- Cách thức tổ chức xây dựng Danh mục hồ sơ
+ Danh mục hồ sơ mỗi năm cần được xây dựng vào tháng cuối năm để thực hiện vào năm sau.
+ Cuối mỗi năm, mỗi cán bộ, công chức dự kiến những hồ sơ mình phải lập trong năm sau (căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị, công việc được giao và kinh nghiệm của bản thân).
+ Lấy ý kiến tham gia của lãnh đạo trực tiếp sau đó chuyển Văn thư đơn vị tập hợp trình lãnh đạo đơn vị kiểm tra lần cuối nhằm loại bỏ những hồ sơ trùng lặp, bổ sung những hồ sơ, những mảng việc còn bỏ sót chưa có người lập, hoàn thiện và trình ký duyệt ban hành.
- Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
+ Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là một phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu nhanh chóng, chính xác, sưu tầm và tập hợp tài liệu theo yêu cầu của họ. Ngoài ra, công cụ tra tìm tài liệu còn là phương tiện để thống kê thành
phần, số lượng tài liệu. Số liệu thống kê đó làm căn cứ để xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ được khoa học, quản lý tài liệu được chặt chẽ, khỏi mất mát thất lạc.
+ Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm vô cùng quan trọng trong công tác lưu trữ, nó là mắt xích không thể thiếu được trong việc tìm kiếm thông tin có liên quan đến các loại tài liệu lưu trữ cần tìm trong kho. Có 2 loại công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ:
- Công cụ tra cứu truyền thống gồm có:
Hình số 08:Mục lục hồ sơ vĩnh viễn
+ Mục lục hồ sơ.
+ Các bộ thẻ tra tìm tài liệu. + Mục lục tài liệu.
Về Mục lục hồ sơ: Mục lục hồ sơ được lập trên cơ sở bảng kê các hồ sơ và
những thông tin khác về thành phần và nội dung tài liệu. Mục lục hồ sơ của thành phố đã làm tốt hai chức năng :thống kê và tra tìm thông tin.
Công cụ tra cứu hiện đại:
Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đây dùng làm công cụ tìm kiếm thông tin gồm + Cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ
+ Cơ sở dữ liệu tra cứu và chỉ dẫn
Phần mềm đang được sử dụng tại Ủy ban nhân dân thành phố Pleiku gồm: + Chương trình quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ Version 3.2
+ Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành
- Chương trình quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ Version 3.2 được Trung tâm lưu trữ Quốc gia IV chuyển giao sau khi chỉnh lý gồm các tính năng:
- Quản lý toàn bộ kho tài liệu trên máy vi tính + Tìm kiếm hồ sơ hay văn kiện trong hồ sơ + Khai thác, xét duyệt, mượn – trả tự động
+ Dễ dàng cập nhật các loại danh mục như hồ sơ, văn kiện,… - Quản trị hệ thống
+ Chức năng bảo mật, phân quyền khai thác tài liệu và sử dụng phần mềm chặt chẽ.
+ Theo dõi và thống kê hoạt động của toàn bộ hệ thống và từng người dùng. - Thống kê – in ấn
+ In các phiếu yêu cầu khai thác, sao chụp tài liệu + In mục lục sồ sơ
- UBND thành phố đã áp dụng phần mềm quản lý văn bản điều hành để quản lý văn bản theo Quyết định số 2039/QĐ-UBND ngày 05/12/2016 về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành của UBND thành phố. Thành phố phối hợp với Sở Thông tin & Truyền thông triển khai cho các cơ quan, đơn vị thuộc UBND thành phố đã áp dụng phần mềm quản lý văn bản điều hành để quản lý văn bản.
- Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Từ năm 2013-2018 đã phục vụ khai thác cho 2.146 lượt người với 3.657 hồ sơ, tài liệu.
Hình số 10:Giao diện phần mềm quản lý văn bản điều hành
Hình số 11:Biểu đồ thể hiện số lượt người khai thác từ năm 2013 đến năm 2018
0 50 100 150 200 250 300 350 400 450 500
Hình số 12:Biểu đồ thể hiện số hồ sơ khai thác từ năm 2013 đến 2018