8. Kết cấu đề tài
3.2.1. Trong công tác văn thư
Để công tác văn thư đạt kết quả tốt, khắc phục được những hạn chế đang tồn tại, Văn phòng Tổng cục Hải quan cần:
- Hoàn thiện hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng đặc biệt là việc thiết kế hoàn chỉnh phần mềm quản lý văn bản NetOffice để khi tìm kiếm thông tin cho phép người dùng có thể đọc được toàn bộ nội văn bản cũng như công tác lập hồ sơ được tích hợp trong phần mềm này.
- Quan tâm và đầu tư hơn nữa về kinh phí cho hoạt động ứng dụng tin học tại Văn phòng Tổng cục Hải quan.
- Khuyến khích việc nghiên cứu và áp dụng nhiều phần mềm ưu việt hơn nữa trong hoạt động văn phòng;
- Đào tạo, bồi dưỡng về công nghệ thông tin cho cán bộ;
Xử lý văn bản đi, đến
Văn bản đi của Tổng cục hải quan sẽ được xử lý theo quy trình sau:
- Mọi văn bản đến (bao giồm văn bản chuyển qua bưu điện, chuyển trực tiếp từ các cá nhân, tổ chức bên ngoài; văn bản đến chuyển qua fax;qua hệ thống email…) đều qua một đầu mối duy nhất là bộ phận Văn thư - phòng hành chính - Văn phòng tổng cục để làm thủ tục đăng ký công văn đến, phân thành các loại có mã số quản lý (mã số quản lý thể hiện loại văn bản phải xử lý, thời hạn phải xử lý), trình phê duyệt
theo quy định và đưa vào hệ thống máy tính để quản lý và phân luồng xử lý trước khi chuyển cho các đầu mối được phân công xử lý văn bản.
- Các văn bản đến trình Lãnh đạo Tổng cục được chuyển qua bộ phận tham mưu tổng hợp – Văn phòng Tổng cục, sau khi có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục bộ phận Tham mưu tổng hợp sẽ chuyển ý kiến thành bút phê điện tử, phân luồng xử lý cho đơn vị.
- Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục thực hiện việc phân luồng xử lý đối với các văn bản đã được phân luồng cho đơn vị mình chịu trách nhiệm xử lý (bao gồm các văn bản đến do bộ phận Văn thư – Phòng Hành chính – Văn phòng Tổng cục phân luồng và văn bản đến do Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt giao bộ phận Tham mưu tổng hợp phân luồng)
- Các chuyên viên được giao xử lý tiến hành việc nghiên cứu, tham mưu, đề xuất xử lý văn bản đến bằng tờ trình, nhập nội dung hồ sơ vụ việc trình Tổng cục, trình Bộ theo các tiêu chí của chương trình phần mềm (trong đó thể hiện rõ vấn đề trình, trình Lãnh đạo Tổng cục nào, tóm tắt ý kiến đề xuất, dự thảo nội dung tờ trình, các văn bản có liên quan trong đó phải thể hiện nguồn gốc của vụ việc là văn bản đến nào…). Các hồ sơ vụ việc sau khi đã thỏa mãn các điều kiện nêu trên sẽ được chuyển qua bộ phận Tham mưu tổng hợp – Văn phòng Tổng cục để rà soát và trình Lãnh đạo theo thẩm quyền.
- Khi các luồng xử lý công việc đã có kết quả xử lý (có thể bằng kết luận của Lãnh đạo, có thể bằng văn bản đi) chuyên viên được giao xử lý có trách nhiệm cập nhật kết quả xử lý (kết thúc luồng xử lý một công việc bằng một kết quả xử lý cụ thể) và chuyển bộ phận Văn thư – phòng Hành chính – Văn phòng Tổng cục để làm thủ tục phát hành văn bản.
Quy trình này được thực hiện hoàn hảo thì mọi văn bản đi, đến và đã được xử lý của Lãnh đạo Tổng cục sẽ được theo dõi một cách chính xác. Đồng thời sẽ tìm ngay ra địa chỉ của đơn vị đang xử lý. Tại đơn vị được giao xử lý cũng xử lý theo dõi từng chuyên viên trên mạng vụ việc được giao ngày giờ nào đã xử lý đến đâu. Đây là một quy trình phải được hoàn thiện từ đầu vào và đầu ra thành một vòng khép kín và vận hành liên tục.