22 36 Văn óa côn sở tạ cơ quan Sở Cô nT ươn
3.2.3.1. Hoàn thiện quy trìn đán á kết quả thực hiện công việc
Đây là nhóm giải pháp rất quan trọng nhằm đánh giá chất lƣợng và hiệu quả áp dụng vào trong thực tiễn ý nghĩa khoa học của đề tài. Sau đây, tác giả sẽ lần lƣợt trình bày quy trình để hoàn thiện công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc tại đơn vị.
- Nội dung và trình tự thực hiện:
Đánh giá kết quả công việc là một trong những nguồn cung cấp thông tin phản hồi cho công chức biết mức độ thực hiện công việc của họ so sánh với các tiêu
chuẩn quy định và so với các công chức khác, từ đó giúp công chức điều chỉnh, khắc phục các hạn chế, sai lầm nếu có trong quá trình làm việc. Đánh giá kết quả thực hiện công việc phải dựa trên hai tiêu chí là tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc, đƣợc thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Xác địn các t u c í cơ bản cần đán á
Lãnh đạo cần xác định các lĩnh vực, kỹ năng, kết quả nào cần đánh giá và những yếu tố này liên hệ với việc thực hiện các mục tiêu của cơ quan. Các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc cần đáp ứng các nguyên tắc:
Cụ thể, dễ hiểu: Các tiêu chí phải phản ánh đƣợc sự khác biệt giữa ngƣời thực hiện công việc tốt và ngƣời thực hiện công việc chƣa tốt.
Đo lƣờng đƣợc: Các tiêu chí phải đo lƣờng đƣợc và không quá khó khăn trong việc thu thập dữ liệu hoặc dữ liệu quá phân tán.
Phù hợp thực tiễn: Các tiêu chí thực hiện công việc gắn với kết quả thực tế, khả thi, hợp lý.
Có thể tin cậy đƣợc: Các tiêu chí đo lƣờng thực hiện công việc phải nhất quán, đáng tin cậy. Những ngƣời đánh giá khác nhau cùng xem xét kết quả thực hiện của một nhân viên thì phải có các kết luận không quá khác nhau về kết quả thực hiện của nhân viên đó.
Thời gian xác định: Tiêu chí đánh giá cần xem xét kết quả hoàn thành công việc tƣơng ứng với thời gian quy định.
Bước 2: Lựa chọn p ươn p áp đán á t íc ợp
Trong thực tế có rất nhiều phƣơng pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc khác nhau. Mỗi phƣơng pháp đều có những ƣu, nhƣợc điểm riêng tùy thuộc vào đối tƣợng, mục đích đánh giá của lãnh đạo. Có thể kể ra đây một số phƣơng pháp đánh giá thông dụng nhƣ: Xếp hạng luân phiên, so sánh cặp, quan sát hành vi, phƣơng pháp bảng điểm, phƣơng pháp quản trị theo mục tiêu…
Bước 3: Xác địn n ườ đán á và uấn luyện về kỹ năn đán á
Đánh giá kết quả thực hiện công việc thƣờng đƣợc thực hiện giữa công chức quản lý trực tiếp và cấp dƣới. Tuy nhiên, để công tác đánh giá khách quan, chính xác hơn, có thể thu hút nhiều đối tƣợng khác tham gia đánh giá nhƣ sau:
Đánh giá của công chức quản lý trực tiếp (cấp 1) và công chức quản lý cấp trên hai bậc. Điều này sẽ tránh đƣợc sự thiên vị từ phía một công chức quản lý và tăng thông tin cho việc đánh giá đồng thời giảm áp lực cho một lãnh đạo phải đánh giá quá nhiều.
Đánh giá bởi đồng nghiệp của ngƣời đƣợc đánh giá về mức độ hỗ trợ, hợp tác trong công việc. Điều này sẽ khuyến khích tinh thần đồng đội, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc.
Đánh giá bởi bộ phận nhân sự hay hội đồng thi đua khen thƣởng, nơi quan sát những hoạt động thƣờng ngày của công chức và là nơi đề xuất các chỉ tiêu khen thƣởng trong năm. Mục đích của việc đánh giá này là nhìn nhận kết quả thực hiện công việc của công chức trên cơ sở so sánh, đối chiếu với kết quả thực hiện công việc của công chức bộ phận khác trong cùng đơn vị, nhằm tạo sự công bằng và khách quan trong các vấn đề bình xét, khen thƣởng.
Tự đánh giá: công chức tự đánh giá kết quả thực hiện công việc của bản thân với các tiêu chí theo quy định.
Nhận thức sai lệch, sử dụng phƣơng pháp đánh giá không thích hợp hoặc xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn đánh giá không chính xác sẽ dẫn đến tình trạng không công bằng, tạo dƣ luận xấu trong cơ quan, ảnh hƣởng đến tâm lý thực hiện công việc của công chức. Vì vậy, công chức làm công tác đánh giá cần đƣợc huấn luyện về quan điểm, nhận thức và kỹ năng đánh giá.
Bước 4: Thông báo cho công chức về nội dung, phạm v đán á
Ngay khi giao nhiệm vụ cho công chức, lãnh đạo cần phổ biến về các tiêu chuẩn, phạm vi sẽ đánh giá kết quả thực hiện. Tuy nhiên, trƣớc khi thực hiện đánh giá chính thức một tuần, lãnh đạo cần thông báo lại cho công chức nội dung, phạm vi đánh giá và tầm quan trọng của kết quả đánh giá đối với công chức và cơ quan.
Bước 5: Thực hiện đán á
Công chức đánh giá so sánh, phân tích kết quả thực hiện công việc của nhân viên với tiêu chí đƣợc giao. Trong quá trình đánh giá tuyệt đối không đƣợc để tình cảm, ấn tƣợng của mình ảnh hƣởng đến kết quả đánh giá. Sau khi đánh giá, công chức quản lý nên thảo luận với công chức về kết quả đánh giá, tìm hiểu những điều nhất trí và chƣa nhất trí trong cách đánh giá, chỉ ra những mặt tốt và chƣa tốt cần
khắc phục, sửa chữa trong thời gian sắp tới. Điều quan trọng là phải vạch ra đƣợc phƣơng hƣớng, cách thức cải tiến, thực hiện công việc, đề ra các mục tiêu mới cho công chức.
- P ươn p áp đán á kết quả thực hiện công việc
Hiện nay có rất nhiều phƣơng pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Tuy nhiên xét về tình hình thực tế và yêu cầu, mục đích đánh giá kết quả thực hiện công việc tại Sở Công Thƣơng Tiền Giang, tác giả đề xuất phƣơng pháp đối với loại hình công việc đặc thù của khối cơ quan hành chính nhà nƣớc.
* Đối với đánh giá tập thể:
Bước 1: Xác định các tiêu chí chủ yếu khi thực hiện công việc
Kết quả thực hiện công việc của tập thể đƣợc đánh giá qua ba mặt: khối lƣợng công việc hoàn thành; chất lƣợng công việc hoàn thành và tinh thần, thái độ, hành vi, tác phong trong thực hiện công việc. Trong đó, các mặt công tác lại đƣợc chia nhỏ thành các tiêu chí cụ thể phù hợp với hai yêu cầu đánh giá về năng lực hành vi và tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Bước 2: Phân loại các mức độ thỏa mãn yêu cầu khi thực hiện công việc
Căn cứ vào kết quả thực hiện công việc so với yêu cầu, nhiệm vụ đƣợc phân công, các tập thể đƣợc chấm điểm tƣơng ứng với số phần trăm ( ) hoàn thành trên mỗi đầu công việc. Trong đó, quy định cụ thể các tiêu chí đánh giá, mức độ hoàn thành để đánh giá theo mức độ: hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; hoàn thành tốt nhiệm vụ; hoàn thành nhiệm vụ nhƣng còn hạn chế về năng lực; không hoàn thành nhiệm vụ.
Bước 3: Đánh giá tầm quan trọng (trọng số) của mỗi nhóm yêu cầu đối với
hiệu quả thực hiện công việc của tập thể - Khối lƣợng công việc hoàn thành.
- Chất lƣợng công việc hoàn thành (trong đó chia ra thành hai tiêu chí: khối lƣợng hoàn thành đúng hạn/số lƣợng công việc đƣợc giao và đảm bảo yêu cầu về nội dung xử lý).
- Tinh thần, thái độ, hành vi, tác phong trong công việc (trong đó chia ra thành bốn tiêu chí: tinh thần phối hợp trong công tác; chấp hành nội quy, quy chế của cơ quan; thực hành tiết kiệm trong việc sử dụng tài nguyên cơ quan trong xử lý công việc và chế độ thông tin, báo cáo hàng tháng theo quy định.
Bước 4: Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của tập thể
Kết quả đánh giá cuối cùng về năng lực thực hiện công việc của tập thể dựa theo nguyên tắc sau:
- Nếu bị đánh giá kém ở bất kỳ yêu cầu chủ yếu nào, tập thể sẽ bị đánh giá chung là kém.
- Khi không bị bất kỳ điểm kém nào, căn cứ vào số điểm của tập thể để đánh giá.
* Đối với đánh giá cá nhân
Bước 1: Xác định các tiêu chí chủ yếu khi thực hiện công việc
Kết quả thực hiện công việc của cá nhân đƣợc đánh giá qua hai mặt: Tiêu chuẩn thực hiện công việc (bao gồm hai thành phần kết quả công tác và thái độ làm việc) và năng lực hành vi.
Bước 2: Phân loại các mức độ thỏa mãn yêu cầu khi thực hiện công việc
Giống phƣơng pháp đánh giá đối với tập thể.
Bước 3: Đánh giá tầm quan trọng (trọng số) của mỗi nhóm yêu cầu đối với
hiệu quả thực hiện công việc của cá nhân
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc: trong đó chia ra hai thành phần:
+ Kết quả công tác: gồm khối lƣợng công việc hoàn thành/công việc đƣợc giao; Khối lƣợng hoàn thành đúng hạn/số lƣợng công việc đƣợc giao; ý kiến đề xuất giải quyết thỏa đáng yêu cầu công việc; tính chính xác, đầy đủ của thông tin đề xuất; đáp ứng yêu cầu về thể thức trình bày văn bản.
+ Thái độ làm việc: gồm tinh thần phối hợp trong công tác; tinh thần trách nhiệm trong công việc; thái độ phục vụ công dân; tính trung thực trong công tác.
- Năng lực hành vi: gồm đảm bảo số ngày làm việc; ý thức chấp hành kỷ luật; đạo đức lối sống; thái độ học tập nâng cao trình độ.
Bước 4: Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của cá nhân
Trong năm, ngoài việc thực hiện công tác chuyên môn, sự nổ lực, cố gắng của công chức còn đƣợc thể hiện qua các hình thức khen thƣởng và kỷ luật.
Kết quả đánh giá cuối cùng về năng lực thực hiện công việc của cá nhân dựa theo nguyên tắc sau:
- Nếu bị đánh giá kém ở bất kỳ yêu cầu chủ yếu nào, cá nhân sẽ bị đánh giá chung là kém.
- Khi không bị bất kỳ điểm kém nào, căn cứ vào số điểm cá nhân để đánh giá.
Ngoài ra đối với đánh giá cá nhân, tác giả còn đề xuất thêm phƣơng pháp so sánh cặp làm cơ sở để bình xét khen thƣởng và đề bạt cán bộ. Theo đó, từng cặp nhân viên trong mỗi phòng ban lần lƣợt đƣợc đem ra so sánh về những yêu cầu chính.
Ngƣời đƣợc đánh giá tốt hơn hẳn sẽ đƣợc cho 4 điểm; ngƣời đƣợc đánh giá yếu hơn hẳn sẽ đƣợc cho 0 điểm; ngƣời đƣợc đánh giá tốt hơn sẽ đƣợc cho 3 điểm và yếu hơn sẽ đƣợc cho 1 điểm; nếu hai ngƣời đƣợc đánh giá ngang nhau sẽ đều đƣợc cho 2 điểm trong bảng so sánh. Khi tổng hợp, sẽ lần lƣợt chọn ra ngƣời có số điểm từ cao nhất đến thấp nhất. Ví dụ về Bảng so sánh cặp Nhân viên A B C D Tổng hợp A 3 4 3 10 B 1 3 1 5 C 0 1 0 1 D 1 1 4 6
- Mối quan hệ giữa kết quả tập th với kết quả cá nhân
Thiết lập mối quan hệ tỷ lệ giữa kết quả đánh giá cá nhân và tập thể nhằm các mục tiêu sau đây:
- Tạo sự công bằng giữa các bộ phận, tránh tình trạng nhiều cán bộ quản lý muốn “nới lỏng” với cấp dƣới trong khi đó một số khác lại quá khắt khe.
- Khuyến khích mọi ngƣời quan tâm đến kết quả cuối cùng của tập thể. - Khuyến khích mọi ngƣời có tinh thần đồng đội, chia sẻ, giúp đỡ nhau.