- Giá trị thực tiễn:
Giá trị thực tiễn của tài liệu là giá trị của những nội dung thông tin chứa đựng trong tài liệu. Những thông tin này phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của cơ quan. Giá trị thực tiễn của tài liệu không chỉ giới hạn trong phạm vi những thông tin về công việc sử dụng những thông tin đó để kiểm tra, xem xét các hoạt động đã qua của nhà trường. Như vậy, có thể nói giá trị thực tiễn của tài liệu chính là giá trị hiện hành của tài liệu.
Tài liệu lưu trữ trường cao đẳng có ý nghĩa thực tiễn to lớn, chứa đựng những thông tin về công tác giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học, công tác tổ chức cán bộ, tài chính… Tài liệu hình thành trong lĩnh vực này phản ánh chân thực kết quả đào tạo, nghiêu cứu khoa học, quản lý cán bộ, tài chính…
Bên cạnh khối tài liệu hành chính, tài liệu về công trình xây dựng cơ bản của trường còn phục vụ cho việc tu bổ, sửa chữa nhỏ, khôi phục lại, nâng cấp, các công trình xây dựng cơ bản hoặc để quy trách nhiệm khi công trình xảy ra sự cố.
Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn được sử dụng để tra tìm thông tin phục vụ công tác cũng như giải quyết những nhiệm vụ hàng ngày như: xác minh điểm, văn bằng, chứng chỉ của sinh viên; xác nhận kết quả học tập; chế độ liên quan đến cán bộ, giảng viên; chứng nhận thời gian công tác…
- Giá trị lịch sử:
Giá trị lịch sử của tài liệu là giá trị của bản thân tài liệu và những thông tin chứa đựng trong tài liệu để phục vụ cho nhu cầu khai thác lâu dài của xã hội sau khi tài liệu đã hết giá trị hiện hành. Giá trị tự thân của tài liệu không chỉ thể hiện ở nội dung thông tin mà còn có thể ở các yếu tố như: ngôn ngữ chất liệu chế tác và hình thức của tài liệu. Giá trị thông tin chứa đựng trong tài liệu là ý nghĩa nội dung tài liệu. Những tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản vĩnh viễn và được coi như
Tài liệu lưu trữ trường cao đẳng là một bộ phận quan trọng góp phần làm phong phú thêm thành phần, nội dung tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Tài liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng về phương diện giáo dục, đào tạo, nghiên cứu khoa học và trong các lĩnh vực được cơ quan cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ; là căn cứ tin cậy cho công tác kiểm tra việc thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng; là cứ liệu, bằng chứng tin cậy để nghiên cứu lý luận, tổng kết hoạt động thực tiễn. Tài liệu lưu trữ của trường cao đẳng có giá trị lịch sử bao gồm nhưng tài liệu:
Tài liệu về thành lập trường, nâng cấp trường
Tài liệu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và những thay đổi về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
Tài liệu về mở các ngành, nghề đào tạo, các bậc, hình thức đào tạo Tài liệu về kết quả thi tuyển sinh và công nhận trúng tuyển
Tài liệu về kết quả thi tốt nghiệp và cấp bằng tốt nghiệp Tài liệu về công nhận các đề tài nghiên cứu khoa học các cấp Tài liệu về công tác tổ chức cán bộ
Tài liệu về các công trình xây dựng cơ bản
Qua những giá trị nêu trên, có thể khẳng định tài liệu lưu trữ của trường cao đẳng có ý nghĩa quan trọng trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo.
Tiểu kết
Lý luận luôn phải gắn với thực tiễn và thực tiễn cũng phải có lý luận làm tiền đề. Đối với bất kỳ một vấn đề, một công việc nào đó để thực hiện tốt được nó thì ta phải nắm rõ những kiến thức lý thuyết liên quan. Từ đó mới có thể áp dụng trong thực tiễn và hoàn thành tốt được vấn đề, nhiệm vụ được giao. Vì vậy trong chương 1 ta đã khái quát được toàn bộ lý luận về tổ chức công tác lưu trữ. Trong đó đã nêu được các khái niệm cốt lõi liên quan đến tổ chức công tác lưu trữ như khái niệm tổ chức, công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ, tổ chức công tác lưu trữ…Từ các khái niệm đó tìm hiểu về mục đích, nguyên tắc nội dung của công tác lưu trữ nói chung. Hoạt động của công tác lưu trữ phải luôn gắn liền với các văn bản, quy định của nhà nước, các Sở, ngành liên quan đến từng lĩnh vực. Do vậy, khi nghiên cứu cần nắm rõ được các loại văn bản, quy định để công tác lưu trữ được chính xác và hiệu quả. Đối với các trường cao đẳng việc lưu trữ tài liệu là rất quan trọng. Vì vậy cần xác định được vai trò của công tác lưu trữ đối với các hoạt động cụ thể trong trường như hoạt động đào tạo, hoạt động nghiên cứu khoa học, khảo thí và đảm bảo chất lượng, hoạt động quản lý học sinh sinh viên….
Như vậy ở chương 1, tác giả đã trình bày một số nội dung có tính lý luận và cơ sở pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ, từ các nội dung này có thể cụ thể hóa để nghiên cứu, nhận thức sâu sắc hơn về tổ chức công tác lưu trữ trường cao đẳng từ đó đưa ra các đề xuất, kiến nghị góp phần hoàn thiện các quy định của pháp luật. Từ lý luận ta có thể dẫn chứng thực tiễn vào chương 2 về thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng.
Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ