thành phố Pleiku
2.5.1. Kế quả đạt được
- Được sự quan tâm của Lãnh đạo UBND thành phố nên số lượng tài liệu tích đống chưa được hệ thống ngày một giảm.
- Tài liệu thu về một số đã được phân loại, chỉnh lý, hệ thống hóa, xác định thời hạn bảo quản, thống kê thành mục lục hồ sơ và cơ sở dữ liệu giúp việc tra tìm tài liệu. Giúp cho công tác quản lý được chặt chẽ.
- Tài liệu hết giá trị được loại ra trong quá trình chỉnh lý chiếm khoảng 30- 40% góp phần giải phóng diện tích kho tàng.
2.5.2. Hạn chế
- Việc vận dụng các quy định về tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại UBND thành phố Pleiku còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc.
- Một số tài liệu chỉ được quản lý theo khối lượng, là mét.
- Chỉ quản lý tốt một phần tài liệu khi đã được chỉnh lý khoa học.
- Hệ thống kho tàng và trang thiết bị bảo quản chưa đảm bảo chất lượng, tiêu chuẩn theo quy định.
- Khối lượng tài liệu được đem ra chỉnh lý còn rất ít so với khối lượng tài liệu hiện còn tồn đọng trong kho lưu trữ cơ quan các đơn vị.
2.5.3. Nguyên nhân ảnh hưởng đến công tác tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku lưu trữ của UBND thành phố Pleiku
- Các văn bản quy định, hướng dẫn về tổ chức và quản lý chưa thực sự đầy đủ, thiếu đồng bộ và chưa đáp ứng yêu cầu thực tế.
- Nguồn kinh phí bố trí cho công tác lưu trữ còn hạn chế.
- Công chức, viên chức tại các cơ quan, đơn vị chủ yếu là kiêm nhiệm, học các chuyên ngành khác.
- Do công tác thanh tra, kiểm tra về công tác lưu trữ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền chưa được tăng cường.
- Nguyên nhân đến từ cơ quan sử dụng dịch vụ chỉnh lý và cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dich vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Tiểu kết
Tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của lưu trữ, góp phần đắc lực vào công việc bảo vệ kinh tế - chính trị, văn hóa, xã hội,…của địa phương. Nếu tài liệu được tổ chức tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm nhanh chóng, quản lý an toàn và sử dụng có hiệu quả, sẽ khẳng định được vai trò quan trọng của công tác lưu trữ.
UBND thành phố Pleiku đã triển khai thực hiện tốt các văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, đã ban hành được một số các văn bản quản lý, chỉ đạo. Hằng năm đều xây dựng kế hoạch đi kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ cho các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, phường. Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức. Thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách cho cán bộ, công chức, viên chức.
UBND thành phố Pleiku cần tiếp tục ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ, đưa ra các giải pháp đồng bộ làm cho công tác của thành phố ngày một tốt hơn, quản lý và khai thác tốt tài liệu lưu trữ của thành phố, đầu tư xây dựng kho lưu trữ mới đảm bảo yêu cầu, kỹ thuật, mua sắp các trang thiết bị chuyên dùng cho lưu trữ.
Chương 3
CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND THÀNH PHỐ PLEIKU
3.1. Nhóm giải pháp chung
3.1.1. Tiếp tục nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của việc tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ
Trong thời gian qua, bên cạnh những thành tựu đạt được, đóng góp quan trọng cho công cuộc cải cách hành chính và sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, việc tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku tuy có nhiều chuyển biến tích cực nhưng vẫn còn những tồn tại hạn chế nhất định như đã đề cập ở trên. Nhiều hạn chế đã tồn tại trong một thời gian dài đến nay chưa khắc phục được. Những hạn chế đó bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau, mà một trong những nguyên nhân không thể không kể đến là việc cơ quan chưa thường xuyên, chưa kịp thời triển khai các quy định của nhà nước về lưu trữ.
Chính vì vậy, nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku, trước hết cần tăng cường phổ biến, kịp thời triển khai các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ đến các bộ phận, để từng cán bộ, công chức, viên chức nắm rõ và phối hợp cùng công chức làm công tác văn thư lưu trữ cơ quan thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ như soạn thảo và ban hành văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, tiêu hủy tài liệu hết giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Đặc biệt, là quán triệt sâu sắc nội dung của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011. Luật lưu trữ là văn bản quy phạm pháp luật quan trọng, là khung pháp lý cao nhất về công tác lưu trữ và các hoạt động lưu trữ.
Việc tuyên truyền nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ được thông qua trong các buổi sinh hoạt chi bộ định kỳ hàng tháng, giao ban hàng tuần do cơ quan tổ chức. Nâng cao nhận thức cần đi đôi với việc nghiêm túc triển khai thực hiện
đúng quy định về công tác lưu trữ, gắn nhận thức với hành động. Tuyên truyền tầm quan trọng của công tác lưu trữ có tác dụng tích cực trong việc nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức cơ quan, giúp họ hiểu rõ vai trò, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ, có trách nhiệm hơn trong việc thực hiện đúng và thống nhất các khâu nghiệp vụ lưu trữ tài liệu.
3.1.2. Tăng cường bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ
Từ năm 2013-2018 UBND thành phố đã tổ chức 05 lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho 182 cán bộ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, phường. Đây là con số đáng được ghi nhận, điều này đã làm cho hoạt động lưu trữ đã có những chuyển biến tích cực trong thời gian qua. Tuy nhiên để thực hiện tốt hơn nữa cần phải tổ chức tập huấn nhiều hơn cho cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp tham mưu giải quyết công việc, thực hiện lập hồ sơ công việc và thực hiện bồi dưỡng tập huấn quản lý hồ sơ trên môi trường mạng...để đáp ứng yêu cầu công việc trong giai đoạn hiện nay.
Để thực hiện tốt được vấn đề ngày thì hằng năm phòng Nội vụ cần tham mưu cho UBND thành phố xây dựng Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ.
- Tạo điều kiện cho công chức, viên chức lưu trữ tham gia các khóa học, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn.
- Tăng cường công tác bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ
- Mở rộng đối tượng tập huấn là toàn thể công chức, viên chức, người trực tiếp thụ lý và tham gia giải quyết công việc để họ biết cách lập hồ sơ công việc.
- Hiện nay thành phố đã áp dụng và triển khai hệ thống văn bản quản lý điều hành, tất cả các văn bản đều xử lý trên môi trường mạng (trừ những văn bản mật). Vì vậy cần phải phối hợp với bộ phận công nghệ thông tin xây dựng kế hoạch tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ trên môi trường mạng.
3.2. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ
3.2.1. Đổi mới việc thực hiện nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là lựa chọn, xác định nguồn tài liệu giao nộp vào lưu trữ, đây là một trong những nội dung quan trọng trong việc chuẩn bị cho khâu chỉnh lý tài liệu của một phông lưu trữ. Để giải quyết tốt công tác thu thập tài liệu trước khi thực hiện chỉnh lý cần tiến hành một số giải pháp sau:
Thứ nhất, Xây dựng Kế hoạch thu thập tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ.
Hàng năm lưu trữ của UBND thành phố Pleiku phải xây dựng Kế hoạch giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đối với những hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong và có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên.
Thứ hai, Xác định nguồn tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan. Đối với
lưu trữ cơ quan nguồn tài liệu thu thập, bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động theo chức năng nhiệm vụ, đây là nguồn tài liệu quan trọng nhất và thường xuyên của kho lưu trữ cơ quan. Nguồn tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ của UBND thành phố Pleiku đó là những tài liệu hình thành từ Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, các Ủy viên và các bộ phận giúp việc cho UBND thành phố.
Thứ ba, Xác định thành phần tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Thành
phần tài liệu giao nộp vào lưu trữ UBND thành phố Pleiku gồm các hồ sơ, tài liệu về lãnh đạo, chỉ đạo chung, quy hoạch, kế hoạch, thống kê, nội chính, an ninh quốc phòng... hình thành trong quá trình hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND thành phố Pleiku.
Thứ tư, Thu thập tài liệu giai đoạn từ năm 2013 - 2018 còn nằm rải rác ở các
cơ quan, đơn vị và cá nhân trong cơ quan, hoặc từ các cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác, nghỉ việc…chưa giao nộp đầy đủ vào lưu trữ UBND thành phố.
3.2.2. Tiếp tục thực hiện có chất lượng nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ lưu trữ
Mặc dù chỉnh lý tài liệu lưu trữ chi là một loại công việc mang tính tình thế nhưng trong thực tế hiện nay ở Pleiku đây vẫn là một nhiệm vụ cấp thiết cần tiếp tục thực hiện để nâng cao chất lượng các tài liệu lưu trữ của thành phố. Để thực
hiện có chất lượng nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ ta cần thực hiện các yêu cầu sau:
Thứ nhất: Xây dựng và tổ chức, hướng dẫn thực hiện các văn bản pháp lý về
và chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Có thể nói, bên cạnh các văn bản pháp lý do các cơ quan nhà nước ban hành, UBND thành phố Pleiku cần ban hành đầy đủ hơn các quy chế, hướng dẫn về công tác lưu trữ và chỉnh lý tài liệu lưu trữ để áp dụng tại cơ quan, đơn vị thuộc UBND và phông lưu trữ UBND thành phố.
Để có cơ sở pháp lý cho công tác lưu trữ nói chung, chỉnh lý tài liệu nói riêng, học viên cho rằng trong thời gian tới Phòng Nội vụ cần tham mưu cho UBND thành phố Pleiku ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác chỉnh lý tài liệu lưu nhằm đảm bảo sự thống nhất việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ trong quá trình chỉnh lý. Đồng thời tiến hành tuyên truyền, phổ biến rộng rãi đến từng bộ phận, từng cá nhân để thực hiện thống nhất các hoạt động cần thiết liên quan đến công tác lưu trữ và chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Tuyên truyền, phổ biến, giải thích phải được thực hiện một cách sâu rộng để toàn thể đội ngũ công chức, viên chức nhận thức đúng và đầy đủ các quy định. Bên cạnh đó, việc nâng cao nhận thức cần đi đôi với việc nghiêm túc triển khai thực hiện đúng quy định về công tác lưu trữ, gắn nhận thức với hành động phù hợp với yêu cầu thực tế, Phải định kỳ tiến hành kiểm tra rà soát, bổ sung nhằm thúc đẩy công tác lưu trữ ngày càng đi vào nề nếp.
Thứ hai: Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác lưu trữ và chỉnh
lý tài liệu lưu trữ
Có thể khẳng định rằng, đội ngũ nhân sự trong các cơ quan, tổ chức là yếu tố quyết định sự thành công của các công việc trong cơ quan. Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì công tác cán bộ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng quyết định đến chất lượng, hiệu quả công tác. Công tác lưu trữ là một hoạt động khoa học, đòi hỏi phải có một đội ngũ cán bộ có phẩm chất, đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng để đáp ứng yêu cầu công việc. Hiện nay UBND thành phố Pleiku còn thiếu công chức quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.
Để nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác lưu trữ, trước tiên phải nói đến công tác tuyển dụng. UBND thành phố Pleiku, phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn giúp UBND thành phố quản lý về công tác văn thư, lưu trữ, cần bố trí, tuyển dụng công chức quản lý công tác lưu trữ có đủ năng lực và trình độ để chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các công việc về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng, để phối hợp, kiểm tra các khâu nghiệp vụ khi thuê các tổ chức dịch vụ chỉnh lý. Trong tổng số biên chế được giao phải bố trí nhân sự có đủ trình độ và năng lực làm công tác lưu trữ.
Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng của những năm trước và sẽ tồn đọng trong những năm tiếp theo là công việc thường xuyên và rất nặng nề. Vì vậy, bài toán giải quyết nguồn nhân lực chỉnh lý thường phải giải quyết theo hai hướng:
Một là, từng cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị thuộc
UBND thành phố thực hiện việc mở hồ sơ, sắp xếp hồ sơ, lập hồ sơ. Khi công việc kết thúc, cuối năm tiến hành biên mục và thống kê hồ sơ để nộp lưu theo đúng quy định của pháp luật lưu trữ là cách làm tốt nhất, căn bản nhất cần được thực hiện thật tốt trước mắt cũng như lâu dài.
Hai là, thuê nhân lực làm dịch vụ chỉnh lý giúp cho việc sắp xếp khoa học tài
liệu tại UBND thành phố. Tuy nhiên, đây chỉ là giải pháp tạm thời để giải quyết tình trạng tài liệu tồn đọng tại UBND trước đây chưa được chỉnh lý. Cách này giúp UBND thành phố trong việc sắp xếp tài liệu nhanh chóng, nhưng những người tham gia chỉnh lý không phải là người trực tiếp giải quyết công việc nên việc phân loại, lập hồ sơ không thể đáp ứng một cách tốt nhất của hồ sơ được lập.
Ba là: Xây dựng bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu của UBND thành
phố Pleiku
Căn cứ Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
Căn cứ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành tiêu chuẩn “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN-ISO 9001:2000;
Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bội Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức;
Căn cứ vào bản Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông và Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ;
Việc xác định giá trị tài liệu và thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong quá trình chỉnh lý cần căn cứ theo Thông tư 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc Ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình