đẳng
Các trường cao đẳng cần đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đào tạo nguồn lực lao động chất lượng cao cho địa phương, tiếp tục mở rộng quy mô đào tạo, bồi dưỡng theo hướng đa dạng đào tạo trình độ cao đẳng; liên thông, liên kết đào tạo trình độ đại học nhằm đáp ứng nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, địa phương và khu vực. Hoàn thiện toàn bộ chương trình đào tạo và tổ chức đào tạo, nâng cao chất lượng đào tạo, đổi mới phương pháp dạy học, thu hút đầu tư tài chính, hoàn thiện và phát triển cơ sở hạ tầng, mở rộng quan hệ quốc tế, hoàn thiện bộ máy tổ chức của Nhà trường phù hợp với nhu cầu giai đoạn phát triển mới. Nhà trường thường xuyên tự điều chỉnh các hoạt động nhằm đảm bảo chất lượng phục vụ người học, chất lượng đào tạo trên cơ sở tự đánh giá, đánh giá ngoài theo yêu cầu về kiểm định chất lượng đối với các trường cao đẳng.
Huy động và sử dụng các nguồn vốn, bao gồm nguồn ngân sách nhà nước, nguồn tài trợ thông qua hình thức đầu tư thiết bị đào tạo, nguồn vốn tự có của nhà trường. Từng bước hoàn thiện cơ sở vật chất, kỹ thuật đáp ứng cho yêu cầu đào tạo, thực hiện kiểm định chất lượng giáo dục theo hướng bền vững, nâng cao uy tín và vị thế nhà trường trong quá trình đổi mới.
3.1.4. Yêu cầu đổi mới để quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả
Từ lâu chúng ta đã biết lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu tồn tại và phát triển. Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu ngày càng gia tăng, vì tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin quá khứ, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt đối với các cơ quan, đơn vị.
Trong lĩnh vực giáo dục, tài liệu lưu trữ luôn luôn là nguồn thông tin có nhiều giá trị. Để xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục, các nhà quản lý giáo dục không thể không khai thác các số liệu thống kê về số liệu, về chương trình và kết quả đào tạo. Đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục truyền thống, giá trị của tài liệu lưu trữ đã được phát huy tích cực.
Hiện nay trong xu thế hội nhập, đứng trước nhu cầu của thời kỳ đổi mới, vấn đề đặt ra là cần phải xác định rõ trách nhiệm của mình đối với công tác lưu trữ, để có những cơ chế, giải pháp chỉ đạo quản lý tích cực nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cho sự phát triển của Nhà trường và của ngành.
Tuy nhiên, muốn phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ, trước tiên cần có sự thay đổi nhiều về cách nhìn và quan niệm về tài liệu lưu trữ. Vẫn còn nhiều trường đến nay còn tồn tại quan niệm cho rằng việc lưu trữ tài liệu chủ yếu là để bảo quản an toàn tài liệu, không để hư hỏng mất mát tài liệu hay để phục vụ cho nhu cầu khai thác của cán bộ, viên chức, ngường lao động và sinh viên trong cơ quan, không mở rộng cho đối tượng bên ngoài khai thác.
Để phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ, các trường cần thay đổi quan niệm và nhận thức đối với cán bộ, giảng viên, nhân viên và nhất là lãnh đạo, quản lý, đầu tư đổi mới về cơ sở vật chất kho tàng, trang thiết bị liên quan đến công tác lưu trữ, triển khai số hóa tài liệu để đáp ứng với ứng dụng công nghệ thông tin. Ngoài việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ của cơ quan, cần quan tâm đến công tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Như vậy trách nhiệm của cơ quan cần phải đầu tư nghiên cứu, tìm tòi các biện pháp, để có thể tạo ra cơ hội và điều kiện tốt nhất để độc giả có thể thuận tiện trong việc tiếp cận và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, nhằm phát huy tốt những giá trị đó để phục vụ nhu cầu xã hội và góp phần vào sự nghiệp bảo vệ phát triển đất nước trong giai đoạn hiện nay.
3.2. Một số giải pháp
Qua khảo sát thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại 8 trường Cao đẳng trong đó có trường công lập và trường tư thục trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, chúng tôi thấy việc tổ chức công tác lưu trữ trong các trường cao đẳng vẫn còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng được các yêu cầu trong công tác lưu trữ, cần thiết phải được khắc phục trong thời gian tới. Để đảm bảo tính khoa học trong tổ chức công tác lưu trữ đối với các trường cao đẳng phù hợp với tình hình thực tiễn cần thực hiện một số giải pháp để công tác lưu trữ hoạt động có hiệu quả. Dựa vào kết quả
nghiên cứu, tác giả tiến hành theo 2 nhóm giải pháp, như: nhóm giải pháp về hoạt động quản lý công tác lưu trữ và nhóm giải pháp về hoạt động chuyên môn nghiệp vụ công tác lưu trữ. Tuy nhiên, do thời lượng và khả năng có hạn nên chỉ chọn những giải pháp mà tác giả xem đó là cần thiết, cấp bách để trình bày trong luận văn.
3.2.1. Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý
3.2.1.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản hướng dẫn về tổ chức công tác lưu trữ Hiện nay các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã ban hành gần như đầy đủ các quy định về công tác lưu trữ là cơ sở pháp lý để các trường có thể thực hiện tốt công tác lưu trữ nhà trường. Điển hình như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; là văn bản quy phạm pháp luật cao nhất quy định về công tác lưu trữ; Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng; Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 quy định về thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục.
Để tổ chức công tác lưu trữ được tập trung, thống nhất và hiệu quả việc đầu tiên là các trường phải rà soát các văn bản quy định nhà nước xây dựng, ban hành hệ thống các văn bản quy định, hướng dẫn của nhà trường về công tác lưu trữ, đây là một trong những yếu tố rất quan trọng trong việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ.
Các trường cần dựa vào các văn bản hướng dẫn của Nhà nước để xây dựng, ban hành chi tiết trong từng quy định, hướng dẫn nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, cụ thể như: ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ, xây dựng và ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được hình thành tại trường, ban hành danh mục hồ sơ, tài liệu hàng năm, xây dựng phương án thu thập, phân loại, chỉnh lý hồ sơ tài liệu, xây dựng quy định, hướng dẫn cụ thể về cách lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan…, đây là một trong những yếu tố pháp lý giúp cho việc thực hiện công tác lưu trữ được tập trung, thống nhất và đạt hiệu quả. Vì vậy đối với các trường cao đẳng phải xem đây là việc cần thiết và cấp bách phải thực hiện, nhằm đưa công tác lưu trữ nhà trường được hoàn thiện và nâng cao hiệu quả, đáp ứng công việc của nhà trường, của xã hội.
3.2.1.2. Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là tài sản quý giá của nhà trường và của quốc gia. Để bảo quản tài liệu lưu trữ của các trường cao đẳng được an toàn, kéo dài tuổi thọ của tài liệu, tránh tác động phá hoại của tự nhiên, con người gây ra như: khí hậu nhiệt đới gió mùa của nước ta, các loài sinh vật, vi sinh vật, côn trùng, nấm mốc làm hư hại cho tài liệu. Chính vì thế cần phải có kho tàng, trang thiết bị và những biện pháp để bảo quản tài liệu được tốt nhất.
Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ, kho bảo quản tài liệu phải bảo đảm được các yêu cầu chung theo thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về kho lưu trữ chuyên dụng:
- Về địa điểm: chọn phòng kho bảo quản đáp ứng được các yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; không bó trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ. Bố trí phòng kho bảo quản gần thang máy, cầu thang thuận tiệc cho việc vận chuyển tài liệu.
- Về diện tích phòng kho: bảo đảm đủ diện tích để bảo quản tài liệu. - Về môi trường trong phòng kho bảo quản:
+ Nhiệt độ, độ ẩm: đối với tài liệu giấy cần khống chế và duy trì ở nhiệt độ 200C (± 20C) và độ ẩm 50% (± 5%); đối với tài liệu phim, ảnh, băng, dĩa thì nhiệt độ là 160C (± 20C) và độ ẩm là 45% (± 5%).
+ Ánh sáng: độ chiếu sáng trong kho bảo quản tài liệu từ 50-80 lux.
+ Nồng độ khí độc trong phòng: khí sunfuarơ (SO2) khoảng dưới 0,15 mg/m3; khí ôxit nitơ (NO2) khoảng 0,1 mg/m3; khí CO2 khoảng dưới 0,15 mg/m3.
+ Chế độ thông gió: không khí trong kho phải được lưu thông với tốc độ khoảng 5m/giây.
- Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn.
- Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ. - Trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn.
3.2.1.3. Nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan, ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ở các trường cao đẳng là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo Nhà trường. Thực tế đã có một số trường cao đẳng thực hiện nghiêm túc, đúng quy định của nhà nước về tuyển dụng, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ theo Thông tư số 13/2014/TT-BNV, ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn một số trường bố trí cán bộ không có chuyên môn về công tác lưu trữ và chưa được tham gia các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ để cập nhật những quy định, kiến thức mới về công tác lưu trữ.
Để làm tốt công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng thì việc đầu tiên phải bố trí cán bộ trong biên chế và sử dụng ổn định, lâu dài làm chuyên trách công tác lưu trữ. Cán bộ làm công tác lưu trữ phải là người được đào tạo đúng chuyên ngành theo tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch, phải nắm vững các nghiệp vụ về lưu trữ, có đủ phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp, có như vậy mới đáp ứng nhu cầu đặt ra cho công tác lưu trữ ngày càng tốt hơn. Ngoài việc bố trí cán bộ có chuyên môn làm công tác lưu trữ, lãnh đạo các trường cần quan tâm đến việc cử cán bộ làm lưu trữ tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ do sở, ngành cấp trên tổ chức để cập nhật kiến thức, kỹ năng và các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ. Ngoài việc cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ còn phải được đào tạo, bồi dưỡng trình độ tin học để đáp ứng nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ nhằm đổi mới tổ chức, quản lý công tác lưu trữ, số hóa tài liệu để tiến tới thực hiện lưu trữ điện tử
Để người làm công tác lưu trữ gắn bó với công việc, Nhà trường cần thực hiện các chính sách, chế độ đãi ngộ hợp lý cho cán bộ, chuyên viên làm công tác lưu trữ, cụ thể như chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm của ngành lưu trữ.
3.2.2. Nhóm giải pháp về hoạt động chuyên môn nghiệp vụ
3.2.2.1. Nâng cao hiệu quả công tác phân loại, chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu Qua thực tế tài liệu của các trường vẫn còn gói bó, tồn đọng, tích đống của nhiều năm về trước. Để tài liệu phông lưu trữ tại các trường cao đẳng được sắp xếp khoa học, hợp lý; sau khi tài liệu được chỉnh lý được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ, hồ sơ được xác định thời hạn bảo quản, được hoàn thiện và hệ thống hóa, có mục lục hồ sơ tạo điều kiện thuận lợi tra tìm thông tin tài liệu phục vụ theo nhu cầu của cán bộ, giảng viên, nhân viên và học sinh, sinh viên.
Để đảm bảo phông lưu trữ nhà trường có hệ thống xuyên suốt, khoa học cần được xây dựng phương án chỉnh lý tài liệu nhất định.
Sau đây là phương án thực hiện công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu:
1. Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý hồ sơ, tài liệu
- Khảo sát tài liệu; thu thập, bổ sung tài liệu trước khi chỉnh lý; nghiên cứu và biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; chọn và xây dựng phương án phân loại hệ thống hóa tài liệu; lập kế hoạch chỉnh lý.
2. Giai đoạn trực tiếp chỉnh lý tài liệu của Phông lưu trữ Trường
2.1. Tiến hành phân chia tài liệu theo phương án đã chọn
Căn cứ vào phương án đã chọn để tiến hành phân chia tài liệu thành các nhóm theo trình tự sau:
Ví dụ: Tài liệu Phông lưu trữ Trường Cao đẳng Lý Tự Trọng Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2015 – 2017, chọn phương án phân loại là “Cơ cấu tổ chức – thời gian” tài liệu được phân chia 4 bước như sau:
Bước 1: Phân chia tài liệu theo cơ cấu tổ chức (nhóm lớn): I. Phòng Tổ chức - Hành chính - Tổng hợp
II. Phòng Kế hoạch - Tài chính III. Phòng Tuyển sinh - Đào tạo
(Thống kê đủ đơn vị có tài liệu đưa ra chỉnh lý)
Bước 2: Tài liệu từng nhóm lớn (Cơ cấu tổ chức) tiếp tục được phân chia theo thời gian (nhóm vừa)
I. Phòng Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp Năm 2015; Năm 2016; Năm 2017 II. Phòng Kế hoạch – Tài chính Năm 2015; Năm 2016; Năm 2017 (Tương tự đối với các đơn vị khác)
Bước 3. Từng nhóm vừa (thời gian) phân chia tài liệu thành các nhóm nhỏ (theo mặt hoạt động hoặc vấn đề)
I. Phòng Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp 1. Năm 2015:
a) Tài liệu công tác cơ cấu tổ chức b) Tài liệu công tác nhân sự
c) Tài liệu công tác chế độ chính sách d) Tài liệu công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
2. Năm 2016:
a) Tài liệu công tác cơ cấu tổ chức b) Tài liệu công tác nhân sự c) Tài liệu công tác chế độ chính sách d) Tài liệu công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
Bước 4: Từng nhóm nhỏ (mặt hoạt động hoặc vấn đề) phân chia tài liệu thành các hồ sơ cụ thể.
I. Phòng Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp 1. Năm 2015:
a) Tài liệu công tác cơ cấu tổ chức
- Hồ sơ giải thể thể, sáp nhập đơn vị trong trường b) Tài liệu công tác nhân sự
- Hồ sơ bổ nhiệm, đề bạt, miễn nhiệm cán bộ trong trường c) Tài liệu công tác chế độ chính sách