8. Kết cấu của đề tài
2.3.1. Số lượng văn bản ban hành
Về số lượng văn bản được ban hành trong năm 2016 và 2017 của ba trường đại học đều có những con số khác nhau vì căn cứ vào tính chất và phạm vi hoạt động của từng trường. Hơn thế, công tác đăng ký vào sổ văn bản đi hay công tác đăng ký số ở mỗi trường cũng khác nhau cho nên dẫn đến các trường hợp khác nhau.
- Trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
Bảng 2.1. Số lượng văn bản hành chính ban hành của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn năm 2016 và năm 2017
Đơn vị: văn bản
STT Năm Số lượng văn bản đi
1 2016 4643
2 2017 3551
(Nguồn: Phòng HC-TH Trường ĐHKHXHNV)
Có thể thấy, văn bản ban hành tại Trường ĐHKHXHNV được đăng ký số phát hành theo một hệ thống số nhất định. Tức là những loại văn bản như: Quyết định; Công văn; Hợp đồng; Tờ trình; Báo cáo; Thông báo; Giấy mời; Giấy giới thiệu; Giấy uỷ quyền… đều được đánh theo một hệ thống số chung ở cơ quan và đăng ký phát hành vào sổ đăng ký văn bản đi tại phòng HC-TH.
- Trường đại học Khoa học Khoa học Tự nhiên
Tương tự như Trường ĐHKHXHNV, Trường ĐHKHTN cũng có cách đánh số theo một hệ thống số nhất định để tránh sự nhầm lẫn trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản.
Bảng 2.2.Số lượng văn bản hành chính ban hành của Trường Đại học Khoa học Tự nhiên năm 2016 và năm 2017
Đơn vị: Văn bản
STT Năm Số lượng văn bản đi
1 2016 5058
2 2017 4953
(Nguồn: Phòng Hành chính – Đối ngoại Trường ĐHKHTN) - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khác với Trường ĐHKHTN và Trường ĐHKHXHNV, trường ĐHNVHN đánh số văn bản theo 2 hệ thống số. Hệ thống số thứ nhất là đối với các Quyết định, hệ thống số thứ 2 là đối với công văn, hợp đồng, thông báo, báo cáo, giấy mời…Trong 02 năm gần đây, số lượng văn bản hành chính được ban hành cụ thể như sau:
Bảng 2.3.Số lượng văn bản hành chính ban hành của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2016 và năm 2017
Đơn vị:Văn bản
STT Năm Quyết định Công văn Tổng
1 2016 2289 1838 4127
2 2017 3148 2690 5838
(Nguồn: Phòng Văn thư Trường ĐHNVHN)
Có thể thấy, số lượng văn bản được ban hành tại 3 trường đại học trong 2 năm gần đây tương đối lớn và đa dạng. Bởi vì xuất phát từ tính chất hoạt động chính của các trường đại học là đào tạo, cho nên văn bản ban hành của
trường chủ yếu là những quyết định hoặc công văn. Tuy vậy, nhìn chung, số lượng văn bản được ban hành trong năm 2016 và 2017 của 3 trường đều trong khoảng từ 4000 đến hơn 5000 nghìn văn bản, có thể thấy năm 2017 số lượng ban hành văn bản hành chính của trường ĐHNVHN lên đến con số 5838, so với năm 2017 của 2 trường còn lại thì tương đối đối nhiều, đặc biệt là Trường ĐHKHXHNV là 3551 văn bản.
Tóm lại, dựa vào bảng cung cấp số lượng văn bản đi cho thấy, số lượng văn bản đi của mỗi trường đều có sự thay đổi theo mỗi năm, điều đó phụ thuộc chủ yếu vào hoạt động quản lý, phạm vi hoạt động của mỗi trường đối với các cá nhân, cơ quan đơn vị. Chính vì vậy, công tác soạn thảo và ban hành văn bản cần phải được chú trọng hơn nữa để có thể đảm bảo hiệu quả hoạt động đối với mỗi trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội.
2.3.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
Chức năng của các trường đại học hiện nay đều là đào tạo, giáo dục là yếu tố quan trọng nhất. Do Trường ĐHNVHN là đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Nội vụ và Trường ĐHKHTN và Trường ĐHKHXHNV là các trường trực thuộc trường đại học Quốc gia Hà Nội, chính vì vậy cả 3 cơ sở đều không có chức năng quản lý về mặt nhà nước nên không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Cho nên, thẩm quyền ban hành văn bản của cả 3 trường đại học đều giống nhau, và được ban hành những loại văn bản hành chính như sau: Quyết định; thông báo; công văn; báo cáo; tờ trình; đề án; kế hoạch; phương án; chương trình; quy chế; quy định; hướng dẫn; dự án; bản ghi nhớ; bản cam kết; bản thoả thuận; biên bản; hợp đồng; giấy giới thiệu; giấy chứng nhận; giấy mời; giấy đi đường; giấy nghỉ phép; giấy uỷ quyền; phiếu gửi; phiếu chuyển; giấy biên nhận.
Ngoài văn bản hành chính, các trường đại học còn được ban hành văn bản chuyên ngành và văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước
ngoài để phục vụ mục đích hoạt động cũng như mở rộng phạm vi hoạt động của cơ quan mình.
Các văn bản chuyên ngành của trường đều được nghiên cứu và ban hành có sự đầu tư nhất định, đề tài phong phú và đa dạng với mục đích phục vụ công việc giảng dạy cũng như nghiên cứu của giảng viên và sinh viên trong và ngoài trường.Bên cạnh đó, các trường đại học còn được ban hành một số văn bằng, chứng chỉ theo quy định của Nhà nước.
Có thể nói, thẩm quyền ban hành văn bản tại một số trường đại học hiện nay đã có sự quy định rõ ràng và chính xác theo quy định của nhà nước và pháp luật. Do đã được quy định rõ ràng và xuất phát từ nhận thức, trách nhiệm cá nhân nên không xảy ra tình trạng ban hành những văn bản vượt quá thẩm quyền của mình. Việc quy định rõ thẩm quyền văn bản của 3 trường đại học trên mang lại hiệu quả tương đối lớn cho công tác quản lý cũng như đào tạo sinh viên cũng như quan hệ với các cơ quan, cá nhân tổ chức bên trong và bên ngoài. Việc quy định rõ ràng về thẩm quyền ban hành, mang lại tính thống nhất, đồng bộ, thuận lợi cho công tác quản lý văn thư lưu trữ cũng như tuân thủ đúng theo những quy định của pháp luật và Nhà nước hiện nay.
2.3.3. Nội dung văn bản
Nội dung văn bản hành chính được ban hành văn bản tại các trường đại học chủ yếu đều mang nội dung về lĩnh vực đào tạo và nghiên cứu khoa học,…Chính vì vậy, các văn bản được ban hành tại 3 trường đại học trên tương đối chính xác và luôn đảm bảo được 5 yêu cầu về nội dung văn bản hành chính.
- Nội dung văn bản hành chính tại các trường đại học luôn làm rõ được mục đích ban hành. Các văn bản được ban hành đều trả lời được các câu hỏi: Văn bản này ban hành để làm gì? Giải quyết công việc gì?Mức độ giải quyết đến đâu?Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì? Do đó, nội dung văn bản
ban hành tương đối thiết thực, đáp ứng các yêu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, không trái với văn bản của cấp trên, có tính khả thi. Bên cạnh đó, các văn bản khi ban hành đều được kiểm tra để đảm bảo sự chính xác về nội dung, các thông tin dựa trong văn bản về tính trung thực và độ tin cậy của các thông tin đó.
- Các văn bản hành chính được ban hành tại 3 trường đại học đều có nội dung văn bản hợp pháp. Nội dung văn bản được ban hành tại trường đều không trái với pháp luật (hiến pháp và các văn bản pháp luật khác của nhà nước), các quy định của cấp trên và các quy định do chính cơ quan, tổ chức ban hành trước đó có liên quan đến vấn đề mà nội dung văn bản dự định soạn thảo đề cập. Cả 3 trường đại học đều lấy pháp luật và các quy định của cơ quan, tổ chức cấp trên và của cơ quan, tổ chức mình làm công cụ để điều chỉnh các mối quan hệ giữa các thành viên nhằm thiết lập và duy trì sự ổn định nội bộ.
- Nội dung văn bản đều đảm bảo được tính khoa học. Những văn bản được 3 trường đại học ban hành hầu hết đều có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết; các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản được xử lí và đảm bảo chính xác sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế và còn hiện thời; có sự logic về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ, sự việc có quan hệ chặt chẽ với nhau, không có tình trạng trùng lặp, chồng chéo các quy định.
- Bên cạnh đó, nội dung văn bản được trường ban hành đều phù hợp với hình thức văn bản. Điều này chứng minh người soạn thảo văn bản phải nắm được đặc điểm, công dụng của mỗi hình thức VBHC để lựa chọn hình thức văn bản ban hành phù hợpvới từng trường hợp cụ thể, phù hợp với thẩm quyền của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, từ đó, lựa chọn được cách bố cục nội dung sao cho phù hợp với mỗi hình thức văn bản đó.
2.2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.4.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Trường ĐHKHXHNV và Trường ĐHKHTN
Đối với Trường ĐHKHXHNV và Trường ĐHKHTN là hai trường trực thuộc sự quản lý của Đại học Quốc gia Hà Nội. Chính vì vậy, cả 2 trường đều không soạn thảo và ban hành quy chế riêng về công tác văn thư lưu trữ mà chỉ dựa vào Quy định về công tác văn thư lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội (Ban hành kèm theo Quyết định số 686/QĐ-ĐHQGHN ngày 25 tháng 02 năm2010 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội) và một số quy định khác của nhà nước về công tác VT-LT để thực hiện. Dựa vào đặc thù của mỗi cơ quan tổ chức mà quy trình soạn thảo văn bản có thể khác nhau. Đối với Trường ĐHKHXHNV và Trường ĐHKHTN có quy trình soạn thảo văn bản như sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Căn cứ vào tính chất, nội dung văn bản cần soạn thảo, Hiệu trưởng trường hoặc Thủ trưởng đơn vị giao cho một đơn vị có chức năng hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Từ đó, Đơn vị hoặc công chức viên chức được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản - Thu thập xử lý thông tin có liên quan
Bước 2: Xây dựng đề cương và xây dựng soạn thảo dự thảo văn bản
Sau khi đã hoàn tất các bươc chuẩn bị soạn thảo, cá nhân hoặc đơn vị có thẩm quyền sẽ tiến hành soạn thảo văn bản. Trong trường hợp cần thiết, có thể đề xuất với Ban Giám hiệu hoặc thủ trưởng đơn vị tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan… nhằm mục đích tiếp thu và hoàn thiện bản thảo.
Bước 3: Trình, duyệt văn bản
- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến đề xuất của người soạn thảo, đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của lãnh đạo Trường ĐHKHXHNV hoặc ĐHKHTN.
- Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, độ chính xác của nội dung văn bản, thể thức và ký nháy, tắt vào cuối nội dung văn bản trước khi trình lãnh đạo.
- Sau khi văn bản dự thảo văn bản đã được duyệt về cả về nội dung và thể thức, kỹ thuật trình bày thì sẽ được trình lãnh đạo có thẩm quyền ký ban hành.
Bước 4: Làm thủ tục phát hành
- Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo (nếu có);
- Cán bộ văn thư chuyên trách của cơ quan ghi số, ngày tháng năm; - Nhân bản theo số lượng quy định;
- Đóng dấu;
- Làm các thủ tục phát hành.
2.2.4.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường ĐHNVHN
Đối với Trường ĐHNVHN, trong năm 2013 trường đã soạn thạo và ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ riêng, chính vì vậy, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của trường được thực hiện một cách thống nhất theo văn bản đã quy định như sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Căn cứ vào tính chất, nội dung và thẩm quyền ban hành của văn bản cần soạn thảo, Hiệu trưởng giao cho một cho một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
Đơn vị và cá nhân có trách nhiệm soạn thảo văn bản cần thực hiện các công việc như: xác định mục đích ban hành; xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; thu thập, xử lý thông tin có liên quan.
- Xác định mục đích ban hành văn bản: căn cứ vào yêu cầu của trường, cần soạn thảo một văn bản để phân công nhiệm vụ hay thông báo một thông tin nào đó đến từng đối tượng trong phạm vi trong hoặc ngoài trường…Từđó, sẽ hình thành lên mục đích ban hành văn bản.
- Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản: Khi xác định được rõ mục đích soạn thảo, cá nhân và đơn vị sẽ dễ dàng xác định được hình thức văn bản, từ đó xác định được cách bố cục nội dung của từng hình thức văn bản, cũng như thấy rõ được tính chất của vấn đề soạn thảo đề đề xuất với lãnh đạo quyết định mức độ mật, khẩn của văn bản, bên cạnh đó cũng xác định được nơi nhận văn bản để báo cáo hoặc phân công công việc.
- Xử lý thông tin có liên quan: Trên thực tế, cá nhân và đơn vị có trách nhiệm soạn thảo sẽ tiến hành thu thập thông tin về nội dung trong văn bản cần ban hành từ các bên có liên quan. Sau đó, họ sẽ tiến hành xử lý thông tin một cách có hệ thống tất cả thông tin thu thập được nhằm tránh tình trạng lặp thông tin hoặc thông tin đưa ra chồng chéo, không chính xác.
Bước 2: Soạn thảo văn bản
- Xây dựng đề cương dự thảo văn bản: trong đề cương dự thảo văn bản trình bày về những điểm chính, cốt lõi sự định thể hiện trong nội dung văn bản. Việc xây dựng đề cương nhằm mục đích tạo sự chủ động trong việc soạn thảo các phần nội dung văn bản.
- Sau khi xây dựng xong đề cương dự thảo văn bản, cá nhân đơn vị có trách nhiệm soạn thảo sẽ tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản: Đó là việc gửi dự thảo đến các đơn vị bộ phận trong cơ quan, tổ chức lấy ý kiến góp
ý. Nhằm đảm bảo nguyên tắc dân chủ, khách quan trong hoạt động quản lý bằng văn bản.
Bước 3: Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung sự thảo văn bản đã duyệt
Thông thường, dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản. Trong trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo Trường phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi trình ký văn bản
Trưởng đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản trước thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật, ký nháy/tắt vài cuối nội dung văn bản (sau dấu./.) trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
Trưởng phòng HC-TH có trách nhiệm kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản trước thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật, phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
Bảng 3.1. Quy trình ký văn bản của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Trách nhiệm Nội dung
Đơn vị soạn thảo