8. Kết cấu đề tài
3.2.2. Trong công tác lưu trữ
Công tác hành chính văn phòng luôn đi kèm với hồ sơ giấy tờ rất nhiều đòi hỏi cơ quan phải mất thêm chi phí về tiền bạc, nhân sự để có thể quản lý tốt số lượng hồ sơ
giấy tờ khổng lồ đó. Chính vì thế, số hóa tài liệu ra đời như một giải pháp hữu hiệu giúp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ giấy tờ, cũng như nâng cao chất lượng công việc của văn phòng, giúp văn phòng tiết kiệm thời gian, chi phí lâu dài.
Hiểu đơn giản thì “giải pháp số hóa tài liệu là quá trình chuyển các dạng dữ
liệu/ tài liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh, âm thanh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và các thiết bị lưu trữ khác.Khi cần tìm dữ liệu bạn chỉ cần gõ vài từ khóa chính như tìm tài liệu thông thường được lưu trong máy tính giúp văn phòng tiết kiệm thời gian tối đa để nâng cao hiệu quả trong công việc.”
(Hình 3.1: ảnh minh họa)
Lợi ích khi ứng dụng số hóa tài liệu trong công tác lưu trữ:
- An toàn: Tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ thành tài liệu số lưu trữ trên máy tính, các thiết bị lưu trữ số như USB, ổ cứng, etc sẽ tránh được các nguy cơ làm mất thông tin, tài liệu: chữ bị mờ do thời gian lưu trữ, thiên tai hỏa hoạn gây mất mát tài liệu.
- Tiết kiệm: Tài liệu được lưu trữ trên máy tính, tiết kiệm không gian lưu trữ, chỉ với 1 chiếc máy tính ta có thể lưu trữ tới hàng triệu trang văn bản, trong khi đó với tài liệu cứng để lưu trữ hàng triệu trang văn bản đó sẽ tốn rất nhiều không gian lưu trữ.
- Linh hoạt trong quản lý tài liệu: Tài liệu số với việc lưu trữ trên máy tính hoặc upload lên internet thông qua một phần mềm quản trị tài liệu bạn có thể truy nhập, truy
xuất bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào. Không những vậy tài liệu số hóa sẽ được lập chỉ mục và lưu trữ theo thư mục định sẵn, vì thế mà việc quản lý là rất dễ dàng.
- Hiệu quả: Do được lưu trữ dưới dạng tài liệu số nên việc phản hồi sẽ rất nhanh, không cần tốn thời gian để tìm kiếm văn bản trong đống tài liệu bằng giấy, nâng cao năng suất, hiệu quả công việc của tổ chức.
- Tính bảo mật thông tin cao: Thông tin được lưu trữ bảo mật an toàn. Bạn có thể phân quyền cho người sử dụng cũng như đặt mật mã cho các tài liệu quan trọng của mình. Từ đó đảm bảo thông tin được chia sẻ đúng người, đúng chỗ, đúng lúc,…
Tận dụng lợi thế của công nghệ là một bước quan trọng để nâng cao hiệu quả của công tác cho cơ quan. Như vậy, trong khi văn phòng không giấy đang là niềm mơ ước thì việc từng bước lọai bỏ phiền toái của giấy tờ ra các quy trình hoạt động để tạo ra một môi trường làm việc năng động là một công việc xác thực và cần thiết nhất.
(Hình 3.2: ảnh minh họa)
Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ để thay thế hoàn toàn phương pháp lưu trữ tà liệu thủ công hiện nay. Theo đó, sẽ nghiên cứu việc xây dựng một thư viện để lưu trữ và phục vụ các mục đích tra cứu của cán bộ, công chức cơ quan Tổng cục Hải quan..
Tóm lại khi áp dụng tin học trong công tác lưu trữ thì tin học hay phần mềm nó chỉ là công cụ trợ giúp cho con người và nó chỉ mang tính định tính chứ không mang tính định lượng nó không thể thay thế con người trong tất cả mọi công việc.