8. Bố cục của đề tài
2.2.4. Mô tả vị trí việc làm trong Văn phòng
Chánh Văn phòng là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Công ty và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng, bộ phận phụ trách.
Phó Chánh Văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng ban, bộ phận.
Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do ban Giám đốc Công ty quyết định theo quy định của pháp luật.
Cán bộ, công nhân viên chuyên môn, nghiệp vụ phải là những người có phẩm chất chính trị và đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, am hiểu về ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách, theo dõi; được áp dụng chế độ, chính sách đãi ngộ theo quy định của pháp luật; được bố trí tương
Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Bộ phận văn phòng BGĐ Bộ phận Văn thư – Lưu trữ Bộ phận kế toán tài vụ Bộ phận bảo vệ Bộ phận lái xe Bộ phận tài vụ Bộ phận Tổ chức cán bộ
xứng với nhiệm vụ được giao. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ nêu trên, đặc điểm tình hình cụ thể của phòng , trình độ, năng lực CB,CNV, Văn phòng chia thành các bộ phận, gồm:
a) Bộ phận Văn phòng Ban giám đốc: Là bộ phận tham mưu giúp việc cho ban giám đốc, làm công việc được Ban giám đốc giao như về công tác đối nội, đối ngoại, soạn thảo văn bản qui định, quy chế liên quan đến hoạt động của công ty soạn thảo các văn bản quyết định và các văn bản giao dịch khác, làm công tác hậu cần và các nhiệm vụ khác.
b) Bộ phận Tổ chức cán bộ:Là bộ phận chủ trì việc xây dựng điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty, các quy chế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, kiện toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và đơn vị trực thuộc Công ty. Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Chủ trì, phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn, tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động, tiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động, cung cấp thông tin, tham mưu cho ban lãnh đạo trong việc sử dụng, bố trí lao động, đánh giá và các chế độ chính sách cho người lao động.
c) Bộ phận Văn Thư- Lưu trữ: Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác hành chính - văn thư - lưu trữ đúng theo quy định. Các văn bản, tài liệu được gửi đến cơ quan phải được chuyển đến Chánh Văn phòng (hoặc Phó Chánh Văn phòng) xử lý và chuyển giao ngay trong ngày, đến người hoặc đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Văn bản đi ví dụ như công văn phải được kiểm tra thể thức trước khi đóng dấu và vào sổ công văn đi, phải được vào sổ đăng ký phát hành gửi ngay trong ngày (chậm nhất là ngày hôm sau) khi văn
bản được người có thẩm quyền ký. Thực hiện nội quy bảo mật công văn tài liệu và sử dụng bảo quản con dấu theo quy định.
d) Bộ phận Kế toán tài vụ: Phụ trách về các chế độ chính sách kế toán, tài chính, thực hiện công việc về thu, chi kinh phí hoạt động, quản lý ngân sách và phản ánh kịp thời, đầy đủ toàn bộ tình hình tài chính của công ty. Thực hiện việc chi trả tiền lương cho cán bộ, công nhân viên trong công ty.
e) Bộ phận Bảo vệ Công ty: Phụ trách vấn đề an ninh của Công ty, thực hiện các nghiệp vụ giữ gìn an ninh trật tự, tổ chức kiểm tra, giám sát, quản lý các đối tượng như khách hàng, đối tác đến công ty làm việc. Tổ chức bảo vệ tài sản của công ty như trang thiết bị, xe cộ của cán bộ, công nhân viên tại cơ quan.
f) Bộ phận Lái xe: Phụ trách đưa đón, chuyên chở ban lãnh đạo và CB, CNV công ty hoặc khách trong quá trình thực hiện công việc và liên hệ khi đi công tác hàng ngày. Đảm bảo thời gian, địa điểm đưa đón đúng theo yêu cầu, tuân thủ các quy định vè luật giao thông.
g) Bộ phận tạp vụ: Thực hiện công việc vệ sinh đảm bảo môi trường làm việc luôn sạch sẽ, gọn gàng và ngăn nắp. Phục vụ nước uống hàng ngày cho các phòng ban, thực hiện công tác hậu cần như dọn dẹp cơ quan, phòng họp, nấu ăn cho công ty.