trình chỉnh lý vá phân loại hồ sơ.
Mục đích xác định giá trị tài liệu là định ra được thời hạn bảo quản của tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ và góp phần tối ưu hóa thành phần trong các phông lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu tác động trực tiếp đến số phận của tài liệu. Do đó, việc xác định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu về tích chính xác và thận trọng, tránh sai sót đáng tiếc làm ảnh hưởng đến giá trị vốn có của tài liệu lưu trữ. Đồng thời, cần có cơ sở khoa học và thực tiễn để không lưu trữ những tài liệu không có giá trị trong kho, gây những lãng phí không cần thiết về nhân lực và kinh tế.
Việc thực hiện tốt công tác xác định giá trị tài liệu sẽ góp phần lựa chọn được những tài liệu có giá trị đích thực để bảo quản tại lưu trữ cơ quan và là nguồn bổ sung có chất lượng vào phông lưu trữ quốc gia, đồng thời cũng lược bớt được những tài liệu không có giá trị để loại bỏ khỏi lưu trữ cơ quan. Điều đó góp phần vào việc tối ưu hóa thành phần phông lưu trữ, nâng cao chất lượng tài liệu trong phông. Tài liệu trong phông có chất lượng cao sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu và tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu.
3.2.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ trữ
Một là: Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo hướng dẫn
Để nâng cao chất lượng tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku thì hệ thống văn bản chỉ đạo là hết sức quan trọng và cần thiết ngay lúc này. Bởi vì, hệ thống văn bản chỉ đạo chính là những cơ sở pháp lý, những quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung được lãnh đạo cơ quan đảm bảo thực hiện.
- Hiên nay hệ thống văn bản chỉ đạo về hệ thống thông tin đối với ngành lưu trữ ở Pleiku còn khá ít và không được chi tiết cụ thể. Bởi vậy, hệ thống văn bản chỉ đạo của UBND thành phố Pleiku chủ yếu dựa vào các văn bản của cấp trên ban hành chỉ đạo về các nghiệp vụ cần thiết :
+ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
+ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
+ Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007.
+ Nghị định số 107/2013/NĐ-CP ngày 13/11/2013 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số và Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính Phủ.
+ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ.
+ Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
+ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
+ Hướng dẫn số 822/HD-VTLT ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ trong môi trường mạng.
Để từng bước quản lý thống nhất hoạt động hệ thống thông tin của UBND thành phố Pleiku thì việc ban hành những quy định là rất cần thiết. Nên, UBND thành phố Pleiku cần xây dựng và hoàn thiện những chính sách và các văn bản liên quan đến các hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ đó là xây dựng danh mục hồ sơ, xây dựng công cụ tra cứu và thống kê truyền thống và hiện đại; ứng dụng công nghệ thông tin trong giao dịch điện tử, số hóa tài liệu….
Hai là: Nâng cao trình độ cả đội ngũ nhân sự
Thực tiễn trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ cho thấy những hạn chế nhất định từ hai phía là từ phía công ty phần mềm (những người viết lên chương trình phần mềm) và đội ngũ cán bộ làm chuyên môn, nghiệp vụ. Cả hai bên đều chuyên sâu về nghiệp vụ riêng còn nghiệp vụ về phía đối tác thì còn thấp.
Đối với phía công ty phần mềm cần phải nâng cao hiểu biết về nghiệp vụ quản lý cán bộ, công tác lưu trữ. Cần hiểu được vai trò của công việc lưu trữ, quản lý và công việc khai thác. Có như vậy với chức năng là người xây dựng chương trình mới có những giải pháp tổ chức cơ sở dữ liệu và lập trình phần mềm ứng dụng đạt được kết quả khả thi nhất.
Và đối với những người làm chuyên môn, nghiệp vụ thì có nhiệm vụ thiết kế, đặt ra các bài toán chuyên ngành; cùng cán bộ tin học thiết kế cơ sở dữ liệu chính xác trên cơ sở biểu ghi. Cần phải tham gia các khóa học đào tạo, bồi dưỡng về công nghệ thông tin và máy tính. Có như vậy, họ mới có thể tạo ra các bài toán quản lý, khai thác, tra tìm tài liệu và thiết kế được cơ sở dữ liệu theo mục đích của mình và truyền đạt lại ý tưởng đó cho cán bộ tin học. Vấn đề này có lẽ là khâu yếu của những người làm chuyên môn, nghiệp vụ, bởi họ thao tác vận hành thì được nhưng nếu đi vào mô tả, xâu chuỗi, tổng hợp các vấn đề mang tính logic thì chưa đạt được. Đây cũng là lý do chính để tôi đưa ra ý kiến nghị với lãnh đạo UBND thành phố Pleiku cần có các biện pháp chú ý đến công tác đào tạo, bổ túc cán bộ chuyên ngành phải đạt được một trình độ tin học nhất định. Đảm bảo cho việc làm chủ việc ứng dụng công nghệ thông tin và chuyên môn nghiệp vụ.
Hiện đại hóa, tự động hóa các mặt công tác theo từng chuyên ngành, chuyên môn nghiệp vụ và đang là yêu cầu cấp thiết đặt ra cho mỗi chúng ta, mỗi ngành, mỗi lĩnh vực đều phải cụ thể hóa bước đi của mình sao cho sát, cho đúng với mục tiêu yêu cầu đã được đặt ra.
Như vậy, để ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ có kết quả cao và khả thi cần thực hiện tốt một số nội dung sau:
Khuyến khích và hỗ trợ việc phổ cập và nâng cao trình độ ngoại ngữ cho mỗi bộ phận, cán bộ. Những người trực tiếp tiếp xúc, làm việc với các trang thiết bị hiện đại tạo điều kiện để họ học hỏi và có điều kiện sử dụng, ứng dụng kiến thức ngoại ngữ phục vụ cho ứng dụng nền công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin.
Đẩy mạnh công việc đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực cho ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin. Các cơ quan, đơn vị động viên mọi người tích cực học tập, nâng cao trình độ hiểu biết về tin học và chủ động tham gia các buổi tọa đàm nói về ứng dụng tin học.
Trong quá trình ứng dụng tin học vào các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ nói chung; nghiệp vụ ngành công tác lưu trữ nói riêng cần có sự kết hợp chặt chẽ giữa cán bộ chuyên môn có trình độ tin học một cách có hệ thống, có khả năng thiết kế bài toán quản lý với các chuyên gia tin học giỏi về kỹ thuật, am hiểu về chuyên ngành lưu trữ. Có như vậy, sản phẩm phần mềm quản lý mới có hiệu quả cao.
Hằng năm, UBND thành phố cần tổ chức các đợt tập huấn về chuyên ngành công tác quản lý, khai thác và ứng dụng công nghệ thông tin cho các cán bộ đặc biệt đối với những cán bộ trực tiếp đảm nhận những công việc có liên quan đến công tác trên.
Cần xây dựng và ban hành hệ thống văn bản quy định về việc quản lý, ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin theo phương châm quản lý phải theo kịp tốc độ phát triển, hiệu quả lâu dài và không được lãng phí.
Số hóa tài liệu lưu trữ, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại UBND thành phố Pleiku
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ, các loại tài liệu mới được ra đời. Nếu như trước đây, chúng ta chỉ biết tới loại hình tài liệu truyền thống là tài liệu giấy thì giờ đây tài liệu điện tử là chủ đề đang được xã hội, các nhà nghiên cứu, các nhà lưu trữ đang hết sức quan tâm. Luật Lưu trữ do Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 11/11/2011 cũng đã quy định về tài liệu tử. Trong đó tài liệu điện tử có thể hiểu tóm tắt là bản ghi được tạo ra, gửi, chuyển giao, nhận, hoặc lưu trữ, sử dụng bằng phương tiện điện tử. Các dữ liệu
số có thể ở dạng chữ, hình ảnh, hoặc âm thanh… sử dụng trên máy tính hoặc các phương tiện điện tử khác và được các phương tiện đó nhận biết nhận biết đúng định dạng.
Nếu xét về nguồn gốc, tài liệu điện tử được hiểu là, một là, bản ghi các thông điệp dữ liệu được khởi tạo từ đầu (bản chất sinh ra đã là tài liệu điện tử); hai là, bản ghi các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống (số hóa từ các vật mang tin khác như giấy, phim…)
Bởi vậy, với sự phát triển của tài liệu điện tử thì số hóa tài liệu đang trở thành xu hướng cơ bản trong chuyển dạng thông tin nhằm thực hiện các mục tiêu và sứ mệnh khác nhau của công tác lưu trữ.
Có rất nhiều khái niệm số hóa được quy định tại các văn bản luật. Cần phải tăng cường công tác số hóa tài liệu trong công tác lưu trữ, vì:
Thứ nhất, chuyển đổi tài liệu dạng thông thường, tương tự sang dạng tài liệu
số để giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian bảo quản tài liệu lưu trữ.
Thứ hai, kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc.
Thứ ba, thống nhất các loại hình tài liệu.
Thứ tư, quản lý khai thác tập trung, giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm
kiếm thông tin một cách dễ dàng.
Thứ năm, tăng khả năng tiếp cận tài liệu được nhanh chóng, chính xác và tiện
lợi, linh hoạt trong việc quản lý khai tác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong giao dịch điện tử
Trong những năm gần đây, để theo kịp với sự phát triển khoa học kỹ thuật, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ.
Ứng dụng công nghệ là cụm từ được sử dụng phổ biến trong nhiều ngành khoa học khác nhau nhưng đối với hoạt động ứng dụng công nghệ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có thể hiểu là hoạt động đưa các kết quả nghiên cứu khoa học và công nghệ, thiết bị mới vào thực tiễn.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý công tác văn thư của cơ quan đã rút ngắn quá trình chu chuyển văn bản của tất cả các đơn vị
thuộc cơ quan, tổ chức. Đồng thời đảm bảo việc tiếp cận một cách kịp thời theo phân quyền tiếp cận tới các nguồn thông tin của cơ quan, tổ chức… đã mang lại nhiều lợi ích như: giảm thiểu chi phí lao động, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu những chi phí gián tiếp (phô tô văn bản, tem thư…), nâng cao chất lượng và tính kịp thời trong quản lý, tạo cơ sở cho việc chuyển đổi quản lý tài liệu điện tử tại cơ quan…
Thứ nhất, là xây dựng văn bản: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quá
trình xây dựng văn bản đã nâng cao chất lượng và tính kịp thời đối với việc soạn thảo văn bản, đồng thời chuẩn hóa mẫu hình thức và thể thức văn bản thống nhất trong cơ quan tổ chức có nhiều tiến bộ; thể thức văn bản đã được chuẩn hóa theo đúng mẫu quy định. Ngoài ra, việc xin ý kiến, tham gia đóng góp ý kiến qua trong quá trình soạn thảo được thực hiện qua email hoặc phần mềm quản lý văn bản đã giúp tiết kiệm thời gian và văn phòng trong cơ quan, tổ chức.
Thứ hai, là lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan: Lập hồ
sơ công việc thông qua phần mềm giúp cho người giải quyết công việc thực hiện các bước như: tạo lập hồ sơ công việc; phê duyệt của lãnh đạo cho công việc đang xử lý; nhận và chuyển hồ sơ công việc cần xử lý. Các văn bản, bản vẽ, hình ảnh, ghi âm… được đưa vào hồ sơ bằng việc liên kết (link) hoặc đính kèm (attchmens) và lưu trong một thư mục ngay trong quá trình xử lý công việc của từng cá nhân và sau đó được phân loại và quản lý thống nhất trong hệ thống cơ sở dữ liệu.
Sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc; scan các văn bản và đưa vào phần mềm; số hóa các hồ sơ, văn bản hành chính…
Thứ ba, là lãnh đạo của UBND thành phố nên đầu tư các phần mềm phục vụ
cho công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan mình.
Thứ tư, cần xây dựng các chính sách và các thủ tục quản lý tài liệu trong môi
trường điện tử tại cơ quan mình, trong đó phải thống nhất các qui trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc; xây dựng hệ thống kho văn bản điện tử để cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn, một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời.
Thứ năm, là cán bộ, công chức viên cần nâng cao trình độ sử dụng công nghệ thông tin, thông tin điện tử, tạo thói quen làm việc, lập hồ sơ trong môi trường mạng và nâng cao trình độ quản lý, góp phần thực hiện cải cách hành chính.
Do đó, để phát triển ngành lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ của UBND thành phố Pleiku nói riêng cần áp dụng công nghệ thông tin để có hệ thống tài liệu mới của cơ quan mình.