- Phông lưu trữ:
3.2.1. Sưu tầm, thu thập để hoàn chỉnh nội dung, thành phần tài liệu
3.2.1.1. Xây dựng và ban hành văn bản làm cơ sở pháp lý cho việc sưu tầm, thu thập tài liệu
Để lưu trữ tài liệu một cách đầy đủ và hiệu quả nhất thì việc sưu tầm và thu thập tài liệu để hoàn chỉnh nội dung thành phần tài liệu phông các đồng chí Thường trực Ban Bí thư là việc rất quan trọng và cần thiết. Để làm tốt được nội dung trên, cần ban hành được hệ thống các văn bản làm cơ sở pháp lý để đơn vị, tổ chức có tài liệu giao nộp nhận thấy được đó là nhiệm vụ quan trọng và việc làm thiết thực nhất.
Văn phòng Trung ương Đảng cần xin ý kiến và đề xuất với Ban Bí thư ban hành Quyết định thành lập phông lưu trữ cá nhân của các đồng chí Thường trực Ban Bí thư nhằm mục đích quản lý tập trung thống nhất, bảo quản an toàn và sử dụng có
hiệu quả các tài liệu lưu trữ của các đồng chí Thường trực Ban Bí thư phục vụ sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam.
Bên cạnh đó, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng cần tiến hành sưu tầm, thu thập tài liệu và tiếp nhận tài liệu từ các cơ quan Đảng, Nhà nước, từ cán bộ và nhân dân.
Phục vụ kịp thời các yêu cầu nghiên cứu, công bố đối với tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Thường trực Ban Bí thư
Cần có chế tài cụ thể về giao nộp tài liệu, gắn trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong việc bảo vệ, giao nộp tài liệu của các đồng chí Thường trực Ban Bí thư như một nhiệm vụ chính trị bắt buộc phải hoàn thành.
Ban hành văn bản nhận xét, góp ý, hướng dẫn cụ thể khi nhận xét về công tác sưu tầm, thu thập tài liệu của Thường trực Ban Bí thư sau mỗi đợt thu thập tài liệu, nêu rõ việc cần phải làm và cách làm như thế nào, chỉ ra những điểm còn tồn tại trong quá trình thu thập tài liệu.
Phối hợp với các cơ quan, đơn vị chuyên môn để công bố, trưng bày, triển lãm, giới thiệu tài liệu Phông Lưu trữ Thường trực Ban Bí thư theo quy định của Ban Bí thư nhằm mục đích giới thiệu, phục vụ rộng rãi các yêu cầu nghiên cứu về thân thế sự nghiệp, hoạt động của các đồng chí Thường trực Ban Bí thư.
Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng có trách nhiệm tham mưu với Lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng để xin kinh phí thu thập và trực tiếp hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thi hành việc giao nộp tài liệu của các đồng chí Thường Trực Ban Bí thư vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng.
Với chức năng hướng dẫn việc giao nộp và tập trung tài liệu của các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương, hàng năm Phòng Lưu trữ hiện hành thuộc Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng cần thông báo và đề nghị các đồng chí thư ký, giúp việc Thường trực Ban Bí thư chuẩn bị và thống kê tài liệu để giao nộp vào Kho.
Căn cứ vào nhiệm vụ, quyền hạn của Thường trực Ban Bí thư được quy định trong quyết định ban hành quy chế số 22-QĐ/TW ngày 19/10/2006 của Ban Bí thư về việc thu hồi tài liệu của các đồng chí Lãnh đạo Đảng và Nhà nước đã chuyển
công tác, nghỉ hưu, từ trần. Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng cần ban hành danh mục tài liệu của Thường trực Ban Bí thư thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng như sau:
1. Tài liệu tiểu sử
- Lý lịch, văn bằng, chứng chỉ, chứng minh thư
- Quyết định bổ nhiệm, đề bạt, điều động, thuyên chuyển, phân công công tác
- Quyết định nâng lương, chuyển ngạch, khen thưởng - Bản tự kiểm điểm cá nhân
- Tài liệu về khám sức khoẻ
- Tài liệu về lễ tang (nếu cá nhân đó đã qua đời).
2. Tài liệu về các lĩnh vực công tác
2.1. Tài liệu hoạt động trên cương vị Thường trực Ban Bí thư
- Tài liệu tham gia vào các dự thảo văn bản do Đại hội Đảng toàn quốc, Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư ban hành (có bút tích, ý kiến).
- Bài phát biểu của đồng chí Thường trực Ban Bí thư tại các cuộc họp Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, hội nghị do Ban Bí thư triệu tập.
- Tài liệu về hoạt động đối ngoại, bao gồm: tài liệu ghi chép của cá nhân trong các chuyến đi công tác nước ngoài; tài liệu về hoạt động đối ngoại (có bút tích, ý kiến của đồng chí Thường trực Ban Bí thư); các cuộc hội đàm, tiếp xúc, bản ghi các cuộc trao đổi giữa cá nhân với chính khách nước ngoài ở trong và ngoài nước.
- Tài liệu về các chuyến đi thăm, làm việc ở nước ngoài do cá nhân dẫn đầu. 2.2. Tài liệu hoạt động trong lĩnh vực nhà nước:
- Tài liệu về các dự thảo luật, pháp lệnh, nghị định (có bút tích, ý kiến của cá nhân tham gia trực tiếp vào văn bản).
- Ý kiến phát biểu tại các kỳ họp Quốc hội.
3. Thư trao đổi công việc, cá nhân và thư gửi đến của Thường trực Ban Bí thư.
5. Sách, xuất bản phẩm của Thường trực Ban Bí thư 6. Tài liệu về hoạt động xã hội (nếu có)
7. Tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình
8. Tài liệu do cá nhân tự thu thâp nghiên cứu trong công tác, học tập 9. Tài liệu về gia đình, dòng họ của cá nhân
10. Tài liệu về lễ tang (nếu cá nhân đó đã qua đời).
3.2.1.2. Xây dựng kế hoạch sưu tầm, thu thập tài liệu
Phòng Lưu trữ hiện hành Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng hàng năm cần tiến hành rà soát thành phần tài liệu phông lưu trữ cá nhân nói chung và phông lưu trữ Thường trực Ban Bí thư nói riêng để biết được sự thiếu đủ của tài liệu, từ đó lên kế hoạch cụ thể cho việc sưu tầm và thu thập tài liệu lưu trữ đối với phông Thường trực Ban Bí thư.
Cán bộ được phân công nhiệm vụ làm công tác quản lý tài liệu phông cá nhân trong Kho, cần phải nắm chắc về tình hình tài liệu, số lượng tài liệu, sự thiếu đủ tài liệu trong mỗi phông để từ đó lập bảng kê tài liệu còn thiếu cần thu thập để bổ sung.
Sau khi xây dựng kế hoạch sưu tầm, thu thập tài liệu. Cục Lưu trữ cần dự trù kinh phí đề nghị Văn phòng Trung ương cấp, cần ghi rõ giá trị của từng loại tài liệu và loại hình thu thập như thế nào.
Ví dụ như: Hàng năm, Phòng Lưu trữ hiện hành có chức năng giúp Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng xây dựng lên kế hoạch sưu tầm, thu thập tài liệu từ các gia đình cá nhân của các đồng chí Phạm Thế Duyệt, Phan Diễn, Lê Hồng Anh,… vào kế hoạch công tác năm của cơ quan. Đồng thời, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng cần dự trù kinh phí hàng năm đề nghị Văn phòng Trung ương cấp nhằm mục đích thu thập đầy đủ tài liệu về các đồng chí.