2.3.1.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng
Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan.
Trong số 08 trường cao đẳng được khảo sát (trong đó: có 05 trường công lập, 03 trường tư thục), chúng tôi nhận thấy hầu hết lãnh đạo nhà trường đều quan tâm đến việc tổ chức công tác lưu trữ. Đối với các trường cao đẳng thì bộ phận quản lý công tác lưu trữ được đặt trong phòng Tổ chức - Hành chính (Trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP. HCM), hoặc phòng Hành chính – Quản trị (Trường Cao đẳng Kinh tế TP. HCM), phòng Tổ chức – Hành chính (Trường Cao đẳng Viễn
Đông) và được thể hiện trong quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị trực thuộc trường. Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp hoặc Trưởng phòng Hành chính – Quản trị (gọi chung là phòng Hành chính), chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về công tác lưu trữ cơ quan có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ bằng việc: xây dựng các văn bản quy định về công tác lưu trữ cơ quan;
Mặc dù tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng đã được quy định nhưng hiện nay phòng hành chính trong một số trường cao đẳng chưa phát huy hết chức năng, nhiệm vụ của mình trong việc quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ nhà trường. Công tác tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các quy định của Nhà nước về lưu trữ chưa triển khai kịp thời, chưa thực hiện tốt các nghiệp vụ về lưu trữ.
2.3.1.2. Tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
Cán bộ là cái gốc của mọi công việc; công việc thành công hoặc thất bại đều do cán bộ tốt hay kém.
Trong những năm gần đây, một số trường cao đẳng đã quan tâm về công tác nhân sự, việc sắp xếp bố trí công việc theo vị trí việc làm phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ, bởi vì trình độ cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến việc tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ, thu thập, phân loại, chỉnh lý tài liệu nhằm bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức sử dụng có hiệu quả.
Hiện nay một số trường cao đẳng thực hiện tuyển dụng, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ theo Thông tư số 13/2014/TT-BNV, ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ, trong đó quy định tiêu chuẩn chức danh và đạo đức nghề nghiệp của viên chức chuyên ngành lưu trữ.
Bảng 1. Tổng hợp kết quả khảo sát cán bộ làm công tác lưu trữ trong trường cao đẳng
TT Tên trường cao đẳng số cán Tổng bộ LT Biên chế Hợp đồng CB làm lưu trữ chuyên trách CB kiêm nhiệm VTLT Trình độ Tốt nghiệp chuyên ngành VTLT Thạc sĩ Đại học Cao đẳng Trung cấp Sơ cấp 1 CĐ Nghề TP. HCM 01 01 01 01 01 2 CĐ Giao thông Vận tải 01 01 01 01 01
5 CĐ Văn hóa Nghệ thuật 01 01 01 01 01 6 CĐ Kinh tế - Công nghệ 01 01 01 01 01 7 CĐ Viễn Đông 01 01 01 01
8 CĐ Thực hành FPT 01 01 01 01
(Nguồn: được tác giả tổng hợp từ kết quả khảo sát thực tế tại các trường cao đẳng, tại phụ lục số 05)
Kết quả khảo sát cho thấy:
- Biên chế cán bộ làm lưu trữ có 05/08 trường, trong đó:
+ Bố trí cán bộ làm lưu trữ chuyên trách có 05/08 trường: Trường Cao đẳng Nghề TP. Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP. Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Kinh tế TP. Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Lý Tự Trọng TP. Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật TP. Hồ Chí Minh.
+ Bố trí cán bộ kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ có 03/08 trường: Trường Cao đẳng Kinh tế Công nghệ TP. Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Viễn Đông TP. Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Thực hành FPT TP. Hồ Chí Minh.
- Trình độ: 01/08 trường có cán bộ trình độ thạc sĩ, 04/08 trường có cán bộ trình độ đại học, 01/08 trường có cán bộ trình độ cao đẳng, 02/08 trường có cán bộ trình độ trung cấp.
+ Cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành văn thư lưu trữ được bố trí làm lưu trữ chuyên trách có 05/08 trường.
+ Cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành văn thư lưu trữ được bố trí kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ có 01/08 trường.
+ Cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành khác được bố trí kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ có 02/08 trường.
Những hạn chế:
Mặc dù công tác tuyển dụng, bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ đối với trường cao đẳng đã có sự quan tâm và chuyển biến rõ rệt. Tuy nhiên vẫn còn một số trường chưa được bố trí cán bộ có trình độ chuyên môn làm chuyên trách công tác lưu trữ cơ quan. Vì vậy, việc tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ, thu thập, phân loại, chỉnh lý tài liệu nhằm bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu chưa đạt hiệu quả.
2.3.1.3. Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ
Có thể thấy tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc, là tài sản của mỗi cơ quan, tổ chức cần phải được bảo quản an toàn, tránh hư hỏng, mất mát. Việc tổ chức kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu tốt để kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm mục đích phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai.
- Luật Lưu trữ quy định:
Điều 25. “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí
kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ”.
- Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng, đây là nhưng văn bản là cơ sở cho việc tổ chức kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu đối với các trường cao đẳng.
Bảng 2. Tổng hợp kết quả khảo sát việc tổ chức kho lưu tại trường cao đẳng
Stt Nội dung Tên trường CĐ Nghề CĐ GTVT CĐ KT CĐ LTT CĐ VHNT CĐ KTCN CĐ VĐ FPT CĐ 1 Tổ chức phòng, kho lưu trữ x x x x x 00 00 00 2 Diện tích kho 50m2 60m2 29m2 15m2 30m2 00 00 00
(Nguồn: được tác giả tổng hợp từ kết quả khảo sát thực tế tại các trường cao đẳng, tại phụ lục số 05).
- Qua khảo sát thực tế cho thấy:
+ Có 05/08 trường, trong đó: (có 05 trường cao đẳng công lập) đã bố trí được kho bảo quản tài liệu, với diện tích kho (kho tạm) từ 15m2 đến 60m2, như: Trường Cao đẳng Nghề có diện tích kho 50m2, Trường Cao đẳng Giao thông Vận tải diện tích kho 60m2, Trường Cao đẳng Kinh tế diện tích kho 29m2, Trường Cao đẳng Lý Tự Trọng điện tích kho 15m2, Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật diện tích kho 30m2 (tham khảo phụ lục số 03).
+ Có 03/08 trường, trong đó (có 03 trường cao đẳng tư thục), như: Trường Cao đẳng Kinh tế Công nghệ TP. Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Viễn Đông TP. Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Thực hành FPT TP. Hồ Chí Minh chưa sắp xếp, bố
trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ. Vì vậy tài liệu chưa được thu thập, quản lý tập trung về kho lưu trữ nhà trường
(Về số liệu khảo sát về trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, tác giả xin được báo cáo tại mục 2.3.2.5 tại phần tổ chức hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ)
Những hạn chế:
Việc tổ chức bố trí kho tàng, trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ bước đầu đã được sự quan tâm của một số lãnh đạo nhà trường nhất là một số trường công lập đã được bố trí kho lưu trữ bảo quản tài liệu. Tuy nhiên chưa tuân thủ theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng đối với các thông số kỹ thuật theo yêu cầu của kho lưu trữ. Đối với các kho bảo quản tài liệu đã được một số trường bồ trí hiện nay vẫn chưa có thể gọi là “Kho lưu trữ” mang ý nghĩa đích thực của nó. Tuy nhiên để xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng đầy đủ theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV đối với các trường cao đẳng khó có thể thực hiện được. Bởi vì liên quan đến cơ sở vật chất, kinh tế tài chính, quy mô đào tạo nhà trường, nhất là đối với trường cao đẳng tư thục việc bố trí nơi nhất định để làm kho lưu trữ bảo quản còn gặp khó khăn chưa nói đến việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng đúng quy định theo Thông tư 09/2007/TT-BNV, do trường cao đẳng tư thục không được cấp kinh phí từ nguồn ngân sách nhà nước mà tự chủ về tài chính. Vì vậy một số trường cao đẳng đã dành một vị trí phòng làm kho lưu trữ để bảo quản tài liệu của cơ quan là điều đáng quý và cần được thực hiện.
2.3.1.4. Ban hành văn bản quy định và hướng dẫn về công tác lưu trữ
Để thực hiện tốt công tác lưu trữ của cơ quan, việc ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ hết sức quan trọng và cần thiết. Để có cơ sở thực hiện xây dựng các văn bản, quy định hướng dẫn về công tác lưu trữ các trường cần phải cụ thể hóa các quy định của Nhà nước, của ngành để xây dựng, ban hành những văn bản, quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ tại cơ quan góp phần tạo một hành lang pháp lý cho việc triển khai thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan có hệ thống thông suốt và đồng bộ, mang tính khoa học, đúng quy định. (tham
Bảng 3. Bảng thống kê kết quả khảo sát một số trường cao đẳng thực hiện ban hành văn bản, quy định tại trường
Stt Nội dung Tên trường CĐ Nghề CĐ GTVT CĐ KT CĐ LTT CĐ VHNT CĐ KTCN CĐ VĐ CĐ FPT 1 Quy chế công tác VTLT x x x x x 00 x x 2 Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 00 x x x x 00 00 x 3 Danh mục hồ sơ x x x x x x 00 x 4 Nội quy khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ 00 x 00 x 00 00 00 x 5 Nội quy ra vào kho LT 00 x 00 x 00 00 00 00 6 Kế hoạch VTLT x x x x 00 x 00 x
(Nguồn: được tác giả tổng hợp từ kết quả khảo sát thực tế tại các trường
cao đẳng, tại phụ lục số 05)
Qua bảng thống kê nêu trên cho thấy:
- Quy chế công tác VTLT: có 07/08 trường đã xây dựng và ban hành, trong đó có 05 trường công lập, 02 trường tư thục.
- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu: có 05/08 trường đã xây dựng và ban hành, trong đó có 04 trường công lập, 01 trường tư thục.
- Danh mục hồ sơ: có 07/08 trường đã xây dựng và ban hành, trong đó có 05 trường công lập, 02 trường tư thục.
- Nội quy khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: có 03/08 trường đã xây dựng và ban hành, trong đó có 02 trường công lập, 01 trường tư thục.
- Nội quy ra vào kho lưu trữ: có 02/08 trường đã xây dựng và ban hành, trong đó có 02 trường công lập.
- Kế hoạch VTLT: có 06/08 trường đã xây dựng và ban hành, trong đó có 04 trường công lập, 02 trường tư thục.
Những hạn chế:
Việc ban hành những văn bản quy định, hướng dẫn để thực hiện công tác lưu trữ đối với các trường cao đẳng đã được sự quan tâm từ lãnh đạo của một số trường, như: Trường Cao đẳng Giao thông Vận tải, Trường Cao đẳng Lý Tự Trọng, Trường Cao đẳng Thực hành FPT đây là những trường ban hành văn bản tương đối đầy đủ.
ban hành các văn bản để thực hiện công tác lưu trữ. Đây cũng là việc cần thiết và cấp bách để các trường hoàn thiện những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cho công tác lưu trữ đi vào nề nếp hoạt động có hiệu quả.
2.3.1.5. Công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động công tác lưu trữ
Công tác kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ giúp lãnh đạo nhà trường phát hiện và kịp thời chấn chỉnh, hướng dẫn bổ sung những thiếu sót trong công tác lưu trữ tại trường.
Công tác kiểm tra, đánh giá của trường cao đẳng thường được giao cho phòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị được giao nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ để tiến hành kiểm tra.
Hiện nay công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động công tác lưu trữ đối với các trường cao đẳng được cán bộ văn thư, lưu trữ xây dựng kế hoạch, thông báo kiểm tra, như: Thời gian kiểm tra theo định kỳ hoặc đột xuất; đối tượng kiểm tra là các đơn vị phòng, khoa, trung tâm trực thuộc trường; nội dung kiểm tra, đánh giá các đơn vị thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, kho tàng, trang thiết bị bảo quản, kiểm tra cá nhân được phân công lập hồ sơ công việc. Từ đó phát huy những mặt tích cực, điều chỉnh những sai sót nếu có để thực hiện công tác lưu trữ ngày càng tốt hơn.
Ngoài ra một số trường cao đẳng cũng chịu sự kiểm tra, đánh giá của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố về thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
Qua khảo sát có 04/08 trường được kiểm tra đánh giá công tác lưu trữ, như: Trường Cao đẳng Giao Thông Vận Tải TP. Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Kinh tế TP. Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Lý Tự Trọng TP. Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Thực hành FPT TP. Hồ Chí Minh; có 04/08 trường chưa thực hiện kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ, như: Trường Cao đẳng Nghề TP. Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật TP. Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP. Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Viễn Đông. Đây cũng là lý do việc tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh chưa được hoàn thiện.
2.3.2. Tổ chức hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ tại các trường các trường cao đẳng
2.3.2.1.Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ trường (lưu trữ cơ quan)
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là một trong sáu mặt hoạt động của nghiệp vụ lưu trữ và mang tính quyết định sự thành công trong công tác lưu trữ của các trường cao đẳng. Việc này phải được thực hiện thường xuyên và thực hiện tốt sẽ mang lại hiệu quả cao trong hoạt động lưu trữ, góp phần làm phong phú nguồn tài liệu, đảm bảo độ toàn vẹn của hồ sơ và cập nhật kịp thời theo tiến trình thời gian hình thành tài liệu mà các đơn vị quản lý.
Việc thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Thực hiện tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ tiếp theo.
Theo quy định về công tác thu thập, bổ sung tài liệu được tiến hành theo trình tự như sau:
- Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan từ văn thư cơ quan các phòng, khoa, trung tâm trực thuộc trường.
- Dựa vào nguồn và thành phần tài liệu phải nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan qua quá trình thu thập để xem xét về mức độ hoàn thiện của hồ sơ.