- Phông lưu trữ:
2.3.1. Đối với phông lưu trữ cá nhân đã tổ chức khoa học tài liệu
2.3.1.1. Phân loại tài liệu
Các phông được phân loại như sau:
1. Tài liệu phản ánh tiểu sử cá nhân, bao gồm các bản sơ yếu lý lịch, tóm tắt lý lịch; các quyết định thuyên chuyển, điều động, phân công công tác, quyết định bổ nhiệm, bãi miễn chức vụ công tác; tài liệu về khen thưởng, kỷ luật; tài liệu về sức khỏe; các tài liệu liên quan hoặc nói về cá nhân, gia đình…
2. Tài liệu phản ánh các hoạt động của cá nhân, gồm bài nói, bài viết (kể cả bản dự thảo), trả lời phỏng vấn trong các buổi tiếp khách, lễ kỷ niệm; tài liệu phản ánh hoạt động với tư cách là trưởng ban của Đảng (hoặc lãnh đạo các cơ quan nhà nước, Quốc hội, các cấp ủy địa phương); tài liệu về các chuyến đi thực tế, công tác ở trong và ngoài nước; tài liệu nghiên cứu khoa học do cá nhân trực tiếp làm chủ nhiệm đề tài; thư trao đổi công tác và thăm hỏi, chúc mừng gửi đi và đến; tác phẩm văn học, nghệ thuật do cá nhân sáng tác…
3. Tài liệu đến
Bao gồm tài liệu của Trung ương, Văn phòng Trung ương, các ban Đảng; tài liệu của các ban cán sự Đảng và các bộ, ngành Trung ương; Đảng đoàn và các tổ chức đoàn thể; tài liệu các tỉnh, thành ủy…
Tài liệu thuộc khối đến được phân loại theo tác giải hoặc nhóm tác giả (trừ những tài liệu đưa vào hồ sơ chuyên đề, vấn đề, vụ việc).
a. Tài liệu của Trung ương Phân loại thành các hồ sơ:
+ Tài liệu Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng + Tài liệu hội nghị Ban Chấp hành Trung ương + Tài liệu hội nghị Bộ Chính trị
+ Tài liệu hội nghị Thường vụ Bộ Chính trị + Tài liệu hội nghị Thường trực Bộ Chính trị
báo…)
b. Tài liệu của Văn phòng Trung ương c. Tài liệu các ban Đảng
d. Tài liệu Quốc hội: Phân loại thành các hồ sơ: + Tài liệu các kỳ họp Quốc hội
+ Tài liệu họp ủy ban Thường vụ Quốc hội + Tài liệu về bầu cử đại biểu Quốc hội + Tài liệu của Văn phòng Quốc hội
+ Tài liệu của các Ủy ban trực thuộc Quốc hội + Tài liệu của Đảng đoàn Quốc hội
+ Tài liệu của Hội đồng dân tộc đ. Tài liệu của Chính phủ Phân loại thành các hồ sơ:
+ Tài liệu về các kỳ họp Chính phủ
+ Tài liệu tên gọi của Chính phủ (nghị định, nghị quyết, quyết định, chỉ thị…)
+ Tài liệu của Văn phòng Chính phủ + Tài liệu Ban cán sự Đảng Chính phủ + Tài liệu của các ban trực thuộc Chính phủ
e. Tài liệu của Ban cán sự Đảng các bộ, ngành Trung ương, Đảng đoàn và tổ chức đoàn thể…
Phân loại thành các hồ sơ:
+ Tài liệu các Ban cán sự Đảng và các bộ, ngành Trung ương + Tài liệu Đảng đoàn
+ Tài liệu của các đoàn thể quần chúng + Tài liệu của các Hội
g. Tài liệu của các tỉnh, thành ủy h. Tài liệu đơn, thư
5. Tài liệu chuyên đề, vấn đề, vụ việc
Toàn bộ tài liệu liên quan đến mỗi chuyên đề, vấn đề hoặc vụ việc (không phân biệt tác giả) lập một hồ sơ
6. Tài liệu nghiên cứu khoa học, tham khảo, bản tin xếp theo đề tài hoặc tác giả: Thông tấn xã Việt nam, Tổng Cục II, Tổng Cục V…
7. Tài liệu ảnh, ghi âm: Toàn bộ tài liệu ảnh, ghi âm phản ánh tiểu sử và hoạt động của đồng chí lãnh đạo đều được lập hồ sơ và nộp lưu. Tài liệu ảnh cần chú thích rõ nguồn xuất xứ của từng ảnh; tài liệu băng ghi âm cần ghi rõ nội dung từng băng trong phiếu băng kèm theo.
Trên thực tế, tài liệu của các đồng chí Thường trực Ban Bí thư được phân loại cụ thể như sau:
a) Phông đồng chí Nguyễn Thanh Bình
Căn cứ vào quá trình hoạt động và thành phần, nội dung tài liệu phản ánh về sự nghiệp và hoạt động của đồng chí Nguyễn Thanh Bình, Cục Lưu trữ xây dựng phương án phân loại tài liệu phông đồng chí Nguyễn Thanh Bình như sau:
Phân loại tài liệu ra 02 nhóm lớn sau: 1, Nhóm tài liệu tiểu sử
2, Nhóm tài liệu phản ánh hoạt động chính trị - xã hội
Trong nhóm lớn, tài liệu được phân loại ra các nhóm vừa như:
1. Tài liệu tiểu sử
2. Tài liệu phản ánh hoạt động chính trị - xã hội
Ở nhóm này, tài liệu lại được chia theo giai đoạn đồng chí hoạt động công tác như sau:
- Giai đoạn trước tháng 2/1982
- Giai đoạn từ 3/1982 đến 10/1986: Ủy viên BCHTW Đảng, Bí thư Trung ương Đảng, phụ trách lĩnh vực nông nghiệp
- Giai đoạn từ 11/1986 – 10/1988: Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Thành ủy Hà Nội
- Giai đoạn từ 11/1988 đến 06/1991: Ủy viên Bộ Chính trị, Thường trực Ban Bí thư
Trong mỗi nhóm trên, tài liệu được phân loại thành các nhóm nhỏ sau:
1- Đối với nhóm tài liệu tiểu sử
* Tài liệu cá nhân
- Bản kiểm điểm cá nhân, điện, thư, thiếp… gửi, tặng đồng chí Nguyễn Thanh Bình nhân dịp năm mới, ngày sinh, nhận chức vụ...
- Thư từ có tính chất cá nhân của người thân, gia đình, dòng họ gửi…
* Hồ sơ về lễ tang đồng chí Nguyễn Thanh Bình
2- Đối với nhóm tài liệu của từng thời kỳ (tương ứng với vai trò, chức vụ, vị trí công tác của đồng chí), tài liệu được phân loại, lập hồ sơ như sau:
(1) Bài nói, bài viết, ý kiến, ghi chép của đồng chí Nguyễn Thanh Bình
(2) Tài liệu đến (lập theo tác giả, mỗi tác giả lập một hồ sơ, nếu ít có thể ghép tác giả)
- Tài liệu của Trung ương Đảng và các ban Trung ương
+ Tài liệu Đại hội Đảng, Hội nghị Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Hội nghị cán bộ), chú ý : lập riêng hồ sơ ý kiến của đồng chí Nguyễn Thanh Bình tại mỗi đại hội, hội nghị, nếu ít tài liệu có thể ghép Hội nghị…
+ Tài liệu của Trung ương ban hành + Các cơ quan Trung ương
- Tài liệu của Quốc hội, Hội đồng Bộ trưởng và các bộ ngành (theo từng tác giả, nếu ít ghép tác giả)
- Tài liệu của các tỉnh, thành, sở ngành thuộc tỉnh, thành phố (theo tác giả, nếu ít ghép tác giả)
- Tài liệu đoàn ra, đoàn vào của đồng chí Nguyễn Thanh Bình.
- Đơn thư : Đơn, thư của cá nhân và báo cáo của các cơ quan về giải quyết đơn thư gửi đồng chí Nguyễn Thanh Bình.
- Tài liệu tham khảo (có giá trị và ý kiến của đồng chí Nguyễn Thanh Bình).
b) Phông đồng chí Đào Duy Tùng
Thực tế qua khảo sát, thành phần tài liệu trong phông đồng chí Đào Duy Tùng cũng gần giống với thành phần tài liệu phông đồng chí Nguyễn Thanh Bình. Tuy nhiên, thành phần tài liệu trong phông đồng chí Đào Duy Tùng có sách và các
xuất bản phẩm. Vì vậy, tài liệu trong phông này được chi thành 03 nhóm lớn như sau:
1, Nhóm tài liệu tiểu sử
2, Nhóm tài liệu phản ánh hoạt động chính trị - xã hội 3, Nhóm sách – xuất bản phẩm
Trong nhóm lớn, tài liệu được phân loại ra các nhóm vừa, nhóm nhỏ sau: Đối với nhóm tài liệu tiểu sử, tài liệu được phân loại như:
1. Tài liệu lý lịch cá nhân, điều động, bổ nhiệm, khen thưởng đồng chí Đào Duy Tùng
- Sơ yếu lý lịch, tóm tắt lý lịch; Các quyết định điều động, phân công, bổ nhiệm công tác, kiểm điểm cá nhân; Tài liệu về tặng thưởng huân chương, huy chương, bằng khen, giấy khen...
- Báo cáo tình hình sức khoẻ; Chế độ nghỉ mát, an dưỡng
- Điện, thư, thiếp… gửi, tặng đồng chí Đào Duy Tùng nhân dịp năm mới, ngày sinh, nhận chức vụ ... ; Thư cá nhân (có tính chất cá nhân) .
- Tài liệu về gia đình, dòng họ.
2. Hồ sơ về lễ tang đồng chí Đào Duy Tùng
Đối với nhóm tài liệu phản ánh hoạt động chính trị - xã hội, tài liệu được phân loại như:
1. Tài liệu về hoạt động trong BCHTW, Bộ Chính trị, Ban Bí thư
- Bài nói, bài viết của đồng chí Đào Duy Tùng về các vấn đề chung (trừ bài nói, bài viết tại Đại hội, các hội nghị TW; các bài nói, bài viết về công tác nghiên cứu lý luận- công tác tuyên giáo, công tác đối ngoại).
- Ý kiến, ghi chép, thư,… của đồng chí Đào Duy Tùng về các vấn đề chung (trừ ý kiến, công văn,… về Đại hội, hội nghị của Trung ương, về công tác nghiên cứu lý luận - công tác tuyên giáo, công tác đối ngoại)
- Tài liệu Đại hội Đảng toàn quốc, các Hội nghị BCT, BBT, BCHTW, Hội nghị cán bộ về các mặt hoạt động của Đảng (bao gồm các đề tài, công trình nghiên cứu, bài nói, bài viết, ý kiến, ghi chép, văn bản của đồng chí Đào Duy Tùng và các tài liệu, văn kiện của các tiểu ban, đại hội, hội nghị về toàn bộ quá trình chuẩn bị,
tiến hành và tuyên truyền Đại hội, hội nghị ).
- Tài liệu của Trung ương ban hành, của các đồng chí uỷ viên Trung ương, uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư gửi đến (có ý kiến của đồng chí Đào Duy Tùng)
- Thư, đơn thư của các cá nhân gửi đồng chí Đào Duy Tùng (có ý kiến giải quyết của đồng chí Đào Duy Tùng).
- Hồ sơ các vụ việc do Bộ Chính trị, Ban Bí thư giải quyết (có ý kiến giải quyết của đồng chí Đào Duy Tùng) (Mỗi vụ việc lập 1 hồ sơ).
2. Tài liệu phản ánh hoạt động đối với Quốc hội, Chính phủ, các Ban, Bộ, ngành, tổ chức đoàn thể, các địa phương (trừ khối tuyên giáo, đối ngoại)
- Bài nói, bài viết của đồng chí Đào Duy Tùng (theo nơi đồng chí Đào Duy
Tùng đến) (trừ bài nói, bài viết về các Đại hội, các hội nghị TW; các bài nói, bài
viết về công tác nghiên cứu lý luận- công tác tuyên giáo, công tác đối ngoại) - Ý kiến, ghi chép, thư, … của đồng chí Đào Duy Tùng
- Tài liệu đến (có ý kiến giải quyết của đồng chí Đào Duy Tùng)
- Hồ sơ các đoàn công tác trong nước do đồng chí Đào Duy Tùng dẫn đầu hoặc tham gia.
3. Tài liệu về hoạt động nghiên cứu lý luận các mặt hoạt động của Đảng và công tác tuyên giáo
- Bài nói, bài viết của đồng chí Đào Duy Tùng về công tác nghiên cứu lý luận các mặt hoạt động của Đảng và công tác tuyên giáo .
- Ý kiến, ghi chép, thư, …của đồng chí Đào Duy Tùng về công tác nghiên cứu lý luận các mặt hoạt động của Đảng và công tác tuyên giáo .
- Tài liệu đến về công tác nghiên cứu lý luận các mặt hoạt động của Đảng và công tác tuyên giáo (có ý kiến giải quyết của đồng chí Đào Duy Tùng)
- Hồ sơ các đề tài nghiên cứu khoa học, nghiên cứu chuyên đề về công tác lý luận các mặt hoạt động của Đảng và công tác tuyên giáo (do đồng chí Đào Duy Tùng chủ trì hoặc tham gia).
- Tài liệu các đề tài nghiên cứu khoa học, nghiên cứu chuyên đề (rời lẻ, không phải hồ sơ).
- Bài nói, bài viết của đồng chí Đào Duy Tùng về công tác đối ngoại .
- Ý kiến, ghi chép, thư, … của đồng chí Đào Duy Tùng về công tác đối ngoại.
- Tài liệu đến về công tác đối ngoại (có ý kiến giải quyết của đồng chí Đào Duy Tùng) .
- Tài liệu tham khảo về đối ngoại (có ý kiến của đồng chí Đào Duy Tùng). - Hồ sơ các đoàn ra, đoàn vào, các cuộc hội đàm, tiếp xúc do đồng chí Đào Duy Tùng dẫn đầu, chủ trì hoặc tham gia.
5. Sổ công tác, các ghi chép của đồng chí Đào Duy Tùng, thư ký đồng chí đào Duy Tùng; lịch bàn làm việc, Lịch công tác của đồng chí Đào Duy Tùng
- Sổ công tác của đồng chí Đào Duy Tùng và của các đồng chí thư ký cho đồng chí Đào Duy Tùng .
- Tài liệu ghi chép của đồng chí Đào Duy Tùng và của các đồng chí thư ký (rời lẻ, không đưa được về các nhóm) .
- Lịch bàn, Lịch công tác của đồng chí Đào Duy Tùng .
Đối với nhóm sách – xuất bản phẩm, tài liệu được phân loại như sau: 1. Sách.
2. Xuất bản phẩm.
Qua thực tế khảo sát, phân loại tài liệu phông đồng chí Nguyễn Thanh Bình, đồng chí Đào Duy Tùng chúng tôi thấy rằng, thành phần tài liệu của 02 đồng chí có nhiều điểm tương đồng. Trong nhóm tài liệu phản ánh hoạt động chính trị - xã hội tuỳ vào nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi đồng chí qua từng thời kỳ đảm nhiệm chức danh Thường trực Ban Bí thư để phân loại tài liệu về các nhóm lớn sao cho phù hợp.
Ví dụ: Đối với phông đồng chí Đào Duy Tùng, trong quá trình công tác, đồng chí còn tham gia nghiên cứu về các mặt hoạt động lý luận của Đảng và công tác tuyên giáo. Vì vậy, trong việc phân loại tài liệu phông đồng chí Đào Duy Tùng cần phân riêng một nhóm lớn “Tài liệu về các mặt hoạt động lý luận của Đảng và công tác tuyên giáo” để làm rõ và nổi bật một trong những mặt hoạt động công tác của đồng chí.
Bên cạnh đó, những tài liệu do các đồng chí Thường trực Ban Bí thư sản sinh ra cũng ghi nhiều tác giả khác nhau. Bởi vì trong quá trình hoạt động cách mạng các đồng chí đã sử dụng nhiều bí danh khác nhau. Vì vậy, trong quá trình phân loại tài liệu, cán bộ làm công tác chỉnh lý tài liệu cần nắm vững các bí danh của các đồng chí để tránh sự nhầm lẫn giữa tài liệu đi và tài liệu đến.
Ví dụ: Đối với phông đồng chí Nguyễn Thanh Bình, trong quá trong quá trình hoạt động bí mật, đồng chí đã lấy các bí danh Giáo, Bình để hoạt động.
2.3.1.2. Lập hồ sơ
Khi lập hồ sơ tài liệu, cần căn cứ vào phương án phân loại tài liệu để lập hồ sơ sao cho phù hợp. Tài liệu sau khi đã được phân loại từ nhóm lớn – nhóm vừa – nhóm nhỏ, trong nhóm nhỏ phân chia tài liệu ra các nhóm nhỏ nhất và lập hồ sơ tài liệu. Công tác lập hồ sơ tài liệu được tiến hành như sau:
a) Phông đồng chí Nguyễn Thanh Bình
Tài liệu phông đồng chí Nguyễn Thanh Bình được dựa vào các đặc trưng sau:
- Đặc trưng tác giả tài liệu: để lập cho khối tài liệu đến của Trung ương Đảng, Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, ban, ngành, các ban đảng, đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội, địa phương.
Ví dụ:
+ Quyết định, công văn của Đảng ủy khối Nông nghiệp Trung ương về việc đề nghị, trao tặng huy hiệu đảng cho đồng chí Nguyễn Thanh Bình. Năm 1985.
+ Quyết định, thông báo, công văn của Bộ Chính trị về việc bổ nhiệm, phân công đồng chí Nguyễn Thanh Bình. Năm 1984-1990.
+ Báo cáo, công văn của Hội đồng Bộ trưởng, các bộ ngành về chế độ chính sách cho cán bộ. Năm 1991-1996.
- Đặc trưng thể loại văn bản: đối với nhóm tài liệu thư, điện.
Ví dụ: Thư của người thân, dòng họ và cơ sở cách mạng gửi đồng chí Nguyễn Thanh Bình để thăm viếng, đề nghị chứng nhận đã quyên góp vàng và trái phiếu. Năm 1976, 1989, 1990.
các chuyến đi công tác, thăm và làm việc ở nước ngoài, trong nước của các đồng chí Thường trực Ban Bí thư); hồ sơ về các cuộc hội nghị Trung ương Đảng.
Ví dụ: Hồ sơ lễ kỷ niệm lần thứ 30 ngày giải phóng Hải Phòng (13/5/1955- 13/5/1985) có sự tham dự của đồng chí Nguyễn Thanh Bình. Năm 1985.
b) Phông đồng chí Đào Duy Tùng
Căn cứ vào tài liệu được phân loại ở các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ tài liệu phông đồng chí Đào Duy Tùng được dựa vào các đặc trưng sau:
- Đặc trưng tác giả tài liệu: để lập cho khối tài liệu đến của Trung ương, Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, ban, ngành, các ban đảng, đoàn thể, tổ chức chính trị