8. Kết cấu của đề tài
1.3.4. Yêu cầu về ngôn ngữ
1.3.4.1. Sử dụng từ ngữ
VBHC là tiếng nói chính thức của cơ quan tổ chức, do đó, để vừa đảm bảo sự chuẩn mực, vừa trang trọng trong việc văn bản hoá thông tin phục vụ quản lý, điều hành của lãnh đạo, một số yêu cầu cơ bản đối với người soạn thảo về việc sử dụng từ ngữ trong văn bản hành chính là:
- Thứ nhất, sử dụng từ ngữ phải chuẩn xác: Tức là việc dung từ ngữ phải tuân theo những chuẩn mực đã được quy định. Đó là việc tuân thủ quy tắc tiếng việt, gồm có: Chuẩn về hình thức và cấu tạo, chuẩn về nghĩa.
+ Chuẩn về chính tả: Tuân thủ các quy định về cách viết âm, vần, tiếng, viết thường, viết hoa, thanh điệu…
+ Chuẩn về nghĩa: Từ ngữ được sử dụng trong văn bản phải phản ánh đúng thực tế, đúng bản chất của đối tượng và đúng trong từng trường hợp sử dụng.
- Thứ hai, sử dụng từ ngữ phải đơn nghĩa: Trong hoạt động quản lý, để cho các thông tin quản lý thành văn được thực hiện nghiêm chỉnh, mọi đối tượng đều thống nhất cách hiểu về nội dung văn bản, việc sử dụng từ ngữ trong VBHC phải đơn nghĩa, tức là sử dụng những từ ngữ dùng chung cho mọi đối tượng, tránh sử dụng từ địa phương, tiếng lóng hoặc những từ ngữ dễ phát sinh nhiều cách hiểu khác nhau.
- Thứ ba, sử dụng từ ngữ phải nhất quán:Sử dụng từ ngữ nhất quán trong văn bản hành chính có nghĩa là, khi sử dụng từ ngữ để thay cho một hoặc một nhóm đối tượng được nói đến trong văn bản thì phải được chú thích lần đầu và sử dụng từ ngữ đó thường xuyên suốt nội dung văn bản.
- Cuối cùng, sử dụng từ ngữ phải dễ hiểu: Một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo cho văn bản rõ ràng, dễ hiểu là việc sử dụng từ ngữ. Do vậy phải dùng ngôn ngữ phổ thông, có sẵn và được dùng phổ biến trong dân chúng, không được dùng từ ngữ địa phương.
1.3.4.2. Sử dụng văn phong hành chính – công vụ
Văn phong HC-CV được sử dụng trong giao tiếp bằng văn bản tại các cơ quan nhà nước trong công tác điều hành – quản lý, chính vì vậy cần phải có những yêu cầu nhất định khi thực hiện công tác soạn thảo và ban hành VBHC.
- Tính chính xác, rõ ràng: VBHC phải được viết sao cho mọi người có thể hiểu một cách rõ ràng, chính xác, nội dung văn bản muốn truyền đạt. Để đảm bảo tính chính xác rõ ràng, cần viết câu gọn gàng, mạch lạc, diễn tả ý dứt khoát, sử dụng từ ngữ một cách chính xác.
- Tính phổ thông đại chúng: VBHC phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, bằng những từ ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài đã được Việt hoá một cách tối ưu. Bên cạnh đó, cần phải viết ngắn gọn, dễ hiểu, không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học.
- Tính khách quan, phi cá nhân: Nội dung trong VBHC phải được trình bày trực tiếp, không thiên vị, phải mang tính khách quan, đại diện cho cơ quan tổ chức chứ không mang tiếng nói riêng của bất cứ một cá nhân nào. Tính khách quan, phi cá nhân của văn bản gắn liền bới chuẩn mực, kỉ cương, vị thế, tôn ti mang tính hệ thống của cơ quan nhà nước, có thể nói tính chất này được quy định bởi các chuẩn mực pháp lý.
- Tính trang trọng, lịch sự: Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín cá nhân, tập thể ban hành văn bản. Sử dụng cách diễn đạt mang tính nghi thức, thể hiện rõ sự tôn trọng, sử dụng các mẫu câu mang tính lịch sự sẵn có.
- Tính khuân mẫu: Tính khuân mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hoá của VBHC. Chính vì vậy, VBHC cần được trình bày, sắp xếp, tổ chức bố cục nội dung theo các khuôn mẫu, thể thức quy định và trong nhiều trường hợp theo các bản mẫu có sẵn chỉ cần điền nội dung cần thiết vào. Quan trọng hơn hết VBHC phải được trình bày theo đúng quy định của nhà nước về thể thức, và kỹ thuật trình bày.