Hiện nay việc tổ chức công tác lưu trữ đối với các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, được sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường việc tổ chức công tác lưu trữ ngày càng được hoàn thiện, và thực hiện tốt theo quy định về lưu trữ. Bên cạnh những mặt đạt được vẫn còn nhiều mặt hạn chế như:
- Mặc dù công tác tuyển dụng, bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ đối với trường cao đẳng đã có sự quan tâm và chuyển biến rõ rệt. Tuy nhiên vẫn còn một số trường chưa được bố trí cán bộ có trình độ chuyên môn làm chuyên trách công tác lưu trữ cơ quan. Vì vậy, việc tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ, thu thập, phân loại, chỉnh lý tài liệu nhằm bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức sử dụng chưa đạt hiệu quả.
- Việc tổ chức bố trí kho tàng, trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ bước đầu đã được sự quan tâm của một số lãnh đạo nhà trường, nhưng vấn đề này vẫn còn gặp nhiều khó khăn đối với các trường cao đẳng hiện nay (đã được trình bày tại mục 2.3.1.3)
- Việc ban hành các văn bản, quy định, hướng dẫn đối với công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng chưa đầy đủ, chưa cụ thể hóa các văn bản của ngành lưu trữ đối với công việc tại cơ quan, có một số trường mới chỉ xây dựng, ban hành được quy chế, công tác văn thư lưu trữ.
- Công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động lưu trữ nhà trường còn yếu, kém, chưa thực hiện theo quy định, nên cần phải có các biện pháp để thực hiện cho tốt hơn.
- Do phần lớn tài liệu của các trường cao đẳng còn nằm rải rác ở các phòng, khoa, trung tâm, đơn vị trực thuộc trường. Tài liệu còn tồn đọng từ nhiều năm trước chưa thu thập, phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ, chưa xác định được tài liệu cần đưa vào lưu trữ.
Căn cứ vào phiếu điều tra, khảo sát (Phụ lục số 02) ta có thể so sánh tổ chức công tác lưu trữ của các trường cao đẳng công lập và trường cao đẳng tư thục trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
Bảng 9: Tổ chức công tác lưu trữ của 5 trường cao đẳng công lập Stt Nội dung Tên trường CĐ Nghề CĐ GTVT CĐ KT CĐ LTT CĐ VHNT 1 Quy chế công tác VTLT x x x x x 2 Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 00 x x x x 3 Danh mục hồ sơ x x x x x 4 Nội quy khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 00 x 00 x 00 5 Nội quy ra vào kho LT x x 00 x 00 6 Nhân sự làm công tác lưu trữ (chuyên trách) x x x x 00 7 Trình độ: chuyên ngành văn thư, lưu trữ x x x x x 8 Tổ chức phòng, kho lưu trữ tài liệu (kho tạm) x x x x x 9 Kế hoạch chỉnh lý tài liệu x x x x 00 10 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ x x 00 x x 11 Phân loại chỉnh lý tài liệu 00 x x x 00 12 Xác định giá trị tài liệu 00 x 00 x x 13 Thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị 00 x x 00 00 14 Công tác vệ sinh kho bảo quản tài liệu 00 x x x x 15 Các bộ thẻ tra tìm tài liệu 00 00 00 00 00 16 Mục lục hồ sơ x x x x x 17 Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ x 00 00 00 00 18 Công tác lưu trữ điện tử x 00 x 00 00 19 Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ 00 x x x 00
Bảng 10: Tổ chức công tác lưu trữ của 3 trường cao đẳng tư thục
Stt Nội dung
Tên trường
CĐ KTCN CĐVĐ CĐTH FPT 1 Quy chế công tác VTLT 00 x x 2 Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 00 00 x 3 Danh mục hồ sơ x 00 x 4 Nội quy khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 00 00 x 5 Nội quy ra vào kho LT 00 00 00
6 Nhân sự làm công tác lưu trữ (chuyên trách) 00 00 00 7 Trình độ: chuyên ngành văn thư, lưu trữ x 00 00 8 Tổ chức phòng, kho lưu trữ tài liệu (kho
tạm) 00 00 00
9 Kế hoạch chỉnh lý tài liệu 00 00 x 10 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 00 00 00 11 Phân loại chỉnh lý tài liệu 00 00 x 12 Xác định giá trị tài liệu 00 00 x 13 Thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị 00 00 x 14 Công tác vệ sinh kho bảo quản tài liệu 00 00 00 15 Các bộ thẻ tra tìm tài liệu 00 00 00 16 Mục lục hồ sơ 00 00 00 17 Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ 00 00 x 18 Công tác lưu trữ điện tử 00 00 x 19 Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ 00 00 x
Từ bảng so sánh trên ta có thể đánh giá được về tổ chức công tác lưu trữ giữa trường cao đẳng công lập với trường cao đẳng tư thục, như sau:
- Đối với trường cao đẳng công lập: việc tổ chức công tác lưu trữ được thực hiện tương đối đầy đủ, hiệu quả hơn so với trường cao đẳng tư thục từ việc tổ chức quản lý đến hoạt động của công tác lưu trữ như: việc ban hành đầy đủ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, nội quy, quy định về công tác lưu trữ đây cũng là nền móng, là hành lang pháp lý để thực hiện tốt công tác lưu trữ sau này; công tác bố trí nhân sự làm lưu trữ đã được sắp xếp theo đúng vị trí công việc, người làm công tác lưu trữ cơ quan là viên chức trong biên chế có trình độ đúng chuyên môn nghiệp vụ được giao chuyên trách làm công tác lưu trữ cơ quan; Nhà trường cũng đã bố trí một nơi phòng để làm kho lưu trữ (kho tạm) bảo quản tài liệu lưu trữ, trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ đã được tăng cường đầu tư mua sắm; việc kiểm tra đánh giá hoạt động công tác lưu trữ đã được thực hiện, công tác thu thập, xác định giá trị, bảo quản tài liệu, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu ngày càng được hoàn thiện.
Giám hiệu nhà trường, nhận thức của cán bộ, giảng viên, nhân viên để thực hiện công tác lưu trữ đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên vẫn còn một số mặt chưa làm tốt cần sớm khắc phục để công tác tổ chức lưu trữ tại trường được hoàn thiện hơn.
- Đối với trường cao đẳng tư thục: tổ chức công tác lưu trữ còn yếu, kém hơn so với các trường cao đẳng công lập; việc ban hành các văn bản hướng dẫn về tổ chức công tác lưu trữ chưa đầy đủ, chưa được quan tâm bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ chuyên trách, người làm công tác lưu trữ không có chuyên môn nghiệp vụ, chưa được đào tạo, bồi dưỡng về lưu trữ; Nhà trường chưa đầu tư phòng, kho lưu trữ, các trang thiết bị để phục vụ hoạt động công tác lưu trữ, còn thiếu và chưa được đầu tư mua sắm trang thiết bị; công tác thu thập, phân loại, chỉnh lý tài liệu chưa được thực hiện.
Qua kết quả trao đổi trực tiếp người làm công tác lưu trữ cơ quan, việc tổ chức lưu trữ còn thiếu sót và yếu kém như hiện nay do một số nguyên nhân: Nhà trường chưa bố trí được kho lưu trữ, tài liệu còn phân tán, rải rác tại các phòng ban, khoa, trung tâm chưa được tiến hành thu thập, chỉnh lý tài liệu, hiện nay tài liệu còn tồn đọng chất đống tại đơn vị phòng, khoa và chưa được bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Người làm công tác lưu trữ chưa qua lớp đào tạo chuyên môn nghiệp vụ về công tác lưu trữ nên việc tham mưu xây dựng các văn bản hướng dẫn công tác lưu trữ gặp khó khăn, các hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ hầu như chưa được thực hiện. Đây cũng là những thiếu sót, tổn thất, tài liệu hư hỏng, mất mát, dẫn đến việc tổ chức công tác lưu trữ chưa đạt yêu cầu.
Các trường cao đẳng tư thục việc tổ chức công tác lưu trữ chưa tốt có thể là do những nguyên nhân như: tài chính còn hạn chế, trường tự chủ về tài chính không được cấp các nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước, nên chỉ đầu tư vào những công việc chuyên môn của nhà trường để tạo thương hiệu, uy tín và cạnh tranh với các cơ sở đào tạo khác nên chưa được đầu tư mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ; cơ sở vật chất còn chập hẹp, nên việc bố trí kho lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn; chưa được sự quan tâm từ Ban Giám hiệu nhà trường dẫn đến việc ban hành các văn bản, hướng dẫn để thực hiện công tác lưu trữ còn chậm; chưa quan tâm đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, giảng viên, nhân viên, việc bố trí cán bộ làm công tác
lưu trữ cơ quan còn kiêm nhiệm và chưa được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ. Việc tuyên truyền, phổ biến các quy định, hướng dẫn của nhà nước, của ngành trong công tác lưu trữ còn kém, dẫn đến nhận thức về giá trị tài liệu đối với cán bộ, giảng viên, nhân viên và học sinh sinh viên chưa cao. Trường cao đẳng tư thục có thể chọn một số trường cao đẳng công lập đã thực hiện tổ chức tốt công tác lưu trữ để làm khuôn mẫu học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, từ đó có thể thực hiện công tác lưu trữ tại trường mình.