9. Kết cấu luận văn:
2.2.1 Chức năng hoạt động
Bộ máy tổ chức của Ngân hàng Vietcombank Long An được áp dụng theo phương thức quản lý trực tuyến. Giám đốc chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động của Ngân hàng, Giám đốc và các phó giám đốc chỉ đạo điều hành tất cả các phòng ban tại Chi nhánh và các phòng giao dịch; các phòng chức năng ở Chi nhánh chính quản lý về mặt nghiệp vụ đối với các phòng giao dịch; các phòng giao dịch hoạt động như một chi nhánh con trực thuộc, Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc và các phó Giám đốc phụ trách về mọi hoạt động của đơn vị mình.
Chức năng và nhiệm vụ của các Phòng nhƣ sau: a) Phòng Khách hàng doanh nghiệp:
- Chức năng: Xây dựng và triển khai kế hoạch kinh doanh cho nhóm KHDN tại Chi nhánh theo đúng quy định của pháp luật, Ngân hàng Nhà nước và Vietcombank.
- Nhiệm vụ:
+ Đầu mối xây dựng và triển khai kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phát triển Khách hàng doanh nghiệp tại Chi nhánh;
+ Chủ động tổ chức tiếp thị, cung cấp sản phẩm dịch vụ tới các Khách hàng doanh nghiệp;
+ Quản lý quan hệ khách hàng và chăm sóc khách hàng;
+ Tham mưu chính sách lãi suất, tỷ giá, phí đối với Khách hàng doanh nghiệp; trình cấp có thẩm quyền phê duyệt chính sách lãi suất, tỷ giá, phí ưu đãi đối với Khách hàng doanh nghiệp;
+ Thực hiện chức năng nhiệm vụ khac do Ban Giám đốc Chi nhánh giao.
b) Phòng Khách hàng bán lẻ:
- Chức năng: Xây dựng kế hoạch, triển khai kế hoạch kinh doanh đối với khách hàng SMEs, nhóm khách hàng là cá nhân và hộ gia đình (gọi tắt là khách hàng thể nhân) theo đúng quy định của pháp luật, Ngân hàng Nhà nước và Vietcombank.
- Nhiệm vụ:
+ Đầu mối xây dựng và triển khai kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phát triển Khách hàng SMEs, khách hàng thể nhân;
+ Quản lý quan hệ khách hàng và chăm sóc khách hàng SMEs, khách hàng thể nhân;
+ Tham mưu chính sách lãi suất, tỷ giá, phí đối với khách hàng SMEs, khách hàng thể nhân cho Ban Giám đốc Chi nhánh;
+ Xây dựng kế hoạch phát triển mạng lưới và chuyển bộ phận hành chính nhân sự tổng hợp trình Ban Giám đốc Chi nhánh;
+ Tham mưu chính sách lãi suất, tỷ giá, phí ưu đãi đối khách hàng SMEs, khách hàng thể nhân;
+ Thực hiện chức năng nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc Chi nhánh giao.
c) Phòng Dịch vụ khách hàng:
- Chức năng: Thực hiện hỗ trợ bán hàng nhằm cung cấp và xử lý dịch vụ kế toán, thanh toán cho khách hàng theo đúng quy trình cung cấp dịch vụ hiện hành của Vietcombank.
- Nhiệm vụ:
+ Quản lý hồ sơ thông tin khách hàng (CIF), hồ sơ tài khoản tiền gửi thanh toán và các dịch vụ gia tăng theo đúng quy trình, quy định cung cấp dịch vụ hiện hành của Vietcombank: Mở mới, cập nhật, quản lý hồ sơ CIF và thông tin tài khoản tiền gửi của khách hàng; Cung cấp, cập nhật thông tin sử dụng dịch vụ gia tăng trên tài khoản của khách hàng; Cung cấp các thông tin về tài khoản khách hàng theo yêu cầu của khách hàng theo quy định của pháp luật và quy trình nội bộ Vietcombank; Tiếp nhận xử lý các thắc mắc, kiếu nại, tra soát của khách hàng liên quan đến dịch vụ khách hàng;
+ Thực hiện công việc hỗ trợ bán hàng và xử lý tác nghiệp tài khoản tiền gửi, tài khoản tiền vay và dịch vụ thanh toán cho khách hàng theo đúng quy trình, quy định cung cấp dịch vụ hiện hành của Ngân hàng nhà nước và Vietcombank: Hạch toán kế toán tài khoản tiền gửi, tiền vay của khách hàng, tài khoản sổ cái tổng hợp có liên quan; Hoạch toán gaio dịch mua bán ngoại tệ;
+ Thực hiện các công việc tác nghiệp khác như: Quản lý hệ thống máy ATM/EDC/POS, tiếp quỹ ATM, in chấm sổ phụ tài khoản tiền gửi, tài khoản tiền vay, tài khoản trung gian theo đúng quy trình;
+ Tham gia bán hàng bị động: Thực hiện tư vấn bán kèm/ bán chéo các sản phẩm dịch vụ khách hàng đến giao dịch tại quầy, triển khai các chủ trương, chính sách, chương trình thi đua, khuyến mại, thúc đẩy bán hàng và các hoạt động quảng bá, truyền thông sản phẩm;
+ Thực hiện chức năng nhiệm vụ khac do Ban Giám đốc Chi nhánh giao.
d) Phòng Quản lý nợ:
- Chức năng: Thực hiện tác nghiệp trên hệ thống phần mềm liên quan đến thông tin hồ sơ tín dụng và các sản phẩm bán kèm tín dụng và các tác nghiệp khác theo quy trình của Vietcombank trong từng thời kỳ, thực hiện báo cáo liên quan đến khoản vay và danh mục tín dụng tại Chi nhánh đảm bảo chính xác, đầy đủ, kịp thời, đúng quy định của pháp luật và quy định hiện hành của Vietcombank.
- Nhiệm vụ:
+ Kiểm soát tính tuân thủ: Thực hiện kiểm tra, rà soát bộ hồ sơ tín dụng, hồ sơ vay vốn, đảm bảo tuân thủ theo các quy định của pháp luật và quy định của Vietcombank; thực hiện đối chiếu, đảm bảo tính khớp đúng giữa các thông tin tác nghiệp với hồ sơ tài liệu vay đính kèm; kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của từng laoi5 văn bản hồ sơ được lưu giữ theo quy định; đôn đốc, theo dõi cán bộ khách thực hiện kiểm tra sử dụng vốn vay, kiểm tra và đánh giá lại các biện pháp bảo đảm tín dụng theo đúng quy trình, quy định;
+ Tác nghiệp dữ liệu trên hệ thống phần mềm: Khai báo và và cập nhật trên hệ thống phần mềm thông tin hợp đồng vay đối với giới hạn tín dụng, cấp tín dụng… và tài sản đảm bảo vào hệ thống theo quy định; theo dõi, quản lý các cập nhật thay đổi trên hện thống liên quan đến tình trạng nợ/ nhóm nợ của khách hàng; thực hiện tác nghiệp nghiệp vụ phát hành thư bảo lãnh trong nước theo quy định của Vietcombank trong từng thời kỳ; thực hiện tác nghiệp cho các sản phẩm bán kèm tín dụng và tác nghiệp khác theo quy định của Vietcombank trong từng thời kỳ;
+ Nhận và lưu giữ hồ sơ tín dụng: Nhận và lưu giữ hồ sơ tín dụng theo quy định, lưu giữ an toàn tại kho quỹ theo đúng quy định các hồ sơ vè tài sản cầm cố, thế chấp (nếu có) của các khoản vay, bảo lãnh đã được phê duyệt; lưu giữ đầy đủ các hồ sơ liên quan đến cấp tín dụng theo quy trình quy định bao gồm nhưng không giới hạn: hồ sơ tín dụng, hồ sơ chứng từ liên quan đến từng lần rút vốn, hồ sơ kiểm
tra sử dụng vốn vay, hồ sơ bảo đảm tín dụng (nếu có); nhận lưu giữ công văn giấy tờ giao dịch giữa ngân hàng và khách hàng trong suốt quá trình quản lý nợ vay;
+ Thực hiện tác nghiệp liên quan đến việc rút vốn: Tiếp nhận hồ sơ và/hoặc kiểm tra sự đầy đủ phù hợp của bộ hồ sơ rút vốn theo chỉ định của cấp phê duyệt tín dụng; Mở hợp đồng vay, tài khoản vay và lập chỉ thị rút vốn, chỉ thị cho phòng Dịch vụ khách hàng thực hiện tác nghiệp liên quan đến việc giải ngân, thu nợ và nhập, xuất ngoại bảng tài sản bảo đảm;
+ Tham gia quá trình theo dõi, nhắc nợ và thu nợ: Thực hiện báo cáo tính lãi, phục vụ việc nhắc nợ và thu lãi của khách hàng theo quy định; Theo dõi, báo cáo quá trình trả nợ của khách hàng theo quy định; Phối hợp với các bộ phận khác liên quan trong quá trình quản lý, theo dõi nợ;
+ Lập và đối chiếu báo cáo: Lập báo cáo định kỳ về khoản vay, danh mục tín dụng của đơn vị theo quy trình tín dụng; Đầu mối lập và đối chiếu các loại báo cáo phân loại nợ, báo cáo trích lập dự phòng rủi ro theo quy định; Thực hiện các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc;
+ Chấm điểm xếp hạng tín dụng theo quy định hiện hành của Vietcombank; + Thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác do Ban Giám đốc giao.
e) Phòng Kế toán:
- Chức năng:
+ Thực hiện chức năng đơn vị kế toán cơ sở tại Chi nhánh, thực hiện và đảm bảo kế toán tổng hợp chính xác, đầy đủ, kịp thời, tuân thủ quy định của pháp luật, Ngân hàng nhà nước, Vietcombank;
+ Tham mưu giúp việc cho Ban Giám đốc trong việc xây dựng, theo dõi, đánh giá việc thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch ngân sách và kế hoạch phát triển mạng lưới hàng năm của Chi nhánh; phân tích và đề xuất định hướng phát triển phù hợp với điều kiện thực tế của Chi nhánh cho Ban giám đốc; thực hiện các báo cáo của Chi nhánh theo yêu cầu nội bộ và các cơ quan quản lý bên ngoài;
+ Hỗ trợ Giám đốc Chi nhánh trong việc kiểm soát sau các giao dịch về tuân thủ các quy định nội bộ; quản lý rủi ro hoạt động tại chi nhánh theo yêu cầu của Ban Giám đốc, đảm bảo an toàn hiệu quả. Đầu mối phối hợp với các bộ phận của chi nhánh rà soát, đánh giá tính đầy đủ, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, đưa ra
những kiến nghị nhằm cải tiến tiến, hoàn thiện, nâng cao hiệu quả của hệ thống quy trình, quy định nội bộ, góp phần đảm bảo chi nhánh hoạt động an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật.
- Nhiệm vụ:
+ Đầu mối xây dựng và tham gia triển khai kế hoạch tài chính, kế hoạch ngân sách của Chi nhánh: Đầu mối phối hợp với Trụ sở chính và các phòng tại Chi nhánh để xây dựng kế hoạch tài chính và kế hoạch ngân sách của Chi nhánh; định kỳ báo cáo kết quả thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch tài chính và kế hoạch ngân sách của chi nhánh, đề xuất các biện pháp để thực hiện; đầu mối tổng hợp, đế xuất tổng mức đầu tư, dự toán đối với các dự án xây dựng, cải tạo tài sản và mua sắm/thuê tài sản, hàng hóa, dịch vụ của chi nhánh;
+ Thực hiện các kế toán nội bộ và kế toán tổng hợp của chi nhánh: Thực hiện xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán nội bộ, chi tiêu phát sinh tại chi nhánh đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và quy định nội bộ của Vietcombank; thực hiện giao dịch liên hàng nội bộ IBT-Online tại chi nhánh; thực hiện việc xác định, kê khai, ứng nộp và quyết toán các loại thuế và nghĩa vụ với ngân sách nhà nước tại chi nhánh; quản lý, lưu giữ chứng từ kế toán phát sinh tại chi nhánh theo đúng quy định về luân chuyển, kiểm soát và lưu trữ chứng từ kế toán hiện hành của pháp luật và Vietcombank;
+ Thực hiện kiểm tra, kiểm soát: Tham mưu, đề xuất về tổ chức hạch toán, hướng dẫn thực hiện chế độ tài chính, kế toán, thuế tại Chi nhánh theo quy định hiện hành; đầu mối thực hiện kiểm kê tài sản, kho quỹ…định ỳ, đột xuất theo quy định; tham mưu giám sát việc tuân thủ, chấp hành, thực hiện các quy định về kế toán tài chính tại chi nhánh; phối hợp với các bộ phận liên quan tại Trụ sở chính và các cơ quan quản lý bên ngoài trong việc thực hiện thanh tra, kiểm tra, giám sát có liên quan đến số liệu kế toán tại chi nhánh;
+ Thực hiện báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán cho Trụ sở chính: Lập, gửi, lưu trữ báo cáo kế toán và cung cấp thông tin số liệu kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp của chi nhánh; đầu mối kiểm tra tổng hợp số liệu báo cáo cân đối định kỳ, báo cáo quyết toán tài chính của chi nhánh; lập báo cáo giữa niê độ và báo cáo tài chính năm của chi nhánh theo quy định; cung cấp thông tin báo cái tài chính, báo
cáo quyết toán theo quy định về cung cấp thông tin báo cáo tài chính của chi nhánh cho Ngân hàng nhà nước, các cơ quan quản lý nhà nước, ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan tại trụ sở chính theo quy định của nhà nước và Vietcombank;
+ Tổng hợp niêm yết và cài đặt trên hệ thống Biểu lãi suất, Biểu tỷ giá, biểu phí của chi nhánh theo đúng quy định của Trụ sở chính. Quản lý cài đặt các tham số sản phẩm trên hệ thống theo đúng quy định của Trụ sở chính;
+ Làm đầu mối quản lý vận hành KPIs và MIS của chi nhánh;
+ Làm đầu mối marketing, thông tin tuyên truyền bảng bá thương hiệu, hình ảnh của chi nhánh;
+ Phối hợp với các bộ phận chức năng của chi nhánh trong việc giải quyết thư khiếu nại, tố cáo; thực hiện phòng chống tham nhũng, tội phạm, phòng chống rửa tiền theo quy định; báo cáo định kỳ và đột xuất cho các cơ quan chức năng của nhà nước và theo quy định của pháp luật và quy định của Vietcombank theo từng thời kỳ;
+ Đầu mối triển khai các công cụ và biện pháp quản lý rủi ro hoạt động tại chi nhánh. Hỗ trợ thực hiện xây dựng và nâng cao nhận thức quản lý rủi ro hoạt động tại chi nhánh thông qua việc chủ động hoặc phối hợp tổ chức các chương trình đào tạo, hội thảo về quản lý rủi ro hoạt động;
+ Đâu mối phối hợp với các bộ phận tại chi nhánh rà soát, đánh giá tính đầy đủ, hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên việc xác định và đánh giá rủi ro, nhằm xác định những vấn đề còn tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ và chỉ ra những thay đổi cần thiết đối với hệ thống kiểm soát nội bộ để khắc phục, xử lý những vấn đề đó;
+ Lập báo cáo kết quả tự kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại chi nhánh;
+ Đầu mối báo cáo cho Ban kiểm tra nội bộ/Phòng kiểm tra nội bộ khu vực khi phát hiện những yếu kém, tồn tại, sai phạm, dấu hiệu rủi ro, thất thoát tài sản hoặc nguy cơ thất thoát tài sản chi nhánh;
+ Thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác do Ban Giám đốc giao.
f) Phòng Ngân quỹ:
+ Thực hiện quản lý, giao nhận, bảo quản, vận chuyển và thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá/coi như có giá và ấn chỉ quan trọng tại chi nhánh đảm bảo đúng quy trình, quy chế của Ngân hàng nhà nước và Vietcombank;
+ Xây dựng và hướng dẫn thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn kho quỹ trong toàn chi nhánh.
- Nhiệm vụ:
+ Thực hiện quản lý, giao nhận, bảo quản, vận chuyển và thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá/coi như có giá và ấn chỉ quan trọng tại chi nhánh;
+ Hướng dẫn thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn kho quỹ trong toàn chi nhánh, kiểm tra an toàn kho quỹ tại chi nhánh theo yêu cầu của Ban Giám đốc;
+ Thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác do Ban Giám đốc giao.
g) Phòng Hành chính – Nhân sự:
- Chức năng:
+ Tham mưu cho Ban Giám đốc chi nhánh về hành chính, quản trị, xây dựng cơ bản tại chi nhánh, trực tiếp triển khai thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, Ngân hàng nhà nước, Vietcombank;
+ Tham mưu cho Ban Giám đốc về đề xuất thay đổi mô hình tổ chức bộ máy chi nhánh, quản lý và phát triển nguồn nhân lực, chính sách lao động và tiền lương của chi nhánh theo các quy định của Vietcombank, của pháp luật và của ngành, phù hợp với định hướng hoạt động, hỗ trợ tích cực cho hoạt động kinh doanh của chi nhánh;
+ Thực hiện việc vận hành, quản lý, duy trì hệ thống công nghệ thông tin thuộc phạm vi chi nhánh quản lý và liên quan đến hoạt động kinh doanh tại chi nhánh theo đúng quy định của pháp luật, Ngân hàng nhà nước, Vietcombank.
- Nhiệm vụ:
+ Thực hiện quản lý hành chính;
+ Thực hiện xây dựng cơ bản và phát triển mạng lưới;
+ Tham mưu cho Ban Giám đốc trong xây dựng, đề xuất sửa đổi, bổ sung