03 năm 2016-2018
2.2.1/ Thực trạng công tác kế toán khoản phải thuc ủa khách hàng
Khoản phải thu của khách hàng có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với công ty, chiếm tỷtrọng lớn trong các khoản phải thu hiện tại của công ty và ngày có xu hướng giảm qua 03 năm. Làm sao để sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả, đảm bảo khả năng thanh toán cho công ty và các chính sách quản lý công nợ đúng đắn trong việc giảm khoản phải thu của khách hàng là một trong các tiêu chí hàng đầu của công ty. Với tình hình khoản phải thu của khách hàng qua 03 nămcủa công ty ngày càng giảm thì công ty đã cốgắng đạt được tiêu chí, thực hiện tốt các chính sách quản lý công nợ đúng đắn.
a/ Tài khoản sửdụng
Tài khoản 131 – “Phải thu của khách hàng” được Công ty TNHH Minh Hòa sử dụng để theo dõi tình hình các khoản phải thu của khách hàng. Khách hàng của công ty là tổ chức và cá nhân, số lượng khá đông nên công tác kế toán công nợ được theo dõi một cách chặt chẽ, hợp lý. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng Trường Đại học Kinh tế Huế
48 khách hàng. Mỗi đối tượng khách hàng sẽ được chi tiết cho từng mã khác nhau để dễ dàng cho việc quản lý, theo dõi tình hình công nợ cho các đối tượng đó.
Ngoài ra, còn có các tài khoản liên quan khác như: TK 511, TK 111, TK 112, TK 3331,…
b/ Chứng từkếtoán sửdụng
- Hợp đồng kinh tế( Hợp đồng bán hàng) -Hóa đơn GTGT
- Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng - Giấy báo Có/ Phiếu thu
- Phiếu xuất kho
- Biên bản bù trù công n
c/ Sổsách kếtoán
- Sổchi tiết tài khoản131 - Sổcái tài khoản 131
d/ Trình tựhạch toán
Trường hợp kế toán ghi tăng khoản phải thu của khách hàng
Quy trình luân chuyển chứng từvềbán hàng của Công ty TNHH Minh Hòađược thểhiện như sau:
Khi khách hàng đến trực tiếp công ty hay gọi điện đặt hàng thì nhân viên bán hàng sẽlập bảng báo giá gửicho khách hàng. Khách hàng đồng ý với giá của hàng hóa mua thì nhân viên bán hàng sẽ gửi bảng báo giá cho nhân viên kinh doanh để Hợp đồng kinh tế thành 03 bản, 02 bản bên khách hàng giữ, 01 bản bên công ty giữ. Sau khi hai bên ký kết hợp đồng xong thì bên kếtoán bán hàng sẽ kiểm tra xem số lượng hàng tồn có đủ giao không. Nếu đủ thì báo cho nhân viên bán hàng lập phiếu giao hàng đưa nhân viên giao hàng đi giao. Đồng thời nhân viên kinh doanh lập biên bản bàn giao đưa vào sử dụng thành 02 bảnđưa bên khách hàng ký nhận, mỗi bên giữ 01 bản. Tiếp đến thì nhân viên kinh doanh sẽ lập thêm biên nghiệm thu và thanh lý hợp đồng thành 03 bản, khách hàng giữ02 bản, công ty giữ 01 bản, đồng thời báo kếtoán Trường Đại học Kinh tế Huế
bán hàng lập hóa đơn GTGTthành 3 liên,liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển kếtoán công nợthanh toán.
Kếtoán công nợ thanh toán nhận Hóa đơn GTGT liên 3 sẽcập nhập thông tin, số liệu nghiệp vụ vào phần mềm. Sau khi nhập liệu, hạch toán vào phần mềm thì các số liệu vềkhoản phải thu khách hàng sẽ được cập nhật vào các sổliên quan.
Khách hàng mua hàng có 02 hình thức thanh toán: thanh toán ngay và chưa thanh toán (thanh toán sau). Đểhiểu rõ hơn 02 hình thức thanh toán này được hạch toán như thếnào thì sẽ đi vào tìm hiểu các ví dụliên quan.
Ví dụ 1: Hình thức chưa thanh toán (thanh toán sau):
Ngày 01/12/2018, Công ty TNHH Minh Hòa bán cho Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Việt Nam - Chi nhánh Huyện Quảng Điền ghế phòng chờ. Tổng cộng số tiền bên mua phải thanh toán là 10.600.000 đồng, thuế suất GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán tiền.
Quy trìnhđược thực hiện như sau:
* Đầu tiên, Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Việt Nam - Chi nhánh Huyện Quảng Điền có nhu cầu mua ghế phòng chờ thì tại phòng kinh doanh sẽlập bảng báo giá ( xem Phụ lục 01) gửi cho khách hàng. Sau khi khách hàng chấp nhận với giá của ghế phòng chờ đó thì bên Công ty TNHH Minh Hòa sẽ lập Hợp đồng kinh tế số 277/2018/HĐKT ngày 27/11/2018 (xem Phụlục 02) gửi cho khách hàng ký nhận. Hai bên ký kết xong hợp đồng thì công ty lựa chọn ngày giao và lập biên bản bàn giao đưa vào sửdụng ( xem Phụlục 03). Đến ngày 01/12/2018 thì công ty lập biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng ( xem Phụlục 04) đồng thời kếtoán bán hàng sẽ ghi hóa đơn GTGT theo số 0002082 thành 03 liên, liên 1 lưu, liên 2 gửi cho khách hàng, liên 3 chuyển cho kếtoán công nợthanh toán.
50
Biểu mẫu 2.1: Hóa đơn GTGT bán hàng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Nội bộ
Ngày 01 tháng 12 năm 2018
Mẫu số: 01GTKT3/006
Ký hiệu: MH/17P
Số: 0002082
Đơn vịbán hàng: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MINH HÒA
Mã sốthuế: 3300350579
Địa chỉ: 18 Hà Nội,Phường Phú Nhuận, Thành phốHuế, Tỉnh Thừa Thiên Huế
Sốtài khoản: 4000211001199 tại Ngân hàng Nông nghiệp & PTNT- CN TT.Huế
115000131829 tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam–CN TT. Huế
Điện thoại: 0234.3823989* Fax: 0234.3839899
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Việt Nam–Chi nhánh Huyện Quảng Điền
Địa chỉ: 02 Trần Đạo Tiềm - Thịtrấn Sịa- Huyện Quảng Điền- Tỉnh Thừa Thiên Huế
Tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0100686174-288
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 = 5*4
1 Ghế chờ dãy 2 4.818.182 9.636.364
Cộng tiền hàng: 9.636.364
Thuếsuất GTGT: 10% Tiền thuếGTGT: 963.636
Tổng cộng tiền thanh toán: 10.600.000
Sốtiền viết bằng chữ: Mười triệu sáu trăm ngàn đồng
Người mua hàng ( Ký, ghi rõ họ, tên) Người bán hàng ( Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
* Kế toán công nợ sẽ căn cứ vào các chứng từ trên để tiến hành hạch toán như sau:
NợTK 131(NHNo&PTNT - H.Quảng Điền) 10.600.000đ
Có TK 51111 9.636.364đ
Có TK 33311 963.636đ
* Sau khi hạch toán, kế toán sẽ nhập liệu trên phần mềm kế toán Misa 2017 như sau:
Vào phân hệ Bán hàng/ tab Bán hàng, chọn chức năng Thêm. Tại mục
Chứng từ bán hàng, kếtoán sẽ điền các thông liên quan đến nghiệp vụ:
+ Tích chọn bán hàng hóa, dịch vụ trong nước, kiêm phiếu xuất kho ( xem Phụ
lục 05), lập kèm hóa đơn
+ Phần thông tin chung điền đầy đủ thông tin vềkhách hàng, ngày hạch toán là ngày ghi sổnghiệp vụ 01/12/2018 (thường trùng với ngày chứng từ), sốchứng từlà số hóa đơn GTGT 0002082. Diễn giải: Bán hàng Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Việt Nam - Chi nhánh Huyện Quảng Điền theo hóa đơn 0002082.
+Ởtab“Hàng tiền” tiến hành nhập thông tin:
52 +Ởtab“Thuế”,sốthuếsẽcập nhật theo mức thuếsuất 10% là 963.636 đồng
+ Nhấn“Cất”để lưu nghiệp vụ
Sau khi lưu nghiệp vụ, dữ liệu sẽ tự động cập nhật lên Sổ chi tiết các tài khoản 131, Sổ chi tiết công nợ phải thu và bảng Tổng hợp công nợ phải đối tượng khách hàng là Ngân Hàng NN&PTNT VN- Chi Nhánh Huyện Quảng Điền. Đồng thời, số liệu sẽ được nhập thẳng vào Sổchi tiết các tài khoản 51111 và Sổchi tiết các tài khoản 33311.
Biểu mâu 2.2: Sổ chi tiết tài khoản 131
Công ty TNHH Minh Hòa
18 Hà Nội, Phường Phú Nhuận, Thành phốHuế, Tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Loại tiền: VND; Tài khoản : 131 ; Tháng 12 năm 2018
Ngày hạch toán Ngày chứng từ Số chứng từ Diễn giải Tài khoản TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư Nợ Dư Có Số dư đầu kỳ 131 430.359.970
1/12/2018 1/12/2018 2082 Bán hàng Ngân hàng NN&PTNN Việt Nam- CN
Huyện Quảng Điền theo hóa đơn 0002082 131 51111 9.636.364 439.996.334
1/12/2018 1/12/2018 2082 Bán hàng Ngân hàng NN&PTNN Việt Nam- CN
Huyện Quảng Điền theo hóa đơn 0002082 131 33311 963.636 440.959.970
…
3/12/2018 3/12/2018 2090 Bán hàng Ngân hàng NN&PTNN Việt Nam- CN
Huyện Quảng Điền theo hóa đơn 0002090 131 51111 12.599.994 469.549.964
3/12/2018 3/12/2018 2090 Bán hàng Ngân hàng NN&PTNN Việt Nam- CN
Huyện Quảng Điền theo hóa đơn 0002090 131 33311 1.260.006 470.809.970
...
31/12/2018 21/12/2018 NVK03/12 Bù trừ công nợ phải thu, phải trả với CTCP Nội
Thất Hòa Phát-CNĐN 131 331 1.773.800 562.836.000
Cộng 131 983.025.800 850.549.770
Số dư cuối kỳ 131 562.836.000
Ngày 31 tháng 12 năm 2018
Người lập báo cáo
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
Biểu mâu 2.3: Sổ chi tiết tài khoản 51111
Công ty TNHH Minh Hòa
18 Hà Nội, Phường Phú Nhuận, Thành phốHuế, Tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Loại tiền: VND; Tài khoản : 51111; Tháng 12 năm 2018
Ngày hạch toán Ngày chứng từ Số chứng từ Diễn giải Tài khoản TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư Nợ Dư Có
1/12/2018 1/12/2018 2082 Bán hàng Ngân hàng NN&PTNN Việt Nam-
CN Huyện Quảng Điền theo hóa đơn 0002082 51111 131 9.636.364 9.636.364
1/12/2018 1/12/2018 2083 Thu tiền bán hàng CTCP Khai Thác Đá Thừa
Thiên Huế theo hóa đơn 0002083 51111 1111 7.818.182 17.454.546
…
3/12/2018 3/12/2018 2090 Bán hàng Ngân hàng NN&PTNN Việt Nam-
CN Huyện Quảng Điền theo hóa đơn 0002090 51111 131 12.599.994 48.954.541
...
Ngày 31 tháng 12 năm 2018
Người lập báo cáo
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họtên)
Ví dụ 2: Hình thức thanh toán ngay
Ngày 01/12/2018, CTCP Khai Thác Đá Thừa Thiên Huế gọi điện đến công ty đặt mua một két sắt. Công ty tiến hành ghi hóa đơn GTGT số 0002083 với tổng giá trị là 8.600.000 đồng, thuế suất GTGT 10%, khách hàng trả bằng tiền mặt.
* Kếtoán sẽdựa vào hóa đơn GTGT số 0002083 liên 3 đãđược lập đểlập phiếu thu. Hạch toán:
NợTK 1111 7.818.182đ Có TK 51111 781.818đ Có TK 33311 8.600.000đ
Hóa đơnGTGT số0002083 và phiếu thu 2083 có biểu mẫu sau:
Biểu mẫu 2.4: Hóa đơn GTGT bán hàng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Nội bộ
Ngày 01 tháng 12 năm 2018
Mẫu số: 01GTKT3/006 Ký hiệu: MH/17P Số: 0002083
Đơn vịbán hàng: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MINH HÒA Mã sốthuế: 3300350579
Địa chỉ: 18 Hà Nội, Phường Phú Nhuận, Thành phốHuế, Tỉnh Thừa Thiên Huế
Sốtài khoản: 4000211001199 tại Ngân hàng Nông nghiệp & PTNT- CN TT.Huế
115000131829 tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam–CN TT. Huế Điện thoại: 0234.3823989* Fax: 0234.3839899
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: CTCP Khai Thác Đá Thừa Thiên Huế
Địa chỉ: 323 Bùi ThịXuân-Phường Phường Đúc- TP Huế- Tỉnh Thừa Thiên Huế
Tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM MST: 3300101170
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 = 5*4
1 Két sắt Cái 1 7.818.182 7.818.182
Cộng tiền hàng: 7.818.182
Thuếsuất GTGT: 10% Tiền thuếGTGT: 781.818
Tổng cộng tiền thanh toán: 8.600.000
Sốtiền viết bằng chữ: Tám triệu sáu trăm ngàn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
56
Biểu mẫu 2.5: Phiếu thu
Công ty TNHH Minh Hòa Mẫu số 01 - TT
18 Hà Nội, Phường Phú Nhuận, Thành Phố Huế, Tỉnh Thừa
Thiên Huế, ViệtNam ( Ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính)
PHIẾU THU Ngày 01 tháng 12 năm 2018 Quyển sổ:……… Số: 2083 Nợ: 1111 Có: 51111, 33311
Họ tên người nộp tiền: CTCP Khai Thác Đá Thừa Thiên Huế Địa chỉ: 323 Bùi ThịXuân-Phường Phường Đúc- TP Huế
Lý do nộp: Thu tiền bán hàng CTCP Khai Thác Đá Thừa Thiên Huế theo hóa đơn 0002083
Số tiền:8.600.000 VND
Viết bằng chữ:Tám triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn
Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Ngày 01 tháng 12 năm 2018
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng
dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
* Sau khi hạch toán, kếtoán sẽnhập liệu vào phần mềm Misa 2017. Vào phân hệ
Bán hàng/ tab Bán hàng, chọn chức năng Thêm, tích chọn Thu tiền ngay và điền đầy đủ thông tin tương ứng trên Hóa đơn GTGT số0002083.
* Nhấn “Cất” để lưu thì số liệu sẽ được cập nhật vào Sổ chi tiết các tài khoản 5111, Sốchi tiết các tài khoản 33311, Sổkếtoán chi tiết quỹtiền mặt 1111.
Biểu mẫu 2.6: Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt 1111 Công ty TNHH Minh Hòa
18 Hà Nội, Phường Phú Nhuận, Thành phốHuế, Tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam
Mẫu số: S04b- DNN
(Ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 của BộTài chính)
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT QUÝ TIỀN MẶT
Loại tiền: VND; Tài khoản : 1111; Tháng 12 năm 2018
Ngày hạch toán Ngày chứng từ Số phiếu thu Số phiếu
chi Diễn giải
Tài khoản TK đối ứng Số phát sinh Số tồn Người nhận/ Người nộp Nợ Có Số tồn đầu kỳ 1111 1.782.401.403 1/12/2018 1/12/2018 2083 Thu tiền bán hàng CTCP Khai
Thác Đá Thừa Thiên Huế theo hóa đơn 0002083
1111 51111 7.818.182 1.790.219.585
1/12/2018 1/12/2018 2083
Thu tiền bán hàng CTCP Khai
Thác Đá Thừa Thiên Huế theo hóa đơn 0002083
1111 33311 781.818 1.791.001.403
1/12/2018 1/12/2018 2794610 Thanh Lam trả cước internet-
HĐ2794610 1111 6422 168.182 1.790.833.221
1/12/2018 1/12/2018 2794610 Thanh Lam trả cước internet-
HĐ2794610 1111 1331 16.818 1.790.816.403
…
Ngày 31 tháng 12 năm 2018
58
Trường hợp kế toán ghi giảm khoản phải thu khách hàng
Kếtoán sẽ thường xuyên theo dõi, kiểm tra đểnắm rõ tình hình, thời hạn phải thu tiền khách hàng còn nợ. Khi khách hàng thanh toán tiền, kếtoán truy cập vào công nợ của khách hàng đó để kiểm tra sự phù hợp và hợp lý về khoản tiền còn nợ, kế toán sẽ căn cứvào Giấy báo Có hoặc Phiếu thu đểghi nhận giảm nợphải thu của khách hàng đó.Các chứng từ sau khi được nhập liệu thì sẽ lưu theo thứ tự. Sau đó, dữliệu sẽ được chuyển vào Sổchi tiết tài khoản 131 theo đối tượng khách hàng, Sổchi tiết tài khoản 131, bảng Tổng hợp công nợphải thu theo nhóm khách hàng.
Ví dụ: Ngày 19/12/2018, Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Việt Nam - Chi nhánh Huyện Quảng Điền chuyển khoản trả tiền hàng theo hóa đơn GTGT 0002082 vào tài khoản Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam với số tiền là 10.600.000 đồng.
* Chứng từmà kếtoán công ty sửdụng làm căn cứ đểghi sổ: + Hóa đơn GTGT Liên 3: lưu nội bộsố0002082
+ Lệnh thanh toán - Lệnh Có
- Kếtoán sẽ căn cứvào các chứng từ trên đểhạch toán: NợTK 1121(NHNo&PTNT VN) 10.600.000đ
Có TK 131 10.600.000đ
* Sau khi hạch toán, kếtoán sẽ tiến hành nhập liệu trên phần mềm kế toán Misa 2017 như sau:
Vào phân hệNgân hàng/ tabThu, chi tiền, chọn chức năng Thêm. Xuất hiện bảng “Thutiền gửi”. Điền đầy đủcác thông tin, ngày hạch toán là 19/12/2018.
Nhấn “Cất” để lưu.
* Sau khi Cất nghiệp vụ, dữliệu sẽ được phần mềm chuyển vào Sổchi tiết các tài khoản 131, Sổ chi tiết tài khoản 131và bảng Tổng hợp công nợ phải thu của Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Việt Nam - Chi nhánh Huyện Quảng Điền và Sổ tiền gửi ngân hàng thuộc Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam.
60
Biểu mấu 2.7: Lệnh thanh toán- Lệnh Có
NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM