8. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Các quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp (đối với Trường ĐHKHXHNV và Trường ĐHNVHN), phòng Hành chính – Đối ngoại (đối với Trường ĐHKHTN) giúp Hiệu trưởng trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trường, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác soạn thảo và ban hành văn bảncho các đơn vị thuộc, trực thuộc Trường.
Thứ ba, Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị:
Trưởng các đơn bị thuộc, trực thuộc Trường có trách nhiệm triển khai, thực hiện các quy định của Trường, của Nhà nước về soạn thảo và ban hành văn bản.
Thứ tư, Trách nhiệm của mỗi cá nhân tham gia công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản, mỗi công chức, viên chức, người lao động, người học phải thực hiện nghiêm túc các quy định của Trường về soạn thảo và ban hành văn bản.
Đối với việc phân công nhiệm vụ, trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản giúp công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng sẽ được diễn ra dễ dàng và hiệu quả hơn. Từng đối tượng được phân công trách nhiệm sẽ không bị chồng chéo công việc, xác định đúng trách nhiệm của mình và thực hiện theo đúng quy định về trách nhiệm đó.
2.2.2. Các quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính hành chính
Hiện nay, hầu hết các trường đại học đều chỉ tập trung vào xây dựng và củng cố công tác đào tạo mà còn chưa thật sự chú trọng đến công tác văn thư
cũng như là công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Chính vì vậy, Trường ĐHKHTN và Trường ĐHKHXHNV đều chưa soạn thảo và ban hành những quyết định ban hành quy chế văn thư lưu trữ hay quy chế về soạn thảo và ban hành văn bản. Tuy nhiên, với căn bản là một trường chuyên đào tạo về công tác văn thư – lưu trữ, nên Trường ĐHNVHN đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác VT-LT và đã cho soạn thảo và ban hành văn bản Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Ban hành kèm theo Quyết định số 1138/QĐ-DHNV ngày 06/11/2013 của Hiệu trưởng Trường ĐHNVHN) với đầy đủ những quy định về công tác văn thư – lưu trữ đặc biệt là công tác soạn thảo và ban hành văn bản một cách hết sức đầy đủ và rõ ràng. [Xem thêm tại phụ lục số 04]
Bên cạnh đó, mặc dù Trường ĐHKHTN và Trường ĐHKHNV chưa có quy chế về công tác VT-LT hay Trường ĐHNVHN đã ban hành được quy chế công tác VT-LT, các Trường đều thực hiện theo những văn bản quy định được soạn thảo và ban hành của nhà nước, tiêu biểu như:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; - Nghị định số 09/2010/NĐ-Cp ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Ngoài ra, còn một số các văn bản khác cũng liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính được nhà nước soạn thảo và ban hành. Việc thực hiện và căn cứ để thực hiện xây dựng quy chế riêng về công tác VT-LT đối với 3 trường đại học ở trên là một trong những yêu cầu cũng như căn cứ đề thực hiện các công tác, nhiệm vụ bảo đảm hoạt động quản lý,
đào tạo được diễn ra một cách hiệu quả và có tính hệ thống. Chính vì vậy, lãnh đạo BGH cũng như cán bộ, công chức, các đơn vị thuộc, trực thuộc trường đều phải có ý thức cập nhật, thực hiện theo và tuân thủ theo những văn bản đó.