8. Kết cấu của đề tài
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
Nhìn chung, trong vòng 2 năm trở lại đây,công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường ĐHKHXHNV, Trường ĐHKHTN và Trường ĐHNVHN đều đã có những thay đổi theo hướng tích cực. Ban lãnh đạo nhà trường cũng đã có những nhận thức về tầm quan trọng của công tác soạn thảo văn bản đối với hoạt động quản lý, điều hành trường. Để từ đó, có những hoạt động quan tâm đúng mực với những công tác liên quan đến soạn thảo và ban hành văn bản.
Đặc biệt, sau khi khảo sát tại 3 trường đại học, có thể thấy các trường đã có sự đầu tư vào cơ sở vật chất, trang thiết bị tương đối hiện đại và đầy đủ như: máy tính; máy photo; máy in; máy fax; tủ đựng tài liệu; giá đựng tài liệu; két đựng con dấu cơ quan; máy chiếu;… phục vụ cho mục đích hoàn thiện công tác VTLT một cách dễ dàng hơn. Phòng ốc được thiết kế thoáng mát, hợp lý để có thể bảo quản tài liệu một cách dễ dàng và thuận tiện nhất. Các trang thiết bị tương đối hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Bên cạnh đó, phòng HC-TH đối với Trường ĐHKHXHNV, Trường ĐHNVHN và Trường ĐHKHTN là nơi trung gian trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại trường đều được thiết kế và đặt tại những vị trí trung tâm dễ tìm, phòng ốc rộng rãi, được trang bị đầy đủ thiết bị hỗ trợ. Từ đó, tạo
điều kiện tương đối thuận lợi cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói chung và cá nhân đơn vị chịu trách nhiệm soạn thảo cũng như ban hành văn bản nói riêng.
Hơn thế, việc ứng dụng công nghệ vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản mang lại hiệu quả rất lớn cho hoạt động công việc hàng ngày của các trường. Việc ứng dụng công nghệ thông tin, các phần mềm soạn thảo hay quản lý văn bản giúp cho công tác văn thư được tiến hành một cách dễ dàng và thuận tiên hơn, giúp các phòng ban trong cơ quan dễ dàng nắm bắt thông tin cũng như giải quyết công việc một cách hiệu quả hơn. Từ đó, công tác lưu trữ cũng được tiến hành một cách dễ dàng và có hệ thống hơn nhờ các phần mềm công nghệ thông tin đang được dử dụng trong trường hiện nay. Các phần mềm có thể kể đến như: phần mềm soạn thảo văn bản word, excel,…Và một số phần mềm quản lý văn bản khác như E-office của Trường ĐHKHXHNV và Trường ĐHKHTN. Đặc biệt hơn các trường đều sử dụng hệ thống mạng Internet để tiện cho việc trao đổi thông tin trong và ngoài trường được diễn ra một cách chính xác và hợp lý.
Một nhân tố không thể thiếu trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại các trường hiện nay là nhân tố đội ngũ nhân sự.Xuất phát từ chức năng và nhiệm vụ chính của các trường đại học là đào tạo.Chình vì vậy, đội ngũ nhân sự của Trường ĐHKHXHNV, Trường ĐHKHTN và Trường ĐHNVHN đều có trình độ chuyên môn nhất định, đã qua đào tạo và có kinh nghiệm ổn định đối với công tác về văn thư chuyên môn. Còn đối với các cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệm soạn thảo và ban hành văn bản trong trường thì hầu hết đều được trang bị những kiến thức về nghiệp vụ một cách cơ bản, tuân theo quy định và pháp luật của Nhà nước.
Đối với nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản, ưu điểm đầu tiên của 3 trường đại học kể trên đó là các văn bản ban hành đã thể hiện đúng thẩm
quyền của người ký theo quy định của pháp luật.Không xảy ra những trường hợp ký vượt thẩm quyền của nhà nước quy định hay ký sai văn bản khi văn bản đó không thuộc thẩm quyền ký của mình.
Quy trình thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tương đối đúng theo quy định của pháp luật. Đối vời Trường ĐHNVHN đã ban hành được quy chế văn thư lưu trữ riêng từ năm 2013 thì quy trình được diễn ra có hệ thống và chính xác hơn cả.Đặc biệt, Trường ĐHNVHN có một điểm khác biệt đối với 2 trường còn lại đó là trường đã thực hiện và xây dựng lên quy trình trình ký văn bản tương đối hệ thống và quy củ.Điều này làm tăng độ chính xác về thể thức và kỹ thuật trình bày và nội dung văn bản lên cao hơn so với quy trình thông thường.
Thể thức ban hành văn bản tại 3 trường đại học đều được thực hiện đúng với thẩm quyền và quy định của pháp luật. Tuỳ vào nội dung văn bản trường có mục đích ban hành mà lựa chọn hình thức văn bản phù hợp nhất.Điều này góp phần làm tăng độ chính xác, khả năng thực hiện của văn bản trong thực tiễn làm việc.Các thành phần thể thức của văn bản được trình bày tương đối đúng theo quy định của pháp luật nhằm giúp văn bản có sự thống nhất và tiêu chuẩn hoá hơn.
Bên cạnh đó, thông tin được đưa vào văn bản đều được thông qua quy trình xử lý ở bước chuẩn bị soạn thảo, làm cho văn bản khi được ban hành có tính chính xác, độ tin cậy cao. Nội dung biểu đạt được rõ mục đích ban hành của văn bản. Thông tin không bị chồng chéo, mà ngược lại còn cung cấp đầy đủ cho cá nhân, đơn vị nhận được văn bản giúp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Mặt khác, ngôn ngữ được sử dụng trong VBHC tại các trường được trình bày rất mạch lạc, rõ ràng, diễn tả ý dứt khoát, sử dụng từ ngữ một cách chính xác, biểu đạt rõ mục đích nội dung văn bản muốn cung cấp, đều có nội
dung biểu đạt hết sức rõ ràng, ngắn gọn. Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ chính của các trường đó là đào tạo, nên việc sử dụng ngôn ngữ hay văn phong hành chính trong các văn bản đều có sự đầu tư và nghiên cứu một cách nhất định.
Hơn thế, hiện nay Trường ĐHNVHN đã có những mẫu hoá văn bản hành chính mà trường có thẩm quyền ban hành. Từ đó, tạo điều kiện thuận lợi cho việc soạn thảo và ban hành văn bản một cách chính xác về thể thức và kỹ thuật trình bày cũng như làm tăng tính khoa học, thuận tiện, tạo được sự thống nhất đối với hệ thống các văn bản được ban hành tại trường. [Xem một số mẫu hoá văn bản của Trường ĐHNVHN tại Phụ lục số 04]
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm mà Trường ĐHKHXHNV, Trường ĐHKHTN và Trường ĐHNVHN đã đạt được thì còn tồn tại một số những hạn chế nhất định. Điều này có thể tạo nên những ảnh hướng không nhỏ đến hoạt động quản lý điều hành nói chung và công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng.
Hiện nay, trường ĐHKHXHNV và trường ĐHKHTN chưa có quy chế riêng quy định về công tác văn thư, lưu trữ cũng như các văn bản hướng dẫn khác. Điều này sẽ dẫn đến sự không thống nhất trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, gây nên sự không rõ ràng cho cá nhân, đơn vị có thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ, công việc. Đặc biệt, bởi vì chưa có một quy chế chính thức nào về công tác văn thư, lưu trữ tại trường nên sẽ gây ra một số khó khăn cho những cán bộ mới hoặc cá nhân, đơn vị muốn tìm hiểu, tham khảo về các quy trình làm việc tổ chức công tác VT-LT. Bên cạnh đó, việc sử dụng văn bản quy định về quy chế công tác văn thư của Trường ĐHQGHN sẽ tồn tại những điểm không thống nhất, khó áp dụng vào đối với Trường ĐHKHXHNV và Trường ĐHKHTN bởi vì có sự
khác biệt về cơ cấu tổ chức cũng như chức năng, nhiệm vụ hoạt động của từng cơ quan, tổ chức.
Mảng công tác văn thư đã được các lãnh đạo cũng như trưởng phòng HC-TH rất quan tâm và đầu tư, nhưng nhận thức về tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tới hoạt động điều hành, quản lý cũng như hoạt động hàng ngày của trường thì vẫn chưa thật sự sâu sắc. Vẫn xảy ra tình trạng ban lãnh đạo coi nhẹ khâu soạn thảo và ban hành văn bản dẫn tới việc thực hiện công tác không đạt được hiệu quả tối ưu.Lãnh đạo hay trưởng phòng HC-TH chỉ chú trọng đến kết quả chứ không để ý đến quá trình thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản, chính vì vậy gây nên sự thiếu giám sát trong việc thực hiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đi.
Mặc dù đội ngũ nhân sự tại các trường đại học hiện nay đều được đào tạo trình độ về văn thưở một mức độ nhất định. Tuy nhiên, đối với những cán bộ ở các phòng ban khác, đặc biệt là đối với những trường không có quy chế riêng về công tác văn thư, việc soạn thảo và ban hành văn bản sai thể thức và kỹ thuật trình bày vẫn đôi lúc còn tồn tại trên một số văn bản đã được ban hành.
Bên cạnh đó, công tác soạn thảo và ban hành văn bản vẫn còn tồn tại một số hạn chế về mặt nội dung như: nội dung văn bản vẫn chưa thực sự đầy đủ, chưa cung cấp đủ thông tin cho cá nhân, đơn vị có trách nhiệm thức hiện, hay trích dẫn văn bản chưa rõ ràng.
Mặc dù đã có những phần mềm công nghệ thông tin cải tiến để ứng dụng vào công tác VT-LT nhưng Trường ĐHKHXHNV chưa thực sự vận dụng được điều này vào công việc. Việc đăng ký văn bản đến, đi khá thủ công và tương đối mất thời gian khi đã có những phần mềm tiện ích quản lý văn bản trên máy tính. Bên cạnh đó, xuất phát từ việc không được hướng dẫn đầy
đủ về các phần mềm này nên các cán bộ văn thư, lưu trữ còn thấy lạ lẫm, không thể tận dụng tối đa hiệu quả của nó mang lại khi sử dụng những ứng dụng công nghệ thông tin trên máy tình này. Hơn thế, việc này còn gây ra những hạn chế như khi muốn tìm lại những tài liệu trước đó để lọc thông tin hay căn cứ vào đó để soạn thảo văn bản sẽ gây ra khó khăn và mất thời gian cho cá nhân, đơn vị có trách nhiệm soạn thảo.
Đặc biệt, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở trường ĐHKHXHNV và trường ĐHKHTN còn tồn tại một số lỗi cơ bản. Các lỗi thường gặp là những lỗi như: sai về thể thức phần trích yếu nội dung của quyết định; trình bày sai cỡ chữ nơi nhận; một số dấu câu trong văn bản hay vạch kẻ…Ngoài ra, còn tồn tại một số hạn chế về căn lề và sai cỡ chữ trong một số văn bản như Quyết định số 656/QĐ-XHNV-ĐT ban hành ngày 29 tháng 3 năm 2017; Thông báo số 969/XHNV-ĐT ban hành ngày 27 tháng 4 năm 2017;…[ Xem chi tiết tại phụ lục số 05]
3.1.3. Nguyên nhân
Trước hết, nguyên nhân khách quan đầu tiên dẫn đến hiện nay vẫn còn tồn tại một số hạn chế về tổ chức công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở các trường đại học là do lãnh đạo chưa được trang bị kiến thức đầy đủ về công tác VT-LT dẫn đến tình trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản chưa thật sự được chú trọng và được quan tâm một cách hợp lý. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản chưa được phát triển đúng mực dẫn đến hiệu quả hoạt động chưa được hoàn thiện.
Thứ hai, hiện nay Trường ĐHKHXHNV và Trường ĐHKHTN đều chưa ban hành được quy chế quy định về công tác văn thư lưu trữ. Dẫn đến việc thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản không được thống nhất và có tính hệ thống.Từ đó dẫn đến tình trạng ban hành không đúng thể thức văn bản hoặc một số lỗi sai không đáng có khác.
Bên cạnh đó, các trường đại học trên chưa thực sự có sự phân công rõ ràng hợp lý giữa các đơn vị, chưa có được sự phối hợp chặt chẽ giữa các khâu quy trình với nhau, để xảy ra tình trạng ban hành chậm chễ một số văn bản. Hơn thế, công tác soạn thảo và ban hành văn bản vẫn chưa được ban lãnh đạo nhà trường có nhận thức sâu sắc về tầm quan trọng của chúng đối với hoạt động quản lý và đào tạo, gây nên một số tồn tại không đáng có.
Trình độ nhận thức, năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân sự đảm nhận trách nhiệm thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản chưa thực sự đồng đều. Vẫn còn xuất hiện những tình trạng do không tìm hiểu kỹ về thể thức trình bày một số loại văn bản dẫn đến một số lỗi sai khi ban hành. Hơn thế, các lớp bồi dưỡng về công tác VT-LT được tổ chức nhưng lại không được diễn ra thường xuyên và có sự quản lý sát sao. Chính vì vậy, kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản của một số cán bộ vẫn chưa thật sự xuất sắc so với chuyên viên phòng HC-TH.
Về ứng dụng công nghệ thông tin cũng như sử dụng trang thiết bị tại các trường đại học đều chưa thật sự được ứng dụng một cách triệt để. Hầu như việc ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản trên máy tính hay những phần mềm ứng dụng được cho công tác lưu trữ, tra cứu tài liệu…đều chưa thật sự có hiệu quả.Chính vì vậy, nếu muốn hoà nhập với việc hiện đại hoá công tác văn phòng thì các trường đại cần có những đổi mới và ứng dụng triệt để những phần mềm trợ giúp công tác VT-LT trên máy tình hơn nữa.
Một phần xuất phát từ nguyên nhân chưa ban hành được quy chế về công tác văn thư lưu trữ riêng nên hiện nay các trường đại học vẫn chưa có các hình thức xử lý các lỗi sai khi soạn thảo văn bản. Chính vì vậy, hiện nay ở các phòng ban vẫn còn tồn tại những lỗi sai về thể thức một cách lặp đi lặp lại.
Do đặc thù của các trường đại học là hoạt động quản lý đạo tạo, nghiên cứu khoa học chính vì vậy, ban lãnh đạo nhà trường tập trung chủ yếu đến chuyên môn nghiệp vụ đào tạo các ngành học của trường là chính. Dẫn đến việc công tác soạn thảo và ban hành văn ít được quan tâm một cách đúng mực hơn hoạt động khác.
3.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội
3.2.1. Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung, các trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội nói riêng. Trường ĐHKHXHNV, Trường ĐHKHTN và Trường ĐHNVHN muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì cần phải tổ chức tốt công tác soạn thảo và ban hành văn bản bởi văn bản là công cụ truyền tin trực tiếp, chính xác, biểu đạt được rõ mục đích của lãnh đạo cơ quan, là phương tiện phân công nhiệm vụ, trách nhiệm, cung cấp thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành cũng như hoạt động đào tạo của lãnh đạo và Nhà trường. Vì vậy, nếu công tác soạn thảo và ban hành văn bản được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Muốn công tác soạn thảo và ban hành văn bản đạt được đổimới và chất lượng được nâng cao thì điều kiện tiên quyết là nhận thức của Lãnh đạo các