3.2.1.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản hướng dẫn về tổ chức công tác lưu trữ Hiện nay các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã ban hành gần như đầy đủ các quy định về công tác lưu trữ là cơ sở pháp lý để các trường có thể thực hiện tốt công tác lưu trữ nhà trường. Điển hình như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; là văn bản quy phạm pháp luật cao nhất quy định về công tác lưu trữ; Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng; Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 quy định về thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục.
Để tổ chức công tác lưu trữ được tập trung, thống nhất và hiệu quả việc đầu tiên là các trường phải rà soát các văn bản quy định nhà nước xây dựng, ban hành hệ thống các văn bản quy định, hướng dẫn của nhà trường về công tác lưu trữ, đây là một trong những yếu tố rất quan trọng trong việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ.
Các trường cần dựa vào các văn bản hướng dẫn của Nhà nước để xây dựng, ban hành chi tiết trong từng quy định, hướng dẫn nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, cụ thể như: ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ, xây dựng và ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được hình thành tại trường, ban hành danh mục hồ sơ, tài liệu hàng năm, xây dựng phương án thu thập, phân loại, chỉnh lý hồ sơ tài liệu, xây dựng quy định, hướng dẫn cụ thể về cách lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan…, đây là một trong những yếu tố pháp lý giúp cho việc thực hiện công tác lưu trữ được tập trung, thống nhất và đạt hiệu quả. Vì vậy đối với các trường cao đẳng phải xem đây là việc cần thiết và cấp bách phải thực hiện, nhằm đưa công tác lưu trữ nhà trường được hoàn thiện và nâng cao hiệu quả, đáp ứng công việc của nhà trường, của xã hội.
3.2.1.2. Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là tài sản quý giá của nhà trường và của quốc gia. Để bảo quản tài liệu lưu trữ của các trường cao đẳng được an toàn, kéo dài tuổi thọ của tài liệu, tránh tác động phá hoại của tự nhiên, con người gây ra như: khí hậu nhiệt đới gió mùa của nước ta, các loài sinh vật, vi sinh vật, côn trùng, nấm mốc làm hư hại cho tài liệu. Chính vì thế cần phải có kho tàng, trang thiết bị và những biện pháp để bảo quản tài liệu được tốt nhất.
Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ, kho bảo quản tài liệu phải bảo đảm được các yêu cầu chung theo thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về kho lưu trữ chuyên dụng:
- Về địa điểm: chọn phòng kho bảo quản đáp ứng được các yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; không bó trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ. Bố trí phòng kho bảo quản gần thang máy, cầu thang thuận tiệc cho việc vận chuyển tài liệu.
- Về diện tích phòng kho: bảo đảm đủ diện tích để bảo quản tài liệu. - Về môi trường trong phòng kho bảo quản:
+ Nhiệt độ, độ ẩm: đối với tài liệu giấy cần khống chế và duy trì ở nhiệt độ 200C (± 20C) và độ ẩm 50% (± 5%); đối với tài liệu phim, ảnh, băng, dĩa thì nhiệt độ là 160C (± 20C) và độ ẩm là 45% (± 5%).
+ Ánh sáng: độ chiếu sáng trong kho bảo quản tài liệu từ 50-80 lux.
+ Nồng độ khí độc trong phòng: khí sunfuarơ (SO2) khoảng dưới 0,15 mg/m3; khí ôxit nitơ (NO2) khoảng 0,1 mg/m3; khí CO2 khoảng dưới 0,15 mg/m3.
+ Chế độ thông gió: không khí trong kho phải được lưu thông với tốc độ khoảng 5m/giây.
- Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn.
- Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ. - Trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn.
3.2.1.3. Nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan, ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ở các trường cao đẳng là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo Nhà trường. Thực tế đã có một số trường cao đẳng thực hiện nghiêm túc, đúng quy định của nhà nước về tuyển dụng, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ theo Thông tư số 13/2014/TT-BNV, ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn một số trường bố trí cán bộ không có chuyên môn về công tác lưu trữ và chưa được tham gia các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ để cập nhật những quy định, kiến thức mới về công tác lưu trữ.
Để làm tốt công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng thì việc đầu tiên phải bố trí cán bộ trong biên chế và sử dụng ổn định, lâu dài làm chuyên trách công tác lưu trữ. Cán bộ làm công tác lưu trữ phải là người được đào tạo đúng chuyên ngành theo tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch, phải nắm vững các nghiệp vụ về lưu trữ, có đủ phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp, có như vậy mới đáp ứng nhu cầu đặt ra cho công tác lưu trữ ngày càng tốt hơn. Ngoài việc bố trí cán bộ có chuyên môn làm công tác lưu trữ, lãnh đạo các trường cần quan tâm đến việc cử cán bộ làm lưu trữ tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ do sở, ngành cấp trên tổ chức để cập nhật kiến thức, kỹ năng và các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ. Ngoài việc cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ còn phải được đào tạo, bồi dưỡng trình độ tin học để đáp ứng nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ nhằm đổi mới tổ chức, quản lý công tác lưu trữ, số hóa tài liệu để tiến tới thực hiện lưu trữ điện tử
Để người làm công tác lưu trữ gắn bó với công việc, Nhà trường cần thực hiện các chính sách, chế độ đãi ngộ hợp lý cho cán bộ, chuyên viên làm công tác lưu trữ, cụ thể như chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm của ngành lưu trữ.