- Phông lưu trữ:
3.2.2. Đẩy mạnh phát huy giá trị tài liệu (trưng bày, triển lãm, xuất bản các ấn
bản các ấn phẩm…)
Để phát huy có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ các phông lưu trữ cá nhân nói chung và các phông lưu trữ Thường trực Ban Bí thư nói riêng, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng cần đẩy mạnh phát huy giá trị tài liệu phông lưu trữ cá
nhân các đồng chí Thường trực Ban Bí thư thông qua nhiều hình thư như trừng bày, triển lãm, xuất bản phẩm,.. Tuy nhiên, trong nhiều năm qua, công tác này còn có một số hạn chế nhất định. Nguyên nhân của những hạn chế đó là do nhận thức về tầm quan trọng của việc sưu tầm, thu thập chưa đầy đủ; hình thức sử dụng còn nghèo nàn; các công cụ tra tìm tài liệu còn lạc hậu, việc ứng dụng công nghệ thông tin còn chưa được phát huy.
Để góp phần khắc phục thiếu sót đó, việc mở rộng và không ngừng đa dạng hoá các hình thức tổ chức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là hết sức cần thiết. Vì vậy Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng cần đa dạng hoá các hình thức, trong đó cần chú trọng và triển khai mạnh mẽ hơn đối với hình thức công bố, giới thiệu tài liệu nhằm đáp ứng yêu cầu một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất đối với người nghiên cứu. Công bố tài liệu chiếm vị trí quan trọng trong công tác lưu trữ, việc công bố tài liệu nhằm cung cấp cho người nghiên cứu những tài liệu có ý nghĩa đối với công tác nghiên cứu khoa học, hoặc thông qua việc công bố tài liệu lưu trữ để tuyên truyền, giáo dục quần chúng về một vấn đề cụ thể. Đặc biệt, hình thức công bố tài liệu giúp cho mọi người hiểu được giá trị của các tài liệu, qua đó vận động được các cá nhân cần phải lưu trữ lịch sử hoặc cá nhân đang lưu giữ lịch sử quan trọng về các đồng chí Thường trực Ban Bí thư tự nguyện giao nộp, ký gửi hoặc hiến tặng các tài liệu đó về Cục Lưu trữ hoặc các cơ quan có liên quan.
Vì vậy, việc mở rộng mối quan hệ với các cơ quan có nhiệm vụ gần với lưu trữ như bảo tàng hoặc các cơ quan tuyên truyền như báo, tạp chí văn thư lưu trữ để tổ chức triển lãm lưu trữ; công bố, giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng cũng là một biện pháp tốt, mang lại hiệu quả thiết thực trong việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
Ở một số nước trên thế giới, việc triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến là một hình thức triển lãm được áp dụng khá phổ biến. Tuy nhiên, ở Việt Nam hiện nay chưa áp dụng được hình thức này. Triển lãm tài liệu lưu trữ là hình thức triển lãm phi thương mại, nhằm mục đích giới thiệu, quảng bá đến mọi người trong xã hội, cộng đồng về nội dung giá trị của tài liệu lưu trữ để phát huy giá trị tài liệu. Chỉ cần có máy tính và được kết nối mạng internet, có tài khoản, dù ở bất kỳ nơi đâu mọi
người có thể truy câp xem triển lãm tài liệu lưu trữ bất kỳ lúc nào. Tổ chức một triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến sẽ tiết kiệm chi phí, công sức người lao động hơn tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ truyền thống. Bên cạnh đó, một ưu điểm của việc tổ chức triểm lãm trực tuyến đó là người sử dụng có thể dễ dàng tìm kiếm và mở rộng nhiều thông tin khác nhau vì nó cho phép người sử dụng liên kết với các đối tượng dữ liệu từ các website khác. Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm trên thì việc tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến còn có hạn chế đó là: người sử dụng không được tiếp cận trực tiếp với tài liệu gốc, mặc dù tài liệu lưu trữ được số hoá chất lượng cao, hình ảnh rõ nét nhưng sẽ không chân thật bằng tài liệu gốc.
Với những ưu điểm trên, tác giả nhận thấy rằng việc ứng dụng triển lãm tài liệu trực tuyến rất cần thiết. Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng cần yêu cầu, phối hợp với các cơ quan chức năng để sớm đầu tư trang thiết bị, hệ thống phần mềm để sớm triển khai hình thức này đến đông đảo mọi người, để mọi người có thể dễ dàng tiếp cận đến gần hơn với tài liệu lưu trữ.
Hiện nay, có rất nhiều tài liệu lưu trữ được công bố dưới nhiều kiểu và hình thức khác nhau để phục vụ đa dạng theo yêu cầu của người sử dụng. Tuy nhiên, đối với tài liệu lưu trữ cá nhân, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã và đang sử dụng hình thức công bố xuất bản phẩm theo cá nhân để công bố tài liệu lưu trữ thuộc về một nhân vật riêng biệt được tạo dựng nên trong quá trình hoạt động của mình bất kể thuộc phông nào. Ví dụ: Hồ Chí Minh toàn tập, Lê Duẩn toàn tập, Tuyển tập Đào Duy Tùng,….
Việc công bố tài liệu lưu trữ dưới hình thức bộ sách, tuyển tập riêng biệt mang đến cho người đọc một khối lượng tài liệu hết sức phong phú, thông qua đó họ có thể tìm kiếm những thông tin trong quá khứ để phục vụ cho nhiều yêu cầu khác nhau. Tuy nhiên với hình thức này đòi hỏi cần rất nhiều thời gian, công sức, cán bộ làm công tác này đòi hỏi phải có kiến thức về công bố học, sử liệu học, lưu trữ học cần thiết.