- Phông lưu trữ:
3.1.3. Xác định giá trị tài liệu
Hiện nay, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng chưa có văn bản chính thức nào quy định về việc xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ cá nhân mà mới chỉ có công văn số 42-CV/LT ngày 2/7/1990 về việc hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Bên cạnh đó, còn có Hướng dẫn số 29- HD/VPTW ngày 12/9/2017 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc hướng dẫn tổ chức xác định giá trị tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội.
Xác định giá trị tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân, cần căn cứ vào quá trình hoạt động và các chức vụ cao nhất của cá nhân đó, bên cạnh đó cần căn cứ vào nội dung của tài liệu phản ánh thân thế, sự nghiệp và hoạt động của cá nhân hình thành phông.
Khi chỉnh lý các phông lưu trữ, ngoài việc vận dụng các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu chung như: Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu; tiêu chuẩn tác giả tài liệu; tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, cá nhân hình thành phông; tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu; tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu; tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ; tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu; tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu; tiêu chuẩn vật lý tài liệu; thì cần phải chú ý đến giá trị bút tích của người hình thành phông; đây cũng là một trong những tiêu chuẩn quan trong để xác định giá trị tài liệu lưu hay loại. Trên cơ sở đó, nhóm chỉnh lý đã xây dựng bảng thời hạn bảo quản
tài liệu để xác định giá trị tài liệu nhằm loại ra khỏi phông những tài liệu hết giá trị và xác định thời hạn bảo quản cụ thể cho từng tài liệu lưu vĩnh viễn, 70 năm.
Tài liệu lưu bao gồm những dạng tài liệu tiểu sử, gia đình, các tài liệu phân công công tác, kiểm điểm cá nhân; tài liệu do chính cá nhân đó sản sinh ra; tài liệu đến có ý kiến, bút tích của cá nhân đó sửa hoặc góp ý trực tiếp vào văn bản; tài liệu làm việc trao đổi công tác; tài liệu về hoạt động đối ngoại.
Tài liệu loại bao gồm các tài liệu gửi đến không có giá trị, không có bút tích, ý kiến của cá nhân; công văn, điện không có giá trị của các cơ quan hành chính, sự vụ. Sách biếu gửi không đích danh.
Việc xác định giá trị tài liệu được làm như sau:
a) Phông đồng chí Nguyễn Thanh Bình
Thời hạn bảo quản tài liệu trong phông gồm tài liệu vĩnh viễn và có thời hạn như sau:
* Tài liệu lưu vĩnh viễn, bao gồm các loại tài liệu sau:
- Nhóm tài liệu tiểu sử:
+ Các bản sơ yếu lí lịch, tóm tắt lí lịch + Quyết định, tài liệu phân công công tác + Bản kiểm điểm cá nhân
+ Tài liệu về tình hình sức khoẻ, chế độ nghỉ mát, an dưỡng + Tài liệu khen thưởng
+ Tài liệu về lễ tang đồng chí Nguyễn Thanh Bình
- Nhóm tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị - xã hội:
+ Tài liệu đến của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư (có ý kiến đồng chí Nguyễn Thanh Bình)
+ Tài liệu đến của Quốc hội, Chính phủ, các bộ, ban, ngành, đoàn thể (có ý kiến đồng chí Nguyễn Thanh Bình)
+ Tài liệu của các địa phương gửi đến (có ý kiến đồng chí Nguyễn Thanh Bình)
+ Tài liệu về các chuyến công tác trong nước (do đồng chí Nguyễn Thanh Bình dẫn đầu)
+ Tài liệu về đoàn ra, đoàn vào (do đồng chí Nguyễn Thanh Bình dẫn đầu, chủ trì, tham gia).
* Tài liệu lưu 70 năm bao gồm những loại tài liệu sau:
- Giấy mời dự tiệc sinh nhật, xem biểu diễn văn nghệ (không có ý kiến đồng chí Nguyễn Thanh Bình).
- Tài liệu, tư liệu nghiên cứu, tham khảo về các vấn đề an ninh, quốc phòng,.. (không có ý kiến đồng chí Nguyễn Thanh Bình).
* Tài liệu loại bao gồm những loại tài liệu sau:
- Tài liệu đến của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư không có giá trị và không có ý kiến của đồng chí Nguyễn Thanh Bình.
- Tài liệu đến của Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, Ban, ngành gửi đến không có giá trị, ý kiến của đồng chí Nguyễn Thanh Bình.
- Tài liệu của các địa phương gửi đến không có giá trị, ý kiến của đồng chí Nguyễn Thanh Bình.
- Đơn thư khiếu nại, tố cáo liên quan đến các đơn vị tập thể, tổ chức không có giá trị và ý kiến của đồng chí Nguyễn Thanh Bình
b) Phông đồng chí Đào Duy Tùng
Tương tự như Phông đồng chí Nguyễn Thanh Bình, thời hạn bảo quản tài liệu trong phông Đào Duy Tùng gồm tài liệu vĩnh viễn và có thời hạn như sau:
* Tài liệu lưu vĩnh viễn bao gồm những loại tài liệu sau:
- Tài liệu tiểu sử:
+ Sơ yếu lí lịch, tóm tắt lí lịch + Bản kiểm điểm cá nhân + Tài liệu về khen thưởng
+ Tài liệu về lễ tang đồng chí Đào Duy Tùng - Tài liệu phản ánh hoạt động chính trị - xã hội: + Bài nói, bài viết của đồng chí Đào Duy Tùng
+ Tài liệu đến của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư (có ý kiến đồng chí Đào Duy Tùng)
kiến đồng chí Đào Duy Tùng
+ Tài liệu của các địa phương gửi đến (có ý kiến đồng chí Đào Duy Tùng) + Tài liệu, tư liệu tham khảo về các vấn đề an ninh, quốc phòng,… (có ý kiến đồng chí Đào Duy Tùng).
+ Tài liệu về các chuyến công tác trong nước (do đồng chí Đào Duy Tùng dẫn đầu)
+ Tài liệu về đoàn ra, đoàn vào (do đồng chí Đào Duy Tùng dẫn đầu, chủ trì, tham gia)
- Sách, tuyển tập đồng chí Đào Duy Tùng.
* Tài liệu lưu 70 năm gồm những loại tài liệu sau:
- Tài liệu, tư liệu nghiên cứu, tham khảo về các vấn đề an ninh, quốc phòng,… (không có ý kiến đồng chí Đào Duy Tùng).
- Đơn thư khiếu nại, tố cáo liên quan đến các nhân sự cụ thể (có ý kiến đồng chí Đào Duy Tùng).
* Tài liệu lưu 20 năm gồm những loại tài liệu sau:
- Giấy mời dự tiệc, sinh nhật, xem biểu diễn văn nghệ (không có ý kiến đồng chí Đào Duy Tùng).
* Tài liệu loại gồm những loại tài liệu sau:
- Tài liệu đến của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư không có giá trị và không có ý kiến của đồng chí Đào Duy Tùng.
- Tài liệu đến của Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, Ban, ngành gửi đến không có giá trị, ý kiến của đồng chí Đào Duy Tùng.
- Tài liệu của các địa phương gửi đến không có giá trị, ý kiến của đồng chí Đào Duy Tùng.
- Đơn thư khiếu nại, tố cáo liên quan đến các đơn vị tập thể, tổ chức không có giá trị và ý kiến của đồng chí Đào Duy Tùng.
Xác định giá trị tài liệu là một trong những khâu quan trọng và cần thiết trong việc tổ chức khoa học tài liệu. Vì xác định giá trị tài liệu trong một phông lưu trữ sẽ giúp chúng ta xem xét và đánh giá được những tài liệu được lưu lại trong phông và những tài liệu hết giá trị loại ra khỏi phông. Đối với phông lưu trữ cá nhân
nói chung và phông lưu trữ Thường trực Ban Bí thư nói riêng, thì việc xác định bút tích cần cẩn thận và chính xác, xác định xem bút tích đó có phải của cá nhân hoặc các đồng chí Thường trực Ban Bí thư hay không để đánh giá tài liệu; tránh việc loại những tài liệu có bút tích quan trọng hay lưu nhầm những tài liệu không có giá trị.