8. Bố cục của đề tài
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
Chức năng:
Là bộ phận tham mưu giúp việc cho ban giám đốc, làm công việc được Ban giám đốc giao như về công tác Văn thư – Lưu trữ và giữ dấu công ty. Công tác đối nội, đối ngoại, soạn thảo văn bản qui định, quy chế liên quan đến hoạt động của công ty, soạn thảo các văn bản quyết định và các văn bản giao dịch khác, làm công tác hậu cần và các nhiệm vụ khác. Cùng với Ban
giám đốc lập kế hoạch nhân sự cho toàn bộ công ty, phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty. Xây dựng kế hoạch nhân sự cho các phòng ban trong công ty.
Ra các quyết định bổ nhiệm nâng lương khen thưởng và kỷ luật trong toàn công ty. Đảm bảo chế độ tiền lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác cho cán bộ, công nhân viên trong công ty.
Nhiệm vụ và quyền hạn:
Xây dựng các văn bản liên quan đến hoạt động của công ty
Xây dựng qui trình làm việc khái quát chung cho từng phòng trong công ty
Quản lý và cấp phát đồng phục cho nhân viên Bảo vệ
Lập kế hoạch mua sắm và khảo sát giá: trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm…
Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng ban
Giao dịch công tác hành chính với các cơ quan chức năng
Tiếp đón khách đến thăm hoặc liên hệ công tác với công ty
Phát hành, tiếp nhận và quản lý hồ sơ toàn thể nhân viên trong văn phòng công ty
Lưu trữ các văn bản có liên quan đến hoạt động của công ty
Quản lý con dấu của công ty
Tiếp nhận việc đăng ký xe phục vụ công tác của các phòng
Kiểm soát chế độ sử dụng điện thoại của văn phòng
Thống kê và quản lý toàn bộ trang thiết bị tại các phòng ban trong trụ sở công ty
Kiểm kê tài sản hàng năm và báo cáo lên Tổng giám đốc công ty
Tiếp nhận, gửi và kiểm soát công văn đi và đến
Chuẩn bị trang thiết bị, trang trí phòng họp phục vụ cho các buổi hội thảo, đại hội, khai giảng, bế giảng, họp khen thưởng kỷ luật…
Quản lý, bảo trì sửa chữa trang thiết bị trong văn phòng công ty.
Tổng hợp các bản báo cáo cuối năm từ các phòng ban sau đó tổng kết thành bản báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong năm.
Cùng Tổng giám đốc, các Giám đốc xây dựng kế hoạch và chiến lược cho năm tiếp theo.
Lập chiến lược cho việc phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu phát triển của công ty
Lập kế hoạch tuyển dụng và biện pháp thực hiện kế hoạch.
Tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn người lao động xin việc.
Lập các hợp đồng đào tạo, hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động
Giải quyết chế độ cho nhân viên như: Nghỉ việc, ốm đau, cưới hỏi…
Kiểm tra và tính ngày công cho nhân viên khối văn phòng công ty
Duy trì và thực hiện nội quy trụ sở văn phòng công ty
Tham gia hội đồng nâng lương, khen thưởng và kỷ luật của công ty.
Chủ trì các cuộc họp như: xét nâng lương, khen thưởng, kỷ luật