8. Kết cấu đề tài
2.3.2. Con người làm công tác văn phòng
2.3.2.1. Nhận thức về công tác Văn phòng
Trước đây, hệ thống Văn phòng của ngành Hải quan nói riêng luôn chỉ được coi là công việc phục vụ đơn thuần. Tuy nhiên ngày nay với sự phát triển của xã hội và trong công cuộc hiện đại hóa nền hành chính Văn phòng Tổng cục Hải quan còn giữ thêm một chức năng quan trọng đó là tham mưu, giúp việc. Ngoài công tác hậu cần, một trong những nhiệm vụ chính của Văn phòng cụ thể là tham mưu về tất cả các lĩnh vực nghiệp vụ trong văn phòng, hiện đại hóa công tác văn phòng. Chính vì vậy, trách nhiệm về nhận thức của CBCC trong đổi mới hiện đại hóa công tác văn phòng đã dần được chú ý hơn.
Với sự quan tâm của lãnh đạo Tổng cục Hải quan và lãnh đạo văn phòng, CBCC làm công tác văn phòng đã được tham gia các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng mềm trong công việc. Do vậy, nhận thức về trách nhiệm trong công việc và các kỹ năng nghiệp vụ văn phòng đã được nâng cao hơn trước.
Từ những nhận thức đúng đắn về công việc và yêu cầu của sự phát triển, mỗi cá nhân trong tập thể văn phòng tự ý thức trước yêu cầu về trình độ về tư duy công việc để có hướng phấn đấu bổ sung những kiến thức chưa có, chưa đáp ứng đủ.
Ngày 8-1-2010, tại Hà Nội, Văn phòng Chính phủ tổ chức hội nghị công tác
văn phòng cơ quan hành chính nhà nước toàn quốc với chủ đề "Tiếp tục đổi mới và
nâng cao chất lượng công tác văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước". Phát biểu ý kiến tại hội nghị, Phó Thủ tướng Thường trực Nguyễn Sinh Hùng biểu dương thành tích mà văn phòng đã làm được trong những năm qua, đồng thời nhấn mạnh, trong bối cảnh hiện nay, tình hình thực tế luôn có sự thay đổi, biến động, lãnh đạo văn phòng và người làm công tác văn phòng phải phân tích, đánh giá, dự báo để lựa chọn những vấn đề đưa ra giải quyết, tổ chức chỉ đạo quyết liệt với trách nhiệm cao, để giải quyết công việc thắng lợi, thành công cao. Đội ngũ văn phòng phải có phẩm chất đạo đức tốt, từng bước chuyên sâu, chuyên nghiệp cao và kiến thức hiểu biết toàn diện, có đủ năng lực tham mưu, điều phối công việc, có khả năng sử dụng công nghệ cao trong công việc. Văn phòng các cấp phải đi đầu trong cải cách hành chính ngay tại cơ quan, đơn vị mình, với mục tiêu giải quyết công việc phải kịp thời, chính xác, hiệu quả, hiện đại. Đẩy mạnh đấu tranh chống tiêu cực và từng bước chuẩn mực hóa tác phong, văn hóa công sở của đội ngũ văn phòng2.
Tiếp thu sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo Trung ương, nhận thức về hiện đại hóa công tác văn phòng CBCC tại Văn phòng Tổng cục Hải quan đã và đang được đổi mới và thay dần nhưng tư duy cũ. Chính nhờ vậy, công tác văn phòng ngày càng được hiện đại hóa đáp ứng được nhu cầu công việc của cơ quan, hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
2.3.2.2. Xây dựng và tổ chức nhân sự làm công tác văn phòng
Dưới góc nhìn nhận khi chưa có sự hiện đại hóa công tác văn phòng, việc xây dựng và tổ chức nhân sự làm công tác văn phòng của Văn phòng Tổng cục Hải quan vẫn còn nhiều thiếu sót.
- Văn thư lưu trữ hầu hết là cán bộ làm công việc văn thư được đào tạo tại các trường, lớp văn thư lưu trữ do đó kiến thức tổng thể về quy trình nghiệp vụ.
- Công tác bảo vệ: được phân công làm theo ca, theo công việc cụ thể, hầu hết không qua các trường lớp học về bảo vệ chuyên sâu, kiến thức giao tiếp, nắm bắt thông tin hay tâm lý con người hạn chế.
Công tác tuyên truyền: Hết sức quan trọng đối với sự phát triển của ngành, các cán bộ làm ở bộ phận này là những người chuyên nghiệp trong công việc, có kiến thức sâu, rộng ở nhiều lĩnh vực, đặc biệt là phải hiểu sâu về hoạt động nghiệp vụ của ngành, mối quan hệ tốt trong công tác với các cơ quan truyền thông, báo đài, và phải có kiến thức tổng hợp và có kỹ năng viết, truyền đạt thông tin.
- Bộ phận tham mưu, tổng hợp: Ngoài những yêu cầu về sức khỏe, tinh thần làm việc cao và năng động thì với những yêu cầu mới, CBCC bộ phận này đã có đủ những yêu cầu sau:
+ Tính trung thực trong công việc được giao; + Hoạt động độc lập;
+ Làm việc theo nhóm;
+ Có kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ;
+ Có khả năng tổng hợp, và viết tốt, truyền đạt ý tưởng; + Có kiến thức về ngoại ngữ và tin học.
Trước những đòi hỏi của quá trình hội nhập và công cuộc cải các hành chính đang diễn ra mạnh mẽ, dưới góc độ nhìn nhận khách quan Lãnh đạo Tổng cục Hải quan đã nhận thức được tầm quan trọng của đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng. Một số giải pháp về con người trong hiện đại hóa công tác văn phòng đã được đề xuất như con người làm công tác văn phòng phải được quan tâm hơn từ khâu tuyển trọn đến việc bố trí nhân
sự. Đặc biệt, ngoài những yêu cầu về nghiệp vụ chuyên môn đã đề ra, con người làm công tác văn phòng hiện nay còn được bổ sung một số yêu cầu chung như:
- CBCC làm công tác văn thư lưu trữ, tham mưu tổng hợp, công tác tuyên truyền hầu hết được đào tạo tại các trường, lớp đúng chuyên ngành có kiến thức tổng thể về lý luận và thực tiễn trong quản trị Hành chính văn phòng.
- Ngoài đáp ứng đủ về trình độ chuyên môn, nhân sự trong văn phòng cũng phải có một số kỹ năng mềm thiết yếu như kỹ năng giao tiếp ứng xử, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng giả quyết vấn đề… cũng phải được triển khai trong quá trình tuyển chọn.
- Công tác bảo vệ an ninh: Là những người có chứng chỉ nghiệp vụ, được đào tạo kỹ năng về bảo vệ an ninh, có kiến thức và thái độ giao tiếp ứng xử tốt. Có hiểu biết và sử dụng thành thạo các thiết bị hỗ trợ trong công tác đảm bảo an ninh trật tự cho cơ quan.
Theo số liệu tổng hợp từ Văn phòng Tổng cục Hải quan, số lượng CBCC làm công tác văn phòng từ năm 2014-2016 có trình độ chuyên môn được thống kê lại như sau:
Bảng 2.1 – Bảng số liệu thống kê số lượng cán bộ công chức và nhân viên
làm hợp đồng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan từ năm 2014-2016
Năm Trình độ 2014 2015 2016 Công chức Hợp đồng 68 Công chức Hợp đồng 68 Công chức Hợp đồng 68 Tiến sĩ 01 0 0 0 01 0 Thạc sĩ 17 0 20 0 19 0 Đại học 50 21 51 22 51 22 Cao đẳng 0 09 0 9 0 9 Trung cấp, nghề 04 17 0 3 4 16 Phổ thông trung học 04 6 4 8 4 12 Tổng số 76 53 75 42 79 59
(Nguồn: Văn phòng Tổng cục Hải quan)
Qua bảng số liệu nhận thấy rằng đội ngũ CBCC là công tác văn phòng có trình độ đại học cao. Tuy nhiên, số lượng nhân viên làm hợp đồng vẫn còn khá nhiều và có trình độ đại học chưa cao.
Chính vì việc quan tâm bố trí nhân sự chưa sát sao và triệt để nên công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan còn nhiều hạn chế, việc thiếu nhân sự đáp ứng được những yêu cầu đã đặt ra không được đáp ứng đầy đủ.
2.3.2.3. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực văn phòng.
Thực hiện Nghị quyết 39/NQ-TW ngày 17/4/2015 của Bộ Chính trị và các văn bản của Chính phủ về tinh giản biên chế và cơ cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức để xử lý lượng công việc ngày càng tăng cũng như đẩy mạnh tiến trình cải cách, hiện đại hóa hải quan đến năm 2020, ngày 12/5/2016, Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan đã ban hành Chỉ thị 3957/CT-TCHQ về việc đẩy mạnh hoạt động đổi mới quản lý nguồn nhân lực hải quan dựa trên vị trí việc làm. Các đơn vị trong ngành thực hiện nhiều giải pháp đồng bộ theo hướng đổi mới phương pháp quản lý nguồn nhân lực dựa trên vị trí, việc làm.
Theo đó, ngành Hải quan nói chung và Văn phòng Tổng cục Hải quan nói riêng xác định công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ là giải pháp quan trọng để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cũng như tạo chuyển biến tích cực về nhận thức và hành động của CBCC Hải quan, đáp ứng được yêu cầu thực tiễn và mục tiêu đã đề ra.
Văn phòng Tổng cục Hải quan đã và đang triển khai hệ thống đánh giá năng lực CBCC dựa trên Khung năng lực (tiêu chuẩn) chuyên môn theo cấp độ. Kết quả đánh giá này sẽ phục vụ hiệu quả việc bố trí, điều động, luân chuyển, đảm bảo bố trí đúng người, đúng việc của từng bộ phận. Đồng thời xác định rõ nhu cầu đào tạo nhân lực dựa trên năng lực, cũng như nâng cao năng lực, hiệu suất làm việc của CBCC. Cụ thể khái quát qua các bước sau:
Qua quy trình trên Văn phòng Tổng cục Hải quan sẽ xác định được các đối tượng cần đào tạo và bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho CBCC. Trong giai đoạn 2016-2020, với mục tiêu xây dựng và phát triển lực lượng CBCC Hải quan có trình độ chuyên môn và khả năng làm việc đáp ứng được yêu cầu quản lý hải quan hiện đại, yêu cầu hội nhập của khu vực và quốc tế, Văn phòng Tổng
cục Hải quan quản lý thống nhất công tác đào tạo, bồi dưỡng CBCC Hải quan bằng những kế hoạch, chương trình và tài liệu đào tạo chung của cả ngành. Các chương trình đào tạo, bồi dưỡng sẽ tập trung nâng cao kỹ năng quản lý đối với đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ trong quy hoạch. Đồng thời, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đối với CBCC thừa hành đáp ứng yêu cầu vị trí công việc. Theo đó, căn cứ vào những kế hoạch, các đơn vị thuộc và trực thuộc văn phòng Tổng cục sẽ lập kế hoạch đào tạo, triển khai công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ theo kế hoạch đã đề ra theo từng năm.
Công tác đào tạo được gắn chặt với hoạt động thực tiễn của văn phòng, Văn phòng Tổng cục Hải quan tiếp tục triển khai rộng việc cử CBCC trẻ đi học các lớp nghiệp vụ tại Trường Hải quan Việt Nam nhằm nâng cao năng lực, trang bị kiến thức, kinh nghiệm thực tế và tạo điều kiện cho công chức, viên chức thuộc cơ quan Tổng cục nắm, hiểu rõ việc triển khai thực hiện các cơ chế chính sách, quy trình nghiệp vụ hải quan trong thực tế. Qua đó giúp cho công tác tham mưu của các cán bộ này sau khi quay về làm việc tại cơ quan Tổng cục Hải quan được tốt hơn. Có thể kể tên một số chương trình bồi dưỡng nâng cao chất lượng và nghiệp vụ của CBCC làm công tác văn
phòng trong những năm qua như: tập huấn quản lý văn bản trong môi trường mạng
(mạng NetOffice 5.0); đào tạo kỹ năng đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008,…
Hình ảnh 2.3. Cán bộ, công chức Văn phòng Tổng cục Hải quan tham gia bồi dưỡng tin học trong công tác văn phòng
So sánh với chế độ tập trung quan liêu bao cấp thì hiện nay việc đào tạo, bồi dưỡng CBCC làm công tác văn phòng đã có những thay đổi vượt bậc. Đặc biệt hơn cả khi đội ngũ CBCC trẻ đã được quan tâm chú trọng trong bồi dưỡng nâng cao nhận thức cả về nghiệp vụ và lý luận chính trị. Đây là đội ngũ trẻ tuổi, năng động, nhiệt
huyết, nhiều sáng tạo nên việc quan tâm phát triển đội ngũ này sẽ là một thế mạnh phát huy hết những giá trị và vai trò của hiện đại hóa công tác văn phòng.
2.3.3. Quy trình, nghiệp vụ hành chính
2.3.3.1. Công tác văn thư, lưu trữ
Nói đến công tác văn phòng, thì phải hình dung ngay đến khối lượng văn bản phải xử lý hàng ngày. Văn phòng Tổng cục là đơn vị tổ chức chỉ đạo công tác văn thư – lưu trữ trong toàn ngành Hải quan đúng nguyên tắc, thủ tục hành chính. Đảm bảo tiếp nhận, chuyển tài liệu công văn đúng nơi, đúng người và kịp thời. Công tác văn thư không chỉ đơn thuần là hoạt động nhận và gửi văn bản mà đã tổ chức khoa học và áp dụng các thành quả của khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin trong việc xử lý văn bản. Việc phân luồng xử lý, theo dõi chính xác địa chỉ văn bản đi, đến, thời gian thực hiện, kết quả thực hiện… là những đóng góp không nhỏ của văn phòng trong công tác quản lý điều hành vĩ mô của ngành Hải quan.
Trước đây, do chưa có ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ nên mọi hoạt động được diễn ra đơn thuần chủ yếu thủ công trên sổ sách. Do vậy công việc hạn chế trong việc thống kê, lập mục lục phân loại văn bản đi - đến trong cơ quan, gây khó khăn trong việc theo dõi chỉ đạo công việc cơ quan của lãnh đạo. Hạn chế trong việc tra tìm thông tin: dùng các sổ đăng ký để tra tìm văn bản thực hiện chậm, tốn nhiều thời gian, công sức và độ tin cậy thiếu chính xác khi cần tổng hợp, báo cáo.
Việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đã được đổi mới và hiện đại hơn khi văn phòng ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ. Với việc ứng dụng CNTT những hạn chế trên đã được khắc phục và nâng cao hiệu quả trong việc xử lý thông tin. Trong đó ứng dụng phần mềm SELAB tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Tổng cục Hải quan triển khai việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đi đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Từ đây, mọi hoạt động trong công tác này đã được đổi mới, mang lại hiệu quả công việc cao.
Việc lập hồ sơ điện tử Tổng cục Hải quan được thực hiện dựa trên hệ thống quản lý điều hành tập trung (Net – Offic 5.0) và thao tác chủ yếu với chức năng “Làm
việc với văn bản”. Văn bản đến Tổng cục Hải quan từ bất kỳ nguồn nào đều được tập
trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận đăng ký. Tất cả văn bản đến trừ văn bản mật đều được cập nhật trên hệ thống tại mục “Công văn đến”, văn bản sẽ được Scan và gắn tệp phụ lục, lập hồ sơ công việc và khai thác sử dụng.
Hình 2.1 Sử dụng phần mềm quản lý văn bản trong công tác văn thư lưu trữ của cơ quan
Hệ thống đưa ra các trạng thái màu sắc để hiện tình trạng văn bản:
Màu đỏ: Công văn chưa được duyệt. Tức là công văn chưa được chính thức hóa hệ thống. Văn thư nhập công văn còn có thể sửa được nội dung đã nhập.
Màu xanh lá cây: Công văn đã được duyệt. Tức là công văn đã được chính thức hóa trên hệ thống. Lúc này không ai có thể sửa được nội dung công văn trừ khi công văn được hủy duyệt.
Màu xanh nước biển : Công văn đã được xử lý. Tức công văn được lập thành hồ sơ công việc để xử lý.
Màu ghi nhạt: Công văn đã được xử lý xong, tương đương hồ sơ công việc xử lý công văn này đã được kết thúc.
Căn cứ vào các trạng thái biểu hiện trên hệ thống, việc theo dõi tiến độ xử lý công việc được quản lý chặt chẽ. Văn bản quá hạn xử lý đều được hiển thị, cảnh báo bằng dòng chủ đỏ chạy , nhấp nháy bất kể bạn đang ở chức năng khi bạn đăng nhập hệ thống và là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của tuwngc chuyên viên, đơn vị. Trường hợp văn bản thực tế đã được xử lý bằng hồ sơ giấy nhưng không được phân luồng xử lý, không cập nhật thông tin xử lý trên hệ thống thì mặc nhiên được coi