8. Kết cấu đề tài
3.5. Áp dụng chữ ký số trong xử lý văn bản tại văn phòng Tổng cục Hải quan
TCHQ đến tận các chi cục Hải quan một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
(Hình 3.4: ảnh minh họa)
3.5. Áp dụng chữ ký số trong xử lý văn bản tại văn phòng Tổng cục Hải quan quan
Sơ đồ 3.1: Sử dụng chữ ký điện tử cho các giao dịch nội bộ
Nguồn: Văn Phòng TCHQ tổng hợp Thứ nhất, các thành phần trong mô hình trên
- PKI Server tại Bộ Tài chính: cung cấp các Web service để kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số. Trong trường hợp Bộ Tài chính không cung cấp các Web service để kiểm tra online có thể phải cài đặt PKI Server tại Tổng cục Hải quan và định kỳ sẽ thực hiện đồng bộ với PKI Server của Bộ Tài chính.
- Các hệ thống ứng dụng tại cấp Tổng cục, Cục Hải quan
Thứ hai, các bước xử lý đối với giao dịch từ cấp Cục lên cấp Tổng cục
- Trước khi gửi dữ liệu lên cấp Tổng cục, hệ thống ứng dụng tại cấp Cục sẽ thực hiện gọi Web Services đặt tại Tổng cục Hải quan để kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số.
- Nếu chữ ký là hợp lệ thực hiện ký và mã hóa dữ liệu tại cấp Cục - Thực hiện gửi thông điệp dữ liệu cho cấp Tổng cục hải quan
Thứ ba, các bước xử lý đối với giao dịch từ cấp Tổng cục xuống cấp Cục
- Trước khi gửi dữ liệu xuống cấp Cục, hệ thống ứng dụng tại cấp Tổng cục sẽ thực hiện gọi Web Services đặt tại Tổng cục Hải quan để kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số.
- Nếu chữ ký là hợp lệ thực hiện ký và mã hóa dữ liệu tại cấp Tổng cục - Thực hiện gửi thông điệp dữ liệu cho cấp Cục hải quan
Tại Tổng cục Hải quan, số hoá tài liệu đã ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách, vì: - Số lượng tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan hải quan ngày càng gia tăng nhanh chóng về quy mô và số lượng do các nguyên nhân như: mở rộng bộ máy, chuyên môn hoá các lĩnh vực hoạt động, do thủ tục hành chính, do sự phát triển của khoa học công nghệ, do sự phối kết hợp giữa các cơ quan đoàn thể để giải quyết các vấn đề liên quan ngày càng gia tăng nên số lượng văn bản nhân bản ngày càng nhiều….
Chính phủ đã đầu tư rất nhiều cho việc xây dựng và hiện thực hoá mô hình Chính phủ điện tử. Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 về việc giảm giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính trong nhà nước, tuy nhiên khối lượng tài liệu vẫn gia tăng không ngừng. Theo đánh giá của giới chuyên môn, hàng năm lượng văn bản giấy tờ tăng từ 10% đến 20%.
Tại Tổng cục Hải quan mặc dù đã nghiêm chỉnh thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, nhưng lượng văn bản giấy tờ vẫn tăng lên đáng kể.
- Đa phần tài liệu được hình thành vẫn là những bản giấy. + Ưu điểm của tài liệu giấy là:
Độ chính xác và tin cậy cao, được đảm bảo bằng yếu tố thể thức;
Độ an toàn cao (viết hoặc in bằng mực nên những tác động làm thay đổi đều có thể kiểm soát bằng phương pháp thủ công);
Không cần máy móc thiết bị vẫn đọc được;
Đã được thực tế kiểm nghiệm trong một quá trình rất lâu dài.
+ Tuy có nhiều ưu điểm, nhưng tài liệu giấy cũng còn tồn tại nhiều hạn chế như: Cần diện tích kho tàng, trang thiết bị, nhân lực và kinh phí để bảo quản; Tài liệu sẽ bị “lão hoá” theo thời gian;
Khó kiểm soát và khó tìm kiếm nếu khối lượng tài liệu lớn và không được tổ chức khoa học;
Tuy nhiên, do ngành Hải quan phải thực thi rất nhiều văn bản liên quan đến các Bộ/ Ngành nên việc hướng dẫn các Cục địa phương sử dụng 100% văn bản điện tử trong công việc là chưa khả thi. Vì vậy, văn phòng TCHQ có thể mạnh dạn áp dụng chữ ký số điện tử trong các công việc sau:
+ Yêu cầu tất cả các báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm từ TCHQ gửi xuống các Cục HQ địa phương và ngược lại được thực hiện áp dụng chữ ký số.
+ Các thông báo, điện FAX… sẽ được áp dụng chữ ký số.
+ Những vụ việc cần xử lý gấp có thể gửi văn bản bằng chữ ký số trước khi gửi bản chính.
Công tác áp dụng chữ ký số điện tử của Văn phòng cần phải xây dựng theo các lộ trình cụ thể sau:
- Trước mắt, ưu tiên áp dụng chữ ký số cho các văn bản báo cáo, các thông báo, văn bản nội bộ…xử lý bằng cách áp dụng chữ ký số. Việc áp dụng chữ ký số sẽ giúp giảm thiểu thời gian lưu chuyển văn bản qua hệ thống bưu chính, giảm đáng kể thời gian xử lý văn bản.
-Nghiên cứu áp dụng việc luật hóa các văn bản có tính chất pháp quy để văn phòng địa phương có thể áp dụng ngay khi có chữ ký số điện tử của người gưi. Tuy nhiên, do thói quen quản lý, nhiều đơn vị vẫn yêu cầu phải có văn bản dấu đỏ. Do đó, việc này sẽ được tiến hành dần từng bước để khonog ảnh hưởng đến công việc chung.
Bước cuối cùng là sẽ tiến hành điện tử hóa và áp dụng chữ ký số với tất cả các giao dịch của văn phòng. Đây là lộ trình lâu dài và phải phụ thuộc tiến độ áp dụng chữ ký số chung của các cơ quan khối văn phòng Trung ương
Tiểu kết: Có thể khẳng định việc hiện đại hóa công tác văn phòng một cách toàn diện là yêu cầu hết sức cấp thiết có ý nghĩa quan trọng. Trước tiên cần nâng cao nhận thức của mỗi CBCC từ Lãnh đạo đến nhân viên về vai trò của hiện đại hóa công tác văn phòng; Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong các lĩnh vực của công tác văn phòng; Chuẩn hóa con người và chế độ chính sách đối với CBCC văn phòng; Đổi mới mô hình xử lý thông tin tập trung; Áp dụng chữ ký số trong xử lý văn bản tại Tổng cục Hải quan. Trên đây là một số giải pháp để tài đã nghiên cứu và đưa ra, mong rằng đây là một trong số các giải pháp giúp cho công tác văn phòng của Văn phòng Tổng cục Hải quan ngày càng tốt hơn.
KẾT LUẬN
Như chúng ta đã biết Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan. Công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại và biến đổi theo hoạt động của văn phòng. Nếu các yếu tố đó được tổ chức khoa học, hợp lý sẽ đem lại những giá trị thực tế to lớn. Với việc nghiên cứu những giải pháp hiện đại hóa công tác văn phòng như phân tích ở trên, khi áp dụng vào thực tế sẽ mang lại những lợi ích:
Thứ nhất: Tạo tiền đề để phát triển cho cơ quan, góp phần đổi mới phương pháp điều hành của lãnh đạo các cấp trong ngành hải quan.
Thứ hai: Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động của đơn vị.
Thứ ba: Tăng cường khả năng sử dụng nguồn lực và nâng cao năng suất lao động.
Thứ tư: Tạo tiền đề, nền tảng cho việc triển khai và tiếp tục nghiên cứu một số đề án lớn liên quan đến cải cách thủ tục hành chính trong hiện đại hóa công tác văn phòng của ngành hải quan.
Thứ năm: là kinh nghiệm cho việc nghiên cứu các mô hình văn phòng, sự sắp xếp cơ cấu của văn phòng tại các cơ quan trong hệ thống cơ quan nhà nước.
Văn phòng Tổng cục Hải quan có những đổi mới và hiện đại hóa ba mặt trong công tác văn phòng đó là: con người làm công tác văn phòng, cơ sở vật chất trang thiết bị hiện đại, nghiệp vụ hành chính. Tuy nhiên tromg quá trình đổi mới vẫn còn một số những khó khăn và hạn chế. Đưa vào áp dụng kết quả của đề tài có ý nghĩa trước mắt và lâu dài, đồng thời làm tiền đề cho việc nghiên cứu áp dụng cho tất cả các đơn vị từ những đơn vị tham mưu giúp việc tại khối cơ quan Tổng cục cho tới Hải quan các địa phương. Có thể khẳng định việc hiện đại hóa công tác văn phòng một cách toàn diện là yêu cầu hết sức cấp thiết có ý nghĩa rất lớn.
Đề tài tôi đã thực hiện trên đây là một trong những ý kiến đóng góp để lãnh đạo Văn phòng và lãnh đạo Tổng cục Hải quan có một góc nhìn mới về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng và sẽ có những định hướng mới trong công cuộc cải cách hành chính và nâng cao chất lượng công tác văn phòng trong những năm tiếp theo.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO A.Tài liệu văn bản Quy phạm pháp luật
1. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 06 năm 2015
của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
2. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
3. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác
văn thư.
4. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
5. Quyết định số 65/2015/QĐ-TTg ngày 17/12/2015 của Thủ tướng Chính phủ
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính
6. Quyết định số 1066/QĐ-BTC ngày 16 tháng 5 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ
Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng thuộc Tổng cục Hải quan do Bộ Tài chính ban hành
7. Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06 tháng 10 năm 2005 của Thủ tướng
Chính phủ phê duyệt chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông việt nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020
8. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ 07/2012/TT-
BNV về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
9. Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng
Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước.
10. Nghị quyết số 30c/NQ-CP, ngày 08/11/2011 của Chính phủ: Ban hành
Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020.
B.Tài liệu chuyên môn
Giáo trình, Tập bài giảng
1. Đào Xuân Chúc (2006), Quản trị Văn phòng, Tập bài giảng, Hà Nội, (Tư
2. GS.TS. Đồng Thị Thanh Phương (2009), Nguyễn Thị Ngọc An, Quản trị Hành chính văn phòng, NXB Thống kê.
3. Học viện Hành chính, Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà
nước, NXB Khoa học & Kỹ thuật, Hà Nội -2009”.
4. Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học (2015), Giáo trình Quản trị văn
phòng, Nxb Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh.
5. Nguyễn Hữu Thân (2007) Quản trị hành chánh Văn phòng , NXB Thống kê,
Hà Nội.
Sách, báo, tạp chí, kỷ yếu hội thảo
6. Mike Harvey (1996), Quản trị hành chính văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội.
7. Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà
Nội.
8. Nghiêm Kỳ Hồng (2014) Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và lưu trữ học, Nxb Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh.
9. Nghiêm Kỳ Hồng (2003), Mấy vấn đề công tác Văn phòng, văn thư và lưu
trữ trong thời kỳ đổi mới, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
10. Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng (1996), Văn phòng hiện đại và
nghiệp vụ hành chính văn phòng, Nxb thành phố Hồ Chí Minh.
11. TS. Lưu Kiếm Thanh - Khoa Văn bản và Công nghệ Hành chính, Học viện
Hành chính, Công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính nhà
nước, Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 11/2008.
12. Sách Mấy vấn đề Công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong thời kỳ đổi
mới, (2003) NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội
13. PGS.TS Nguyễn Hữu Hải chủ biên (2007) “Hành chính nhà nước trong xu
thế toàn cầu hóa” Nxb Tư pháp.
14. ThS. Nguyễn Mạnh Cường, "Chương trình Văn phòng xanh" - Xu hướng mới của các văn phòng hiện đại tại Việt Nam, Tạp chí tổ chức nhà nước số 1/2013.
15. Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (2005), Quản trị văn phòng
– Lý luận và thực tiễn, Kỷ yếu Hội thảo khoa học, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội.
16. Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội , Nâng cao chất
lượng đào tạo ngành Quản trị văn phòng đáp ứng yêu cầu thực tiễn, Kỷ yếu Hội thảo khoa học – 2015
Đề tài nghiên cứu ứng dụng
17. Ngô Thị Diên, Hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động thương
binh và xã hội, Báo cáo thực tập tốt nghiệp khóa 2012-2016 trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
18. Nguyễn Thị Thu Hương, Đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội”, trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học quốc gia Hà Nội , 2013.
HỆ THỐNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI
Hình 1. Văn phòng Tổng cục Hải quan
Hình 3. Phòng Lưu trữ Tổng cục Hải quan
Hình 5. Tủ báo cháy Tổng cục Hải quan
Hình 6. Và kho lưu trữ hiện đại
MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI SẢN DTSoft
Quản lý chi tiết tài sản khoa học và thuận tiện
Tự động tính toán giá trị tài sản
Hệ thống thông tin tài sản được quản lý đa chiều và tra cứu dễ dàng
Quản lý tăng giảm tài sản
Quản lý đề nghị trang cấp tài sản
Kiểm kê tài sản chính xác
Quản lý tình hình khai thác sử dụng tài sản
Kết xuất sổ sách báo cáo thuận tiện và đơn giản