3.1.1. Tiếp tục nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của việc tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ
Trong thời gian qua, bên cạnh những thành tựu đạt được, đóng góp quan trọng cho công cuộc cải cách hành chính và sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, việc tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku tuy có nhiều chuyển biến tích cực nhưng vẫn còn những tồn tại hạn chế nhất định như đã đề cập ở trên. Nhiều hạn chế đã tồn tại trong một thời gian dài đến nay chưa khắc phục được. Những hạn chế đó bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau, mà một trong những nguyên nhân không thể không kể đến là việc cơ quan chưa thường xuyên, chưa kịp thời triển khai các quy định của nhà nước về lưu trữ.
Chính vì vậy, nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku, trước hết cần tăng cường phổ biến, kịp thời triển khai các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ đến các bộ phận, để từng cán bộ, công chức, viên chức nắm rõ và phối hợp cùng công chức làm công tác văn thư lưu trữ cơ quan thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ như soạn thảo và ban hành văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, tiêu hủy tài liệu hết giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Đặc biệt, là quán triệt sâu sắc nội dung của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011. Luật lưu trữ là văn bản quy phạm pháp luật quan trọng, là khung pháp lý cao nhất về công tác lưu trữ và các hoạt động lưu trữ.
Việc tuyên truyền nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ được thông qua trong các buổi sinh hoạt chi bộ định kỳ hàng tháng, giao ban hàng tuần do cơ quan tổ chức. Nâng cao nhận thức cần đi đôi với việc nghiêm túc triển khai thực hiện
đúng quy định về công tác lưu trữ, gắn nhận thức với hành động. Tuyên truyền tầm quan trọng của công tác lưu trữ có tác dụng tích cực trong việc nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức cơ quan, giúp họ hiểu rõ vai trò, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ, có trách nhiệm hơn trong việc thực hiện đúng và thống nhất các khâu nghiệp vụ lưu trữ tài liệu.