3.2.2.1. Nâng cao hiệu quả công tác phân loại, chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu Qua thực tế tài liệu của các trường vẫn còn gói bó, tồn đọng, tích đống của nhiều năm về trước. Để tài liệu phông lưu trữ tại các trường cao đẳng được sắp xếp khoa học, hợp lý; sau khi tài liệu được chỉnh lý được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ, hồ sơ được xác định thời hạn bảo quản, được hoàn thiện và hệ thống hóa, có mục lục hồ sơ tạo điều kiện thuận lợi tra tìm thông tin tài liệu phục vụ theo nhu cầu của cán bộ, giảng viên, nhân viên và học sinh, sinh viên.
Để đảm bảo phông lưu trữ nhà trường có hệ thống xuyên suốt, khoa học cần được xây dựng phương án chỉnh lý tài liệu nhất định.
Sau đây là phương án thực hiện công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu:
1. Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý hồ sơ, tài liệu
- Khảo sát tài liệu; thu thập, bổ sung tài liệu trước khi chỉnh lý; nghiên cứu và biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; chọn và xây dựng phương án phân loại hệ thống hóa tài liệu; lập kế hoạch chỉnh lý.
2. Giai đoạn trực tiếp chỉnh lý tài liệu của Phông lưu trữ Trường
2.1. Tiến hành phân chia tài liệu theo phương án đã chọn
Căn cứ vào phương án đã chọn để tiến hành phân chia tài liệu thành các nhóm theo trình tự sau:
Ví dụ: Tài liệu Phông lưu trữ Trường Cao đẳng Lý Tự Trọng Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2015 – 2017, chọn phương án phân loại là “Cơ cấu tổ chức – thời gian” tài liệu được phân chia 4 bước như sau:
Bước 1: Phân chia tài liệu theo cơ cấu tổ chức (nhóm lớn): I. Phòng Tổ chức - Hành chính - Tổng hợp
II. Phòng Kế hoạch - Tài chính III. Phòng Tuyển sinh - Đào tạo
(Thống kê đủ đơn vị có tài liệu đưa ra chỉnh lý)
Bước 2: Tài liệu từng nhóm lớn (Cơ cấu tổ chức) tiếp tục được phân chia theo thời gian (nhóm vừa)
I. Phòng Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp Năm 2015; Năm 2016; Năm 2017 II. Phòng Kế hoạch – Tài chính Năm 2015; Năm 2016; Năm 2017 (Tương tự đối với các đơn vị khác)
Bước 3. Từng nhóm vừa (thời gian) phân chia tài liệu thành các nhóm nhỏ (theo mặt hoạt động hoặc vấn đề)
I. Phòng Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp 1. Năm 2015:
a) Tài liệu công tác cơ cấu tổ chức b) Tài liệu công tác nhân sự
c) Tài liệu công tác chế độ chính sách d) Tài liệu công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
2. Năm 2016:
a) Tài liệu công tác cơ cấu tổ chức b) Tài liệu công tác nhân sự c) Tài liệu công tác chế độ chính sách d) Tài liệu công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
Bước 4: Từng nhóm nhỏ (mặt hoạt động hoặc vấn đề) phân chia tài liệu thành các hồ sơ cụ thể.
I. Phòng Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp 1. Năm 2015:
a) Tài liệu công tác cơ cấu tổ chức
- Hồ sơ giải thể thể, sáp nhập đơn vị trong trường b) Tài liệu công tác nhân sự
- Hồ sơ bổ nhiệm, đề bạt, miễn nhiệm cán bộ trong trường c) Tài liệu công tác chế độ chính sách
(Tương tự đối với những năm tiếp theo và các đơn vị khác)
Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, tiến hành loại ra khỏi phông lưu trữ những tài liệu sau:
Nhóm tài liệu không thuộc phông: Là những tài liệu có nội dung phản ánh không đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Nhóm tài liệu trùng thừa: là trùng thừa cả về nội dung lẫn hình thức.
Nhóm tài liệu hết giá trị: Căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan loại ra những tài liệu không còn giá trị như thư mời, lịch tuần, báo cáo tháng…
Nhóm tài liệu tham khảo: sách báo, tạp chí …. 2.2. Lập hồ sơ
Tiến hành kiểm tra tài liệu trong từng nhóm nhỏ nhất đã phân chia để lập hồ sơ. Đảm bảo các yêu cầu sau:
Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ:
Căn cứ vào thời hạn bảo quản của tài liệu có giá trị cao nhất trong hồ sơ. Thời hạn bảo quản của hồ sơ được dự kiến ghi lên bìa sơ mi tạm.
Biên mục hồ sơ Đánh số tờ
Viết Mục lục văn bản Viết chứng từ kết thúc Trình bày bìa hồ sơ 2.3. Hệ thống hoá hồ sơ
Hồ sơ được hệ thống hóa trong từng nhóm nhỏ theo nguyên tắc: Hồ sơ có tính chất hướng dẫn chung xếp trước, hồ sơ về các vấn đề vụ việc cụ thể xếp sau; tập tài liệu của cơ quan cấp trên xếp trước, tài liệu của cơ quan cấp dưới xếp sau.
2.4. Đánh số lưu trữ cho hồ sơ
Hồ sơ được đánh số ký hiệu theo thứ tự các hồ sơ đã hệ thống hóa theo phương án để cố định vị trí và thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu.
Số của hồ sơ có thể đánh theo toàn phông, có thể đánh theo từng năm, hoặc theo từng đơn vị tổ chức. Ở đây tôi chọn cách đánh số liên tục theo từng đơn vị tổ chức.
2.5. Lập Mục lục hồ sơ
Sau khi hồ sơ đã hoàn chỉnh tiến hành lập Mục lục hồ sơ. Những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn được lập một Mục lục hồ sơ riêng, những hồ sơ bảo quản có thời hạn được lập một Mục lục hồ sơ riêng.
2.6. Lập bảng thống kê tài liệu loại
Tài liệu bị loại ra trong quá trình chỉnh lý được tập hợp thành các nhóm theo phương án phân loại và thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị, lý do loại (trùng thừa, hết giá trị, tài liệu khác phông…).
2.7. Sắp xếp hồ sơ vào cặp, hộp
Hồ sơ được sắp xếp vào cặp (hộp) theo thứ tự đã hệ thống hóa và đánh số hồ sơ. Số lượng đơn vị bản quản xếp trong một cặp (hộp) tuỳ thuộc vào độ dày, làm nhãn hộp và ghi rõ số hộp, số ký hiệu của các hồ sơ có trong hộp lên nhãn để thuận tiện cho việc tra tìm. Tiêu đề hồ sơ và những thông tin trên bìa hồ sơ phải khớp với nội dung bên trong hồ sơ để tránh những sai sót.
2.8. Bàn giao tài liệu vào kho lưu trữ: Việc bàn giao tài liệu sau khi chỉnh lý phải được lập thành biên bản. Biên bản bàn giao tài liệu sau khi chỉnh lý.
2.9. Vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá: Sau khi hoàn thành việc chỉnh lý, tài liệu được đưa vào kho lưu trữ và sắp xếp lên giá để bảo quản.
3.2.2.2. Hoàn thiện bảng thời hạn bảo quản tài liệu để nâng cao hiệu quả công tác xác định giá trị tài liệu.
Việc xác định giá trị tài liệu được coi là vấn đề then chốt, nó quyết định toàn bộ giá trị của tài liệu cần phải chính xác, thận trọng.
Qua tình hình thực tế, một số trường cao đẳng thực hiện xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động nhà trường để xác định giá trị tài liệu. Tuy nhiên, trong bảng thời hạn bảo quản hồ sơ còn chưa được thể hiện đầy đủ các các văn bản của nhà nước, những hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của nhà trường còn chưa được đưa vào bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Vì vậy công tác này rất cần thiết được hoàn thiện bổ sung bảng thời hạn bảo quản nâng cao giá trị trong việc xác định giá trị tài liệu nhà trường.
Để thực hiện việc xây dựng, bổ sung bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong các trường cao đẳng có độ tin cậy và tính chính xác cao cần thể thiện căn cứ như:
- Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Căn cứ Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06 tháng 11 năm 2013 của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính.
- Căn cứ Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục.
- Căn cứ tình hình thực tế hồ sơ, tài liệu được hình thành tại trường.
Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được hình thành phổ biến trong hoạt động của trường cao đẳng, (tại phụ lục số 02)
3.2.2.3. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ tại trường cao đẳng.
Với xu thế xã hội ngày càng phát triển, Nhà nước ta đang trong giai đoạn chuyển đổi số trở thành Chính phủ điện tử để đáp ứng những yêu cầu hội nhập quốc tế. Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã. Nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động tổ chức, quản lý ngày càng cao và bức thiết, cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và nâng cao hiệu quả trong việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu và lưu trữ điện tử.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ lưu trữ từ thủ công sang tự động hóa, giúp thay đổi quá trình xử lý dữ liệu, thông tin theo hướng nhanh chóng, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc, vì thế các trường cao đẳng cần bố trí đầy đủ máy tính phục vụ công tác nhập cơ sở dữ liệu, lưu
trữ thông tin tài liệu lưu trữ. Tại các văn phòng làm việc trong trường cao đẳng để phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo trong quá trình tra cứu các cổng thông tin điện tử và các đơn vị liên quan truyền tải thông tin khi có yêu cầu, các phương tiện máy Fax, điện thoại được kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin, tín hiệu khi nhận.
Xây dựng Trung tâm cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin
Đối với trung tâm cơ sở dữ liệu hiện nay, cụ thể trường Cao đẳng Lý Tự Trọng Thành phố Hồ Chí Minh đã được thành lập Trung tâm cơ sở dữ liệu trực thuộc trường đang hoạt động rất hiệu quả, với chức năng chủ yếu là xử lý thông tin, yểm trợ cho lãnh đạo, quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng, kịp thời, đúng đắn, sáng tạo nhằm đạt năng xuất, hiệu quả cao và trung tâm lưu trữ dữ liệu là tiền đề quan trọng không thể thiếu trong bối cảnh cách mạng công nghệ 4.0.
Điều cần làm đối với các trường cao đẳng nói riêng cũng như các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp hiện nay là nghiên cứu và xây dựng một trung tâm cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức, đơn vị nhằm xây dựng và kiện toàn hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo. Nguồn dữ liệu bao gồm từ nhiều nguồn khác nhau, tuy nhiên nguồn cơ bản nhất là nguồn hồ sơ tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của bản thân cơ quan, tổ chức.
Bước đầu, tiến hành bổ sung đầy đủ thông tin vào Trung tâm cơ sở dữ liệu, để khắc phục tình trạng thiếu thông tin, sau khi trang bị được phần mềm mới, văn thư scan tất cả các văn bản và điền vào trường phần mềm tương thích để tạo cơ sở dữ liệu cho Trung tâm cơ sở dữ liệu. Những yêu cầu cần điền vào trường phần mềm trước hết phải là những yêu cầu cơ bản về thông tin đối với một văn bản. Bên cạnh việc lưu trữ trên hệ thống phần mềm, văn thư vẫn tiến hành song song việc lưu trữ văn bản giấy theo một trật tự nhất định trong tập hồ sơ lưu để phục vụ cho việc khai thác, đối chiếu, sao in lại khi cần thiết. Đây là những tập hồ sơ lưu văn bản gốc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
và truy xuất văn bản, hồ sơ tài liệu theo chức trách và sự phân công xử lý theo nguyên tắc cập nhật dựa trên sự xem xét cho lệnh xử lý và phân công xử lý của lãnh đạo, việc làm này vừa khoa học vừa tiết kiệm thời gian.
Hồ sơ tài liệu tại các phòng, ban trực tiếp sản sinh ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Các phòng, ban chuyên môn có trách nhiệm lập mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ hàng năm của đơn vị để số hóa và truyền dẫn về trung tâm cơ sở dữ liệu chung của Nhà trường, đáp ứng cho việc kết nối thông tin phục vụ lãnh đạo và các phòng, ban chuyên môn khác khi có nhu cầu sử dụng. Nếu tất cả các phòng, ban chuyên môn đều làm được việc này là đã tạo điều kiện xây dựng một trung tâm cơ sở dữ liệu đa dạng, phong phú cho cơ quan, tổ chức, tạo ra được nguồn thông tin kết nối là thu thập thông tin, xử lý thông tin nhanh chóng, kịp thời, tham mưu cho lãnh đạo ra các quyết định sáng tạo, đúng đắn, có chất lượng và hiệu quả cao.
Ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ
Đây là phần mềm quản lý và khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiện hành trên mạng nội bộ tại trường. Phần mềm này xây dựng trên một cơ sở dữ liệu khá đầy đủ, được quản lý phù hợp cho việc lưu trữ và xử lý dữ liệu dạng văn bản, chương trình có sẵn nhiều chức năng trợ giúp người sử dụng truy cập, tìm kiếm thông tin như: tìm kiếm hồ sơ, văn bản nhanh chóng, chính xác và kịp thời, luôn sẵn sàng để khai thác; thuận lợi trong việc tổng hợp báo cáo; Nâng cao năng xuất và hiệu quả công việc; giảm tối đa tính tùy tiện trong quản lý thủ công; thuận lợi cho người quản lý trong việc thống kê, kiểm kê; tối ưu hóa quy trình quản lý, khai thác tài liệu.
Ngoài ra, lãnh đạo các trường cũng cần xem xét việc nghiên cứu và xây dựng hệ thống lưu trữ thống nhất, đồng bộ, giúp giảm thời gian truy xuất, tìm kiếm. Nếu được tổ chức và sắp xếp một cách hợp lý, bên cạnh việc phục vụ tốt cho nhu cầu quản lý và hoạt động, hệ thống lưu trữ dữ liệu này có thể là nguồn tư liệu và nguồn tri thức quý giá góp phần vào việc nâng cao chất lượng đào tạo, giảng dạy cho nhà trường.
Tiểu kết chương 3
Đối với tài liệu lưu trữ của các trường cao đẳng hiện nay đang được phát huy những giá trị và thấy được tầm quan trọng trong việc tổ chức công tác lưu trữ tại trường nhằm bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho các hoạt động thực tiễn của nhà trường. Có thể nói nếu phát huy tốt giá trị của tài liệu nhà trường, lưu trữ đầy đủ những hồ sơ, tài liệu sẽ mang lại nhiều thắng lợi để hoàn thành những mục tiêu, chiến lược phát triển Nhà trường.
Các trường cao đẳng cần hiểu rõ vai trò tổ chức công tác lưu trữ để bảo vệ an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả, nâng cao trách nhiệm của tập thể lãnh đạo và cán bộ, giảng viên, nhân viên nhà trường. Ban Giám hiệu, cán bộ quản lý các đơn vị trường là những người có vai trò then chốt trong việc tổ chức thực hiện. Nhà trường phải xác định rõ trách nhiệm của mình đối tài liệu lưu trữ để đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong công tác lưu trữ. Tài liệu lưu trữ phải được lựa chọn, sắp xếp và bảo quản theo quy định của pháp luật, đáp ứng kịp thời các yêu cầu nghiên cứu, tạo điều kiện tốt nhất mọi