Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là lựa chọn, xác định nguồn tài liệu giao nộp vào lưu trữ, đây là một trong những nội dung quan trọng trong việc chuẩn bị cho khâu chỉnh lý tài liệu của một phông lưu trữ. Để giải quyết tốt công tác thu thập tài liệu trước khi thực hiện chỉnh lý cần tiến hành một số giải pháp sau:
Thứ nhất, Xây dựng Kế hoạch thu thập tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ.
Hàng năm lưu trữ của UBND thành phố Pleiku phải xây dựng Kế hoạch giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đối với những hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong và có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên.
Thứ hai, Xác định nguồn tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan. Đối với
lưu trữ cơ quan nguồn tài liệu thu thập, bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động theo chức năng nhiệm vụ, đây là nguồn tài liệu quan trọng nhất và thường xuyên của kho lưu trữ cơ quan. Nguồn tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ của UBND thành phố Pleiku đó là những tài liệu hình thành từ Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, các Ủy viên và các bộ phận giúp việc cho UBND thành phố.
Thứ ba, Xác định thành phần tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Thành
phần tài liệu giao nộp vào lưu trữ UBND thành phố Pleiku gồm các hồ sơ, tài liệu về lãnh đạo, chỉ đạo chung, quy hoạch, kế hoạch, thống kê, nội chính, an ninh quốc phòng... hình thành trong quá trình hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND thành phố Pleiku.
Thứ tư, Thu thập tài liệu giai đoạn từ năm 2013 - 2018 còn nằm rải rác ở các
cơ quan, đơn vị và cá nhân trong cơ quan, hoặc từ các cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác, nghỉ việc…chưa giao nộp đầy đủ vào lưu trữ UBND thành phố.
3.2.2. Tiếp tục thực hiện có chất lượng nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ lưu trữ
Mặc dù chỉnh lý tài liệu lưu trữ chi là một loại công việc mang tính tình thế nhưng trong thực tế hiện nay ở Pleiku đây vẫn là một nhiệm vụ cấp thiết cần tiếp tục thực hiện để nâng cao chất lượng các tài liệu lưu trữ của thành phố. Để thực
hiện có chất lượng nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ ta cần thực hiện các yêu cầu sau:
Thứ nhất: Xây dựng và tổ chức, hướng dẫn thực hiện các văn bản pháp lý về
và chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Có thể nói, bên cạnh các văn bản pháp lý do các cơ quan nhà nước ban hành, UBND thành phố Pleiku cần ban hành đầy đủ hơn các quy chế, hướng dẫn về công tác lưu trữ và chỉnh lý tài liệu lưu trữ để áp dụng tại cơ quan, đơn vị thuộc UBND và phông lưu trữ UBND thành phố.
Để có cơ sở pháp lý cho công tác lưu trữ nói chung, chỉnh lý tài liệu nói riêng, học viên cho rằng trong thời gian tới Phòng Nội vụ cần tham mưu cho UBND thành phố Pleiku ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác chỉnh lý tài liệu lưu nhằm đảm bảo sự thống nhất việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ trong quá trình chỉnh lý. Đồng thời tiến hành tuyên truyền, phổ biến rộng rãi đến từng bộ phận, từng cá nhân để thực hiện thống nhất các hoạt động cần thiết liên quan đến công tác lưu trữ và chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Tuyên truyền, phổ biến, giải thích phải được thực hiện một cách sâu rộng để toàn thể đội ngũ công chức, viên chức nhận thức đúng và đầy đủ các quy định. Bên cạnh đó, việc nâng cao nhận thức cần đi đôi với việc nghiêm túc triển khai thực hiện đúng quy định về công tác lưu trữ, gắn nhận thức với hành động phù hợp với yêu cầu thực tế, Phải định kỳ tiến hành kiểm tra rà soát, bổ sung nhằm thúc đẩy công tác lưu trữ ngày càng đi vào nề nếp.
Thứ hai: Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác lưu trữ và chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
Có thể khẳng định rằng, đội ngũ nhân sự trong các cơ quan, tổ chức là yếu tố quyết định sự thành công của các công việc trong cơ quan. Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì công tác cán bộ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng quyết định đến chất lượng, hiệu quả công tác. Công tác lưu trữ là một hoạt động khoa học, đòi hỏi phải có một đội ngũ cán bộ có phẩm chất, đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng để đáp ứng yêu cầu công việc. Hiện nay UBND thành phố Pleiku còn thiếu công chức quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.
Để nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác lưu trữ, trước tiên phải nói đến công tác tuyển dụng. UBND thành phố Pleiku, phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn giúp UBND thành phố quản lý về công tác văn thư, lưu trữ, cần bố trí, tuyển dụng công chức quản lý công tác lưu trữ có đủ năng lực và trình độ để chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các công việc về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng, để phối hợp, kiểm tra các khâu nghiệp vụ khi thuê các tổ chức dịch vụ chỉnh lý. Trong tổng số biên chế được giao phải bố trí nhân sự có đủ trình độ và năng lực làm công tác lưu trữ.
Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng của những năm trước và sẽ tồn đọng trong những năm tiếp theo là công việc thường xuyên và rất nặng nề. Vì vậy, bài toán giải quyết nguồn nhân lực chỉnh lý thường phải giải quyết theo hai hướng:
Một là, từng cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị thuộc
UBND thành phố thực hiện việc mở hồ sơ, sắp xếp hồ sơ, lập hồ sơ. Khi công việc kết thúc, cuối năm tiến hành biên mục và thống kê hồ sơ để nộp lưu theo đúng quy định của pháp luật lưu trữ là cách làm tốt nhất, căn bản nhất cần được thực hiện thật tốt trước mắt cũng như lâu dài.
Hai là, thuê nhân lực làm dịch vụ chỉnh lý giúp cho việc sắp xếp khoa học tài
liệu tại UBND thành phố. Tuy nhiên, đây chỉ là giải pháp tạm thời để giải quyết tình trạng tài liệu tồn đọng tại UBND trước đây chưa được chỉnh lý. Cách này giúp UBND thành phố trong việc sắp xếp tài liệu nhanh chóng, nhưng những người tham gia chỉnh lý không phải là người trực tiếp giải quyết công việc nên việc phân loại, lập hồ sơ không thể đáp ứng một cách tốt nhất của hồ sơ được lập.
Ba là: Xây dựng bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu của UBND thành
phố Pleiku
Căn cứ Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
Căn cứ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành tiêu chuẩn “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN-ISO 9001:2000;
Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bội Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức;
Căn cứ vào bản Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông và Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ;
Việc xác định giá trị tài liệu và thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong quá trình chỉnh lý cần căn cứ theo Thông tư 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc Ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và cụ thể hóa cho phù hợp với tình hình thực tế ở địa phương.
Bốn là: Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Có thể nói, cơ sở vật chất, trang thiết bị là điều kiện cần thiết cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ, ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Do nhiều nguyên nhân khác nhau nên những năm qua việc đầu tư cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế, gây ảnh hưởng không nhỏ đến công tác lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu nói riêng.
Hiện nay, kho lưu trữ của UBND thành phố vẫn là kho tạm, không đảm bảo theo đúng yêu cầu về kho lưu trữ, trang thiết bị còn hạn chế, diện tích lại chật hẹp, không đủ diện tích để bảo quản tài liệu lưu trữ khi thu hết các phông về. Đây cũng là một trong những nguyên nhân gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu khi đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Vì vậy, xây dựng kho lưu trữ là một trong những giải pháp giúp UBND thành phố giải quyết khối tài liệu tồn đọng, tích đống hiện nay tại cơ quan, đơn vị. Kho lưu trữ khi xây dựng mới phải đáp ứng yêu cầu theo Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng và tổ chức các hoạt động khác của hoạt động lưu trữ.
Bên cạnh đó, cần đầu tư mua sắm các trang thiết bị để bảo quản tài liệu như giá, tủ, các loại cặp, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn quốc gia. Trong kho phải bố trí các trang thiết bị như máy điều hòa nhiệt độ, máy hút bụi và các thiết bị phòng cháy chữa cháy theo quy định. UBND thành phố cần hỗ trợ về mặt kinh phí để thực hiện chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý từ năm
2013 đến 2018. Việc lập dự toán kinh phí, căn cứ vào các cơ sơ pháp lý như Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy, Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị.