn bản mang tính chất bí mật của ngành, lĩnh vực, quốc gia. Quy định đối với các văn bản trao đổi qua phần mềm Netoffice:
Sử dụng phông chữ: các thông tin,dữ liệu dạng ký tự phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và dùng bộ gõ chữ Việt Unicode.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo Thông tư liên tịch số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Quy định về thời gian và tần suất sử dụng phần mềm Netoffice đối với cán bộ công chức: cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan tối thiểu ngày 2 lần phải truy cập vào phần mềm Netoffice để tiếp nhận văn bản đến điện tử.