ban nhân dân thành phố Pleiku
2.4.1. Về nhận thức vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ
Trong thời gian qua, nhận thức về vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ đã có những bước tiến đáng ghi nhận. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu đạt được, có đóng góp quan trọng cho công cuộc cải cách hành chính và sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, công tác quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku vẫn còn tồn tại hạn chế nhất định. Những hạn chế bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau, mà một trong những nguyên nhân không thể không kể đến là việc cơ quan chưa thường xuyên, chưa kịp thời triển khai các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ. Lãnh đạo UBND và người đứng đầu các phòng ban chuyên môn chưa có sự chú ý đúng mức đến nhiệm vụ tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ, chưa coi việc đầu tư nguồn lực cho công tác lưu trữ là rất cần thiết.
2.4.2. Về thực hiện nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Từ năm 2013-2018 tại UBND thành phố Pleiku đã tiến hành thu thập vào kho lưu trữ thành phố được 458 mét tài liệu, cụ thể như sau.
Số TT Thu tài liệu của cơ quan, đơn vị Năm Số mét
01 Văn phòng, HĐND, UBND thành phố 2013 119 02 Phòng Tài chính – Kế hoạch thành phố 2014 103 03 Phòng Lao động Thương binh và Xã hội 2015 61 04 Phòng Nội vụ, Thanh tra thành phố 2016 73 05 Phòng Y tế, phòng Dân tộc thành phố 2017 27
06 Phòng Quản lý đô thị thành phố 2018 75
Hình số 01:Tài liệu được lưu khi khảo sát các đơn vị để tiến hành thu thập
Hình số 02:Tủ đựng tài liệu khảo sát tại các đơn vị
Tài liệu vẫn còn để tại lưu trữ cơ quan của đơn vị, một số hồ sơ, tài liệu bị thiếu, thất lạc vì qua quá trình cho mượn nhiều lần, trả không có ai kiểm soát tình trạng thiếu đủ, nhiều khi trả cho cán bộ chuyên môn nhưng không đưa liền vào kho mà để lâu nên quên... Đây là một tồn tại lớn hiện nay chưa khắc phục được. Muốn
tổ chức và quản lý tốt tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku điều đầu tiên phải tiến hành lập Kế hoạch thu thập toàn bộ khối tài liệu từ năm 2013 đến năm 2018 từ các nguồn về kho lưu trữ của UBND thành phố.
2.4.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Lãnh đạo UBND thành phố Pleiku đã rất quan tâm đến công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ, cụ thể ngày 10/10/2014 của Chủ tịch UBND thành phố Pleiku đã ký Quyết định 1423/QĐ-UBND về việc phê duyệt Đề án Chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng của 21 cơ quan thuộc UBND thành phố từ năm 2012 trở về trước. Trên cơ sở Đề án đã được phê duyệt phòng Nội vụ thành phố đã tiến hành xây dựng kế hoạch thu thập và triển khai tiến hành chỉnh lý, đến nay đã đạt được kết quả như sau:
- Tổng số mét thu vào kho là: 458 mét + Chưa chỉnh lý là 138 mét
+ Đã chỉnh lý hoàn chỉnh là 320 mét tài liệu của 10 phông - Kinh phí cấp để thực hiện chỉnh lý Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Số tiền chỉnh lý: đơn giá tính bằng triệu 80 81 726 837 226 400 Số mét tài liệu chỉnh lý 14 m 20 m 132 154 37 65m
Hình số 03: Biểu đồ thống kê số mét chỉnh lý từ năm 2013 đến năm 2018
- Kết quả chỉnh lý: Từ năm 2013 đến năm 2018 đã chỉnh lý tổng cộng 40.721 hồ sơ của 10 phông cụ thể như sau:
Số
TT Cơ quan, đơn vị (Phông) Hồ sơ đã chỉnh lý
01 Hội đồng nhân dân thành phố Pleiku 337
02 Ủy ban nhân dân thành phố Pleiku 3.479
03 Văn phòng HĐND&UBND thành phố 438
04 Thanh tra thành phố Pleiku 991
05 Phòng Tài chính – Kế hoạch thành phố Pleiku 4.075
06 Phòng Nội vụ thành phố Pleiku 1.077
07 Phòng Lao động Thương binh và Xã hội thành Tp.Pleiku 3.152
08 Phòng Y tế thành phố Pleiku 134
09 Phòng Quản lý đô thị thành phố Pleiku 7.026 10 Phòng Tài nguyên&Môi trường thành phố Pleiku 20.712
Bảng số 03:Bản thống kê số liệu hồ sơ đã chỉnh lý từ năm 2013-2018
Riêng đối với tài liệu của phòng Tài nguyên - Môi trường thành phố Pleiku tài liệu nộp lưu theo ngành dọc, đến nay đã chỉnh lý và số hóa, toàn bộ dữ liệu giao
0 20 40 60 80 100 120 140 160 180
nộp về trung tâm dữ liệu của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Gia Lai. Đối với tài liệu của phòng Dân tộc thành phố đã thu thập về kho lưu trữ, dự kiến sẽ chỉnh lý trong năm 2021.
Tài liệu sau khi chỉnh lý được sắp xếp một cách khoa học, dễ tra tìm phục vụ có hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của UBND thành phố. Giải quyết được khối tài liệu tồn đọng, tích đống có nguy cơ bị hư hỏng, xuống cấp…, giúp cho việc quản lý tài liệu ngày một chặt chẽ hơn.
Hiện nay, UBND thành phố vẫn chưa xây dựng bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, đó cũng là một hạn chế việc xác định được giá trị của tài liệu. Để thuận lợi cho việc chỉnh lý, UBND thành phố đang có kế hoạch xây dựng và ban hành bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.
2.4.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Công tác bảo vệ, bảo quản tài liệu tại kho lưu trữ thành phố.
Nhìn chung, số tài liệu được đưa vào kho lưu trữ thành phố đã được tổ chức bảo quản tương đối tốt. Tài liệu được đưa và các hộp và đặt vào giá. Kho có hệ thống báo cháy, tự động.
Hình số 05: Giá kệ, hộp hồ sơ bảo quản tài liệu
Hiện nay thành phố đã bố trí được 02 kho để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ, diện tích 150m2, gồm 25 giá, kệ lưu trữ, 40 bình chữa cháy và các loại trang thiết bị bảo quản khác bìa hồ sơ, hộp hồ sơ, cặp ba dây….Quý III năm 2018 UBND thành phố đã giao cho Công an thành phố lắp đặt hoàn chỉnh hai hệ thống báo cháy tự động cho 02 kho lưu trữ.
Hình số 07:Bộ tổng điều khiển báo cháy, đặt tại phòng Nội vụ
2.4.5. Công tác thống kê, tra cứu và khai thác liệu lưu trữ
- Cách thức tổ chức xây dựng Danh mục hồ sơ
+ Danh mục hồ sơ mỗi năm cần được xây dựng vào tháng cuối năm để thực hiện vào năm sau.
+ Cuối mỗi năm, mỗi cán bộ, công chức dự kiến những hồ sơ mình phải lập trong năm sau (căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị, công việc được giao và kinh nghiệm của bản thân).
+ Lấy ý kiến tham gia của lãnh đạo trực tiếp sau đó chuyển Văn thư đơn vị tập hợp trình lãnh đạo đơn vị kiểm tra lần cuối nhằm loại bỏ những hồ sơ trùng lặp, bổ sung những hồ sơ, những mảng việc còn bỏ sót chưa có người lập, hoàn thiện và trình ký duyệt ban hành.
- Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
+ Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là một phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu nhanh chóng, chính xác, sưu tầm và tập hợp tài liệu theo yêu cầu của họ. Ngoài ra, công cụ tra tìm tài liệu còn là phương tiện để thống kê thành
phần, số lượng tài liệu. Số liệu thống kê đó làm căn cứ để xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ được khoa học, quản lý tài liệu được chặt chẽ, khỏi mất mát thất lạc.
+ Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm vô cùng quan trọng trong công tác lưu trữ, nó là mắt xích không thể thiếu được trong việc tìm kiếm thông tin có liên quan đến các loại tài liệu lưu trữ cần tìm trong kho. Có 2 loại công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ:
- Công cụ tra cứu truyền thống gồm có:
Hình số 08:Mục lục hồ sơ vĩnh viễn
+ Mục lục hồ sơ.
+ Các bộ thẻ tra tìm tài liệu. + Mục lục tài liệu.
Về Mục lục hồ sơ: Mục lục hồ sơ được lập trên cơ sở bảng kê các hồ sơ và
những thông tin khác về thành phần và nội dung tài liệu. Mục lục hồ sơ của thành phố đã làm tốt hai chức năng :thống kê và tra tìm thông tin.
Công cụ tra cứu hiện đại:
Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đây dùng làm công cụ tìm kiếm thông tin gồm + Cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ
+ Cơ sở dữ liệu tra cứu và chỉ dẫn
Phần mềm đang được sử dụng tại Ủy ban nhân dân thành phố Pleiku gồm: + Chương trình quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ Version 3.2
+ Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành
- Chương trình quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ Version 3.2 được Trung tâm lưu trữ Quốc gia IV chuyển giao sau khi chỉnh lý gồm các tính năng:
- Quản lý toàn bộ kho tài liệu trên máy vi tính + Tìm kiếm hồ sơ hay văn kiện trong hồ sơ + Khai thác, xét duyệt, mượn – trả tự động
+ Dễ dàng cập nhật các loại danh mục như hồ sơ, văn kiện,… - Quản trị hệ thống
+ Chức năng bảo mật, phân quyền khai thác tài liệu và sử dụng phần mềm chặt chẽ.
+ Theo dõi và thống kê hoạt động của toàn bộ hệ thống và từng người dùng. - Thống kê – in ấn
+ In các phiếu yêu cầu khai thác, sao chụp tài liệu + In mục lục sồ sơ
- UBND thành phố đã áp dụng phần mềm quản lý văn bản điều hành để quản lý văn bản theo Quyết định số 2039/QĐ-UBND ngày 05/12/2016 về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành của UBND thành phố. Thành phố phối hợp với Sở Thông tin & Truyền thông triển khai cho các cơ quan, đơn vị thuộc UBND thành phố đã áp dụng phần mềm quản lý văn bản điều hành để quản lý văn bản.
- Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Từ năm 2013-2018 đã phục vụ khai thác cho 2.146 lượt người với 3.657 hồ sơ, tài liệu.
Hình số 10:Giao diện phần mềm quản lý văn bản điều hành
Hình số 11:Biểu đồ thể hiện số lượt người khai thác từ năm 2013 đến năm 2018
0 50 100 150 200 250 300 350 400 450 500
Hình số 12:Biểu đồ thể hiện số hồ sơ khai thác từ năm 2013 đến 2018
2.4.6. Quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên ngành
Hiện nay, việc quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên ngành của UBND thành phố thực sự chưa đi vào nề nếp. Hồ sơ được quản lý, lưu và bảo quản trong các bì hồ sơ, đựng trong các hộp hồ sơ, mỗi đơn vị được lưu trư từ 01 đến 03 hộp, thứ tự được ghi trên từng hộp và được lưu trữ trong các tủ hồ sơ trong kho nên còn nhiều hạn chế, tài liệu phần lớn chưa được lập hồ sơ theo quy định, đặc biệt là tài liệu tổchức bộ máy, tổ chức cán bộ. Một phần là do cán bộ, công chức phụ trách chưa xác định được thời hạn bảo quản của tài liệu một cách chính xác và phương pháp lập hồ sơ.
2.4.7. Công tác ứng dụng công nghệ thông tin
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ sẽ giúp cho công tác quản lý, thống kê, tra tìm tài liệu lưu trữ được thực hiện một cách chặt chẽ, nhanh chóng, chính xác, nâng cao hiệu quả hoạt động chung của các cơ quan. Đặc biệt, nó sẽ giải quyết được những yếu kém, tồn tại trước đây trong việc tìm kiếm tài liệu. Nếu trước đây, công việc tra tìm tài liệu lưu trữ hoàn toàn dựa trên các phương pháp và công cụ truyền thống làm mất nhiều thời gian, công sức, kém hiệu quả, thậm chí có nhiều tài liệu đã không tìm thấy để phục vụ độc giả, thì nay, khi công nghệ thông tin (máy vi tính) được ứng dụng vào việc tra tìm tài liệu lưu trữ đã giúp cho các cơ quan lưu trữ tìm kiếm tài liệu bằng nhiều cách, theo nhiều tiêu chí khác nhau, đáp ứng một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời những thông tin
0 100 200 300 400 500 600 700 800 900
Tuy nhiên, các phần mềm này chỉ dừng lại ở việc tra tìm văn bản tài liệu được nhanh chóng, chưa có chức năng tổ chức, sắp xếp, quản lý văn bản, hồ sơ theo một trật tự nhất định theo đúng nguyên tắc trong công tác lưu trữ. UBND thành phố Pleiku vẫn chưa có phần mềm dùng riêng cho công tác này.
Từ năm 2013 đến năm 2015 thành phố chưa có phần mềm quản lý văn bản điều hành, cũng như phần mềm quản lý và khai thác hồ sơ.
- Từ năm 2016 đến năm 2018 UBND thành phố đã áp dụng phần mềm quản lý văn bản điều hành để quản lý văn bản theo Quyết định số 2039/QĐ-UBND ngày 05/12/2016 về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành của UBND thành phố. Thành phố phối hợp với Sở Thông tin & Truyền thông triển khai cho các cơ quan, đơn vị thuộc UBND thành phố đã áp dụng phần mềm quản lý văn bản điều hành để quản lý văn bản. Tuy nhiên việc áp dụng hệ thống chỉ dừng lại ở một vài cơ quan, đơn vị và triển khai ít không đồng bộ, không đạt hiệu quả cao.
Đối với khối tài liệu chỉnh lý trong năm 2015 đến năm 2018 đã được quản lý trên phần mềm do Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV chuyển giao.
2.4.8. Công tác đào tạo, bồi dưỡng
Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức đã được Lãnh đạo UBND thành phố quan tâm. Từ năm 2013-2018 đã tổ chức được 05 lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho 182 cán bộ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, phường cụ thể:
Năm 2013 Thành phố đã tổ chức 02 lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho 55 cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, phường; triệu tập 23 công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ năm 2013 do Sở Nội vụ Tỉnh tổ chức.
Năm 2015 Thành phố đã tổ chức 01 lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho 46 lãnh đạo, công chức, viên chức, người lao động của các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, phường.
Năm 2017 Thành phố đã tổ chức 02 lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn