- Phông lưu trữ:
3.1.4. Xây dựng công cụ tra cứu
Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu là một trong những công việc cần thiết của tổ chức khoa học tài liệu, vì xây dựng công cụ tra cứu có tốt và khoa học sẽ giúp cho người khai thác sử dụng tài liệu sẽ nhanh chóng tìm và tiếp cận được đúng và đủ tài liệu cần tìm kiếm một cách nhanh chóng và chính xác.
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ bằng cách tra tìm mục lục hồ sơ.
Mục lục hồ sơ là bản kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ của một phông lưu trữ hoặc một phân phông. Mục lục hồ sơ là công cụ để nắm nội dung, thành phần tài liệu của phông, cố định trật tự tài liệu trong phông và xác định vị trí của từng đơn vị bảo quản để quản lý, tra tìm. Mục lục hồ sơ là nguồn thông tin cấp hai giúp người khai thác sử dụng tài liệu có thể sử dụng và tiếp cận nhanh nhất đến nguồn thông tin cấp một là tài liệu lưu trữ.
Xây dựng mục lục hồ sơ cần phải đảm bảo đầy đủ các nội dung: tiêu đề hồ sơ, tờ nhan đề hồ sơ, tờ mục lục hồ sơ, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt, bảng thống kê tiêu đề hồ sơ, địa chỉ hệ thống hoá, địa chỉ nơi bảo quản, ngày, tháng bắt đầu và kết thúc của tài liệu có trong hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ.
Cấu tạo và cách trình bày các thành phần của mục lục hồ sơ:
Tờ bìa: là tờ đầu tiên của bản mục lục hồ sơ cung cấp thông tin về nơi bảo
quản, phạm vi tài liệu, thời hạn bảo quản của hồ sơ, giới hạn thời gian của tài liệu trong bản mục lục hồ sơ.
Tờ mục lục bên trong: là bản chỉ dẫn cấu tạo và các chương mục của mục lục
hồ sơ, giúp cho việc tra tìm được dễ dàng, thuận tiện.
Lời nói đầu của mục lục hồ sơ: là phần mở đầu của mục lục hồ sơ nhằm giới
thiệu những đặc điểm chủ yếu của mục lục hồ sơ, giúp người đọc hiểu khái quát nội dung cuốn mục lục. Nếu một phông có nhiều mục lục hồ sơ, thì chỉ viết lời nói đầu chung cho các mục lục hồ sơ và để ở mục lục hồ sơ đầu tiên. Trong phần lời nói đầu
của mục lục cần nêu: khái quát lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; đặc điểm chủ yếu của tài liệu được thống kê trong mục lục (thành phần, thời gian, tình trạng vật lý...); khái quát phương án phân loại và hệ thống hóa hồ sơ (đơn vị bảo quản) trong mục lục; khái quát nội dung tài liệu có trong mục lục.
Bảng chữ viết tắt: dùng để giải thích rõ những chữ cái viết tắt trong mục lục
hồ sơ. Tất cả các chữ viết tắt trong bản mục lục hồ sơ đều phải được giải thích đầy đủ để tạo điều kiện thuận tiện cho việc tra tìm nghiên cứu. Các chữ viết tắt được sắp xếp theo thứ tự vần chữ cái.
Phần thống thống kê hồ sơ, đơn vị bảo quản: là phần chủ yếu của mục lục hồ
sơ.
Chứng từ kết thúc của mục lục hồ sơ: viết vào cuối mục lục hồ sơ.
Cách đánh số hồ sơ (đơn vị bảo quản) trong mục lục hồ sơ: sau khi hệ thống hóa hồ sơ, đơn vị bảo quản, tiến hành đánh số thứ tự cho từng đơn vị bảo quản. Mỗi đơn vị bảo quản được đánh một số (số Ả rập). Số đơn vị bảo quản được đánh liên tục cho mỗi một mục lục hồ sơ, bắt đầu từ 01.
Việc xây dựng mục lục hồ sơ có tác dụng:
- Cho biết tổng số hồ sơ (ĐVBQ) trong một phông hoặc một phân phông để có thể tổng hợp chính xác số lượng hồ sơ trong toàn kho. Đồng thời, mục lục hồ sơ còn cho biết tổng số hồ sơ (ĐVBQ) có bao nhiêu lưu vĩnh viễn, bao nhiêu lưu có thời hạn. Căn cứ vào mục lục hồ sơ để có thể định kỳ đưa ra những tài liệu hết giá trị để đánh giá lại.
- Mục lục hồ sơ phản ánh nội dung tài liệu trong phông và là phương tiện tra tìm rất hiệu quả. Căn cứ vào số thứ tự và tên hồ sơ (ĐVBQ) được thống kê trong mục lục hồ sơ mà chúng ta xác định được tài liệu cần tìm có hay không, từ đó tiến hành việc tra tìm được nhanh chóng.
- Cố định và củng cố việc phân loại, sắp xếp tài liệu, là cơ sở để xây dựng các phương tiện thống kê và tra tìm khác (Phụ lục 04).
2.3.2. Đối với phông lưu trữ cá nhân chưa tổ chức khoa học tài liệu
Hiện nay, tài liệu của các đồng chí Phạm Thế Duyệt, Phan Diễn, Lê Hồng Anh đã được sắp xếp sơ bộ về các nhóm tài liệu cơ bản nhưng chưa được tổ chức
khoa học hoàn chỉnh. Cụ thể tài liệu mới sắp xếp theo các nhóm lớn như sau:
2.3.2.1. Tài liệu đồng chí Phạm Thế Duyệt (tài liệu từ 1987 – 2001)
Tổng số: 140 cặp
Trong đó tài liệu được sắp xếp như sau: * Tài liệu tiểu sử:
- Tài liệu cá nhân: bản sơ yếu lí lịch, lí lịch đảng viên; tài liệu về khen thưởng; thư, điện chúc mừng năm mới, ngày kỷ niệm; quyết định phân công công tác,.. ( 2 cặp).
* Tài liệu về hoạt động chính trị - xã hội:
- Các bài nói, bài viết của đồng chí Phạm Thế Duyệt (10 cặp)
- Tài liệu họp Hội nghị Trung ương, Bộ Chính trị, Thường vụ Bộ Chính trị (41 cặp)
- Tài liệu họp Quốc hội khoá X (15 cặp)
- Tài liệu của các Tiểu ban chuẩn bị Đại hội IX (10 cặp) - Tài liệu tên gọi Trung ương (25 cặp)
- Tài liệu đến của Chính phủ, các Ban, Đảng, Bộ, ngành, tổ chức chính trị - xã hội và Mặt trận Tổ quốc (20 cặp)
- Tài liệu đến của địa phương (7 cặp) - Đơn thư (5 cặp)
- Hồ sơ giải quyết các vụ án (4 cặp) - Sổ chuyển giao công văn (1 cặp).
2.3.2.2. Tài liệu đồng chí Phan Diễn (tài liệu từ 1993 – 2006)
Tổng số: 187 cặp
Trong đó tài liệu được sắp xếp như sau: * Tài liệu tiểu sử:
- Tài liệu cá nhân: bản sơ yếu lí lịch, lí lịch đảng viên; tài liệu về khen thưởng; thư, điện chúc mừng năm mới, ngày kỷ niệm; quyết định phân công công tác,.. ( 2 cặp).
* Tài liệu về hoạt động chính trị - xã hội:
- Tài liệu họp Hội nghị Trung ương, Hội nghị Bộ Chính trị, Hội nghị Ban Bí thư (50 cặp)
- Tài liệu họp Quốc hội (25 cặp)
- Tài liệu đến của các Ban, Bộ ngành, doanh nghiệp (30 cặp)
- Hồ sơ các chuyến công tác, làm việc tại các Bộ ngành và các tỉnh thành uỷ (16 cặp)
- Hồ sơ về các chuyến công tác nước ngoài (9 cặp) - Đơn thư (5 cặp)
- Điện đến (15 cặp)
- Hồ sơ giải quyết các vụ án (7 cặp) - Bản tin tham khảo (3 cặp)
- Sổ công tác (1 cặp)
- Sách đồng chí Phan Diễn tham gia xuất bản (2 cuốn).
2.3.2.3. Tài liệu đồng chí Lê Hồng Anh
Tổng số: 302 cặp
Trong đó tài liệu được sắp xếp như sau: * Tài liệu tiểu sử:
- Tài liệu cá nhân: bản sơ yếu lí lịch, lí lịch đảng viên; chứng minh thư nhân dân; tài liệu về khen thưởng; thư, điện chúc mừng năm mới, ngày kỷ niệm; quyết định phân công công tác... (03 cặp).
* Tài liệu về hoạt động chính trị - xã hội:
- Các bài nói, bài viết của đồng chí Lê Hồng Anh (30 cặp)
- Tài liệu họp Hội nghị Trung ương, Hội nghị Bộ Chính trị, Ban Bí thư (60 cặp)
- Tài liệu của Trung ương, Văn phòng Trung ương (55 cặp)
- Tài liệu họp Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Văn phòng Quốc hội (40 cặp)
- Tài liệu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ (31 cặp)
Trung ương (29 cặp)
- Tài liệu của cấp uỷ địa phương (10 cặp)
- Tài liệu về các chuyến công tác nước ngoài (9 cặp) - Đơn thư (6 cặp)
- Điện đến (8 cặp)
- Hồ sơ vụ án vụ việc (10 cặp)
- Tài liệu tham khảo: bản tin thông tấn xã Việt Nam,… (10 cặp) - Sổ công tác (1 cặp).
Như vậy, tài liệu các đồng chí Thường trực Ban Bí thư từ khóa VIII đến khóa XI chưa được Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương tổ chức khoa học hoàn chỉnh với các nghiệp vụ phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu và xây dựng các công cụ tra cứu.
2.4. Một số nhận xét
2.4.1. Ưu điểm
Nhìn chung, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ trong các phông lưu trữ cá nhân nói chung và tài liệu các đồng chí Thường trực Ban Bí thư nói riêng đã giúp cho việc khai thác sử dụng, tra cứu tài liệu được thuận lợi và có hiệu quả.
Tài liệu hình thành trong hoạt động của các đồng chí Thường trực Ban Bí thư rất phong phú, thành phần tài liệu da dạng, phản ánh về đời sống và quá trình hoạt động công tác của các đồng chí Thường trực Ban Bí thư một cách rõ ràng nhất, tài liệu có giá trị cao phục vụ thực tiễn và cho việc nghiên cứu biên soạn lịch sử.
Lãnh đạo Văn phòng Trung ương đã có sự quan tâm sát sao tới công tác lưu trữ và đã ban hành được nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ như:
+ Quy định số 270-QĐ/TW ngày 06/12/2014 của Ban Bí thư về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
+ Hướng dẫn số 09-HD/VPTW ngày 16/11/2016 của Văn phòng Trung ương về việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng.
+ Hướng dẫn số 15-HD/VPTW ngày 14/12/2016 của Văn phòng Trung ương Đảng về quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính
trị - xã hội xã, phường, thị trấn.
+ Hướng dẫn số 17-HD/VPTW ngày 16/12/2016 của Văn phòng Trung ương về việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
+ Hướng dẫn sỗ 29-HD/VPTW ngày 12/9/2017 của Văn phòng Trung ương về hướng dẫn tổ chức xác định giá trị tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội.
+ Hướng dẫn số 45-HD/VPTW ngày 12/2/2019 của Văn phòng Trung ương về tổ chức giải mật tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ Lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Qua một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ công tác lưu trữ đã được ban hành, có thể thấy rằng sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng về công tác lưu trữ là rất lớn. Cán bộ làm công tác lưu trữ cần nghiên cứu kĩ các văn bản về hướng dẫn nghiệp vụ, để có thể ứng dụng trực tiếp vào công việc mình đang đảm nhiệm, bên cạnh đó, còn là cơ sở để đi hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cho toàn hệ thống các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội và địa phương.
Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác tổ chức khoa học tài liệu được quan tâm, đầu tư.
Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tại các cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương được diễn ra nề nếp, thường xuyên hơn; kịp thời giải đáp, tháo gỡ những khúc mắc của cán bộ làm công tác lưu trữ.
2.4.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được thì việc tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cá nhân còn có một số điểm hạn chế như:
- Công tác lập hồ sơ chưa được thực hiện một cách linh hoạt. Nhiều khi vì chú ý đến độ dày, mỏng của tài liệu trong hồ sơ nên đã chia nhỏ vấn đề dẫn đến việc có những hồ sơ ghi tiêu đề quá dài mà vẫn không tóm tắt được hết ý, nội dung của hồ sơ.
đôi khi còn gặp nhiều vướng mắc. Chưa có sự thống nhất chung trong việc xác định giá trị tài liệu. Như cùng với thể loại tài liệu “Giấy mời dự tiệc sinh nhật, xem biểu văn nghệ (không có ý kiến của đồng chí Thường trực Ban Bí thư)” ở phông đồng chí Nguyễn Thanh Bình lưu 70 năm đánh giá, nhưng ở phông đồng chí Đào Duy Tùng lưu 20 năm đánh giá. Do vậy, cần xây dựng một bảng thời hạn bảo quản chung đối với phông cá nhân Thường trực Ban Bí thư.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức khoa học tài liệu còn hạn chế. Tài liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ cá nhân chưa được triển khai số hoá. Vì vậy, khi khai thác, sử dụng tài liệu vẫn còn phải tra tìm tài liệu theo phương pháp truyền thống, đó là việc tra tìm mục lục hồ sơ, gây mất nhiều thời gian, công sức cho cán bộ khai thác, tra tìm tài liệu.
- Tài liệu lưu trữ của một số phông cá nhân thu về chưa đầy đủ theo quy định, những khối tài liệu thể hiện đóng góp trên cương vị Thường trực Ban Bí thư (như: tài liệu có bút tích, ý kiến góp ý của Thường trực Ban Bí thư) hoặc tài liệu phản ánh hoạt động cá nhân (như: bài nói, bài viết, tài liệu cá nhân,…), tài liệu ảnh, tài liệu ghi âm, tài liệu điện tử chưa được chú ý thu thập hoặc thu thập chưa đầy đủ và chưa được quản lý tập trung thống nhất về Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.
- Một số đồng chí giao nộp tài liệu chưa đúng thời hạn quy định (định kỳ hàng năm hoặc hết nhiệm kỳ), kể cả khi nghỉ hưu. Khối tài liệu của một số đồng chí còn không thu thập được nhiều, tài liệu nộp lẻ tẻ dẫn đến tình trạng cán bộ lưu trữ trữ thường xuyên phải bổ sung, sắp xếp lại mất nhiều thời gian, do vậy chưa đầu tư được cho việc nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu.
Tiểu kết chương 2
Trong chương 2, tác giả đã giới thiệu khái quát về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng và Lưu trữ Lịch sử của Trung ương Đảng, tình hình tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ Lịch sử của Trung ương Đảng. Qua tìm hiểu thực tế và khảo sát, tác giả thấy rằng: Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng là nơi đã và đang quản lý một khối lượng tài liệu rất lớn, với hàng nghìn mét giá tài liệu; trong đó có tài liệu của các đồng chí Thường trực Bộ Chính trị, Ban Bí thư. Công tác tổ chức khoa học tài liệu phông Thường trực Ban Bí thư đã và đang được triển khai. Tuy nhiên, mới chỉ có phông đồng chí Nguyễn Thanh Bình, đồng chí Đào Duy Tùng đã được tổ chức khoa học tài liệu. Còn tài liệu của các đồng chí Phạm Thế Duyệt, Phan Diễn, Lê Hồng Anh chưa được tổ chức khoa học, mới chỉ được sắp xếp sơ bộ và thống kê theo cặp.
Trong chương này, tác giả đã nêu rõ thực trạng tổ chức khoa học tài liệu của 02 phông đồng chí Nguyễn Thanh Bình và đồng chí Đào Duy Tùng về phương án phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu. Bên cạnh đó, tác giả đã đưa ra một số nhận xét về những ưu điểm đã thực hiện được và những tồn tại cần khắc phục trong việc tổ chức khoa học tài liệu, để đến chương 3, tác giả xin đề xuất một số giải pháp để tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Thường trực Ban Bí thư.
Có thể thấy rằng, tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Lưu trữ Lịch sử của Trung ương Đảng có giá trị và ý nghĩa rất to lớn. Vì vậy, việc tổ chức khoa học tài liệu là một việc rất quan trọng, nhằm phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CÁC PHÔNG LƯU TRỮ CÁ NHÂN THƯỜNG TRỰC BAN BÍ THƯ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ