8. Bố cục của đề tài
2.3.2. Công tác tuyển dụng nhân sự
Tuyển dụng nhân sự là một quá trình thu hút, nghiên cứu, lựa chọn và quyết định tiếp nhận một cá nhân vào một vị trí của tổ chức ; để thỏa mãn nhu cầu của tổ chức và bổ sung nhân lực cần thiết nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. Trong đó, quá trình tuyển dụng được chia làm hai giai đoạn đó là: giai đoạn tuyển mộ và giai đoạn tuyển chọn. Có thể nói, sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp hay một cơ quan, tổ chức nào khác nó phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của việc tuyển dụng nhân sự. Một nguồn nhân sự dồi dào về trí tuệ và sự nhiệt huyết với công việc sẽ là một lợi thế to lớn đối với cơ quan, tổ chức đó. Muốn vậy thì khâu tuyển dụng nhân sự hết sức là cần thiết và quan trọng. Đối với tổ chức doanh nghiệp, tuyển dụng nhân sự giúp cho việc bổ sung nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu, yêu cầu hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh của tổ chức đó. Đồng thời, việc lựa chọn được đội ngũ nhân sự chất lượng sẽ nhằm đáp ứng được sự cạnh tranh từ các yếu tố bên ngoài, giúp củng cố được tổ chức trong việc thực hiện các mục tiêu, kế hoạch đề ra. Đối với người lao động thì quá trình tuyển dụng sẽ là cơ hội để họ có thể tìm kiếm cho mình một công việc phù hợp với năng lực, nguyện vọng bản thân. Tạo ra không khí thi đua, hoạt động cạnh tranh lành mạnh giữa các nhân sự khác trong và ngoài cơ quan, tổ chức, đơn vị.
2.3.2.1. Mục đích và quy định trách nhiệm tuyển dụng
1) Mục đích: Việc tuyển dụng phải thỏa mãn được mục tiêu ngắn và dài hạn của công ty. Nhân sự được tuyển vào không những phải đáp ứng được yêu cầu của công việc hiện tại mà còn phải căn cứ để phát triển trong tương lai. Việc tuyển chọn phải căn cứ vào năng lực và phẩm chất thực sự của ứng cử viên nhằm đáp ứng các yêu cầu công việc mà không có bất cứ sự phân biệt nào. Ứng cử viên nội bộ được ưu tiên xem xét bổ nhiệm/ tuyển dụng vào vị trí đang cần người. Chỉ khi nào không thể bổ nhiệm từ nguồn nội bộ, việc tuyển dụng từ nguồn bên ngoài mới được xét đến.
2) Quy định trách nhiệm:
Các trưởng phòng của các bộ phận trong công ty chịu trách nhiệm xây dựng nhu cầu tuyển dụng của bộ phận mình dựa trên mục tiêu chiến lược của công ty trên cơ sở 6 tháng/lần, xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn của vị trí mà có nhu cầu tuyển dụng.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm: Xây dựng kế họach tuyển dụng hàng năm căn cứ trên nhu cầu tuyển dụng của từng bộ phận và trình ban lãnh đạo phê duyệt. Phối hợp với các Trưởng bộ phận/ Ban giám đốc tiến hành công tác tuyển dụng theo kế họach đã duyệt.
3) Quy định thẩm quyền:
Các vị trí giám đốc do Hội đồng quản trị phê duyệt
Các vị trí Trưởng phòng/ Chánh Văn phòng, Phó phòng/ Phó Chánh Văn phòng do Giám đốc điều hành phê duyệt
Các vị trí nhân viên trong các phòng/ban do Trưởng phòng/Chánh Văn phòng của bộ phận đó phê duyệt
2.3.2.2. Nguyên tắc và nguồn tuyển dụng nhân sự
Công tác tuyển mộ
1) Nguyên tắc tuyển mộ
- Căn cứ vào phẩm chất và năng lực của người ứng tuyển để tuyển dụng đúng người, đúng việc phù hợp với các tiêu chí đặt ra.
2) Nguồn tuyển mộ
Nhằm đáp ứng được các nhu cầu của công việc kinh doanh, sự đa dạng hóa trong từng lĩnh vực thì Công ty luôn có kế hoạch tuyển mộ thu hút nguồn ứng viên trong và ngoài tổ chức. Tùy vào vị trí tuyển dụng, hiện nay Công ty chủ yếu tuyển mộ theo hai nguồn đó là bên trong và ngoài tổ chức.
- Đối với lao động trực tiếp cụ thể là công nhân viên công ty thì nguồn tuyển mộ chủ yếu là lao động bên ngoài.
- Đối với lao động gián tiếp trong các phòng ban, tổ chuyên môn giúp việc thì được tuyển mộ theo hai nguồn đó là bên trong nội bộ công ty và bên ngoài doanh nghiệp. Nguồn bên ngoài thông qua hình thức nộp hồ sơ thi tuyển và phỏng vấn, nguồn nội bộ chủ yếu là thông qua hình thức công ty thông báo vị trí cần tuyển đến toàn bộ nhân viên, nhân viên nào thấy mình đủ khả năng, đáp ứng được yêu cầu của vị trí tuyển dụng thì làm đơn đăng ký tuyển chọn hoặc thông qua sự đề bạt, giới thiệu ứng viên của các đồng nghiệp trong công ty.
3) Phương pháp tuyển mộ
Đối với nguồn bên trong nội bộ công ty thường sử dụng rộng rãi các phương pháp như:
- Niêm yết tại cơ quan qua bảng tin: Công ty sẽ thông báo về nhu cầu vị trí công việc cần bổ sung tại các bảng tin để tất cả cán bộ, công nhân viên được biết và nếu ai phù hợp với các tiêu chuẩn đặt ra về năng lực, trình độ cũng như phẩm chất thì làm đơn đăng ký ứng tuyển.
- Thông báo qua các cuộc họp: Ban lãnh đạo công ty sẽ phổ biến đến các phòng, bộ phận thông qua cuộc họp nội bộ, nêu kế hoạch tuyển dụng nhân sự vào các vị trí còn thiếu. Trưởng bộ phận sẽ có trách nhiệm phổ biến lại với các nhân viên trong phòng ban mình.
- Đăng tuyển trên website nội bộ công ty: Đây là phương pháp khá phổ biến và tiện lợi, tiết kiệm chi phí và thời gian. Tại đây, công ty sẽ đăng trên trang web để nhân viên trong và người lao động ngoài doanh nghiệp được biết về vị trí tuyển dụng, cũng như những yêu cầu đặt ra cùng với những thông tin cần thiết khác.
Đối với nguồn bên ngoài công ty
Phương pháp tuyển mộ sẽ được thực hiện qua các hình thức như:
- Quảng cáo trên các phương tiện truyền thông: Quảng cáo tuyển dụng là cơ hội để doanh nghiệp có thể thu hút, gây sự chú ý được các ứng viên tiềm năng đến xin việc đồng thời là cơ hội để quảng bá thương hiệu cho chính cơ quan, doanh nghiệp mình.
- Thông qua Internet: Công ty sẽ đăng thông tin tuyển dụng lên các trang web như website của công ty, website nội bộ, website tuyển dụng việc làm để các ứng viên được biết.
- Sự giới thiệu của người quen.
- Đến các trường chuyên ngành để tuyển dụng.
2.3.2.3. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm
- Thủ tục:
Bước 1: Lập bản kế họach tuyển dụng kèm theo bản đánh giá năng suất lao động của bộ phận có nhu cầu tuyển dụng và bản mô tả công việc , tiêu chuẩn của vị trí tuyển dụng trình ban lãnh đạo phê duyệt.
Bảng 2.5. Bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự giai đoạn 2015-2017
STT Các phòng ban Số lƣợng lao động tuyển dụng
2015 2016 2017 1 Văn phòng 0 2 1 2 Kế toán 1 1 2 3 Xưởng sản xuất 10 7 12 4 Kinh doanh 5 8 6 Tổng 16 18 21 ( Nguồn: Văn phòng)
Trong 3 năm trở lại đây, nhu cầu tuyển dụng nhân sự của công ty tăng lên do nhu cầu mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty liên tục tuyển dụng nguồn nhân lực từ bên ngoài đặc biệt là lao động cho sản xuất và kinh doanh. Nhu cầu tuyển dụng nhân lực từ năm 2015 là 16 vị trí đến năm 2017 tăng lên 21 vị trí trong đó tập trung chủ yếu là các vị trí công nhân sản xuất của xưởng và Phòng kinh doanh như nhân viên kinh doanh phân phối, nhân viên kinh doanh lẻ, nhân viên kế toán bán hàng.
Bước 2: Thông báo về vị trí tuyển dụng trong nội bộ công ty, sau đó đăng thông tin tuyển dụng nhân sự của công ty lên các phương tiện thông tin đại chúng
Bước 3: Văn phòng có trách nhiệm : + Thu nhận hồ sơ của tất cả các ứng viên tham gia tuyển dụng
Bảng 2.6. Bảng số lƣợng hồ sơ dự tuyển năm 2017
( Đơn vị: người)
Vị trí tuyển dụng Số lƣợng Hồ sơ dự tuyển Tỷ lệ sàng lọc
NV kinh doanh 5 30 6/1
NV kế toán bán hàng 2 10 5/1
NV hỗ trợ kinh
doanh phân phối 5 15 3/1
NV hành chính 2 18 9/1
( Nguồn: Văn phòng)
Dựa trên bảng số liệu trên có thể thấy, trong năm 2017 số lượng người lao động nộp hồ sơ dự tuyển tương đối cao, đặc biệt số hồ sơ dự tuyển cho vị trí nhân viên kinh doanh chiếm vị trí cao nhất cho đến vị trí nhân viên hành chính. Tuy nhiên, do nhu cầu về số lượng có hạn, nên Công ty phải tiến hành sàng lọc để lựa chọn ra người phù hợp nhất với yêu cầu công việc.
Bước 4: Phỏng vấn lần 1: theo hình thức thi viết để kiểm tra trình độ của từng ứng viên
Mục đích của bước này đó chính là lựa chọn được nguồn ứng viên tốt nhất để có thể đảm nhận vị trí công việc mà doanh nghiệp đang có nhu cầu tuyển dụng. Dựa trên số lượng ứng viên tham gia dự tuyển, Văn phòng sẽ tiến hành tổ chức thi tuyển.
Bước 5: Phỏng vấn lần 2: theo hình thức phỏng vấn trực tiếp
Bước 6: Ra quyết định tuyển dụng. Đối với những ứng viên đạt yêu cầu Công ty sẽ gọi điện trực tiếp hoặc gửi qua email và tiếp nhận thử việc.
Công ty không có trách nhiệm hoàn trả lại hồ sơ nếu ứng viên không đạt yêu cầu.
Bảng 2.7. Kết quả tuyển dụng nhân sự trong giai đoạn 2015-2017 ( Đơn vị: người) Năm Kế hoạch Thực tế Tỷ lệ đáp ứng yêu cầu công việc (%) Chênh lệch 2015 16 14 87.5% -2 2016 18 18 100% 0 2017 21 14 66.6% -7 ( Nguồn: Văn phòng) 2.3.2.4. Một số quy định khác về nhân sự 1) Thử việc
- Mục đích: Mọi nhân viên được tuyển dụng vào công ty đều phải qua thời gian thử việc và thử thách. Mục đích của thời gian này là để nhân viên mới đánh giá xem họ có thật sự phù hợp và thích ứng với công việc cũng như cơ hội mà công ty cung cấp hay không. Mặt khác, đây cũng là thời gian giúp cho cán bộ quản lý xem xét và đánh giá về năng lực, đạo đức, tác phong và khả năng hoà nhập của nhân viên mới trước khi có quyết định tiếp nhận chính thức.
- Quy định trách nhiệm:
Trưởng phòng của các bộ phận có trách nhiệm xây dựng bản mô tả công việc cho nhân viên trong giai đoạn thử việc.
Lãnh đạo Văn phòng phối hợp cùng với trưởng phòng các bộ phận quyết định thời gian thử việc hợp lý, quyết định chính sách lương và các phúc lợi khác cho nhân viên thử việc. Đồng thời có trách nhiệm giám sát và đôn đốc công việc của nhân viên thử việc. Đảm bảo an toàn về thông tin và tài sản cũng như kỷ luật trật tự của nhân viên trong giai đoạn thử việc.
Qua thời gian thử việc, trưởng bộ phận tiến hành công tác đánh giá năng lực nhân viên trước khi có quyết định tiếp nhận chính thức.
- Chính sách chi tiết:
Thời gian thử việc là : 30 ngày
Trong thời gian thử việc, hai bên có quyền thông báo chấm dứt thỏa thuận thử việc trong vòng 24 giờ.
Trong vòng 03 ngày trước khi hết hạn thử việc, nhân viên thử việc sẽ được đánh giá và nhận xét về năng lực, đạo đức và khả năng hòa nhập.
Nếu kết quả đánh giá sau thời gian thử việc là đạt, nhân viên sẽ được ký hợp đồng lao động thời hạn 01 năm với Công ty và đây được coi là thời gian thử thách của nhân viên đó .
Các chính sách về hợp đồng lao động theo quy định của điều 15 đến điều 25 của Luật lao động.
Lương và phúc lợi: Trong giai đoạn thử việc, nhân viên được hưởng ít nhất là 85% lương cơ bản + các khoản phụ cấp (nếu có)
2) Thôi việc
- Mục đích: Chính sách này được xây dựng nhằm đảm bảo tính công bằng, chính xác và phù hợp pháp luật trong mọi trường hợp thôi việc, đồng thời đảm bảo các hoạt động kinh doanh của công ty vẫn được duy trì bình thường.
- Thời hạn báo trước: Người lao động muốn ngừng công việc thì phải báo trước kế hoạch nghỉ trước 30 ngày.
- Thanh toán lương/ phụ cấp:
Tiền lương tháng cuối cùng của nhân viên cùng tất cả các khoản tiền nghỉ phép, trợ cấp thôi việc và các khoản phải trả sẽ được thanh toán cho nhân viên ngay trước hạn rời khỏi Công ty.
Kế toán trưởng có trách nhiệm đảm bảo rằng toàn bộ tài sản, các khoản nợ, tạm ứng lương (nếu có) đều được thu hồi trước khi thanh toán những khoản trên.
- Phỏng vấn khi thôi việc:
Các vị trí Giám đốc mà xin thôi việc thì do Hội đồng quản trị phỏng vấn; Các vị trí Chánh Văn phòng/Trưởng phòng, Phó Chánh Văn phòng/Phó phòng do giám đốc điều hành phỏng vấn;
Các vị trí nhân viên trong các phòng/ban do Chánh Văn phòng/Trưởng phòng của bộ phận đó phỏng vấn.
+Nội dung phỏng vấn: sẽ là thông tin phản hồi quan trọng về tư tưởng và nhận thức của nhân viên về công việc, Công ty và về các quyền lợi cũng như điều kiện làm việc thực tế. Các dữ liệu về cuộc phỏng vấn thôi việc phải được lưu trong hồ sơ nhân viên tại phòng ban chuyên trách.
- Thủ tục, giấy tờ liên quan:
+ Đơn xin thôi việc: đây là thủ tục bắt buộc đối với mọi trường hợp thôi việc từ phía nhân viên. Trong đơn xin thôi việc phải nêu rõ ngày đề nghị chính thức thôi việc.
+ Sổ lao động và sổ bảo hiểm xã hội (nếu có) sẽ được trả lại cho nhân viên thôi việc trong vòng 15 ngày kể từ ngày chính thức thôi việc. Bộ phận kế toán có trách nhiệm hoàn tất các thủ tục với cơ quan bảo hiểm xã hội để đảm bảo thời gian nêu trên.
Quyết định số 190/QĐ-TGĐ ngày 26 tháng 12 năm 2017 của Tổng giám đốc Công ty về việc cho nhân viên nghỉ việc (xem phụ lục 04)
3) Chấm dứt hợp đồng lao động
- Mục đích: Chính sách này được xây dựng nhằm đảm bảo tính công bằng, chính xác và phù hợp pháp luật trong mọi trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động, đồng thời đảm bảo tiến trình sản xuất kinh doanh của công ty vẫn được duy trì bình thường.
- Công ty có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong các trường hợp sau:
+ Bị xử lý kỷ luật dưới hình thức sa thải.
+ Không thể tiếp tục làm việc do ốm đau đã điều trị 06 tháng (đối với hợp đồng có thời hạn) hoặc 12 tháng (đối với hợp đồng không thời hạn) mà không có khả năng hồi phục.
+ Trong các trường hợp chấm dứt hợp đồng này, nhân viên sẽ nhận văn bản báo trước: 30 ngày đối với Hợp đồng lao động có thời hạn từ 01 năm đến 03 năm; 03 ngày đối với Hợp đồng lao động từ 03 tháng đến dưới 01 năm.
- Nhân viên được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động và phải báo trước ít nhất 30 ngày bằng văn bản đối với hợp đồng có thời hạn trên 01 năm và 03 ngày đối với hợp đồng dưới 01 năm.
- Thủ tục chấm dứt hợp đồng:
Trong vòng 7 ngày kể từ ngày chấm dứt Hợp đồng lao động hoặc đơn nghỉ việc có hiệu lực, Công ty và nhân viên có trách nhiệm thanh toán mọi khoản liên quan đến tiền bạc và tài sản của mỗi bên như sau:
+ Nhân viên sẽ nhận hồ sơ cá nhân gồm lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ đào tạo và lương cho những ngày làm việc còn lại và tiền thanh toán cho những ngày phép năm chưa nghỉ cũng như trợ cấp thôi việc nếu đã làm việc cho Công ty từ 01 năm trở lên.