Tìm ra những biện pháp nhằm thu thập, sắp xếp tài liệu một cách khoa học nhất, bảo quản chúng theo yêu cầu cần thiết, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu phục vụ có hiệu quả việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vào đời sống thực tế.
1.2. Cơ sở pháp lý để tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ
Tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ một nhiệm vụ của công tác lưu trữ gồm những vấn đề như: Tổ chức thu thâp, chỉnh lý, bảo quản và khai thác tài liệu, các cách thức quản lý tài liệu dựa trên nội quy, quy chế, kho tàng và trang thiết bị quản lý tài liệu.
Đối với ngành lưu trữ hiện nay đã có các văn bản quy định sau: - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
- Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm;
Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;
- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;
- Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 15/2014/TT-BNV 31/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp;
- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;
- Quyết định số 128/QĐ-VTLT ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN Iso 9001:2000;
- Hướng dẫn số 822/HD-VTLT ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ trong môi trường mạng; Tại địa phương cũng có một số văn bản làm cơ sở pháp lý cho việc tổ chức tài liệu lưu trữ như:
- Quyết định 202/QĐ-UBND ngày 08/4/2015 của UBND tỉnh Gia Lai về việc ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử;
- Quyết định 561/QĐ-UBND ngày 12/6/2017 của UBND tỉnh Gia Lai về công bố thủ tục hành chính về công tác văn thư, lưu trữ;
- Chỉ thị số 11/2013/CT-UBND ngày 07/11/2013 của UBND tỉnh Gia Lai về việc tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ;
- Chỉ thị số 19/CT-UBND ngày 01/12/2017 của Chủ tịch UBND tỉnh Gia Lai về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh Gia Lai;
- Quyết định 27/QĐ-SNV ngày 08/6/2015 của Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai về Quy định khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Văn bản số 26/SNV-VTLT ngày 27/12/2018 của Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai về việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2019;
- Văn bản số 103/CCVTLT-QLVTLT ngày 06/12/2016 của Chi cục văn thư – lưu trữ tỉnh Gia Lai về việc thực hiện các quy trình mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư, chức danh nghề nghiệp của viên chức chuyên ngành lưu trữ;
- Quyết định số 01/2014/QĐ-UBND ngày 16/5/2014 của UBND thành phố Pleiku Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ nhà nước thành phố Pleiku;
- Văn bản số 1118/UBND-VTLT ngày 23/7/2013 của UBND thành phố về việc tăng cường biện pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Pleiku;
- Văn bản số 1246/UBND-VTLT ngày 15/9/2014 của UBND thành phố về việc hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp xã;
Văn bản số 252/UBND-VTLT ngày 07/02/2018 của UBND thành phố về việc triển khai chỉ thị số 19/CT-UBND ngày 01/12/2017 của Chủ tịch UBND tỉnh Gia Lai;
- Văn bản số 1237/UBND-NV ngày 18/6/2019 của UBND thành phố Pleiku về việc tăng cường công tác bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
Tiểu kết
Có thể nói, tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ có một vị trí quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đối với mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, phục vụ đắc lực cho nhu cầu chính đáng của công dân.
Nếu tổ chức tốt tài liệu lưu trữ sẽ góp phần tạo nên nề công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, văn minh.
Ở chương 1, bên cạnh việc đề cập khái quát những vấn đề cơ bản, cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý về tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ, các hoạt động về nghiệp vụ lưu trữ, luận văn đặt trọng tâm vào việc xác lập khung lý thuyết, làm cơ sở cho việc phân tích, đánh giá thực trạng, đề xuất những giải pháp ở các chương tiếp theo của luận văn.
Chương 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND THÀNH PHỐ PLEIKU, TỈNH GIA LAI
2.1. Giới thiệu về thành phố Pleiku
Thành phố Pleiku là đô thị phía bắc Tây Nguyên và là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa - xã hội của tỉnh Gia Lai, có diện tích tự nhiên là 26.076,85 ha, gồm 22 xã, phường (14 phường, 08 xã) với 175 thôn, làng, tổ dân phố (32 thôn, 37 làng, 106 tổ dân phố).
2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của UBND thành phố Pleiku
2.2.1. Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Pleiku
UBND thành phố Pleiku được tổ chức theo Điều 27 Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13 ngày 19/6/2015.
Cơ quan thuộc UBND thành phố gồm 13 cơ quan chuyên môn và 10 đơn vị sự nghiệp với tổng biên chế là 2.487 người; có 22 xã, phường (14 phường, 8 xã) với tổng số cán bộ chuyên trách và công chức xã, phường là 242 cán bộ công chức.
2.2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Pleiku (phụ lục số 1)
2.3. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku
Tài liệu trong phông chủ yếu là tài liệu về hoạt động của UBND thành phố và các cơ quan chuyên môn như: Văn phòng HĐND-UBND, phòng Nội vụ, Lao động Thương binh và Xã hội, Tư pháp, Tài nguyên & Môi trường, Kinh tế, Quản lý đô thị, Giáo dục & Đào tạo, Y tế, Văn hóa và Thông tin, Tài chính kế hoạch, Dân tộc, Thanh tra thành phố Pleiku từ năm 2013-2018, là tham mưu cho lãnh đạo UBND thành phố chỉ đạo toàn diện các mặt hoạt động trên địa bàn, nên thành phần và nội dung tài liệu rất phong phú, bao trùm tất cả các mặt hoạt động. Cụ thể như sau:
2.3.1. Tài liệu khối Tổng hợp
(gồm: Tài liệu của UBND thành phố và Văn phòng HĐND-UBND thành phố) - Tài liệu lãnh đạo, chỉ đạo chung
- Tài liệu quy hoạch - Tài liệu kế hoạch
2.3.2. Tài liệu khối Kinh tế - Xây dựng
(gồm: Tài liệu của phòng Tài chính - Kế hoạch, Tài nguyên - Môi trường, Quản lý đô thị, Kinh tế thành phố)
- Tài liệu Tài chính, ngân sách
- Tài liệu nông nghiệp và phát triển nông thôn - Tài liệu công nghiệp
- Tài liệu về giao thông vận tải - Tài liệu quản lý xây dựng cơ bản - Tài liệu quản lý đô thị
- Tài liệu quản lý đất, nhà ở, đất ở - Tài liệu quản lý khoáng sản - Tài liệu quản lý môi trường
2.3.3. Tài liệu khối Văn xã
(gồm: Tài liệu của phòng Lao động Thương binh và Xã hội, Y tế, Dân tộc, Văn hóa và Thông tin, Giáo dục & Đào tạo thành phố)
- Tài liệu giáo dục và đào tạo - Tài liệu văn hóa, thông tin - Tài liệu thể dục thể thao - Tài liệu y tế
- Tài liệu lao động, thương binh, xã hội - Tài liệu dân số, gia đình và trẻ em - Tài liệu công nghệ thông tin - Tài liệu dân tộc
2.3.4. Tài liệu Khối nội chính
(gồm: Công an, Ban chỉ huy Quân sự, phòng Tư pháp, Nội vụ thành phố) - Tài liệu về quân sự, quốc phòng
- Tài liệu về an ninh trật tự - Tài liệu tôn giáo
- Tài liệu thanh tra, khiếu nại, tố cáo, tiếp công dân - Tài liệu tổ chức - Xây dựng chính quyền
- Tài liệu thi đua khen thưởng - Tài liệu cải cách hành chính
2.4. Thực trạng công tác tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của Ủy ban nhân dân thành phố Pleiku ban nhân dân thành phố Pleiku
2.4.1. Về nhận thức vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ
Trong thời gian qua, nhận thức về vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ đã có những bước tiến đáng ghi nhận. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu đạt được, có đóng góp quan trọng cho công cuộc cải cách hành chính và sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, công tác quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku vẫn còn tồn tại hạn chế nhất định. Những hạn chế bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau, mà một trong những nguyên nhân không thể không kể đến là việc cơ quan chưa thường xuyên, chưa kịp thời triển khai các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ. Lãnh đạo UBND và người đứng đầu các phòng ban chuyên môn chưa có sự chú ý đúng mức đến nhiệm vụ tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ, chưa coi việc đầu tư nguồn lực cho công tác lưu trữ là rất cần thiết.
2.4.2. Về thực hiện nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Từ năm 2013-2018 tại UBND thành phố Pleiku đã tiến hành thu thập vào kho lưu trữ thành phố được 458 mét tài liệu, cụ thể như sau.
Số TT Thu tài liệu của cơ quan, đơn vị Năm Số mét
01 Văn phòng, HĐND, UBND thành phố 2013 119 02 Phòng Tài chính – Kế hoạch thành phố 2014 103 03 Phòng Lao động Thương binh và Xã hội 2015 61 04 Phòng Nội vụ, Thanh tra thành phố 2016 73 05 Phòng Y tế, phòng Dân tộc thành phố 2017 27
06 Phòng Quản lý đô thị thành phố 2018 75
Hình số 01:Tài liệu được lưu khi khảo sát các đơn vị để tiến hành thu thập
Hình số 02:Tủ đựng tài liệu khảo sát tại các đơn vị
Tài liệu vẫn còn để tại lưu trữ cơ quan của đơn vị, một số hồ sơ, tài liệu bị thiếu, thất lạc vì qua quá trình cho mượn nhiều lần, trả không có ai kiểm soát tình trạng thiếu đủ, nhiều khi trả cho cán bộ chuyên môn nhưng không đưa liền vào kho mà để lâu nên quên... Đây là một tồn tại lớn hiện nay chưa khắc phục được. Muốn
tổ chức và quản lý tốt tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku điều đầu tiên phải tiến hành lập Kế hoạch thu thập toàn bộ khối tài liệu từ năm 2013 đến năm 2018 từ các nguồn về kho lưu trữ của UBND thành phố.
2.4.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Lãnh đạo UBND thành phố Pleiku đã rất quan tâm đến công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ, cụ thể ngày 10/10/2014 của Chủ tịch UBND thành phố Pleiku đã ký Quyết định 1423/QĐ-UBND về việc phê duyệt Đề án Chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng của 21 cơ quan thuộc UBND thành phố từ năm 2012 trở về trước. Trên cơ sở Đề án đã được phê duyệt phòng Nội vụ thành phố đã tiến hành xây dựng kế hoạch thu thập và triển khai tiến hành chỉnh lý, đến nay đã đạt được kết quả như sau:
- Tổng số mét thu vào kho là: 458 mét + Chưa chỉnh lý là 138 mét
+ Đã chỉnh lý hoàn chỉnh là 320 mét tài liệu của 10 phông - Kinh phí cấp để thực hiện chỉnh lý Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Số tiền chỉnh lý: đơn giá tính bằng triệu 80 81 726 837 226 400 Số mét tài liệu chỉnh lý 14 m 20 m 132 154 37 65m
Hình số 03: Biểu đồ thống kê số mét chỉnh lý từ năm 2013 đến năm 2018
- Kết quả chỉnh lý: Từ năm 2013 đến năm 2018 đã chỉnh lý tổng cộng 40.721 hồ sơ của 10 phông cụ thể như sau:
Số
TT Cơ quan, đơn vị (Phông) Hồ sơ đã chỉnh lý
01 Hội đồng nhân dân thành phố Pleiku 337
02 Ủy ban nhân dân thành phố Pleiku 3.479
03 Văn phòng HĐND&UBND thành phố 438
04 Thanh tra thành phố Pleiku 991
05 Phòng Tài chính – Kế hoạch thành phố Pleiku 4.075
06 Phòng Nội vụ thành phố Pleiku 1.077
07 Phòng Lao động Thương binh và Xã hội thành Tp.Pleiku 3.152
08 Phòng Y tế thành phố Pleiku 134
09 Phòng Quản lý đô thị thành phố Pleiku 7.026 10 Phòng Tài nguyên&Môi trường thành phố Pleiku 20.712
Bảng số 03:Bản thống kê số liệu hồ sơ đã chỉnh lý từ năm 2013-2018
Riêng đối với tài liệu của phòng Tài nguyên - Môi trường thành phố Pleiku tài liệu nộp lưu theo ngành dọc, đến nay đã chỉnh lý và số hóa, toàn bộ dữ liệu giao
0 20 40 60 80 100 120 140 160 180
nộp về trung tâm dữ liệu của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Gia Lai. Đối với tài liệu của phòng Dân tộc thành phố đã thu thập về kho lưu trữ, dự kiến sẽ chỉnh lý trong năm 2021.
Tài liệu sau khi chỉnh lý được sắp xếp một cách khoa học, dễ tra tìm phục vụ có hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của UBND thành phố. Giải quyết được khối tài liệu tồn đọng, tích đống có nguy cơ bị hư hỏng, xuống cấp…, giúp cho việc quản lý tài liệu ngày một chặt chẽ hơn.
Hiện nay, UBND thành phố vẫn chưa xây dựng bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, đó cũng là một hạn chế việc xác định được giá trị của tài liệu. Để thuận lợi cho việc chỉnh lý, UBND thành phố đang có kế hoạch xây dựng và ban hành bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.
2.4.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Công tác bảo vệ, bảo quản tài liệu tại kho lưu trữ thành phố.
Nhìn chung, số tài liệu được đưa vào kho lưu trữ thành phố đã được tổ chức