- Nguyên nhân khách quan
Đối với trường cao đẳng hiện nay về cơ sở vật chất và năng lực tài chính còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu phát triển của Nhà trường, nên việc đầu tư cơ sở vật chất, kinh phí dành cho công tác lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức;
- Nguyên nhân chủ quan
Ban Giám hiệu nhà trường chưa mạnh mẽ, quyết liệt chỉ đạo trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cơ quan; nhân sự được giao trách nhiệm làm công tác lưu trữ cơ quan chưa có kinh nghiệm, chưa làm hết trách nhiệm của mình để tham mưu cho lãnh đạo phòng, khoa, lãnh đạo nhà trường cập nhật, xây dựng kịp thời những văn bản, quy định, hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ cơ quan, nên một số trường cao đẳng chưa xây dựng ban hành đầy đủ các quy định, hướng dẫn cho công tác lưu trữ cơ quan.
Do cơ sở hạ tầng của các trường cao đẳng chật hẹp, chủ yếu diện tích để xây dựng phòng học lý thuyết, thực hành phục vụ cho công tác chuyên môn.
Công tác tuyển dụng chưa được thực hiện chặt chẽ, còn xảy ra nhiều bất cập, chưa trọng dụng người có chuyên môn giỏi; người làm công tác lưu trữ cơ quan chưa nêu cao tinh thần trách nhiệm trong công việc, chưa đủ các tiêu chuẩn về phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp. Cán bộ, giảng viên, nhân viên nhà trường chưa tự giác nâng cao về trình độ tin học cũng như khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ văn thư, lưu trữ còn kém.
Tiểu kết
Muốn giải quyết được một vấn đề nào đó hiệu quả thì chúng ta phải biết được tình hình thực tế của vấn đề đó. Vì vậy để tổ chức tốt công tác lưu trữ của các cơ quan nói chung thì ta phải đi tìm hiểu thực trạng về tổ chức công tác lưu trữ tại các cơ quan đó còn đối với các trường cao đẳng thì ta sẽ tìm hiểu về thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
Mỗi một trường cao đẳng đều có những điểm riêng biệt trong công tác lưu trữ. Tuy nhiên các trường này cũng có những điểm chung như cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn… đặc biệt là các hồ sơ, tài liệu, sổ sách phát sinh trong quá trình hoạt động của trường. Do đó ta có thể khảo sát một số trường tiêu biểu trong thành phố bao gồm trường cao đẳng công lập, trường tư thục và trường có yếu tố nước ngoài, phân tích và xem xét về tổ chức công tác lưu trữ của các trường cao đẳng này đã đáp ứng được yêu cầu chung hay chưa.
Trong chương 2, tác giả đã khái quát, tìm hiểu và đánh giá theo hai nhóm của thực trạng về tổ chức công tác lưu trữ tại trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, như sau:
Thực trạng về tổ chức hoạt động quản lý công tác lưu trữ, gồm có: tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ; tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ; tổ chức kho tàng, trang thiết bị; ban hành văn bản quy định và hướng dẫn về công tác lưu trữ; công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động công tác lưu trữ.
Thực trạng về tổ chức hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ, gồm có: thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; phân loại, chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu; xác định giá trị tài liệu; xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ; bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu; thống kê, kiểm tra tài liệu.
Từ hai nhóm của thực trạng nêu trên ta sẽ khái quát, đánh giá tìm ra những tồn tại, hạn chế, yếu kém trong tổ chức công tác lưu trữ đồng thời cũng tìm hiểu nguyên nhân của những hạn chế còn tồn tại để từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh trong thời gian tới.
Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH