8. Kết cấu đề tài
2.3. Tình hình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng cục Hải quan gồm: 1. Phòng Tổng hợp.
2. Phòng Hành chính. 3. Phòng Tài vụ - Quản trị.
4. Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Văn phòng Tổng cục Hải quan và Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại Thành phố Hồ Chí Minh có con dấu riêng, được mở tài Khoản tại Kho bạc Nhà nước để hoạt động theo quy định của pháp luật.
Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quy định nhiệm vụ và quyền hạn của các Phòng và Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại Thành phố Hồ Chí Minh thuộc
Văn phòng Tổng cục Hải quan. (xem Phụ lục – Quyết định 2386/QĐ-TCHQ ngày
28/7/2016 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Phòng và Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại thành phố Hồ Chí Minh thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan).
2.3. Tình hình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan Tổng cục Hải quan
2.3.1. Về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
2.3.1.1. Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng.
Tổng cục Hải quan đã xây dựng tòa nhà thông minh gồm 18 tầng tại địa chỉ Lô E3, đường Dương Đình Nghệ, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. Đây là một vị trí giáp trung tâm kinh tế chính trị của thành phố, thuận lợi về giao thông đi lại khi nhân dân có việc tiếp xúc với cơ quan. So với trụ sở cũ tại quận Long Biên, trụ sở mới Tổng cục Hải quan có nhiều thuận lợi hơn đặc biệt là hệ thống tòa nhà hiện đại và cơ sở vật chất tối ưu.
Văn phòng Tổng cục Hải quan đã tham mưu cho lãnh đạo Tổng cục Hải quan trong công tác tổ chức bố trí phòng làm việc của từng đơn vị trong cơ quan phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan. Tổ chức mua sắm, sử dụng các trang thiết bị văn phòng hiện đại đảm bảo cho các hoạt động được hiệu quả. Các đơn vị được bố trí theo phòng, vụ chia từng tầng. Trong đó, do đặc điểm về những mặt hoạt động của đơn vị, Văn phòng đặt ở tầng 1 bao gồm các phòng: Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính, Phòng Tài vụ - Quản trị, phòng Chánh văn phòng và Phó Chánh văn phòng. Trong đó Phòng Hành chính gồm các các bộ phận được bố trí phòng làm vệc
riêng như phòng công văn đi, phòng văn thư đến, phòng phô tô và bộ phận một cửa tiếp nhận và trả kết quả.
Trước đây việc bố trí phòng làm việc của văn phòng theo kiểu khép kín nhưng sau khi nghiên cứu và ứng dụng các trang thiết bị mới, văn phòng được bố trí theo kiểu hỗn hợp. Do vậy, diện tích văn phòng được mở rộng khi bố trí văn phòng có vách ngăn giữa các cán bộ nên thuận lợi cho trao đổi thực hiện công việc. Phòng làm việc của Lãnh đạo văn phòng được bố trí riêng để phù hợp với tính chất công việc.
Văn phòng đã trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc. Số trang thiết bị văn phòng hiện nay bao gồm: 105 cái máy vi tính để bàn, 15 máy tính xách tay phục vụ cho CBCC đi công tác, 22 máy quét (máy scan), 65 chiếc máy in, 12 chiếc máy sao chụp (máy photo), 24 chiếc máy fax, 11 chiếc máy hủy tài liệu. Ngoài ra còn có các hệ thống và máy móc phục vụ công tác an ninh như bình chữa cháy, máy kiểm soát ra vào, hệ thống chưa cháy tự động, bộ đàm của bảo vệ… Các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như giá tài liệu, máy thông gió, máy điều hòa, giá di động..
- Công tác an ninh trật tự: văn phòng đã xây dựng được Hệ thống kiểm soát ra
vào bằng thẻ cảm ứng, vân tay và mật khẩu....” phục vụ các mục đích như kiểm soát ra/vào phòng thiết bị, kĩ thuật…, kiểm soát thời gian làm việc và kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên một cách nhanh chóng, hiệu quả và hoàn toàn tự động. Đây là một trong những đổi mới đáng chú ý nhất trong công tác hiện đại hóa công tác văn phòng của Tổng cục.
- Hình 2.1. Thiết bị Camera quan sát an ninh
Hình 2.2. Thiết bị chấm công bằng vân tay
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, văn phòng đã áp dụng các được trang thiết bị hiện đại trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng đã làm hiệu quả lao động được tăng lên.
2.3.1.2. Tổ chức mua sắm và quản lý sử dụng trang thiết bị
Văn phòng Tổng cục Hải quan thực hiện công tác mua sắm và quản lý sử dụng trang thiết bị theo đúng qui định của nhà nước về công tác quản trị thiết bị theo đúng quy định nhà nước:
Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 29 tháng 5 năm 2008 về việc ban hành chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước.
Thông tư số 68/2012/TT-BTC ngày 26 tháng 04 năm 2012 của Bộ Tài chính quy định việc đấu thầu để mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân.
Văn phòng Tổng cục đã xây dựng được nội quy, quy chế khi sử dụng các trang thiết bị văn phòng như: Nội quy photo tài liệu, nội quy về sử dụng các trang thiết bị văn phòng…