2.1. Khái quát về các trường cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh Minh
Giáo dục và Đào tạo là một trong những lĩnh vực luôn được Đảng và Nhà nước ta quan tâm và đầu tư cho sự phát triển của đất nước. Đặc biệt trong đó hệ thống các trường cao đẳng trên cả nước nói chung và các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nói riêng.
Trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, hiện có 567 cơ sở giáo dục nghề nghiệp; có 45 trường Cao đẳng [37]
Trong hệ thống các trường cao đẳng hoạt động trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, gồm có: Trường Cao đẳng công lập; Trường Cao đẳng tư thục; và một số Trường Cao đẳng có yếu tố nước ngoài, có trường lịch sử hoạt động lâu năm, có trường lịch sử mới được hoạt động.
Trường cao đẳng được tổ chức và hoạt động theo Điều lệ trường cao đẳng và có vai trò quan trọng trong đào tạo nhân lực trực tiếp cho sản xuất kinh doanh, dịch vụ trình độ cao đẳng, trình độ trung cấp, trình độ sơ cấp và đào tạo thường xuyên theo quy định, góp phần thực hiện thành công mục tiêu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, nâng cao năng lực cạnh tranh của nền kinh tế trong quá trình hội nhập. Trong thời gian qua một số trường cao đẳng có bề dày kinh nghiệm lâu năm, có uy tin, chất lượng tham gia cung cấp nguồn nhân lực cho Thành phố Hồ Chí Minh và các vùng lân cận, chất lượng đào tạo nhân lực của một số trường cao đẳng được xã hội đánh giá cao qua số lượng tuyển dụng lao động tăng dần hàng năm.
Theo xu hướng phát triển kinh tế, xã hội Thành phố Hồ Chí Minh trong những năm gần đây và định hướng phát triển trong những năm tiếp theo. Trong thời gian qua, các điều kiện đảm bảo chất lượng đào tạo của các trường cao đẳng về cơ sở vật chất, trang thiết bị, đội ngũ giảng viên, cán bộ quản lý và chương trình đào tạo đã được quan tâm đầu tư một cách tích cực, theo kế hoạch chiến lược cụ thể.
Đối với trường cao đẳng tư thục trong quá trình hoạt động không được cấp nguồn kinh phí ngân sách từ nhà nước mà phải tự chủ về tài chính. Tuy nhiên các trường tư thục vẫn nỗ lực phấn đấu cho ra nguồn nhân lực chất lượng đáp ứng cho nhu cầu xã hội không kém với trường công lập. Có thể nói đối với các trường cao đẳng hoạt động trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, cho dù là trường công lập hay trường tư thực thì vẫn đào tạo các ngành nghề có uy tín, có chất lượng đáp ứng cho nhu cầu thị trường lao động của Thành phố cũng như thị trường lao động cả nước.
Chính vì thế, đối với bất kỳ các loại hình hoạt động giáo dục nói chung, loại hình hoạt động trường cao đẳng nói riêng cần phải lưu trữ những tài liệu để bảo vệ an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả, là cơ sở chứng minh cho sự phát triển, tổng kết, đánh giá được những kết quả đạt được trong quá hoạt động của cơ quan, tổ chức. Như vậy, cần phải tổ chức tốt công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng hiện nay.